农化公司采购部工作手册.doc

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H:\精品资料\建筑精品网原稿ok（删除公文）\建筑精品网5未上传百度安徽丰乐农化有限责任公司采购部工作手册受控状态: 文件编号: FLNH-QM-AQ 发放编号: 目录 1 采供部职责与权限 1.1采供部部门职责………………………FLNH-QM-02………………………… 1.2采供部部长岗位说明书………………FLNH-QM-02………………………… 1.3采供部采购主管岗位说明书…………FLNH-QM-02………………………… 1.4采供部采购员岗位说明书……………FLNH-QM-02………………………… 2 采购工作流程与管理制度 2.1采购人员行为准则………………………FLNH-QM-CG-01………………… 2.2采购项目分类管理规定…………………FLNH-QM-CG-02………………… 2.3供应商开发流程与管理规定……………FLNH-QM-CG-03………………… 2.4采购计划和预算流程与管理规定………FLNH-QM-CG-04………………… 2.5招标采购流程与管理规定………………FLNH-QM-CG-05………………… 2.6比价和定向采购流程与管理规定………FLNH-QM-CG-06………………… 2.7采购合同签订流程与管理规定…………FLNH-QM-CG-07………………… 2.8采购结算付款流程与管理规定…………FLNH-QM-CG-08………………… 2.9采购信息传递流程与管理规定…………FLNH-QM-CG-09………………… 3 采购部绩效管理 3.1采供部绩效指标………………………FLNH-QM-02………………………… 3.2采供部绩效考核办法…………………FLNH-QM-02………………………… 4 常见表单 4.1申购单……( 在生产部门) ……FLNH-QM-02………………………… 4.2采购计划………………………………FLNH-QM-02………………………… 4.3供方评审表……………………………FLNH-QM-02………………………… 4.4供方业绩评定表………………………FLNH-QM-02………………………… 4.5供方档案………………………………FLNH-QM-02………………………… 4.6合格供方名录…………………………FLNH-QM-02………………………… 4.7比价单……………………………FLNH-QM-02………………………… 4.8采购谈判记录…………………………FLNH-QM-02………………………… 4.9采购合同评审记录表………………FLNH-QM-02………………………… 4.10合同信息统计表………………………FLNH-QM-02……………………… 4.11合同台帐………………………………FLNH-QM-02……………………… 4.12采购付款进程表………………………FLNH-QM-02……………………… 4.13采购报表………………………………FLNH-QM-02……………………… 部门职责一、基本信息部门名称采供部部门编号 11 部门负责人岗位采供部经理部门分管领导岗位分管总助二、部门定位负责原辅材料、设备、备品配件、仪器仪表等物资采购, 负责供应商开发与管理。三、部门职责序号概述内容描述 1 制度与目标 1.负责制定本部门管理制度、工作流程; 2.负责制定公司采购策略、采购工作目标和工作计划; 3.参与制定公司管理制度; 4.参与制定采购技术标准等技术文件。 2 采购与供应 1. 负责编制原辅料采购计划和采购预算; 2. 实施采购活动, 包括询价、比价( 或招标) 、议价、签订合同、跟单、催货、结算等; 3. 