会计干货之职场分享从Excel到PPT.doc

【tips】本文由梁志飞老师精心编辑整理，学知识，要抓紧！会计实务-职场分享|从Excel到PPTExcel（数据表格工具）和PPT（图形展示工具）是职场人士最常用的两个office工具。各位职场朋友，你用哪个更多一些？如果你的大部分时间在用Excel，那你用的是工具的工具。是的，工具也有高下。一个最常见的现象是：部下准备了一份Excel工具被上司贴到PPT里向他的上层作演示报告了。革命不分贵贱，工作不分高下。这句话是当官的忽悠人的，好让你永远为他准备Excel。今天就讲讲这两者的进阶区别，从Excel到PPT对应的进阶关系。1 从数据到故事这是从内容上讲的。一个Excel表上有成千上万条数据，甚至一个文件里有好几个附表，中间数据相互引用，公式套公式的。可是，做完这些数据之后，你能提炼出一二句关键讯息吗？下面这张表是我以前公司的下属发给我的，十个产品，分别有十张附表。我告诉我的下属：将这十张图贴到十张PPT里，然后对每一张图写一个一句话总结，在过去的12个月里，发生在每个产品上的故事是什么？经过几个来回的讨论与修正，最后我们提炼出了这样一句话：A产品在修正导入轨道之后，单位产出的上升带来毛利的提升。每个产品都有这样的一个故事，考验的是数据以外的业务分析功力。Toexcel in Excel（在Excel上很出色）是不够的，得在PowerPoint上让每一个Point都有Power才行。2 从个人到读者这是从沟通层面上讲的。很多Excel做得很溜的人会花很多时间去做公式优化，甚至用宏的高级功能做自动化报告。但是，却在一个举手之劳但又很重要的细节上忽略了：用户体验。比如，将小计数加总缩略成一行成为详略可开关的展开收拢模式：将横向的列宽调整一下以便让所有数据放在一帧视窗之中，免去读者拉鼠标去看最右侧的一二行数据；还有将公式的逻辑关系用简单的代数关系列在表头让大家一目了然苹果手机的一项改进，让用户开机时就有电量可以用，就这一项小小的改进，让很多用户抛弃了其它品牌转变为果粉。Excel做的再好，那只是你个人的事，你IQ高。但你能进入PPT的演示情景去构想，比如，先在右上角将所有的缩写或符号解释一下，那你就拥有了一种换位思考的情商能力。在一个日益强调协作的时代，没有换位思考，基本上是一条腿在走路。3 从能力到格局这是从一个人的视野角度讲的。总经理在说，我们的单位成本必须降30%，生产经理便打开Excel一五一十地分析各项费用的性质。这时，我看到总经理非常不屑的神情，毫不客气地打断道：你不用给我看这些数据，我知道你要说什么。我在讲要还是不要？，你却在跟我说能还是不能？。我要的是格局，不降这30%，明年我们会被竞争对手赶出市场。你这是在能力的范围打转，所以只是跟自己在比，你比昨天的自己提升了10%，又怎样呢？很多公司在做预算时总是想不通，总部为何大刀一挥，砍个30%之类的。我在子公司做财务总监时也想不通，直到有一天去了总部，做一份给董事会的竞争对手比较分析PPT时才搞明白，总部的指令是以市场为标准的。正因为德国公司的固定开销比别人高，我们必须在生产效率上追回来。顺便说一下，PowerPoint并不是微软自己开发的，而是靠视窗操作系统的用户体验挣了大把的现金买来的。这就是一种商业格局。当然，不是说Excel不重要，而是要换个思路，用PPT的思维方式去想数据的最终呈现方式。由繁到简，在内容上学会抽取与提炼；由外向内，从读者体验出发去改良格式；由大到小，从对大局的理解出发去布局数据结构。做Excel，却玩出PPT的power，你离你上司的职位就不远了。