信息技术与会计革命-1.docx

信息技术与会计革命摘 要 本文从 科学 技术 发展 的宏观视角，审视信息技术 应用 于 会计 的整个过程，提出了在可预期的时段内会计信息化必然经历3个阶段，并指出了每一阶段的追求目标、信息技术应用标志、会计的工作模式、会计系统的技术特征和各阶段会计所能实现的主要职能，最后提出了在会计变革过程中会计人应采取的对策。关键词 信息技术；会计革命；业务财务一体化；事件驱动会计信息技术在会计中的应用，先是作为提高效率的工具，随着应用的深入，渐渐地改变了会计的一些做法，最后将改变会计的基本工作模式并扩展它的职能。现在看，从一开始到可预期的未来，信息技术在会计中的应用可以说大致经历3个阶段：会计电算化阶段、业务财务一体化阶段和事件驱动会计阶段。每一阶段都具有各自的追求目标，有各自的信息技术应用标志，呈现该阶段明显的技术特征，展示本阶段会计的主要职能。一、会计电算化阶段1. 会计电算化阶段的基本特征会计电算化美国始于20世纪50年代中期，我国始于20世纪80年代初。这一阶段，将 计算 机用于会计工作，主要追求实现会计数据处理自动化，目的是提高会计工作的效率和质量。会计电算化阶段，信息技术应用于会计的主要标志是运行自成体系的会计软件系统。先是单项应用，比如工资核算、固定资产核算、报表处理等，后来发展为整个会计核算系统，随着软件开发技术的提高，会计软件逐步扩充了财务管理功能。这一阶段用到了小型数据库技术和局域网技术。由于人们的认知和技术发展的限制，会计电算化阶段构建和运行的会计信息系统，其工作原理还是完全模拟手工会计。只是会计工作的许多环节由计算机来完成，处理流程仍然是由原始凭证到会计凭证到记账到报表，仍基于会计的几项基本假设，采用复式计账，报告基本的财会信息。会计电算化阶段，会计的职能与手工会计阶段没有任何区别，仍然是记账、算账和报账。2. 电算化会计信息系统的局限性电算化会计信息系统是信息技术发展到一定阶段的产物，它是会计信息系统的一次重大变革和飞跃。但现在看来，在 网络 技术环境下，电算化会计信息系统已表现出许多局限性。电算化会计信息系统仅仅是一个模拟手工系统传统会计信息系统所依赖的信息处理手段决定了传统会计系统在信息处理和报告上的单一性，而电算化后的会计信息系统并未改变传统会计的这种特性，它只是运用了 现代 计算机技术代替了手工系统下的纸、笔和算盘，只是将古老的会计思想反映到了现代计算机的屏幕上。时至今日，现代信息技术已经具备提供多元信息处理和报告的功能，只是现在的电算化会计信息系统并未很好地开发和利用这些功能。因此，从整体上说，这种系统与手工会计系统在本质上并没有什么不同，仅仅是传统会计系统的模拟。未改变传统手工会计信息处理的程序和 方法传统手工会计信息处理的程序和方法，表现为多重记录方式所形成的会计循环，而现行的电算化会计信息系统只是简单地模仿手工会计的会计循环。事实上，根据随机存储的特性，电算化后的会计系统已完全不需要再设置多重记录、多重分类和多重汇总。根据初始信息的设定，现代计算机已完全可以在瞬间完成从初始数据到报表信息转换的全过程。但 目前 的系统并没有因此而改变这样的结构，只是简单地使电算化后的系统完全符合手工会计系统下的会计信息加工和处理规范。未引起传统会计思想和观念的相应变革传统会计系统为了使会计的记录更方便，使会计信息的表达更易被用户阅读和理解，设置了许多固定格式的凭证、账页和报表，电算化会计系统只是简单地照抄照搬了这些格式，而没有根据计算机本身的功能与特点做出根本的改变。另外，虽然 电子 计算机的引入使得会计信息处理成本得以下降，但是，电算化会计并未因为信息处理成本的降低和信息处理效率的提高而改变会计信息的揭示范围。这一状况已经严重背离了事物发展变化的一般 规律 ，从而导致传统会计发展的滞后，不能发挥其应有的作用。