负责公司招( 议) 标文件、资料的准备及内部招标的组织。 4. 负责采购产品到货跟踪与信息反馈。 3 供应商管理 1. 负责不断开发新的供应渠道与新供应商; 2. 参与供应商资格认证与业绩评定, 建立合格供方名录; 3. 负责供应商档案的建设、完善和日常的维护管理工作; 4. 负责供应商资源优化整合以及战略供应商的培养工作; 4 市场调查 1.负责市场价格调查, 建立价格数据库; 2.负责对淡贮采购和重大采购决策提供信息支持; 3.跟踪主要原、辅材料价格波动情况, 进行数据分析并提出相应措施; 5 其它 1.负责向供应商反馈采购产品质量信息, 参与供应商纠纷处理; 2.负责本部门使用表单的编制; 3．参与公司库存物资的处理; 4.配合相关部门开展工作。四、部门权限序号权限 1 在货比三家的前提下, 合理选择供方 2 对采购技术标准提出建议 3 淘汰不合格供方 4 对公司各项工作提出建议 5 对于不符合公司程序的采购申请有权拒绝 6 维护公司形象和利益 7 8 五、部门岗位设置岗位名称岗位编号编制备注采供部经理 1101 采购主管 1102 采购员 1103 岗位说明书部门采供部岗位名称采供部经理岗位类别行政管理直接上级分管副总直接下级供应员岗位职等 B1—B2 工作地点公司总部作息时间常白班工种津贴无工作摘要负责公司生产用原材料和包装材料及机物料的供应及对外加工业务工作; 负责合格供方的评审及供方关系的维护。负责与相关部门协调沟通确保采购工作正常进行, 日常管理及体系维护; 职务说明序号工作内容要求责任 1 合理安排原材料、机物料、设备、包材的采购工作努力做到及时、高效、确保生产正常供应全责 2 掌握主要化工原材料市场行情, 关注产品生产成本及时与市场部沟通, 反应迅速, 降低采购成本; 全责 3 制剂生产所需主要化工原材料采购、质优价廉, 确保生产正常供应全责 4 采购计划、付款计划的编制严格执行采购技术标准, 及时保质保量供应全责 5 付款计划与付款手续办理合理安排全责 6 合格供方的评审执行公司相关程序文件, 每年评审全责 7 台帐、报表的建立台帐完整、清晰全责 8 不合格采供产品的处理( 退货处理) 按程序规定及时退换货全责 9 不合格供方的处理按规定提出整改要求或经批准取消供方关系部分 10 参与采购技术标准的制定根据市场状况、价格因素提出建议部分 11 企业与供方关系的维护及时掌握供方信息, 保持与客户良好的关系部分 12 部门日常管理工作认真负责, 公平公正全责 13 领导交办的其它工作认真负责及时完成权限权力说明 1 在货比三家的前提下, 合理选择供方 2 对采购技术标准提出建议 3 淘汰不合格供方 4 对公司各项工作提出建议岗位培训要求供应管理、化工产品知识、包装材料知识、贮运管理、化学危险品管理、 ISO9000标准、相关法律法规岗位任职要求学历大专以上专业化工或相关性别经历三年以上化工产品采购经验技能了解化工产品知识, 具有较强的沟通能力部门采供部岗位名称设备采购员岗位类别行政管理直接上级部门经理直接下级无岗位职等工作地点公司总部作息时间常白班工种津贴无工作摘要负责公司日常生产设备及机物料供应、常见办公设备的采购供应; 参与分厂生产设备管理及技术指导; 职务说明序号工作内容要求责任 1 对分厂设备采购、管理进行技术指导充分了解设备使用情况, 根据实际情况对分厂的设备管理进行协调全责 2 参与设备事故的调查处理客观、公正、及时, 同时与供应商做好沟通全责 3 分厂设备及机物料、备品配件申购计划的采购及时了解行情, 严格按照设备技术参数进行采购, 切实满足生产工艺要求, 及时、保质、保量供应; 全责 4 参与采购技术标准的制定根据生产、市场状况、价格因素提出建议部分 5 