软件公司文书管理制度样本.doc

XX软件股份有限公司文书管理制度
第一章 总 则
第一条 为保证公司文书事务正常顺利进行，增进与提高组织管理工作效率，特制定本制度。
第二条 本制度所指文书，涉及如下内容：
1、 高层决策文献以及对基层下达文献
2、 会议文献、纪要与传阅文献
3、 公司规定各项基本制度
4、 业务工作往来公文、信件、传真
5、 公司购买图书、报刊、杂志
第三条 所有文书归公司所有并收藏，任何个人不得占有。
第四条 必要严格保守公司文献机密。
第五条 凡公司重要事宜批示、请示、报告、报告、传达、答复等等，一律以书面形式进行。
第六条 文献起草、领取与寄送，原则上由公司行政部负责。

第二章 文献起草
第七条 凡公司内公务文献，除有特殊规定外，一律依照本制度制作。发往公司以外文献除有特殊规定外，也合用本制度。
第八条 公务文献应简要扼要，一事一议，语言措辞力求精确规范。
第九条 文献起草必要征得主管批准，并且在主管有了明确决定之后进行。文献起草只是一种“文书化”过程与成果。
第十条 文献上应有公司制发单位规定编码，还应标明与此份文献关于核心词及复文文献号码和年月日，以便解决。
第十一条 在文献有必要加盖公司印章时，须经主管批准批准后，去印章保管员处申请加盖公司印章。
第十二条 公文印章加印在发文日期中间。
第十三条 制作文献用纸，除特殊状况外，原则上采用A4规格。
第十四条 保密文献注明密级。
第十五条 附件位于正文之后、印章之前，注明附件序号、标题。
第十六条 文献书写需符合公文种类，使用规范格式，详见附表1。

第三章 文献签发
第十七条 公司文献按类别分为公司经营管理类文献，财务业务档案类文献，组织人事档案类文献，普通文献等。
第十八条 公司经营管理类文献（如公司股东会议文献、决策委员会文献、执委员会文献、行政人事任免调节告知、经营筹划书、合同书、公司制定规章制度等）原则上由行政办公室起草，公司董事长或总经理审核签发。
第十九条 公司类财务业务档案文献（如年度决算报告，软件注册证等业务用公文等）由财务部门起草，公司董事长或总经理审核签发。
第二十条 公司组织人事档案类文献（如短期劳动合同书、劳动合同书、保密合同等）由行政办公室起草，公司董事长或总经理审核签发。
第二十一条 公司普通文献（如部门提案、会议纪要、告知、申请等）由各部门负责起草、办公室审核编号，部门负责人签发。
第二十二条 文献签名按下列规定进行：
1、 公司内文献，普通往来文献只需主管签名；单纯上报文献，或者不涉及各部门且内容不重要文献，只需部门签名；重要文献，按责任范畴由董事长、总经理、常务董事签名，或者署关于部门主管姓名与职务。
2、 对外文献，如合同书、责任状、回执、公示等重要对外文献，一律署董事长职务与姓名。如果是董事长委托事项可由指名责任者签名。
第二十三条 文献经审核、签发，由行政办公室校对无误后方能复印、盖章。

第四章 文书收发
第二十四条 公司所有文书收发管理工作均由行政部统一负责。
第二十五条 收发业务范畴涉及：文献、邮件、报刊、信件、传真发送、登记，以及特殊文献资料递送。
第二十六条 文书由行政办公室指定专人负责签收，并分类登记。
第二十七条 签收人应于接件当天即按文书规定报送给关于部门和人员，不得积压迟误，属于急件，应在接件后即时报送。
第二十八条 对于贵重物品、汇款、邮包，要进行专门登记，并由个人签字领取。收件登记表详见附表2。
第二十九条 写明各部门或个人收启，如系公文应积极送行政部登记解决。
第三十条 未经登记文书材料，不得先行使用、阅读。
第一节 文献管理
第三十一条 公司文献分为电子文档和纸质文稿两种形式，按其重要性和机密限度，由行政办公室确认以一种或两种形式发放，分类解决和归档，保存备查。
第三十二条 不适当向公司以外人员透露内容文献属于机密文献，核稿人应注明“保密”字样，并请示签发人，拟定报送范畴。机密文献按保密规定，由专人印制、报送。
第三十三条 普通文献无秘级，可在公司员工层内部流通，供员工参照。
第三十四条 文献统一由办公室负责专送或邮寄。送件人应将文献名称、报送日期、签发部门（人）、接件人等事项登记在册备查，并向文献签发人报告报送成果。机密文献应由专人按核定范畴报送。文献发放登记表见附表3。
第三十五条 有必要在各部门传阅文献，必要附上“文献阅办登记表”，按规定栏目填写，并最后交还文献管理人。文献阅办登记表见附表4。
第三十六条 个人不得保存公司文献，借阅文献应及时归还，调离公司员工应将文献清理移送。
第三十七条 对于公司领导做出批示文献，行政办公室应及时组织传达和贯彻。
第三十八条 下发与部门关于文献，在解决意见上如果存在分歧，应上报或请示上级领导，由上级裁决。
第二节 图书管理
第三十九条 公司对所有购买图书资料进行统一管理。凡公司内各部门购买图书，均需到行政办公室登记编目，备案后方能容许借阅。
第四十条 员工购买业务类应用书籍需公司报销，应遵循公司图书管理统一流程。
第四十一条 购书人须提出申请，提供所购书籍明细单，由部门经理签字；
第四十二条 图书管理员审核公司与否已有此类书籍；
第四十三条 购书人携所购书籍及发票到行政办公室办理入库登记（内容涉及书名、价格、购书人签字）；
第四十四条 行政办公室依照购买图书资料发票逐个登记、编号、加盖公章。
第四十五条 图书借阅时限为1个月，借书人应在期限内及时归还图书；如需续借，到行政办公室办理续借手续；
第四十六条 图书归还时要完好无缺，如图书有损坏则由借书人按损坏限度补偿；
第四十七条 图书为公司公共财产，不得据为己有。

第五章 文献存档与废除
第四十八条 公司经营管理类文献存档、编辑与废除工作原则上由行政办公室办理。
第四十九条 文献在结办后3天内，交行政部专职人员归存。
第五十条 文献存档应按照文献编号进行分类编辑归档。
第五十一条 按年度计，年终将重要、经整顿编号文献按类别进行汇总，装订成册，存入档案。
第五十二条 保存期限按下列规定拟定：
1、 永久保存。凡属于规则、指令、决策及人事劳资文献，都归为“永久保存”文献。
2、 保存五年。没有必要永久保存文献，保存期从编辑日起算，可保存五年。
第五十三条 保存期满或者在保存期内没必要继续保存文献，应及时予以废除或销毁。废除必要经关于部门合议，报董事长承认，由行政办公室予以登记执行。