事实上，基于电脑和网络的会计信息系统已经完全能够提供更及时、更相关、更真实和更全面的会计与非会计信息，用不着再简单地模仿和照搬。系统体系结构只是采集业务数据的一个子集现在的电算化会计信息系统并不能采集整个业务过程产生的数据，它只关注业务过程产生的数据的一小部分。会计师和软件设计师通过判断一项业务活动是否 影响企业 的财务报表，来决定该业务事件及其有关数据是否记录到会计系统中。如果该业务活动影响企业的财务报表，那么反映此业务事件的数据才长期保存，反之则不然。这样处理的一个可能后果是，对企业经营、管理或决策有用的数据会被轻易丢弃。数据不能被实时记录和处理目前，电算化会计信息系统大多采用“批处理”方式，而不是“实时处理”方式。会计数据是在业务发生后收集，而不是在业务发生时采集并立即处理和更新有关数据，因此必然造成信息迟滞。比如账户余额往往不是当前时点的最新余额。因为会计数据是在业务发生后，按天或按周甚至按月收集和处理的，所以用于决策的会计信息往往是滞后的。及时性是体现信息价值的重要特性，所以，必须在会计信息失去影响决策的作用之前交给决策者，过时的财务信息的影响力远远不如新的财务信息，信息不及时也降低了它的相关性。信息的及时性决定了它的有用性，如果决策时不能从会计系统获得所需的最新信息，会计系统和会计信息的价值就将大打折扣。系统结构仅以汇总的方式重复采集与存储数据在传统的会计模型中，原始凭证包含了业务活动的详细数据，这些业务活动的一部分数据被记入会计系统中，先是汇总记入日记账，然后在此基础上进一步汇总记入总账。这种处理方法重复存储数据，即同样的数据被存储多次，区别仅在于汇总的程度不同。数据被汇总记入日记账或分类账之后，就难以将其分解，以反映业务的本来面目。会计系统中的数据汇总方式限制了信息用户所能获取信息的灵活性。会计系统只提供了各会计事项的借贷信息，只是定期按会计事项类型提供合计数和连续的账户余额，为了获得按其他标准汇总的信息，就必须开发其他应用系统。因此，传统的会计系统所提供的信息不能反映业务完整的本来面貌，所以只能满足一部分人的需要。系统存储的数据仅满足主要视图的需要传统的会计信息系统，只是按照会计科目表来组织数据以编制财务报表，它要求用户预先确定他们想要了解业务活动哪些方面的信息，以此制订账户分类方案，依据这个账户分类方案来存储与汇总数据。这就限制了所能得到的信息种类，使管理者不能从多个不同角度探究和 分析 所获取的信息，会计人员对财务数据做二次分类时并无捷径可循。报告输出的灵活性局限于获取所需账户的余额。为了解决这个 问题 ，一些企业设置了虚拟账户、明细分类账和抵消账户来补充或者修补会计科目表。有的企业建立了多套会计科目表以满足财务会计、管理会计和税务会计的需要，生产部门、销售部门、公司总部和外地分支机构也各有各的会计科目表。如果我们的目标仅是提供汇总的财务报表，那么会计科目表就够用了。但是，财务报表的使用者还需要其他一些信息，而这些又是会计科目表所难于提供甚至无法提供的。即使我们成功地建立了满足信息使用者当前需要的会计科目表，由于 经济 环境的变动会导致信息用户需求的不断变动，现在的会计科目表会很快过时。修改企业的会计科目表是一件非常复杂的工作，因为对会计科目表的修改会影响凭证的编制、输入、过账、结账和试算平衡，也会影响会计前后期数据的可比性。综上所述，传统会计信息系统主要是适应标准化和规模化生产经营环境的产物，随着新经济 时代 的到来，全球化、网络化、个性化已经成为世界经济发展的趋势，电子商务在全世界范围内的普及和应用，市场竞争愈演愈烈，这就使得企业的投资者、债权人、政府监管部门、税收部门、企业的管理者、企业内部职工对会计信息提出了新的要求。企业的管理者要求能够迅速地获取1. ERP环境下会计的基本特征随着企业信息化的进程，企业逐步开始实施ERP系统，人们迎来了业务财务一体化阶段。