不合格采购品的协调处理严格按照不合格产品控制程序及时处理部分 6 合同台帐的建立台帐完整、清晰全责 7 采购业务付款计划与付款手续办理配合财务做好计划的编制、合理安排部分 8 企业与供方关系的维护及时掌握供方信息, 保持与客户良好的关系部分 9 分厂劳保用品采购切实满足生产要求, 及时、保质、保量供应 10 领导交办的其它工作及时完成权限权力说明 1 在货比三家的前提下, 合理选择供方 2 对采购技术标准提出建议 3 淘汰不合格供方 4 对公司各项工作提出建议岗位培训要求采购程序、产品工艺要求、化工设备、包装设备、化学危险品管理、 ISO9000标准、相关法律法规岗位任职要求学历大专以上专业机械化工或有相关工作经验性别经历三年以上化工设备产品采购经验或相关工作经验技能了解机械制造专业知识懂化工机械制图, 了解化工产品知识, 具有较强的沟通能力部门采供部岗位名称采购经理助理岗位类别直接上级分管部门经理直接下级无岗位职等工作地点公司总部作息时间常白班工种津贴无工作摘要负责农化公司生产用包装材料、科技公司包装材料、内外贸易产品包装材料、市场部宣传礼品制作的采购; 负责合格供方的评审及供方关系的维护。职务说明序号工作内容要求责任 1 农化和科技公司包装材料等的供应及时了解行情, 严格履行采购程序、严格执行采购技术标准, 及时保质保量供应全责 2 采购业务付款计划的编制配合财务做好计划的编制、合理安排全责付款手续办理配合财务做好和供方往来业务对账 3 采供管理制度拟定严格、缜密全责 5 合格供方的评审及业绩评定执行公司相关程序文件, 每年评审全责 6 周报、合同和档案台帐的建立台帐完整、清晰全责 7 不合格采供产品的处理( 退货处理) 按不合格产品控制程序及时处理部分 8 不合格供方的处理按规定及时提出整改要求或经批准取消供方关系部分 9 参与采购技术标准的制定根据生产、市场状况、价格因素提出建议部分 10 企业与供方关系的维护及时掌握供方信息, 保持与客户良好的关系部分 12 领导交办的其它工作及时完成权限权力说明 1 在货比三家的前提下, 合理选择供方 2 对采购技术标准提出建议 3 淘汰不合格供方 4 对公司各项工作提出建议岗位培训要求采购程序、化工产品知识、纸张印刷、塑料及软包装印刷制作、贮运管理、化学危险品管理、 ISO9000标准、相关法律法规岗位任职要求学历大专以上专业化工或有相关工作经验性别经历三年以上化工产品采购经验或相关工作经验技能了解化工产品知识, 具有较强的沟通能力了解农药包装卷膜、瓶子材料结构知识及相关包装标准、法规部门采供部岗位名称化工原料采购员岗位类别行政管理分管部门经理直接下级无岗位职等工作地点公司总部作息时间常白班工种津贴无工作摘要负责农化公司合成生产用原材料, 质检室仪器和试剂的采购; 负责合格供方的评审及供方关系的维护。职务说明序号工作内容要求责任 1 农化合成原材料、质检室仪器、易耗品及试剂的采购及时了解行情, 严格履行采购程序、严格执行采购技术标准, 及时保质保量供应全责 2 采购业务付款计划与付款手续办理配合财务做好计划的编制、合理安排部分 3 参与采供管理制度拟定严格、缜密部分 4 合格供方的评审及业绩评定执行公司相关程序文件, 每年评审部分 5 周报、合同和档案台帐的建立台帐完整、清晰全责 6 不合格采供产品的处理( 退货处理) 严格按照不合格产品控制程序及时处理部分 7 不合格供方的处理按规定及时提出整改要求或经批准取消供方关系部分 8 参与采购技术标准的制定根据生产、市场状况、价格因素提出建议部分 9 企业与供方关系的维护及时掌握供方信息, 保持与客户良好的关系部分采购部质量管理员维护采购部质量管理体系文件, 确保检索方便全责 10 领导交办的其它工作及时完成权限权力说明 1 在货比三家的前提下, 