浅谈如何加强企业人事档案精细化管理_李而刚.pdf

682023 年第 1 期兰台论坛LANTAI BBS浅谈如何加强企业人事档案精细化管理李而刚（华润水泥西南大区人力资源部，广西 南宁 530022）摘要：人事档案是在开展人力资源管理过程中形成的，能够直接体现员工个人经历、思想品德、工作业绩以及工作能力等内容的不同类型材料，代表着员工学习、工作过程当中的人生轨迹。本文通过分析企业人事档案专项审核实际情况，在综合分析预审过程中的主要问题及形成原因的基础上提出对应建议，并详细分析了人事档案信息化管理的相关策略，旨在提升公司人事档案精细化管理水平。关键词：企业人事档案；精细化管理企业人事管理工作中最不可缺少的部分之一就是人事档案管理，其是做好人事工作的基础，也是企业选拔人才、任用人才的最重要手段。社会在不断进步，企业在开展人事档案管理工作时也面临着全新要求，所有的管理环节必须逐渐变得精细化。因此，对应的管理难度也有所增加。就目前情况来看，人事档案管理工作存在较多问题，不仅会对人事档案管理效率带来负面影响，还会对内部人才开发以及队伍建设带来负面作用，理应引起人们的高度关注。一、企业人事档案管理概述（一）人事档案管理的内涵人事档案资料包括以文字、图片或数据形式组成的纸质资料或是电子数据资料，能够真实反映员工的个人经历、社会地位、学历情况、社会关系、思想品德以及工作能力等。档案管理是企业人力资源管理最重要的组成部分，也是企业开展人力资源开发最核心载体，能为领导者选拔、人才培养等环节提供重要依据。对人事档案管理过程来说，涉及的环节较多，如资料接收、分类统计、鉴定保存以及移交传递等，这些环节也必须实现科学化、制度化以及规范化。（二）人事档案管理的特征1.人事档案管理具有一定的现实性和真实性。人事档案对整个企业的内部运行有着重要作用，对内部升职提干也有重要影响，单位可以根据档案中的员工个人经历、工作经历及奖惩情况等，从促进企业长远发展的角度对人员进行工作调动与人力资源配置。因此，人事档案一定是真实存在的，不管是日常的收集维护还是后续的调用使用，都需要结合规章制度，让人事档案能够实现真实性以及权威性。2.人事档案管理具有一定的保密性和流动性。企业人事档案有着较强的保密性，与员工的各方面信息存在直接联系，能够真实反映员工与企业之间的各种联系。比如招工表、劳动合同、薪酬待遇、岗位变动情况、学历情况变化、晋升职称、社会关系等等。因此，在员工发生调动时，档案也会随之发生改变，需要对相关的档案进行接收与转移。（三）人事档案管理在企业中的价值1.体现个人价值。由于人事档案记录的是个体从学校到工作期间所有的信息，如基本信息、职位晋升、培训情况、工资待遇等等。这些档案能够更加真实体现一个人的学习状态以及工作状态。对于生产企业来说，档案管理除了需要具备的基础信息模块之外，还要重点记录员工的技术技能，使企业在衡量人才时能够获得充分依据。2.体现企业价值。档案管理能够为企业的招聘、选拔、任用打下坚实基础，也能为员工的考评晋升提供重要依据，是企业改进自身最重要的实践路径，也是企业满足人才供给、开展需求预测的最主要前提。企业内部的档案管理工作，能让企业实现人尽其才，充分发挥每位员工的优点与特长，也能激发员工的工作潜力。3.体现社会价值。人事档案管理不是固定的，属于一种动态管理模式，会随着个体社会实践活动以及时间推移而不断增长。只有当个体死亡之后，人事档案管理工作才会终止。因此，我们也可以看出，人事档案管理具备明显的社会属性。692023 年第 1 期LANTAI BBS兰台论坛（四）人事档案管理在生产企业中的作用1.人事档案管理工作与企业内部的人力资源管理环节互相融合彼此作用，人事档案管理能够促进企业内部人员的高效管理，也能让内部的各项资源实现合理配置。不仅能够加强管理者以及人力资源专员对相关人才的了解，还能够充分结合员工的基本信息、特长爱好以及专业技术分配更加适合的工作岗位。人力资源管理也是企业用人的核心标准，能够让企业内部的员工调配工作变得更加科学。