公司船管部行政主管岗位说明书.doc

公司船管部行政主管岗位说明书62020年4月19日文档仅供参考船管部行政主管岗位任务说明书编号:_YD/CG/011拟制:_核准:_生效日期:_一、基本资料部门名称船管部岗位名称行政主管直接上级经理/副经理所辖人员二、工作说明1、主要职责1、负责处理部门内部行政事务。2、负责安排船舶检验。3、负责船舶证书的管理工作。2、主要工作内容1、协助经理制定本部门工作计划;负责制定本部门行政管理工作计划,经审批后实施。2、熟悉已颁布的适用的船舶检验规程和条例,掌握船舶检验最新要求;负责收集、整理船检的相关信息和资料。3、及时检查船舶检验状态,在各类检验到期前及时与机务管理人员等有关人员进行协商,选择合适的地点、时间安排检验,并通知船长等有关人员,做好船检准备。4、负责与船级社和验船师联系,保证船舶能如期检验,并跟踪检验结果,领取有效证书。5、熟悉船旗国政府关于船舶注册、登记的规程和条例,负责船舶国籍证书的申领、换发等工作。6、负责船舶技术证书的申领、收集、整理、登记和保管等管理工作,及时协助船舶申请办理各种技术证书。7、负责订购、管理相关的船舶科技业务书刊;负责船舶技术资料的收集、整理和立卷。8、负责船舶各类费用账单的收集、核对、整理、登记与统计分析,负责船舶修理、供应等费用的汇付、对帐和费用立档工作。9、负责部门内各类信函、电文的收发;负责部门会议资料的准备和会议记录等;负责相关文件的收发和相关台帐、档案的立卷、归档和管理工作。10、负责部门文件的起草、打印、发放和管理。11、负责部门办公设施和设备的登记、造册、管理和维护工作。12、负责部门内务卫生的管理工作13、负责部门各种办公用品的申领、发放。14、负责本部门与公司内、外的联系和协调。15、协调与本部门同事以及其它部室的同事之间的关系。16、完成经理布置的其它工作,并及时向经理汇报工作。3、主要工作要求1、船舶检验1.1收集、整理船检的相关信息和资料,做到及时、全面,熟悉已颁布的适用的船舶检验规程和条例,掌握船舶检验最新要求;熟悉船旗国政府关于船舶注册、登记的规程和条理。1.2及时提醒机务总管关于相关船舶证书的到期日、检验期限和检验要求,以保证船舶证书得到及时的签发或换发,杜绝超期现象。1.3与船级社和验船师联系、沟通及时,检验安排合理有序,通知船舶及时,保证船舶能够如期检验。1.4证书保管妥善,无遗失损坏,管理有条理,申办及时,发船及时。1.5对留有批注项目的证书能予以跟踪,并督促有关部门/人员及时消除批注。1.6不因船舶证书问题造成影响船期、被滞留等后果。2、费用、账单管理2.1每月统计一次船舶修理、备件等费用以及船舶管理费用,对费用统计结果进行分析,并将结果以书面形式报告部门经理,能对费用管理和使用提出建议或意见。2.2费用对外汇付,有预算、有计划,分轻重缓急,及时与财务审计部协调,不发生错付、漏付、急付等情况。3、电函收发收到各类函、电、文件,要做好登记,加盖收妥章并标明收到日期后交部门经理签阅,接听电话要做好记录,代接电话要留条示意以免误事。部门内各类函、电、文件的收/发记录齐全、规范,并保证收/发的函、电、文件传递到责任人处,避免因传递不及时影响工作。部门文件起草用语要准确,要认真修改、校对,对外发文要规范格式。4、资料、台账4.1资料收集和提供及时、整理有序,保管妥善,资料反应的重要信息要及时向经理汇报。4.2要及时登记、记录本部门工作情况。记录、台账整齐、规范,无漏登、漏记和翻查不便的情况。有关资料要及时移交档案室。5、部门内务5.1部门内办公设施和设备登记、造册要及时、内容全面,定期进行检查、维护。5.2办公用品的申领、发放及时。5.3部门内部环境干净、整洁。5.4部门会议资料准备齐全,记录和纪要完整、准确。5.5积极做好部门其它内务工作,保证部门内部行政事务协调、高效。5.6迅速、准确、高质量地落实领导交办的其它工作,并将结果及时反馈。三、任职资格因素细分因素等级限定资料知识学历C航运、船舶管理、行政管理类相关专业专科以上学历或相当程度。行业知识C了解航运行业知识,了解行业中先进的管理经验。专业知识B熟悉航运与船舶管理专业知识;掌握公司安全管理体系;掌握国内、国际相关的公约、法规、条例等。能力事务处理能力B能够合理安排工作计划,及时、高效、正确的完成各项工作。理解能力A准确把握本身职务定位、工作内容;准确、迅速的理解上级的指示、意图和所布置的工作;准确理解同事、下属、客户的目的和意图;对于所学的知识和技能能够迅速理解和掌握,反应机敏,能够举一反三。判断能力B能迅速、准确的判断各种问题,掌握其实质,能较为准确的判断从未遇到的问题,找到解决的办法。表示能力C表示内容准备较充分、主题较明确、构思较清楚。经验行业工作经验D在航运类企业工作3年以上。相关工作经验D从事相关工作3年以上。其它条件身体条件身体健康,精力充沛,对环境变化的适应能力强,能够胜任大量的加班工作。职业素质具有高度的责任感和进取精神,工作细致认真,条理性较好。英语较好的英语水平。