合理选择供方 2 对采购技术标准提出建议 3 淘汰不合格供方 4 对公司各项工作提出建议岗位培训要求采购程序、化工产品知识、贮运管理、化学危险品管理、 ISO9000标准、相关法律法规岗位任职要求学历大专以上专业化工或有相关工作经验性别经历三年以上化工产品采购经验或相关工作经验技能了解化工产品知识, 具有较强的交往能力部门采供部岗位名称采购员岗位类别行政管理直接上级分管部门经理直接下级无岗位职等工作地点公司总部作息时间常白班工种津贴无工作摘要负责农化公司制剂生产用原材料、科技公司原材料、内外贸易产品、质检室仪器和试剂、市场部宣传礼品制作的采购; 负责合格供方的评审及供方关系的维护。职务说明序号工作内容要求责任 1 农化和科技公司原材料等的供应及时了解行情, 严格履行采购程序、严格执行采购技术标准, 及时保质保量供应全责 2 采购业务付款计划的编制配合财务做好计划的编制、合理安排全责付款手续办理配合财务做好和供方往来业务对账 3 采供管理制度拟定严格、缜密全责 5 合格供方的评审及业绩评定执行公司相关程序文件, 每年评审全责 6 周报、合同和档案台帐的建立台帐完整、清晰全责 7 不合格采供产品的处理( 退货处理) 按不合格产品控制程序及时处理部分 8 不合格供方的处理按规定及时提出整改要求或经批准取消供方关系部分 9 参与采购技术标准的制定根据生产、市场状况、价格因素提出建议部分 10 企业与供方关系的维护及时掌握供方信息, 保持与客户良好的关系部分 12 领导交办的其它工作及时完成权限权力说明 1 在货比三家的前提下, 合理选择供方 2 对采购技术标准提出建议 3 淘汰不合格供方 4 对公司各项工作提出建议岗位培训要求采购程序、化工产品知识、贮运管理、化学危险品管理、 ISO9000标准、相关法律法规岗位任职要求学历大专以上专业化工或有相关工作经验性别经历三年以上化工产品采购经验或相关工作经验技能了解化工产品知识, 具有较强的交往能力安徽丰乐农化有限责任公司采购人员行为准则文件编号 FLNH-QM-CG-01 修订状态 A/0 页次 1/2 1目的: 规范采购人员的执业行为, 不断提高采购人员的执业素质和职业道德水准, 2范围: 适用于公司从事采购、招标等商务工作的所有员工。 3内容: 3.1采购人员工作禁令 3.1.1不准泄露公司技术和商业机密。 3.1.2不准发表任何有损公司形象与声誉的言论和意见。 3.1.3不准指定采购厂家。 3.1.4不准向供应商索要和收取各种形式的好处和报酬, 不准接受供应商的任何形式的馈赠。 3.1.5不准以任何借口搭乘供应商和客户便车, 也不准接受供应商和客户的购票、赠票行为或报销应由个人支付的费用。 3.1.6不准利用职务之便, 不按合同要求和公司决议, 为供应商调整采购计划和付款计划。 3.1.7不准向供应商提出与工作无关的要求。 3.1.8不准向同行泄露本公司供应商的信息。 3.2采购过程行为要求 3.2.1采购人员对供应商承诺必须等到公司合法授权后, 不得以个人名义对外承诺。 3.2.2不论接待供应商和商务谈判, 我方参与人员不能少于两人, 禁止与供应商单独接触。 3.2.3采购人员应致力于使公司在任何一次采购项目中获得尽可能优惠的商务条件和服务, 并在可控范围内, 获得当时最好的产品质量和价格。 3.2.4在选择供应商时应不带任何偏见地考虑所有要素, 秉持公正原则。在采购执行过程中, 如涉及供应商与员工或其主要亲属有私人利益关系, 采供人员应主动申报并遵循回避原则。 3.2.5对于声称与公司领导有私人关系的供应商, 采购人员应主动申报, 并严格按照采购流程与规范处理与该供应商的业务关系。 