行政公文面试题.doc

行政公文面试题

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助理文秘 行政助理面试题目，有人会做吗？
注：之前说的九类15种为国家机关公文类别

一、请写出企业常见的公文文种？（5分）
　　公司常见公文种类主要有：

(一)请示（请上级指示和批准，用“请示“。）

１.标题。
２.称谓。
３.正文：请示的原因、请求的原因及作法。
４.结尾常见结束词："当否"、"请批复"，"妥否"、"请批示"。最后署名、日期。

范例：
关于在**市举办"**洽谈会"的请示
北京市经贸委：

为了扩大我**商品的知名度，向全国推广，繁荣市场，满足消费者需求，拟于今年*年*月*日至*月*日在**市举办"**洽谈会"。洽谈会摊位共***平方米，展团由我公司及生产厂家派人组成，经费自理。
妥否，请批示。
　　　　　　　　　　 ***公司
　　　　　　　　 　*年*月*日

　　　　(二)报告
　　　　向上级机关汇报工作，反映情况，用“报告“。

　　　　(三)指示

　　　　对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“指示“。

　　　　(四)布告（对公众）、公告（对国内外）、通告（小范围）

对公众公布应当遵守或周知的事项，用“布告“。

　　　　向国内外宣布重大事件，“用公告“。
　　公告：公告是公开发布，告启公众应当遵守的公文。其发布范围较广泛，具有一定的强制性和约束力。
格式：正文由公告根据、发布内容和执行要求三部分构成。
范例
关于召开第一届股东代表大会的公告

　股份有限公司第一届二次股东代表大会（*年年会）定于*年*月*日上午9:00在艺宝股份有限公司召开，现将有关事项公告如下：
　一、会议主要议程
　１，审议经过董事会的工作报告。
　２，审议经过公司临事会的工作报告。
　３，审议公司*年度财务决算和利润分配方案。
　４，其它有关事宜。
　二、出席会议股东资格
　 持有本公司股权满5000股以上的股东，或委托满5000股以上的股东，均可出席本次大会。
　三、出席会议登记办法
　１，符合出席会议股东资格的个人股东，请持本人身分证及持股单据办理登记手续。
　２，登记时间：*年*月*日－*月*日。
　３，登记地点：艺宝股份有限公司二楼接待室。
　４，联系电话：*******。

　　　　在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用“通告“。
　通告：通告是用途最广泛的告启公众应当遵守、周知或要执行的文种。
　格式：正文由通告的原因、事项和要求三部分，结尾能够用"特此通告"。
　范例：　

　***大桥工程施工招标通告：</P><P>　 为加快我省公路工程建设速度，降低工程造价，缩短工期，确保工程质量，提高经济效益，促进公路工程建设管理体制的改革，决定对***大桥实行施工招标。要求如下：
　一、工程地点。本工程位呼兰──朱家（由坊段拟建的二级公路上，中心里程为5Ｋ＋465）。
　二、工程规模与工程结构。上部构造为普通钢筋混凝土Ｔ型简支梁，跨径20米7计孔，桥面车行道宽9米，两侧各设1米宽的人行道；下部构造为钢筋混凝土钻孔灌注桩基础，双柱式墩，框架式桥台；桥梁全长144米。
　另外尚有截水坝等防护工程（详见施工设计）。
　三、工程建设实行五包。包工程数量、包工程造价、包工程质量、包工期、包工程材料。
　四、工程开竣工日期。*年*月份形式，当年*月末竣工。
　五、凡省内交通系统的各国营施工企业及几年来参加交通系统公路桥梁建设的水利工程处或市政公司等单位，均可参加投标。
　六、参加投标的单位，请派人持本单位介绍信于*年*月*日*时到省交通厅食宿站报名登记，邻取招标文件及施工图（收取成本费**元）。逾期不予办理。

　 招标单位：**省交通厅生产综合处（招标办）地址：**省交通厅办公楼二楼
　 联系人：***
　 电话：*******
　　　　　　　　　　　　　　　　 *年*月*日

　　　　(五)批复

　　　　答复请示事项，用“批复“。

　　　　(六)通知

　　　　传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用“通知“。
　　通知：是要求有关单位和人员周知、办理或共同执行的普遍使用的文种。
格式：１.开头：发通知的原因、依据。
２.正文（主体）：通知事项和要求。
３.结尾：署名、日期。
范例：

