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如何做好招标文件解读142020年4月19日文档仅供参考如何做好招标文件解读雷启威中石化中原油建工程有限公司国际工程事业部1. 前言随着中国经济的快速发展、全球经济一体化进程的加快和国内市场趋于饱和，越来越多的中国公司为了实现自身可持续发展和参与全球竞争，在积极拓展国际业务，参与国际工程建设。石油工程建设行业在这方面走在国内施工公司的前列。拓展国际业务的一个重要手段就是参加国际项目招标，这是一个公正、安全和有效的途径。投标后能否中标，不但取决于投标公司实力的强弱，还取决于投标人对招标文件的理解程度和对招标人需求的把握程度。国际项目招标一般用外语写成，大多数情况下是英语。因此能够说对招标文件的熟悉程度在某种意义上决定了投标方案和报价编制是否合理、是否有竞争力。因此招标文件解读是投标过程中很关键的一步。本文对如何有效地解读招标文件进行了探讨。2. 招标文件组成国际项目招标文件一般有许多文件，少的有数十个，多则达上百个，不过比较规范系统。一般来说，国际石油地面工程项目招标文件包括以下内容：1） 投标须知（Instructions to Bidders）；2） 工作范围（Scope of Work）；3） 合同协议 （Contract Agreement）；4） 合同条款（Contract Terms），包括通用条款（General Terms and Conditions）和专用条款（Special Terms and Conditions）；5） 技术要求（技术规格书）（Technical Specification）；6） QA/QC要求文件；7） HSE要求文件；8） 工程量清单（BOQ）或MTO；9） 图纸；10） 适用标准；11） 其它文件。例如，沙特阿美公司（Saudi Aramco）的招标文件一般可达800多个，有当地化用工、采购等要求文件。3. 标书解读目的一般来说，招标文件解读主要是了解招标人的需求，其主要目的如下：1) 了解项目性质、工期计划、截标日期、各类保函要求等关键事项；2) 明确投标人的责任、工作范围和报价要求；3) 明确投标书编制内容及要求；4) 理解项目的技术要求，以制订合理的施工方案；5) 了解工程中拟采用的材料和设备，以便进行市场询价；6) 发现招标文件中的错误、含糊不清或相互矛盾之处，提请招标人澄清；7) 发现招标文件（合同、技术文件等）中暗藏的风险和不利隐私，以便做出合理的应对措施；8) 找出合同中含有的不合理规定或投标人要承担风险的条款，以便采取相应的对策，标书解读也是风险管理中重要的一步，经过解读来发现和识别招标文件中存在的风险，引起投标团队的重视，做好应对工作。招标文件的解读和准确把握是编制合格的技术标书和商务标书的前提，也是投标团队开始投标的第一步和关键一步，因此必须高度重视。4. 标书解读要求国际石油工程项目招标时间一般在一个月，有的可能一个半月，在这短短的招标期间，要完成所有的投标工作（考察、解读、采办询价、工期计划编制、工作量汇总和计算、人力设备资源计划编制、各类施工方案编制、质量方案和HSE方案编制、商务报价以及各种商务文件的准备以及后期标书装订递交等）殊非易事，因此必须在尽可能短的时间内完成标书解读。因此要控制好标书解读的时间，留给一个月时间内对于投标时间在一个月左右的项目，一般应在收到招标文件后57个工作日内完成解读，接着召开标书解读会。标书解读原则上越细致越好。投标人员解读时应将阅读招标文件时发现的问题、重点、难点、不明确或含混不清或模棱两可的地方，要清楚各自负责解读的章节或专业，作好记录，写下自己的理解。有条理，有顺序。这样有利于编写方案、人力设备资源计划和报价。5. 标书解读内容投标人员要全面熟悉招标文件的内容，不要忽视任何一个细节。对招标文件的熟悉程度不够、对合同条件理解错误都可能给自己带来错误的判断，进而造成项目执行时的经济损失。在研究招标文件过程中发现招标文件有问题或者内容含糊的地方，应该以书面形式或在标前会议上向招标人提出质疑并要求给予明确的解释。经过研读招标文件必须掌握以下关键内容：1） 关于投标须知和合同条款a. 