3.3商业款待与馈赠 3.3.1采购人员须谨慎处理外部的各种宴请和交际应酬活动 3.3.2当供应商提出符合商业惯例的会议、参观或考察邀请时, 采购人员应向上级主管申报, 获得批准后, 按照出差相关规定处理 3.3.3采购人员能够接受或给予她人符合商业惯例的款待, 例如工作餐, 但费用必须合理。如果觉得某一邀请不合适, 应予以拒绝或由本公司采购人员付费。 3.3.4采购人员不得接受供应商现金、代用券及一切贵重礼品, 如供应商馈赠的宣传品、纪念品等礼品, 采购人员只能以公司名义接受并及时上交公司。 3.3.5采购人员家属不能接受供应商的任何赠礼。 3.3.6对供应商应做到有礼有节, 相互尊重。 3.4采购信息的保密和使用 3.4.1采购信息是公司信息资产的重要组成部分, 属于公司的经营秘密, 包括采购价格、采购策略、供应商选择评价方案及公司生产计划、检验方案、领导信息等。采购人员对采购信息有义不容辞的保密责任和义务。 3.4.2对采购信息的访问和授权应遵循工作相关性、最小授权和审批受控的原则, 采购人员原则上只应获得被授权范围内的采购信息。 3.4.3供应商的产品状况、报价、联系方式等相关资料, 以及公司对供应商的评估资料均为商业秘密, 不得向其它供应商或同行企业透露, 不得在工作以外运用。 3.4.4禁止与供应商谈论及传播对我公司不利信息或作出错误、不实说明。 3.5采购岗位回避轮岗 3.5.1采购岗位属公司敏感性岗位, 应采取轮岗等措施保护公司利益。采购人员应服从公司安排。采购人员在离开采购岗位后, 仍应对所掌握的采购渠道、供应商信息等保守秘密。 3.5.2 采购人员的安排应遵守回避原则, 直系亲属间应避免有直接利益关系。 3.6罚则凡违反禁令的采购人员, 一经查实将视情节轻重予以处罚,处理类型包括:罚款、调岗、待岗、解除劳动合同,情节严重移交司法机关按法律程序处理。安徽丰乐农化有限责任公司采购项目分类管理规定文件编号 FLNH-QM-CG-02 修订状态 A/0 页次 1/3 1目的对采购项目进行分类管理, 明确职责, 为规范流程打下基础。 2范围适用于公司所有采购项目。 3职责 3.1企划部负责该文件的修订、解释 3.2企划部、财务部负责该文件执行情况的监督、检查。 3.3公司招标组、采供部按文件规定选择适宜的采购方式、实施采购。 4采购项目分类根据采购产品的用途及对最终产品的影响将采购项目分为五类。 A类: 生产用原辅材料、燃料, 其中对最终产品的质量、安全性有重大影响的材料; 定义为A1类, 普通材料定义为A2类( 见附录) 。( 建议不要继续细分) B类: 生产用包装材料、附件。 C类: 固定资产( 生产、质检、科研、办公用仪器、设备等) 及专用助剂, 专用原料; D类: 备品配件、劳保用品、科研试验用品 E类: 服务与技术。与FLNH-QP-08( 4.1采购产品的分类 4.1.1本公司采购产品分为五类。 A类: 生产用原辅材料, 其中对最终产品的质量、安全性有重大影响的材料定义为A1类, 普通材料定义为A2类。 B类: 生产用包装材料、附件。 C类: 生产、科研、质检用化学试剂、标准品、燃料。 D类: 生产、质检、科研、办公用仪器、设备( 属固定资产范畴) 。 E类: 备品配件、耗材、劳保用品、礼品。 F类: 服务与技术。) 4采购方式分类 4.1送上级采购按照总部《关于招投标工作相关问题指导意见》要求, 须报送市招标办或总部招标的项目, 严格按照要求报送。 4.2农化内部采购 4.2.1招标包括公开招标( 竞争性招标) 、邀请招标( 有限竞争性招标) 、议标( 限制性招标) 三种方式, 适用于本公司A-D类采购项目中大批量、通用物品的采购及E类中运输供方的选择。三种招标方式根据标的性质、数量、供方的数量合理选择。 4.2.2 比质比价采购从合格供方中选择3家以上, 按照同质选价低, 同价选质优的原则, 择优采购。