催款通知

＿＿＿厂财务科负责同志：
　 你单位于＿＿＿年＿＿月＿＿日向我厂加工订购＿＿＿件，货款计金额＿＿＿元，发票编号为＿＿＿，该货款至今未解入我厂，影响我厂资金周转。接到本通知后，请即解行（帐号＿＿＿＿）结算，逾期按银行规定，加收２％的罚金。如有特殊情况，请及时向我厂财务科***同志联系。我厂电话＿＿＿＿＿，地址＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿。

　　　　　　　　　 ***厂财务科
　　　　　　　　　 *年*月*日

　　　　(七)通报
　　通报是用于表扬行进，批评错误，传达重要民政部和总是的指导性公文。
　格式：１.标题要体现出"通报"的主旨。
　 ２.正文要有具体事实。
　 ３.最后要提出希望或要求。
　范例：

　 国家计划委员会、国务院生产委员会关于表彰陈学忠等30名在工作中成绩显著的回国留学人员的通报。
各省、自治区、直辖市经委（计经委）；有关企业；经济管理二部学院、企业经济培训中心：
　 党的十一届三中全会以来，为了贯彻执行党中央、国务院引进国外智力，以利四化建设的战略方针，我委经过各种渠道，引进和借鉴国外先进的管理经验、方法，先后从一些企业、经济管理二部学院、企业管理培训中心选派了一批企业厂长、二部、教师等国外培训，学成后回国服务，她们在各自的工作岗位上为社会主义现代化建设潜心钻研、勤奋工作，取得了显著的成绩。为了表彰她们的先进事迹，鼓励和弘扬回国留学人员热爱祖国、锐意进取的精神，经有关部门认真推荐、重复评审，从回国的留学人员中遴选出一批在工作中成绩显著的人员。为此：陈学忠等30名同志（名单附后）进行通报表彰并分发荣誉证书。
　 希望受表彰的同志谦虚谨慎，再接再厉，振奋精神，继续拼搏，在党的十一届七中全会精神指引下，认真贯彻国务院关于开展质量、品种、效益年活动的决定，在各自的岗位上不断做出新的贡献。

　　　　　　　　　　　 　*年*月*日

　　　　。

　　 (八)决定、决议

　　　　对某些问题或者重大行动作出安排，用“决定“。

　　　　经过会议讨论经过，要求贯彻执行的事项，用“决议“。

　　　　(九)函

　　　　平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题，用“函“。

　　　　(十)会议纪要

　　　　传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要“。

二、就你的理解行政工作应包括哪些内容？如何才能做好这项工作？（15分）
行政管理工作能够说是千头万绪、纷繁复杂。企业行政人员每天都面临着大量的、琐碎的、不起眼的事务。可是，这些事务只不过是行政管理这棵大树上的枝枝叶叶而已。概括起来说，行政管理在企业中主要有管理、协调、服务三大功能；其中管理是主干，协调是核心，服务是根本。究而言之，行政管理的实质就是服务。行政部门还必须在“管理“、“协调“和“服务“三方面再上一个档次，才算是一个合格的现代企业的行政管理者。 <br><br>从“管理“方面来说，行政部门不能满足于在日常事务的层次上做好领导的“参谋和助手“，还必须在公司的经营理念、管理策略、企业精神、企业文化、用人政策等重大问题上有自己的思考，而且高屋建瓴地在实际工作中加以贯彻落实，成为领导不可缺少的“高参和臂膀“。这就要求行政部门的领导者不能满足于做一个事务主义者，而是要做一个有思想、敢创新、有冲力的领导者；换句话说，她不能仅仅满足于做好一个战术家，还要努力做好一个战略家。很显然，也只有一个有思想、懂战略、敢创新、有冲力的人，才能把行政工作做得更好，做得再上一个档次。 <br><br>从“协调“方面来说，行政管理者不能简单地以传达领导的命令、完成领导交办的任务为满足；也不能凭借自己在企业的独特地位对各个部门颐指气使，以权压人。行政部门应主动做好上与下、左与右、里与外的沟通，在充分沟通的基础上做好协调。没有充分沟通的协调不成为真正的协调。 <br><br>从“服务“上说，行政部门要甘当幕后英雄的角色。因为行政服务干得再出众，毕竟是服务于企业的最终目的的。行政部门的工作，特别是后勤服务工作，永远不要奢望成为企业关注的“中心“。不但不可能，而且不应该。因为如果一个企业的关注点不幸竟在于行政部门，那只能说明一点，即行政工作做得实在太糟糕，影响了企业各方面的工作，影响了企业最终目的的实现，以致于引起大家的关注。行政管理的理想境界应该是“润物细无声“。行政部门最忌讳处处显示自己的存在，与其它部门抢镜头，争荣誉。行政部门应该象一部自动化程度很高的机器，这头原料(任务)进去，那头成品(结果)出来；其中的许许多多曲曲折折，都消化在行政体系之内，切忌为自己评功摆好，四处张扬，浪费别人的时间、精力和感情。要反对利用自己对公司资源的支配权只顾为自己谋取私利或便利的行为，特别要反对把行政部门变成“门难进，脸难看，事难办“的官府衙门。管理是要执行制度的；但执行制度也是一门艺术，并不一定要搞得剑拔弩张，刀光剑影。特别是在高素质人才集中的地方，更要注意对人的尊重。行政工作要做得有人情味。

