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大型生产企业行政后勤部及人员职责

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管理文件和管理程序
Administration Document & Management Procedure
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标准管理程序
Standard Management Procedure

起草人:
Drafted by:

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审核人:
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日期:
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行政后勤部及人员职责
批准人:
Approved by:
日期:
Date:

SMP-OS 004 01
执行日期:
Executive Date:
签名:
Sign:

使用部门:
行政后勤部

修订号:
Rev.No.

批准日期:
Approved Date

执行日期:
Implement Date
变更记载:
SMP-OS 004 00

.03.15

.03.18
History:

变更原因:
Rationale:

公司内部管理需要

变更目的:
Objective:

完善本程序

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1. 目的 Purpose:
1.1明确行政后勤部的部门职责及部门各岗位职责。

2. 范围 Scope:
2.1本程序适用于行政后勤部人员。

3. 内容 Procedure:
3.1部门职责:
1．贯彻公司领导指示, 做好上下联络沟通工作, 协助领导做好部门配合、 协调工作。
2．负责全公司日常行政事务, 协助总经理处理日常工作, 组织安排有关会议, 会同其它部门筹备有关重要活动, 做好会议记录, 整理会议纪要。
3．负责公司来往信函的收发、 登记、 办理, 做好公文的拟稿、 审核、 打印、 分发传递及文稿资料的归档立档管理工作。
4．负责公司有关法律事务方面的工作, 妥善保管理和正确使用公司印章、 法人委托书及各种证照。
5．做好办公设施的维护管理工作, 报刊征订, 电话、 网络、 多功能厅的维护管理工作。
6．做好后勤保障工作、 卫生保洁工作和安全保卫工作。
7．负责公司车辆调度、 管理、 维修、 保养和出车工作。
8．协同公司领导参加对外公关活动。
9．定期编辑、 出版公司简报等内部刊物。
10．负责来宾接待工作。
11．负责领导安排的其它工作。
3.2 行政后勤部经理职责:
1．定期召开部门会议, 指导本部门各项工作的实施, 有效控制工作的进程;
2．拟定下属员工岗位职责、 职务说明书;
3．负责所管辖部属绩效考核、 日常考核, 并协助部属制定目标发展计划和改进计划, 管理、
监督本部门的固定资产, 公司其它财产的安全;

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4． 贯彻落实本部门岗位职责和工作标准, 加强与有关部门协作配合;
5． 负责组织行政后勤、 保卫工作管理制度的拟订、 检查、 监督和执行;
6． 负责拟订部门月、 季、 年度工作计划和预算, 本着合理节约的原则, 编制后勤用款计划, 搞好行政后勤预算工作;
7． 做好公司员工公寓及财产管理工作, 建立员工公寓等用于行政后勤生活服务的财产帐册;
8． 负责公司内部治安、 消防管理工作。维护内部治安秩序, 搞好治安综合治理, 预防治安和消防事故的发生;
9． 负责办公用品、 生活配套设施的采购及日常维护管理;
10. 负责公司人员及车辆管理工作, 合理安排车辆使用;
11. 审核、 控制有关费用支出;
12. 负责公司工商营业登记、 企业执照年检;
13. 负责公司餐厅管理及伙食安排;
14. 负责公司一般性会议的组织、 安排, 来宾接待;
15. 完成公司领导交办其它工作任务。
3.3行政后勤管理员:
1．拟定分管工作的月、 季、 年度计划和预算;
2．负责厂区、 宿舍、 招待所消防安全, 并负责对员工的消防训练、 检查;
3．对公司车辆进行管理( 维修、 保养、 费用控制、 驾驶员培训管理) , 及公司用车的调度;
4．每季负责编制公司劳动保护用品的计划和采购;
5．负责对保安人员的日常培训和管理, 确保公司财产安全;
6．厂区草坪修剪、 浇灌、 维护, 厂区、 道路、 办公楼卫生清洁等管理, 并按计划督促检查;
7．负责公司食堂日常管理, 费用管理, 确保用餐卫生与安全, 杜绝食物中毒事件的发生;

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8．负责办公楼公共设施及员工宿舍的维修和保养, 审核、 控制有关费用支出;
9．完成领导交办的其它任务。