要核准下列日期: 投标截止日期、投标有效期、由合同签订到开工的时间、总工期和阶段性工程工期的节点、工程保修期等；b. 关于误期赔偿费的金额和最高限额的规定、提前竣工奖励的有关规定；c. 关于保函或担保的有关规定、保函或担保的种类、保函额或担保额的要求、有效期等；d. 关于付款条件，应搞清楚是否有预付款，其金额和扣还时间与办法，永久设备和材料预付款的支付规定，进度付款的方法，自签发支付证书至付款的时间，拖期付款是否支付利息，扣留保留金的比例、最高限额和退还条件；e. 关于物价调整条款，应搞清有无对材料、设备和工资的调整规定，其限制条件和调整公式如何；f. 关于工程保险和现场人员事故保险等的规定，如保险种类、最低保险金额、保期等；g. 关于不可抗力造成损害的补偿办法与规定、中途停工的处理办法与补救措施；h. 关于争端解决的有关规定；i. 关于用工当地化的规定；j. 关于分包商和本地供应商的规定；k. 了解投标文件的格式及内容编制要求。2） 关于投标人工作范围、责任和报价要求a. 应当注意合同是属于单价合同、总价合同、还是成本加酬金合同。不同的合同类型，承包人的责任和风险不同；b. 认真落实投标人工作范围，不应有含糊不清之处。例如，报价是否含有勘察设计补充工作，是否包括进场道路和临时水电设施，有无建筑物拆除及清理现场工作，是否包括监理工程师的办公室和办公、交通设施等；c. 认真阅读BOQ或其它文件中的报价规定，熟悉工程量清单。熟悉工程量不但是为了便于后期计算投标报价，而且是确定参加项目投标后在实施工程中核对每项工程量的依据，同时也是能否合理安排施工进度计划、选定施工方案的重要依据。当发现工程量清单中的工程量与实际工程量有较大差异时应向招标人提出质疑，请求答复，不允许擅自修改工程量。3） 关于技术规范、质量和HSE文件、适用标准和图纸a. 工程技术规范是按工程类型描述工程技术和工艺的内容和特点，对设备、材料、施工和安装方法等所规定的技术要求，有的则是对工程质量(包括材料和设备)进行检验、试验和验收所规定的方法和要求。应注意每项工作的技术要求及采用的规范。采用的规范不同，其施工方法和控制指标将不一致，有时可能对施工方法、采用的机具设备和工时定额有很大影响，忽略这一点不但会给投标决策带来困难，而且还会给未来的施工工作造成困难。b. 要特别注意技术规范中有无特殊施工技术要求、有无特殊材料和设备的技术要求、有无允许选择代用材料和设备的规定。若有，则要分析其与常规方法的区别，合理估算可能引起的额外费用。c. 图纸分析要注意平、立、剖面图之间尺寸、位置的一致性，结构图与设备安装图之间的一致性。发现矛盾应及时提请招标人予以澄清并修正。d. 要注意投标文件中的质量和HSE要求。例如，管道焊接是否100%NDT检验，是否需要智能通球，是否有严厉的环境保护规定等。质量和（或）HSE要求高会增加施工成本，从而导致更高的报价。e. 研究招标文件首先要确定工作量是否与招标邀请函中介绍的工作量一致，有无技术难点，投标风险是什么，特别是对于维修项目和改造升级项目，更要准确确认招标文件中的工作量（投标团队要根据确认后的工作量再次对项目的可行性提出意见，并明确本公司是否具有施工能力和资源。如果回答是肯定的，则可转入技术标书和商务标书的编制；如果回答是否定的，则应提请投议标管理委员会对项目投标可行性进行再论证）。6. 有效的标书解读方法国际石油工程项目招标时间短，工作强度大，标书解读时间短。如何在有限的时间内能做到全面熟悉招标文件，掌握招标人意图，发现问题和风险，为后续方案编制打下良好的基础。这要求有一个高效的解读方法。6.1 人员要求国际项目招标文件大多用英语写成，因此投标人员要具备良好的英语能力。国际项目造价一般在数千万美金乃是数亿美金，工程复杂，投标人员需要有丰富的经验。而实际上，从事国外项目的人员大多英语能力有限，不能完整、正确地理解标书。在这种情况下，投标团队应有一个英语能力很强的人（如没有，应聘请有石油工程项目翻译经验的翻译提供支持）全面解读招标文件，在团队成员遇到疑问时及时答疑解惑。6.2 合理分工国外招标文件一般很大，很有数十甚至数百个文件，任何一个人要在短时间内完成标书解读是不可能的。因此要提高解读效率，投标团队必须分工合作。标书解读一般可进行如下基本分工：1). 