适用于本公司A-D类采购项目中小批量物品的采购或紧急采购。 4.2.3定向采购只有唯一供方的采购, 适用于C、 D类采购项目中某些唯一供方的物品采购和E类中技术采购、技术合作、设备和仪器维修、检定等。 5采购方式及责权界定类别范围金额责任部门采购方式 A 生产原料、溶剂、助剂、锅炉用油 ≥100万元农化招标组招标采购＜100万元采供部比价采购 B 包装材料、产品其它附件 ≥50万元种业招标办招标采购 20到50万元农化招标组招标采购 20万元以下采供部比价采购 C 固定资产( 生产、质检、科研仪器、设备) 及专用助剂, 专用原料; ≥5万元种业招标办招标采购＜5万元农化招标组招标采购 D 备品配件、劳保用品、办公用品、科研试验用品 ≥5万元农化招标组集中招标、分批进货＜5万元采供部、办公室比价采购 E 运输不限农化招标组招标采购设备和仪器维修、检定不限分管部门比价采购或定向采购技术咨询、技术采购、技术合作、其它外包 ≥1万元总经理班子比价采购或定向采购＜1万元分管部门比价采购或定向采购 6管理规定 6.1责任部门要根据本制度规定合理选择不同的采购方式, 严格执行公司采购管理规定。 6.2特殊情况下的贸易采购、淡储采购、换货采购有违反该制度规定的, 需报董事长批准。 6.3公司企划部负责该制度执行情况的督查。 7支持性文件 7.1招标采购控制程序 7.2比价采购安徽丰乐农化有限责任公司供应商开发流程与管理规定文件编号 FLNH-QM-CG-03 修订状态 A/0 页次 1/5 1目的规范合格供应商调查、选择、评价与再评价程序, 加强供应商维护与管理。 2适用范围适用于本公司A、 B类采购产品( 原辅材料、包装材料) 供应商的选择, 其它类采购项目可参照执行。 3职责 3.1采购部负责供应商的初选、关系维护、日常监控, 负责供方档案管理 3.2企划部负责组织供应商准入考评与业绩考评; 3.3质检部、生产分厂、技术部等相关部门负责协助进行供应商准入考评和业绩考评工作; 3.4分管领导负责审核, 总经理负责批准《合格供方名录》。 4合格供应商基本标准 4.1 A1和B类供应商基本标准 4.1.1应有合法的生产经营许可证、生产经营场所。 4.1.2诚实守信, 有必要的资金能力。 4.1.3具备完备的生产设施与质量保证体系, 主要考察: a) 进料的检验是否严格。 b) 生产过程的质量保证体系是否完善。 c) 出厂检验是否符合我方要求。 d) 生产配套设施、生产环境、生产设备是否完好。 4.1.4具有足够的生产能力, 能满足本公司连续的需求需要。 4.1.5有具体的售后服务措施, 能有效处理紧急订单。 4.1.6样品经过试用且合格。 4.2 A2类供应商基本标准 4.1.3和4.1.4条款不作为选择的必要条件, 其它标准同4.1条款。 4.3优先选择按ISO9001标准建立质量体系并已经过认证的供应商, 主要客户最好是知名的大型企业。 4.4满足基本标准的前提下, 同等价格择其优, 同等质量择其廉, 同价同质择其近。 4.5 B类采购产品不允许经过中间商采购, A1类产品原则上不允许经过中间商采购, A2类产品如经过中间商采购, 供方评审时不但要对中间商进行评审, 还需验证生产厂相关资料。 5供应商管理程序流程图责任部门流程图相关规定使用表单采供部 NG NG 日常维护监管 OK 纳入合格供应商供应商准入评价 OK 试用 NG 验收入库批量供货样品认定 NG NG 送样 OK OK OK 淘汰供应商调查保持合格供应商供应商业绩评定初评 5.1 供方调查表采供部企划部等 5.2 供方调查表供应商 5.3 供方质检报告单送货单质检部 5.3 样品评审表检验记录供应商 5.4 供方质检报告送货单质检部生产厂 5.4 质检报告单入库单生产厂 5.4 出库单批量试用评定表采供部企划部等 5.5 供方评审表供方现场检查表采供部 5.5 合格供方名录供方档案采供部 5.6 采购台帐采购周报企划部 5.7 供方业绩评定表 5.1供应商调查 5.1.1采供部视企业实际需求, 寻找适合的供应商, 以不断提高原辅材料供应质量和供应能力。 