由此可以看出，人事档案管理以及人力资源管理都能够有效提升员工的综合素质。2.人事档案管理有效整合岗位，能让内部管理人员规范生产，也能让生产和管理人员的技术和业务实现规范发展。在制定人力资源管理计划进行时，通过参考人事档案能让管理者更加清晰地了解人力资源的发展倾向，更能以科学的方式留住人才。3.人事档案管理工作需要对人员进行预测分析，然后在此基础上得出准确的分析数据，让企业的人才利用环节能够更加合理。而要实现人力资源配置，就一定要重视员工的激励工作。二、企业人事档案管理存在的问题（一）人事档案管理制度不规范目前，多数企业管理制度仍不够完善，虽说也能取得良好的管理效果，但是在制度建设方面仍存在较多问题。员工对于人事档案管理工作也没有给予足够重视，内部形成的档案管理制度也不具备约束性。此外，部分企业的人事档案管理也没有配备专职人员，内部存在职责划分不明确现象，也时常出现无具体人员管理或是多头管理情况。内部的管理流程也不够规范，尤其是在对职工档案进行调入或调出时，交接环节也不够科学，没有认真核实档案信息，职工档案信息也容易出现缺失。（二）档案人才队伍专业素质较差我国很多企业都处于转型发展阶段，而整个行业竞争的主要核心就是信息化技术。因此，对于人事档案管理队伍来说，要积极组建更加专业且信息化的档案管理队伍。目前，部分企业人事档案管理人员都不是专业人士，人员数量配置也不足，大部分的煤炭企业在管理上千份档案时，只配备一名人员。此外，管理人员在对档案管理流程以及细节进行分析时，也没有做到灵活掌握，特别是缺乏与档案管理相关的计算机技术，因此无法准确把握档案管理细节，导致档案资料出现缺失。（三）档案更新不及时部分企业在开展人事档案管理工作时，会出现信息记录有误或信息缺失现象，还有部分企业与职工签订的劳动合同已到期，没有及时开展续签工作，因此也容易发生部分矛盾。除此之外，外单位调入的人员档案信息中存在缺少解除合同表或者是缺少与单位签订的用工表或合同书，档案衔接工作也存在衔接不上问题。（四）硬件设施配备不足大部分企业在开展档案管理工作时，都没有配备足够的硬件设施，也没有单独设置人事档案管理储藏室，仅仅只是把人事科办公室作为日常储存。由于人事科办公环境十分复杂，人员出入较为频繁，容易出现安全隐患。对于档案装订，也未按照相关要求对人员信息进行排序；很多的档案资料在装袋时都十分随意；档案袋的质量也参差不齐，没有开展更加深入的防潮防尘工作。大部分的企业在开展人事档案管理工作时，采用的依旧是原有的纸质档案管理模式，这种管理模式极其容易出现丢失或缺损。在对档案进行查阅时，也会消耗较多时长。由于档案管理人员的素质存在差异，因此在对档案进行管理时也会受到主观因素影响，发生缺失或遗漏现象。三、加强企业人事档案精细化管理的有效对策（一）加强档案管理，提高重视程度企业在对干部人事档案信息进行采集与整理时，不可避免地会出现档案材料缺失或信息不完整的现象。因此，企业一定要重视干部人事档案的信息收集以及管理工作，使各级人员都能充分意识到档案管理工作的重要价值，让不同层级的管理人员给予高度关注。而人力资源管理部门则要重点分析管理工作的核心环节，要给予人事档案管理工作充分重视，并挖掘人力资源潜在作用，把档案管理工作积极纳入到人事部门的管理计划当中，并在系统例会过程中认真听取档案管理者的汇报工作，使档案管理工作也能真正与薪酬、培训以及调配的环节拥有同等地位，能够纳入到绩效考核模块当中。在更为科学的奖惩体系下，让档案管理工作能够及时监督与督促，通过明确的责任管理制度发现档案管理过程中存在的实际问题，并提出解决方案。（二）加强制度建设，强化工作流程企业要进一步实现规范化以及标准化管理，让档案管理工作能够朝着精细化的方向发展，因此，702023 年第 1 期兰台论坛LANTAI BBS企业一定要建立更加完善的档案管理制度，对档案管理的各项流程进行精准把控，找到适合企业发展的更为精细化的档案管理路径，保证档案管理的每项环节都能结合国家标准进行。