ERP系统在企业的实施，美国始于20世纪90年代初，我国始于21 世纪初。在这一阶段，由于网络的充分应用，由于业务处理的高度集成，财务、会计的业务处理与企业业务的处理高度融合与协同，会计开始追求实时的、事中的信息报告和实时的内部控制。此时，在企业内部，再也没有独立的分割的管理信息子系统，通过运行ERP，将所有的业务、管理、财务处理集成在一起，实现物流、资金流、信息流的统一。这一阶段用到大型中央数据库、局域网、远程网、互联网。这一阶段的主要技术特征是：会计信息系统不再是一个独立的系统，财务与会计的许多业务处理任务被分解并融于各个业务处理模块中。比如企业内部会计数据的采集、会计分录制作、内部控制实施等许多工作都不在会计这一端而是在业务发生端来完成，即所谓的财务业务一体化，呈现一种融合、一种协同。2. ERP环境下 会计 职能的 发展在ERP阶段，会计职能除基本的核算、报告等职能外，更侧重控制与服务。在ERP环境下，会计面临着许多与其独立环境下不同的角色和任务，这种角色转换，虽然有对传统会计职能的继承，但1. 事件驱动会计的基本概念所谓事件驱动，是指由业务活动驱动信息处理过程，即在业务活动发生时，以业务事件驱动业务数据的记录过程，而由信息需求触发数据处理与信息报告过程。事件驱动的会计信息系统模型如图1所示。事件驱动会计建立在REA模型的基础上，REA表示了企业信息需求所要求表述的资源、事件和参与者以及三者之间的关系。其中：资源，是企业拥有的、稀缺的，而且是企业控制下的资源。业务事件，是对资源变动产生 影响 的活动。生产、交换、消费、分配方面的活动都是事件。事件是会计信息系统中的关键信息因素，在采集业务事件的数据时，应尽可能详尽。参与者，是参与事件的个人或部门，既包括组织内部的参与者，也包括组织外部的参与者。例如销售员、生产工人、运输职员、顾客和原材料供应商等。采用REA模型建立信息系统，要求在采集业务数据时收集基础 经济 事件多方面的信息，而不是只记录汇总后的结果。例如不能把几个相同类型的领料单合并汇总输入系统，而应如实地反映这几张领料单的发生情况和具体 内容 。在集成的数据库中存储了经济事件多方面的数据后，通过专用或通用的报告系统支持用户的信息需求就变得比较容易了。设计事件驱动会计信息系统的主要目的是实现为运营、管理与决策提供全方位会计信息特别是非会计信息服务。此时，信息技术的 应用 标志是实施事件驱动的包括会计信息系统在内的全系统，用到了数据仓库、数据挖掘和 网络 技术。事件驱动会计信息系统最重要的特征是摒弃了借贷记账方式，而以业务事件驱动数据的记录过程，由信息需求触发数据处理与信息的报告过程，从而真正实现会计的实时的全方位的信息服务。2.事件驱动会计信息系统的主要特征不再只基于会计循环，而是基于业务活动来建立会计信息系统，即建立全组织范围内的企业级的信息系统下的会计信息系统。与业务处理系统相结合，集成业务信息和会计信息，使会计信息系统不仅提供传统的财务信息，还能提供非财务信息。与业务处理系统相结合，在业务信息系统中嵌入会计处理规则，集成信息处理和实时控制功能。即将控制程序与控制活动直接嵌入到信息系统中，在业务处理的同时完成对业务的控制，实现实时控制而不是事后控制。与业务处理系统相结合，实现业务数据的实时采集、处理、存储、传输和控制。事件驱动会计信息系统是在业务事件发生的一刹那采集、处理、存储和传输业务事件的特征数据，并根据业务事件的处理逻辑对其进行实时控制。与业务处理系统相结合，集成存储业务活动的原始数据，支持多种信息输出需要。在事件驱动模型中，信息系统直接记录并存储业务事件的属性，如事件本身、时间、地点、责任人、参与人、涉及哪些资源、有哪些风险等，而不区分这些数据将由哪些部门使用，因此可以支持不同角度、不同层次的信息需求。