3.4档案管理员职责:
1. 负责公司人事资料、 档案的收集和整理;
2. 对归档的档案进行分类和排列;
3. 对归档的档案进行保管期限的鉴定;
4. 按照要求报管档案;
5. 对公司所有人员资料不得外泄;
6. 及时提供查找;
7. 完成领导交办的其它任务。
3.5保安队长职责:
1. 负责对每月保安人员进行合理排班, 制作保安排班表并上报行政部。
2. 对每月外部进出公司人员及车辆进行登记汇总并上报行政部。
3. 制定保安人员锻炼计划强健体魄, 并督促实施。
4. 了解各保安人员工作情况, 并做好其思想工作。
5. 负责检查每日保安室内外的卫生情况。
6. 负责公司车辆排放。
7. 督促保安人员对其工作职责及内容认真履行。

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8. 负责公司其它人员对其来访杂志、 信件的查访。
3.6保安职责:
1. 遵守公司各项规章制度, 严于律已, 维护公司形象、 利益, 发现职员违规行为及时指正。
2. 遵守公司保安职责, 24小时岗位不得缺人。
3. 按时巡视, 并及时做好值班记录, 发现异常情况及时汇报。
4. 负责公司报刊、 杂志、 信件的签收, 及时登记在册, 并送至行政人资部。
5. 负责来访人接待工作。客人来访时, 认真填写”来访登记”, 并电话通知相关人员, 不得擅自带入办公或生产区。
6. 负责厂区自行车车辆的整齐排放, 并对其安全保管负责。
7. 当日值班保安对进出公司的车辆、 物资进行严格检查, 并办理相应手续。
8. 值班保安认真清洁值班室及周围卫生, 做到窗明几净, 卫生间无污物、 无异味。
9. 对公司铭牌定期擦拭, 维护厂旗、 国旗并定期清洁。
10. 负责当日加班人员定餐及发放工作, 做到不漏订、 不多发, 并登记在册。
3.7司机职责:
1. 除公司总部领导外, 司机出车需有部门同意, 不得将车借与她人使用。
2. 严格遵守国家制定的交通规则和操作规程, 自觉遵守公司所制定的各项规章制度。
3. 负责所用车辆的保养, 做到勤保养、 勤检查, 保证车辆各部件性能良好。
4. 谨慎驾驶, 绝对不许酒后开车, 确保行车安全。
5. 树立良好的职业道德, 不得利用职务之便, 中饱私囊。

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6. 不是自己职责范围内的事不得传播, 严守保密制度。
7. 公司上班车辆必须正点到达, 确保工作时间。
3.8网络中心员工职责:
1.必须严格遵守国家有关法律、 法规的规定, 细心、 认真地履行工作职责, 保障网络系统正常、 安全、 可靠的运行。
2.熟练掌握所维护设备的原理, 正确使用系统软件, 掌握系统操作和维护方法。
3.认真做好维护作业计划, 定期测试设备的技术指标, 负责设备的维护和保养, 保证设备性能符合技术指标。
4.每天早上9: 00—9: 30 , 下午4: 30—5: 00, 检查网络运行情况, ( 包括Web/Email、 ERP服务器、 防火墙等) , 及时处理所发现的问题, 如有尚未解决的故障或隐患及其它疑难问题, 应及时和相关人员联系, 尽快解决, 并立即上报主管领导。
5.对重要的系统数据的测试和检查, 要认真做好原始记录, 每天定期备份数据并检查备份数据的正确性。做好各种技术资料、 文件档案的管理工作, 确保资料完整正确。
6.机房设备( 含服务器、 交换机和防火墙) 的开启、 运行和关闭, 由专人负责操作、 管理。每次操作都要填写操作日志, 认真做好记录。
7.认真做好服务器密码的保管工作, 密码设定需要上报主管领导审批, 并做好记录, 密码要定期更改。
8.节假日, 要有专人检查网络运行情况, 如发现问题及时解决, 并做好处理记录, 重大事项必须在二小时内报告主管领导。
9.外来人员进出网络机房要登记, 未经信息部人员许可, 不得随意进出机房。
10.保持机房环境清洁、 整齐、 清静。