除此之外，企业在执行干部档案工作条例等相关规章制度时，一定要不断完善能够适用于企业档案管理、保管、查阅、借阅以及保护等众多环节的规章制度，明确归档范围、责任主体、节约程序、装订标准以及奖惩考核等环节规范，使企业内部的人事档案管理工作能够变得更加高效，提升档案管理精细化水平。（三）规范工作标准，提高人事档案质量除了需要具备与人事档案相关的各项管理制度之外，企业还要对档案工作进行标准规，企业还要进一步规范档案的工作标准，提升当管理水平，让档案管理人员在开展日常工作时能够遵循工作标准，履行自身职责。一是要不断规范档案材料的收集、归档以及鉴别等工作，对于已经收集到的人事档案材料要进行正确鉴别，做到取舍得当、归档及时、字迹清楚、真实可靠、项目完整，使档案能够绝对安全。对于部分不符合要求的材料也要在第一时间清除，不能擅自归档。而对于手续不全的材料要告知当事人及时补办，让人事档案能够更加完整。二是规范档案装订立卷标准，一定要让档案的装订、立卷能够有统一标准，并具备较强的可操作性。归档的材料纸张一定要保证价格统一，装订线也要配备具体数据。如果存在客观原因，实在无法统一纸张时，也要保证左对齐或是下对齐。在开展档案管理工作时，有关人员要明确具体的操作标准，比如什么时候需要拓纸粘贴，材料编号应该在什么位置，如何修复破损材料，档案分类标准如何，档案盒子怎么统一等，一定要认真执行相关规范，提升档案质量。三是规范归档、保管以及借阅，要规范人事档案的借阅手续。对于档案的转出、转入、接收、查阅以及借阅等，都要做好详细的记录，并采取有效措施降低人为破坏的发生概率，不能让档案材料出现遗失、损毁或是泄密等。（四）配备硬件设施，提高档案管理人员素质目前，人事档案不管是档案保护保管，还是开展档案业务工作，都需从业人员具备较高素质，也需配备较好的设备设施。改善人事档案管理设施，要想真正开展人事档案精细化管理，现代化的设施设备是最重要的。档案人事管理部门一定要积极争取领导支持，要不断优化设施设备，比如配备独立防火防潮库房，库房不得与办公人员地点重合。库房需配备铁质档案柜、空调机、灭火器以及除湿机等，一定要让人事档案能够存储在更加安全的环境。要想真正提升人事档案管理工作，企业要积极打造勇于创新、具备较强专业技术的综合型管理队伍，让档案管理工作获得创新出路，解决当下的各种难题。在创建人事档案管理队伍时，除了要加大管理人员专业技能的培养力度之外，还要结合企业对档案管理的实际需求，加大工作人员的专业技能培训力度，提升人事档案管理人员的综合能力。（五）加快信息化建设，提升人事档案精细化管理水平人事档案管理工作的必然要求就是信息化建设，这也是实现人事档案精细化管理的最重要路径。要想实现人事档案数字化管理，可以把原有的纸质档案通过多媒体的方式存储在专门的人事档案管理软件当中，让数字档案与人事档案能够并存，使内部的档案管理工作能够实现人事档案联网。如此一来，公司也能及时跟踪收集人才信息，这种方式不仅能够保护纸质档案不受损害，还能有效延长档案的使用寿命，提升精细化管理水平。除此之外，企业要结合自身需求创建干部人事档案信息管理系统，要勇于打破企业内部所固有的档案管理模式，使企业干部人事档案能够朝着数字化、信息化的方向发展。除了要把员工档案信息纳入到信息管理系统当中，还要把已经生成的纸质档案转换成数字信息档案，然后再导入到数据库中，为人事档案的数字化管理提供重要支撑。随着社会各项福利体系的不断完善，企业内部的人才流动也变得愈发频繁。对于生产企业来说，更要重视人事档案管理工作的重要价值，这不仅仅是对员工负责，还能为企业的可持续发展培养更多优秀人才。鉴于此，企业一定要坚持精细化管理模式，提升人事档案管理水平，使人事档案管理工作能够逐渐走向自动化、机器化以及规范化的方向发展。参考文献 1 刘向前,严继则.加强企业人事档案管理工作的有效实践思考 J.时代人物,2021(08).2 刘希娟.国有企业人事档案电子化管理风险与防范 J.兰台内外,2021(20).责编：陈頔