集中处理业务事件，重新定义会计的范围，不仅仅针对改变企业资产、负债和所有者权益的业务事件，而是选择所有管理层想要规划、控制和考核的业务事件，多角度地反映企业业务活动，使财务数据和非财务数据有效集成在一起，允许在报告上有一定的弹性，提供更完善、更代表企业当前运行状况的信息。该系统集成了所有的业务数据，有效的数据集成有助于利用数据库技术和数据仓库技术，而且使数据更加一致和可靠地描述经济业务。数据集中存储在支持所有用户的信息需求的同时，也减少了数据的冗余。集成了信息流程和实时控制。流程集成涉及3个关键的信息活动：记录、维护和报告，也涉及减少相关业务和信息处理风险的控制。流程集成的目的就是要把信息流程融入到实际业务流程中。因此，在业务活动发生时，信息技术既用来记载数据，也用于控制流程。事件驱动会计信息系统虽然不是模仿传统会计信息系统的数据存储格式和处理流程，但它依然能够完成传统会计信息系统的功能，对外提供现实所用的各种报表和财务报告，而且还能够提供用于度量客户满意度、产品质量、市场占有率和人力资源等管理与决策所需的非财务信息。四、会计人员须积极应对会计变革随着信息技术的发展和信息技术应用的不断深入，企业的会计工作将会发生较大的变化，对会计人员来说，这既是挑战，更是机遇。AICPA主席Robert Menick曾经预言：“会计将成为 电子 商务和虚拟全球贸易世界中最重要的信息职业”。会计人员应该尽快用信息技术将自己武装起来，减少对信息系统专业技术人员的依赖，把握信息技术环境下会计发展和变革的脉搏。首先，会计人员应在企业的战略决策活动中发挥主力军的作用，原因在于会计人员需要 分析 和管理业务风险，需要分析企业的发展机遇，还要对发展的业务进行效益和成本预测；其次，优秀的会计人员将成为企业业务的综合管理者，总经理的最佳候选人，原因是会计人员最了解全部业务过程及运行规则，并经常从会计的角度对业务过程的合理性、合算性进行评价，因而承担着综合管理任务；第三，不论在当前的业务财务一体化阶段，还是在未来的事件驱动会计阶段，会计人员都将是企业管理层与基本作业层之间的联系人，因为会计的职能就是对企业的各项业务活动进行反映、监督和服务，尤其现在的反映和监督已经做到了实时和全方位；第四，会计人员必须参与企业信息系统建设，与信息技术人员一道完成对信息系统及其资源的管理。原因是会计人员只有分析企业全部的业务活动，了解与业务过程对应的信息处理过程，才能确定在信息系统中需要设置哪些内部控制程序以及何时触发会计原始数据的记录。而信息系统作为信息 社会 企业中重要的战略资源，必须进行相关的控制和绩效度量，这些都是会计人员的分内工作；第五，未来的会计部门或会计人员将成为企业各种管理规章、业务处理规程以及资源、技术应用标准的重要制定者和提供者。由于会计信息的质量及其竞争力直接关系到会计职业的发展前景，所以会计准则制定机构均不断强调用户需求。AICPA主席Robert Mednick曾经指出：“如果会计行业不按照IT技术重新塑造自己的话，它将有可能被推到一边，甚至被另一个行业对提供信息、分析、鉴证、服务有着更加创新视角的行业所代替”。会计人员不用信息技术武装自己，高校会计 教育 不用信息技术改造传统的专业课程内容，在会计变革的大趋势下必将处于一种尴尬境地。主要 参考文献 Nancy A Bagranoff， Mark G Simkin， Carolyn S Norman. Core Concepts of Accounting Information Systems 。 John WilleySons， York， 2005.阿妮塔。S.霍兰德，埃里克。L.德纳，J.欧文。彻林顿。现代 会计信息系统M.杨周南等译。北京：经济 科学 出版社，1999.杨周南，赵纳晖，高宁。信息技术在会计和审计实务中的应用M. 北京：清华大学出版社，2003.王振武。 会计信息系统M. 大连：东北财经大学出版社，2006.