5.1.2采购人员经过互联网、电话、会议等渠道收集的相关信息, 要求有合作意向的供应商填写《供方调查表》。 5.2初评 5.2.1采供部根据收集的资料对候选供应商进行初步评审, 挑选出值得进一步评审的供应商, 对于易制毒品、危险品等特殊产品, 应要求供应商提供相关证明文件。 5.2.2采供部通知初评合格的供应商按照公司《采购技术标准》和相关要求准备样品, 不合格则直接淘汰。 5.3送样与样品检测 5.3.1供应商及时送样, 送样时应同时提交样品检测报告。原辅材料样品量应满足小试需要, B类产品供应商可提供相同材质的其它客户现有样品。 5.3.2质检室收取样品, 填写《样品评定表》, 按照检验规程进行检测, 并将检测结果填入《样品评定表》。 5.3.3经检验合格后的原辅材料样品, 由质检室将样品和《样品评定表》传递至研发中心, 研发中心进行小试并将评定结果填入表中, 传递至采供部。 5.3.4经质检部检验和研发中心试用均合格的样品, 进入试用阶段, 否则予以淘汰。 54批量试用 5.4.1采供部与分厂协商后, 按照3-4批投料量采购, 采购作业执行相关采购程序。 5.4.2采购的试用产品按照正常程序检验, 合格后质检室在质检单上注明试用标识, 分厂按程序办理入库手续。 5.4.3生产厂对试用产品进行跟踪管理。 5.4.4批量试用结束, 分厂组织质检、研发中心进行评价, 将使用情况和建议填入《批量试用评审表》, 上返回采购部。 5.5供应商准入评价 5.5.1采供部组织企划、生产、质检部门, 根据供应商的资料和《样品认定报告》及《批量试用评定表》, 按照《供方评价表》内容对供应商进行准入评价。 5.5.2必要时, 采购部应安排对供应商质量管理体系进行现场调查或审核, 审核使用《供方现场检查表》。 5.5.3评价结果报分管领导审核, 总经理批准, 合格供应商由采购部列入《合格供方名录》。 5.5.4为确保生产正常进行, 每个品种宜选择2-4家供应商, 对于惟一供应商或独占市场的供应商, 可直接列入”合格供应商名单”。 5.6供应商维护与日常监控 5.6.1采购部应在整个采购过程中保持和维护良好的供应商关系, 及时了解供应商的生产经营状况。 5.6.2采购员按要求填写《采购台帐》、《采购月报》, 对供应商日常供货数量、质量进行记录和统计分析, 并写出总结分析报告上交领导。 5.6.3产品不合格时, 采供部应对供应商提出警告, 并按照不合格采购品处理规定处理; 连续两批产品不合格则暂停采购, 待其整改后再行采购。 5.6.4对于出现一次严重不合格的或在整改后仍出现两批不合格的供应商, 应取消资格, 将其从”合格供方名录”中删除。 5.7供应商业绩评定 5.7.1供应商业绩评审每年一次, 评审项目包括质量、交期、服务、价格水平等方面的内容。 5.7.2评审由企划部组织采供、质检、技术、分厂等相关部门按照《供方业绩评审表》进行。 5.7.3考核结果作为保持供应商和划分采购比例的依据 a) 考核结果在90分以上, 优先采购。 b) 考核结果在80～89分, 维持采购。 c) 考核结果在70～79分, 书面要求其对不足部分进行整改, 并视整改情况决定是否继续采购, 或减少采购量。 d) 考核结果在69分以下, 从”合格供应商名单”中删除, 终止向其采购。 5.7.4考核结果由采购人员书面通知供应商, 考核记录由企划部存档, 执行《质量记录控制程序》。 