投标负责人要通读所有文件，以求对招标人的意图、要求、标准进行总体把握，有利于进行后续工程量、施工部署及报价审核；2). 一般要安排一个语言能力好、有经验的人通读投标须知、项目及工作范围介绍、合同条款、技术要求、QA/QC要求、HSE要求、BOQ等文件；3). 负责合同的人员不但要研读投标须知，还要精研合同通用条款和专用条款；4). 商务人员要阅读投标须知、合同条款、工程范围和工程量文件以及项目介绍，有时还要求阅读技术要求文件；5). 计划编制人员至少要阅读投标须知、工程范围和工程量文件以及项目介绍文件，必要时还应了解合同相关内容；6). 各专业人员除了应熟悉项目及工作范围介绍文件、技术要求、本专业图纸、标准、工程量等文件外，还应阅读QA/QC、HSE文件中与本专业相关的内容，因为这些文件中可能包含影响施工方案和报价编制的内容。6.3 标书解读方式投标人员在阅读招标文件时应做好记录。一般采用一个通用的模板，将自己在阅读过程中发现的问题、难点、要点、不清楚或难以理解或含混不清的内容记录在模板里，并进行说明，提出自己的看法或问题。6.4 标书解读交流标书解读过程中投标人员就文件的内容进行交流。一般有两种方式：非正式交流和标书解读会。6.4.1 非正式交流非正式交流就是在标书阅读过程中投标团队成员间标书内容进行的探讨。投标团队成员能够随时就某个问题展开交流，各自说明对标书的理解，达成统一意见，不能达成一致时可与投标负责人探讨，必要时作为澄清问题提出。6.4.2 标书解读会一般应在投标初期标书解读基本完成后组织召开标书解读会，检查投标人员的解读成果。召开解读会有利于投标团队成员全面了解整个项目情况和招标要求，掌握投标中的难点和重点以及需要特殊注意的事项。负责招标解读会的人首先要制定一个会议议程。常见议程如下：1） 投标负责人或其指定人员简要介绍项目背景、性质和工程量等情况；2） 商务合同人员介绍解读商务合同文件后的所得，存在的重要风险和问题；3） 专业技术人员介绍各专业的工作量和技术要求，指出难点和要点，说明工程量不清晰或重复的地方，工程的技术难度，以及解决方案等；4） 最后就一些关键的商务、合同和技术问题展开讨论，提出应对方法。投标负责人安排专人负责会议记录，会后编写会议纪要，将投标成员的解读文件汇在一起，作为纪要的附件，与会议纪要一起上传到内网由投标人员共享，用作投标方案编制的参考。标书解读会的结束并非意味着标书解读完成，投标人员应随着投标工作的进展深入阅读招标文件，及时发现和解决问题。7. 标书解读不良案例项目不同，项目所在国不同，标书内容也不同，标书要求也不同，商务合同和技术方面都会有所不同，即使项目性质类似或规模相当，标书的内容也不会完全相同。因此，不能应为有了同类或类似项目经验，就能够不阅读、不细读表述的具体内同，想当然地认为没什么差别。同样的项目有时因为项目地点不同、所在国法律法规的变化、技术标准的进步、气候环境的不同、环境保护要求而大相迥异。我们历史上曾经出现不少因没有熟读标书导致报价失误，中标后产生巨大风险的事例。下面就此列出几个案例，目的是希望投标人员足够重视标书解读。我方承包的沙特阿美公司Manifa井场和管线施工项目，工作包括井场管线和井场设施的施工。由于投标人员没有注意到工作量是按订单形式下放的，误以为整个工程全有我方施工，采取了不平衡报价策略。结果有三家单位中标，业主将报价低的工作下放给我方，导致工程出现重大亏损。具体内容如下：1) 在招标文件“Specific_Instuctions_to_Bidders”的A. INTRODUCTION第2段写道：“ SAUDI ARAMCO has the right to issue Release Purchase Orders (Release PO) on any working area to one (1) bidder or more.” (翻译：沙特阿美公司有权将某个区域工程的批准采购单下达给一个或多个竞标人。)2) 在合同Schedule A “GENERAL TERMS AND CONDITIONS”多次提到了“Release PO”，例如：“7.SAUDI ARAMCOS GENERAL OBLIGATIONSSAUDI ARAMCO shall, in accordance with and subject to the terms and conditions of this Contract:7.1Issue Release POs.” （翻译：7.