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电力学院学生社区管理系统说明书

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2020年6月23日
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xx电力学院学生社区管理系统说明书
一、 系统概述
高校社区管理是各大高校正常运营, 关系学生利益的重要组成部分, 具体操作主要由各高校宿管处负责, 涉及面广, 工作量大,操作也有一定复杂度, 因此社区管理也需要一个有效的管理系统,实现网上操作, 提高工作效率。然而当前在中国, 大部分的高校都没有能设立起完全地管理信息系统, 有的只是实现了一部分, 仅仅是支持较低层次工作的系统。社区管理信息系统是一个一体化集成系统, 进行信息管理是从总体出发, 全面考虑, 保证各种职能部门共享数据,减少数据的冗余度, 保证数据的兼容性和一致性。严格地说只有信息的集中统一, 信息才是资源。数据的一体化并不限制个别功能子系统保存自己的专用数据,但为保证一体化,首先要有一个全局的系统计划, 每一个小系统的实现均要在这个总体计划的指导下进行; 其次是经过标准、 大纲和手续达到系统一体化。
xx电力学院社区管理还处在传统的手工管理阶段, 效率较低。随着扩招, 住宿学生增加, 工作量也随之增加, 开发与之适应的管理系统有必要性和可行性: 方便学生查询, 有利工作人员操作, 更展示了高校的风貌。
二、 系统需求
经过全面收集原始资料, 进行系统规划, 系统分析, 进行可行性研究, 争取达到以下系统目标:
1、 界面友好, 方便直观, 采用人-机交互方式, 经过鼠标点击或输入简要关键字就能获得用户所需信息,而不需要进行烦琐的的编程。
2、 新年, 输入新生住宿基本信息, 管理员以后能够针对不同需求分类、 排序、 查询、 统计, 并输出报表。学生和其它部门也可根据自己需要网上查询。
3、 学生离宿后打印相关记录文档做备份, 快速删除系统中相关学生的资料, 节省空间以备后用。
4、 实现网上报修,学生网上申请,宿管处经过分类汇总审核后生成保修单送到工程部, 工程部上门维修。
5、 实现网上办理勤工助学, 学生网上填写申请, 宿管处汇总传到学生办具体安排。
6、 总之, 经过管理系统减少传统的空间时间限制, 提高效率, 实现信息资源共享, 使学生、 工作人员便捷的交流。
三、 现状分析
在开发系统之前, 我们去宿管处了解情况。宿管处与教务处、 财务处等部门平行, 由一名部门经理, ５个管理员和若干值班人员组成, 主要负责学生住宿管理, 包括新生入住管

理, 学生离舍管理, 故障维修管理, 勤工助学管理, 收缴水电费, 卫生检查登记, 住宿安全保障等, 由于后三者实践操作性强, 只需做简单记录即可, 因此本系统侧重新生入住管

理, 学生离舍管理, 故障维修管理, 勤工助学管理的分析设计实施, 这些包涵了学生从入住到毕业的全部过程, 牵涉到系部, 宿管处, 学生办, 财务处等校内其它职能部门。
学校这几年加大了对学校硬件的更新, 学生宿舍做了相应的改装, 另外还加强了许多保卫措施和人性化的设施, 住宿情况大有改进。随着住宿情况的改进学生的住宿管理也应该上一个台阶, 然而xx电力学院社区管理仍处在传统的手工管理阶段, 基本上所有工作都是经过手写做记录, 各类报表经过手工绘制, 查询经过翻阅纸上资料实现。不保存大量数据, 没有软件系统对数据进行管理, 往往是一组数据对应一个应用程序, 资源重复利用率低。在平时记录工作可能不是很麻烦, 可是在入学和结束时就有非常复杂的工作需要处理, 特别是在统计、 排序、 查询时混乱又枯燥, 容易出错。每次入学来临都要经过烦琐的工作登记学生的资料, 安排寝室, 画表格, 这对宿管处管理员来说是一个非常烦琐的工作。在每次新生报道之后除了宿管处, 学工办留有学生的住宿档案之外楼长还要有资料存档。很明显, 数据有冗余, 重复的文件保存在很多人的手中, 比如说一个学生退了宿舍以后先经过宿管处消除了住宿记录又在楼长那里做了记录, 可是往往在其它地方如学生办又缺少了记录, 这种冗余很容易出现在文件或者是书面保存阶段, 稍有疏忽就会引发存储在不同文件中数据的不一致问题。因此建立起有效的管理系统,存储的内容就能够永久保存, 需要时只要从数据库中查询即可。这样才能改进落后的管理工作, 提高工作效率。
现在学院内已经引进了先进的网络通信技术及专门的电脑人才, 科研费用较为充裕, 学校领导也开始重视网上办公……这些都为系统开发提供了经济技术社会等方面的可行性。
四、 新系统的目标、 主要功能和逻辑模型
1、 组织结构图
在做出系统分析之前我们先来了解一下整个组织结构图:
电力学院
从总体看:
各系
学生办
宿管处
财务处
工程部