三、公司将于下个月十五日召开半年总结会，由你来 承办，请制作一份行事历（即需要做什么，由谁来做，何时完成）。公司组织机构如下：市场营销部、产品研发部、行政人事部、财务部。（15分）

四、请拟一份关于国庆节放假的通知。（5分）

关于国庆节放假的通知

　　集团公司下属各部门：
　　　　根据国务院办公厅有关通知精神，经公司研究决定，现将今年国庆节放假的具体事项通知如下：
　　　　1、国庆节放假时间为10月1日—7日，其中1—3日为法定假日，将9月27日（周六）、28（周日）的公休日分别调至10月6日（周一）、7日（周二）休息，10月4日（周六）、5日（周日）照常公休，9月27日、28日上班。
　　　　2、国庆节长假，员工外出活动较多，各部门要在假前加强对员工进行安全教育，增强安全意识，组织团体外出须报集团公司备案；严格执行请假制度，要求员工按期返程。
　　　　3、各部门休假前认真做好安全检查工作，特别注意防盗、防火，重点部位，重要仪器设备要指定专人定期巡察。
　　　　4、公司自10月1日起执行新的作息时间表，希遵照执行。
　　　　5、各部门国庆节假期间要安排人员值班，以确保部门工作的正常开展（值班安排请于9月28日前报综合管理部，E-mail：****@****.cn）。总经办假期值班人员安排如下：
　　时 间 值班人员 联 系 电 话 值班领导

　　10月1日 杭 婷 6374****（139****0485） 陈小华
　　10月2日
　　10月3日
　　10月4日
　　10月5日
　　10月6日
　　10月7日

　　 6、值班时间：上午8：00—11：00，下午2：30—5：00，国庆节值班联系电话：63741000，值班人员因故要调时间请直接与对调人员协商。
　　 祝全体员工国庆节愉快！

***开发有限公司
　　 二00六年九月二十五日

五、你认为IT行业的行政工作与其它行业有何区别？（5分）
六、公司老总在例会说：“上个月公司的电费开支很大，有一些浪费，大家要注意一下。”你对此种情形如何办理？（10分）

节约用电倡议书

　　 1、气温在30 ℃以下时，空调不开启制冷；空调制冷时设定温度不低于26℃。
　　 2、使用空调时，自觉关闭门窗。较长时间不使用空调时，应拔下电源插头。
　　 3、车间、会议及大型公共场所的灯光、电扇等使用视情况开启和关闭，并避免“无人灯”等现象。
　　 4、定期检测电器设备的完好状况，发现问题及时检修。
　　 5、对办公用电设施，不使用时应及时关闭，以避免长时间的“待机”耗电。　
　　 6、加强用电设备的管理，规范用电设备的操作程序，并建立管理制度，责任到人。
　　 7、从我做起，从小事做起，做到科学用电，节约用电，让节电意识深入人心。
七、公司拟办一份公司的内刊，以调动大家工作热情，你将如何办理？