沙特阿美公司基本义务沙特阿美公司应依据而且遵守本合同条款：7.1 下发批准PO。）注意：这里PO后面加了s，表明该项目有多个PO。充分说明了这个项目的具体工程可能授予不同的承包商。可是在招标阶段没人注意到这一点，以为只有一家中标人执行整个项目，因而作出了不平衡报价，对人力资源和设备计划考虑不周，结果是Manifa项目有多家公司中标，阿美公司将报价低的工程授予了我公司，导致项目严重亏损。沙特阿美陆上井场升级改造项目，工作内容主要是对现有井场进行升级改造，井场分布极为分散，从沙特首都利雅得附近一直到沙特南部，而且也是采用订单形式下放工作。投标人员没有认识到这一点，以为是一个全新项目，最后将报价削减了约一半左右（还有一些其它因素），中标了。合同签署后准备开始执行，现场人员到各个现场考察后发现了这个问题，认为如果坚持执行合同会产生巨大亏损的风险，建议取消合同。最后在沙分公司和国工的努力下，与阿美公司协商，取消了该合同。虽然阿美公司对我方的信任度降低，可是避免了巨大的经营风险。（注：项目招标文件遗失，无法列出具体内容）沙特农业部净化水输送项目：由于技术规格书阅读不全面，甚至可能了漏看了管沟开挖、回填以及试压方面的要求：“The length of trench to be left open prior to laying shall not be more than 200 metres and no trench shall be left open for more than 20 days unless the Contractor has obtained the written consent of the Engineer” (翻译：开挖且待铺设管子的管沟长度不得超过200米，管沟应在20天内铺管和回填，有得到工程师同意的除外)；和“Unless otherwise stated or agreed testing shall be carried out in lengths not exceeding 1000 meters. The whole system shall be tested and chlorinated before the final connections are made.”(翻译：除非另行同意，试压管段不得超过1000米。整个系统在试压和通氯气清洗后才能进行最后连接。)“Pipes laid within wadis and in channel beds shall either be encased in concrete or shall be backfil1ed with cement stabilized soil or both as directed by the Engineer. The backfilling shall be done as described in Specifications except for the last 750mm which shall be filled with cement stabilized soil compacted in layers each 250mm thick.”（翻译：铺设在干谷或河床中的管子应按照工程师的指示安装在混凝土套管中或用固化土回填或同时采用两种方法。除最后的750mm外，回填应按照规格书的要求进行，最后750mm应用水泥固化土填满，每250mm一层进行压实。）这里仅仅举出了三个例子，而该项目投标时没有考虑的因素很多，导致投标报价没有考虑这些因素，这也是该项目亏损和工期大幅滞后的一个重要原因。8. 结论综合以上所述，项目投标如果要做出一个合理、有竞争力的方案和报价，标书解读不可忽视。认真细致地研读标书，全面了解业主要求，能有效发现标书中隐藏的风险，采取相应措施，因而是投标过程中不可忽视的一步。因此，投标负责人在投标过程中要组织精干力量，在有限的时间内快速高效地研读标书，为投标工作打下坚实的基础。