在宿管处方面有:
宿管处经理

管 理 员
值 班 员

宿管处经理——总体控制宿管处工作, 做重大决策, 向院领导汇报工作。
管理员——安排住宿、 分工处理各类申请、 接受学生咨询。
值班员: 检查卫生、 收缴水电费、 24小时轮流值班, 主要负责实际操作工作。
在学生方面有:
自律委员会

系
学 生
社 区

自律委员会

对原有的组织结构( 宿管处方面和学生方面) 整合, 得到未来学生社区的组织结构图:
电力学院

财务处
学生办
系
宿管处
工程部

学生
经理

自律委
值班员
管理员

2、 业务流程图

( 1) 新生入住管理

填写的住宿证
入住学生记录表
学生
系部
安排
住宿
入住学生清单
住宿证
住宿登记

寝室占用表
住宿安排表

文字说明:根据各系所交的入住学生清单,参照寝室占用表安排学生入住,生成住宿安排表通知学生,根据学生所填住宿证做入住学生记录,住宿证由学生保管,作为出入证件。

( 2) 学生离舍管理
寝室占用表
押金收据
离舍申请单
住宿证
赔偿收据
资产核对单
入住学生记录表
资产状况登记表
离宿申请单
资产核对单
学生
审核申请
审核资产
处理
赔偿

文字说明:根据学生所交的离宿申请单、 押金收据、 住宿证进行处理, 不合格退回, 合格的进行资产审核, 资产无破坏, 学生在在资产核对单上签名即可, 如有损坏, 进行赔偿处理, 开收据, 修改入住学生记录、 寝室占用表、 资产状况登记表。

( 3) 故障维修管理

学生
工程部
审核
申请
不合格申请单
维修登记表

保修单
维修申请单

文字说明:根据学生所交的维修申请单进行处理, 不合格退回, 合格的交到工程部请求维修, 并做相关登记。

( 4) 勤工助学管理

不合格申请单

学生办
审核
申请

勤工助学登记表
学生

勤工助学申请单

文字说明:根据学生所交的勤工助学申请单汇总, 不合格退回, 生成勤工助学登记表交到学生办。这里只是起到中介作用。

3、 数据流程图( DFD)
( 1) 新生入住管理

系部
P1.1
安排住宿
入住学生清单
住宿证
住宿安排表
学生
填写的住宿证
P1.2
登记住宿
D1 寝室占用表
D2 入住学生记录表

( 2) 学生离舍管理
学生
P2.1
处理申请
离舍申请单
押金收据
住宿证
离舍申请单
P2.2
审核资产
资产核对单

资产核对单

P2.3
罚款处理
赔偿收据
D2 入住学生记录表
D1寝室占用表

D3 资产状况登记表

( 3) 故障维修管理

( 4) 勤工助学管理

学生
勤工助学申请单
P4.1
处理申请
勤工助学登记表
学生办
上岗通知

4、 数据字典

数据流条目
名称: 入住学生清单 编号: D-001
简要说明: 由系部交到宿管处具体的入住学生基本信息
数据流来源: 系部
数据流去向: p1.1
包含的数据结构: 流通量: 50份/年
学号
姓名
系别
班级
性别
年龄
家庭联系地址
家庭联系电话

数据流条目
名称: 住宿安排表 编号: D-002
简要说明: 根据寝室占用情况安排学生住宿的表格
数据流来源: p1.1
数据流去向: 学生
包含的数据结构: 流通量: 10份/年
学号
姓名
寝室楼
寝室号
床位

数据流条目
名称: 住宿证 编号: D-003
简要说明: 宿管处交给学生填写的证明学生有住宿资格的空白卡
数据流来源: p1.1
数据流去向: 学生
包含的数据结构: 流通量: 份/年
学号
姓名
系别
班级
性别
寝室楼
寝室号

数据流条目
名称: 填写的住宿证 编号: D004
简要说明: 学生填写的证明学生有住宿资格的卡,登记完后由学生保管
数据流来源: 学生(p1.2)
数据流去向: p1.2(学生)
包含的数据结构: 流通量: 份/年
学号
姓名
系别
班级
性别
寝室楼
寝室号