6主要支持文件 6.1《采购项目分类管理规定》 6.2《不合格品控制程序》 6.3《质量记录控制程序》 6.4《采购产品技术标准》 6.5《采购控制程序》 7质量记录 7.1供方调查表 7.2供方现场审核表 7.3样品评定表 7.4批量试用评定表 7.5供方评审表 7.6供方业绩评定表 7.7合格供方名录 7.8供方档案 7.9采购月报 7.10检验报告单安徽丰乐农化有限责任公司采购计划和预算流程与管理规定文件编号 FLNH-QM-CG-04 修订状态 A/0 页次 1/5 1目的加强对公司采购计划与采购资金的管理, 提高采购效率, 有效控制采购成本。 2适用范围本公司A、 B、 C、 D类采购产品。 3职责 3.1采购部负责根据市场销售计划及生产计划编制采购计划、采购预算并严格执行 3.2财务部协助采购部制订采购预算, 整合公司整体预算, 并监督采购预算的执行情况。 3.3分管领导审核采购计划, 财务副总审核采购预算, 总经理批准采购计划与预算。 4采购计划分类 4.1按时间分类 a) 年采购计划 b) 月采购计划 c) 淡季储备采购计划 4.2按品种分类 a) 原辅材料采购计划 b) 包装材料采购计划 c) 设备、装置采购计划 d) 备品配件采购计划 e) 办公用品采购计划 f) 劳保用品采购计划 g) 科研与试验用品采购计划 5采购计划制定程序 51年度采购计划与采购预算年度采购计划是对全年物资采购量的总体预测, 作为采购资金预算与采购招标的主要依据。 5 度采购计划的制定依据 5111原辅材料与包装材料年度采购计划制定依据包括: a) 年度生产计划 b) 消耗定额 c) 现有库存 d) 最低库存定额 5112设备、装置年度采购计划制定主要依据 a) 新产品生产的需要 b) 扩大生产的需要 c) 技术进步的需要 d) 现在设备更新换代的需要 5113备品配件、劳保办公用品、科研试验用品等年度采购计划制定的主要依据 a) 上年度实际用量和本年度可能需求 b) 现有库存 c) 最低库存 512原辅材料、包装材料年度采购计划由采供部会同生产部门共同制定; 设备、装置年度采购计划由使用部门提出报公司设备技术部汇总; 办公用品采购计划由使用部门提出报办公室汇总; 配品配件、劳保用品、科研试验用品采购计划由使用部门提出报采供部汇总。 513 各责任部门在制定采购计划的同时, 提出年度采购预算, 预算各阶段可能的用款情况。采供部在制定原辅材料与包装材料预算时必须留有适当的余量, 以应付可能出现的紧急采购情况。 5 度采购计划和采购预算每年11月底前完成, 报总经理班子讨论批准后执行。 52月采购计划 521月采购计划是在年度计划的框架下, 根据生产经营工作需要所做的具体计划。 522每月25日前提交下月采购计划, 制定部门同年度采购计划, 计划由分管领导审核, 总经理批准。 53淡季储备采购计划 531采供部在充分调研市场的前提下, 在市场行情价格适合时, 提出淡储备货采购初步计划, 以降低公司的采购成本。 532淡季储备采购计划由采供部召集财务、销售等相关部门进行论证, 形成淡储备货采购计划, 报公司班子会议经过后实施。 54采购计划的实施 541原辅材料、包装材料、设施设备按照《采购项目分类管理规定》的相关规定, 进行招标采购和比价采购。 542备品配件、办公劳保用品、科研试验用品按照年度采购计划招标选择合格供方, 日常供货, 在《月采购计划》范围内的由使用部门直接通知供应商送货; 超过计划范围按照例外采购执行。 543未列入月采购计划的例外采购, 由需求部门填写《申购单》, 报部门负责人、分管领导或总经理审批后,

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