　　答： 个人认为宣传公司坚持以人为本的精神，致力打造一支兢兢业业，不懈进取富有团队精神的员工队伍，经过发行企业内刊，设立“员工天地”“读者来信”等信息栏、加强员工的参与性，把日常一些常见的难题或案例以读者来信的形式予以答复。经常召开公司发展研讨会，接见员工代表，设立总经理信箱，广开言路，加强领导与员工之间的沟通和交流，努力营造一种团结紧张、严肃活泼的工作氛围。
　　 经过持续提高员工待遇，改进工作环境、开启丰富多彩的业余文体活动，每年法定节假日举行旅游活动，不定期举行蓝球、象棋、羽毛球、乒乓球比赛等一系列举措，凝聚“军心”调动员工工作热情，为美好的明天更加辉煌而奋斗！
　　八、从行政方面控制公司日常的成本，你觉得从哪几个方面入手？（10分）
从行政方面控制公司日常的成本，从下入手　　
　　1、办公费用
　　2、车辆管理
　　3、接待费用
　　4、差旅管理
　　5、通讯费用
　　6、水电管理
　　7、会议费用
　　8、物业管理费

九、就一般的企业而言，如何进行档案的分类？

　　 企业档案分类设置十个一级类目，即：
　　1、党群工作类；

　　2、行政管理类；
　　A、行政事务 B、安全保卫 C、人事管理 D、公关接待

　　3、经营管理类

　　A、经营决策
　　 企业改革，重大经营战略性决策，企业发展规划，方针目标管理等。

　　B、计划工作
　　 企业中、长期计划,年(季)度计划,各项专企业中、长期计划,年(季)度计划,各项专业发展计划，全面计划管理工作等。

　　C、统计工作
　　 各种统计报表,企业综合性统计分析工作等。

　　D、财务管理
　　 资金管理,价格管理,会计管理,资金流通等。

　　E、物资管理
　　 物资供应，仓库管理，废旧物资回收与修旧利废等。

　　F、产品销售
　　 市场分析,用户调查,产品销售，广告宣传，市场分析,用户调查,产品销售，广告宣传，售后服务工作等。

　　G、企业管理
　　 企业普查，企业整顿和企业升级，经济责任制管理，企业管理现代化工作等。

　　4、生产技术管理类：

　　A、生产调度
　　 生产组织，调度指挥工作等。

　　B、质量管理
　　 企业全面质量管理，产品质量检测和质量控制工作等。

　　C、劳动管理
　　 劳动定额、定员，劳动调配，劳动工资，劳动保护等。

　　D、能源管理
　　 能源消耗定额管理，节能降耗工作等。

　　E、安全管理
　　 安全生产,工伤事故处理,职工安全教育等。

　　F、科技管理
　　 新产品开发,科技成果管理,技术引进，技术革新和采用新技术，合理化建议等。

　　G、环境保护
　　 环境保护检测与控制，污染治理等。

　　H、计量工作
　　 各种计量检测工作。

　　I、标准化工作
　　 企业标准化管理工作，各种标准档案。

　　J、档案和信息管理
　　 企业档案工作，各类数据管理，电子计算机系统，情报工作，图书资料工作等

　　5、产品类：产品档案二级类目按产品种类或型号设置（同一产品型号内，包含产品从开发、设计、工艺、工装、加工制造、检验、包装、商标工艺、工装、加工制造、检验、包装、商标广告和产品评优的全过程。）

　　6、科学技术研究类：科研档案二级类目按课题设置（同一科研项目内， 包含课题立项、 研究准备、研究试验、总结鉴定、成果报奖、推广应用等项目研究和管理的全过程。）

　　7、基本建设类：本建设档案二级类目按工程项目或建筑项目设置
　　 （同一工程项目内包含工程的勘探测绘、设计、施工、竣工验收和工程创优的全过程。）

　　8、设备仪器类：设备仪器档案二级类目按设备种类或型号设置
　　 （同一设备仪器内，含设备购置、安装调试、运行、维护修理和设备管理等全过程）

　　9、会计档案类：

　　A、凭证
　　 各种会计凭证。

　　B、帐薄
　　 各种财务帐薄。

　　C、报表
　　 各种财务报表。

　　D、其它

　　10、干部职工档案类：

　　A、干部档案

　　B、工人档案

　　C、离退休职工档案

十、公司的上级主管于明天到公司考察参观，你觉得需要做哪些方面的准备工作。（15分）
1、接待工作

　　2、汇报材料（包括：生产经营计划、财务计划、销售计划、融资计划、固定资产建设中技改及检修进展情况）

　　3、制定参观考察路线及项目