数据流条目
名称: 离宿申请单 编号: D-005
简要说明: 学生毕业或在外租房时向宿管处递交的申请单
数据流来源: 学生
数据流去向: p2.1
数据结构:
学号
姓名
系别
班级
性别 流通量: 3000份/年
寝室楼
寝室号
离宿原因:
计划离宿日期
申请日期

数据流条目
名称: 押金收据 编号: D-006
简要说明: 学生入住时交纳住宿押金交纳的收据,离宿时以此取回押金
数据流来源: 学生
数据流去向: p2.1
包含的数据结构: 流通量: 3000份/年
学号
姓名
系别
班级
押金金额
交纳日期
经办人
交纳人签名

数据流条目
名称: 住宿证 编号: D-007
简要说明: 实际上就是编号为F-004证明学生住宿资格的卡,离宿时交还宿管处
数据流来源: 学生
数据流去向: p2.1
包含的数据结构: 流通量: 份/年
学号
姓名
系别
班级
性别
寝室楼
寝室号

数据流条目
名称: 离宿申请单 编号: D-008
简要说明: 学生的离宿递交并经审核的申请单
数据流来源: p2.1
数据流去向: p2.2
包含的数据结构:
学号
姓名
系别
班级
性别 流通量: 份/年
寝室楼
寝室号
离宿原因:
计划离宿日期
申请日期
审核人
审核日期

数据流条目
名称: 资产核对单 编号: D-009
简要说明: 宿管处检查申请离宿学生寝室资产状况决定是否处罚赔偿的依据
数据流来源: p2.2
数据流去向: p2.3 流通量: 50份/年
包含的数据结构:
破损资产编号
破损资产名称
所在寝室
破损情况
检查日期
检查人

数据流条目
名称: 资产核对单 编号: D-010
简要说明: 宿管处交给学生确认和签字的资产核对单,即赔偿通知单
数据流来源: p2.2
数据流去向: 学生
包含的数据结构:
破损资产编号
破损资产名称
所在寝室
破损情况
检查日期
检查人
赔偿金额
学生签名 流通量: 份/年

数据流条目
名称: 赔偿收据 编号: D-011
简要说明: 赔偿交费的凭证收据
数据流来源: p2.3
数据流去向: 学生
包含的数据结构: 流通量: 1000份/年
赔偿收据编号
赔偿人学号
赔偿人姓名
赔偿金额
收款人
收款日期
赔偿人签名

数据流条目
名称: 维修申请单 编号: D-012
简要说明: 学生交给宿务处要求维修的申请单
数据流来源: 学生
数据流去向: p3.1
包含的数据结构: 流通量: 4000份/年
寝室号
维修物编号
维修物名称
维修原因
申请人
申请日期

数据流条目
名称: 保修单 编号: D-013
简要说明: 宿管处审核经过后要求维修的单
数据流来源: p3.１
数据流去向: 工程部
包含的数据结构: 流通量: 4000份/年
寝室号
维修物编号
维修物名称
维修原因
签发人

数据流条目
名称: 勤工助学申请单 编号: D-014
简要说明: 要求勤工助学的学生填写的申请单
数据流来源: 学生
数据流去向: p4.1
包含的数据结构: 流通量: 4000份/年
姓名
学号
申请理由
家庭情况
求职意向
申请时间

数据流条目
名称: 勤工助学登记表 编号: D-015
简要说明: 根据勤工助学申请单综合的学生的基本情况表
数据流来源: p4.1
数据流去向: 学生办
包含的数据结构: 流通量: 100份/年
姓名
学号
家庭情况
求职意向
申请时间
整理人
整理日期

数据流条目
名称: 上岗通知 编号: D-016
简要说明: 学生办发出的勤工助学学生的具体上岗通知单
数据流来源: 学生办
数据流去向: 学生
包含的数据结构: 流通量: 3000份/年
姓名
学号
岗位名称
工作时间
工作地
联系人
联系电话

数据存储条目
名称: 寝室占用表 编号: F-01
说明: 关于寝室占有情况的各类记载文档,是安排住宿的依据
结构:
床位编号
寝室楼
寝室号 有关的数据流: D1àP1.1
占用状况 P2.1àD1
备注 　
信息量: 10份/年
有无立即查询: 有

数据存储条目
名称: 入住学生记录表 编号: F-02
说明: 关于入住学生情况的记载文档
结构:
学号 有关的数据流:
床位编号 P1.2àD2
姓名 P2.1àD2
班级 D2àP2.1
入住日期 信息量: 2份/年
离舍日期 有无立即查询: 有

数据存储条目
名称: 资产状况登记表 编号: F-03
说明: 学生离舍后宿管处检查资产,登记的关于资产使用情况的记载文档
结构: 有关的数据流: P2.2àD3资产编号 Ｄ3à p2.2
资产名称
寝室号
配置日期
配置经办人 信息量: 2份/年
报废日期
报废经办人 有无立即查询: 有

数据存储条目
名称: 维修登记表 编号: F-04
说明: 关于维修登记情况的记载文档
结构: 有关的数据流: P3.１àD４
资产编号 信息量: 2份/年
报修人学号
寝室号 有无立即查询: 有
维修人员
维修日期
维修费用

处理过程条目
名称: 安排住宿 编号: P1.1
说明: 宿管处为新生安排寝室床位的处理过程
输入: 系部
输出: P1.1à学生
处理: 宿管处在得到入住学生清单后, 参考寝室站用情况表为每位学生安排床位,在安排好具体住宿后通知学生

处理过程条目
名称: 登记住宿 编号: P1.２
说明: 学生填写好的住宿证交宿管处后登记
输入: 学生
输出: P1.2àＤ２
处理: 学生在得到住宿安排具体填写住宿证后, 宿管处登记入住学生情况,为以后查询统计准备。

处理过程条目
名称: 处理申请 编号: P２.１
说明: 根据学生要求离宿提出的申请处理
输入: 学生
输出: P２.1à P２.２
处理: 对学生的离宿申请单分类, 合格的办理,不合格的退回;押金收据校对, 处理住宿证,修改相关文档

处理过程条目
名称: 审核资产 编号: P２.２
说明: 宿管处检查寝室资产状况
输入: P２.1à P２.２
输出: P２.２à P２.３
处理: 宿管处将提出离宿申请学生所住寝室的资产进行检查,将检查状况与学生校对,无破损学生签名即可,有破损通知学生赔偿

处理过程条目
名称: 罚款处理 编号: P２.３
说明: 宿务处要求学生对破坏的财物进行赔偿
输入: P2.2à P2.3
输出: P2.3à学生
处理: 宿务处将提出离宿申请学生所住寝室的资产进行检查后, 对已破坏物按市价进行估价, 要求学生赔偿,开收据。

处理过程条目
名称: 审核维修单 编号: P３.１
说明: 对学生提出要求维修物进行审核
输入: 学生à P３.1
输出: à工程部
处理: 对学生提出要求维修物进行审核,不合格退回,合格的交工程部要求维修,并登记相关文档

处理过程条目
名称: 处理申请 编号: P４.１
说明: 对学生的勤工助学申请的处理.
输入: 学生à P４.1
输出: P４.1à学生办
处理: 学生提出勤工助学后, 宿管处从有关部门了解其家庭状况及日常的表现经, 审核合格的汇总成表交至学生办,不合格的退回

外部实体条目
名称: 系部 编号: S-1
说明: 学生管理有关事务的部门
输出数据流: 入住学生清单, 个 数: 20个
输入数据流: 无

外部实体条目
名称: 学生 编号: S-2
说明: 学校招收的学生,入住的实体
输出数据流: 填写的住宿证, 个数: 5000个
离舍申请单
押金收据
住宿证
维修申请单
勤工助学申请单
输入数据流: 住宿安排表
住宿证
资产核对单
赔偿收据
上岗通知

外部实体条目
名称: 工程部 编号: S-３
说明: 管理维修有关的事务的部门
输出数据流: 发票 个 数: 1个
输入数据流: 标的维修申请单

外部实体条目
名称: 学生办 编号: S-4
说明: 处理学生有关的事务的部门,如勤工俭学,贷款办理等
输出数据流: 上岗通知 个 数: 1个
输入数据流: 勤工助学登记表

数据结构条目
名称: 在校住宿生基本信息表 编号DS-1
说明: 介绍学生基本状况的表格
结构: 学号
姓名
系别
班级 有关数据流、 数据存储
性别
年龄 数量 50份/年
家庭联系地址
家庭联系电话

数据结构条目
名称: 电院社区床位记录表 编号DS-2
说明: 介绍各寝室床位使用状况的表格
结构: 床位编号
寝室楼 有关数据流、 数据存储
寝室号 数量 50份/年
占用状况

数据结构条目
名称: 电院社区住宿记录表 编号DS-3
说明: 介绍各学生住宿情况的表格
结构:
学号
床位编号
入住日期 有关数据流、 数据存储
离宿日期 数量 50份/年

数据结构条目
名称: 电院社区资产记录表 编号DS-4
说明: 介绍各寝室资产配置、 使用情况的表格
结构:
资产编号
资产名称
寝室楼
寝室号
配置日期
报废日期 有关数据流、 数据存储
备注