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供应商管理制度

供应商管理制度

1 目的
为了供应商管理严格按照原则和制度进行，及时对供应商进行考核和评价，激励供应商提高供货质量，定期与供应商进行互访和维护，保持良好的供应关系，保证本公司采购工作的顺利进行，特制定本制度。
2 范围
凡本公司有关供应商管理的各类事项，除另有规定外，均依照本制度进行处理。
3 管理职责
本公司供应商管理工作由采购部负责，生产部、质量部和财务部等相关部门应当予以配合。
4 供应商开发程序与原则
4.1 供应商开发需严格按照下列程序进行，以保证本公司寻找到合适的潜在供应源。供应商开发程序为:供应商信息收集、“供应商基本资料表”填写、供应商接洽、供应商问卷调查、样品鉴定、提出供应商调查申请。
4.2 供应商开发的基本原则是“Q.C.D.S” 原则，也就是质量、成本、交付与服务并重的原则。
5 供应商调查原则和管理制度
5.1 由采购部牵头组成供应商调查小组，分别对供应商的价格、品质、技术、生产管理等做出评核，选出合格供应商。
5.2 供应商调查必须坚持公平、公正的原则，以免本公司的利益受到损害。
6 供应商考核与监督原则
6.1与供应商签订合约之后，应当定期、不定期地对供应商进行考核。
6.2 供应商考核结果将用于对供应商进行评级，以根据等级对供应商实施不同的管理，帮助落后供应商进行改进，激励供应商提供更好的产品和服务。
6.3 定期或不定期地对供应商进行评价，对不合格供应商应解除供应合作协议，对合格供应商应要求其增加供应。
7 供应商关系管理原则
采购部必须与供应商保持一定频率的互访，寻求与供应商建立战略关系，保证本公司的战略供应。
8 考核对象
凡列入本公司“合格供应商名单” 的所有供应商均为本公司供应商监督与考核的对象。
9 考核项目
采购部应定期或不定期对合格供应商就品质、交货日期、价格、服务等项目做出评价。
10 考核频率
10.1 采购专员应负责每月对关键、重要材料的供应商考核一次，每季度对普通材料的供应商考核一次。
10.2 采购专员负责每半年对所有供应商进行一次总评，列出各个供应商的评价等级，并依照规定实施奖惩。
10.3 采购主管负责每年对合格供应商进行一次复查。复查流程和对供应商初评相同。
10.4 如果供应商出现重大品质、交货日期、价格、服务等问题时，企业可以随时对供应商进行复查。
11 考核标准
采购部在进行供应商考核与评价时，应综合考虑以下六方面的标准，择优选取。
11.1 是否有合法的经营许可证，是否具备必要的资金能力。
11.2 是否按照国家标准建立质量保证体系，且通过质量管理认证。
11.3 生产管理水平是否先进，能否进行弹性供货。
11.4 是否具备足够的生产能力，是否能够满足本公司的连续需求以及进一步扩大生产的需要。
11.5 是否有具体的售后服务措施，并且令人满意。
11.6 之前所供应产品的质量是否符合本公司的要求。
12 考核方法
12.1 主观法。主观法根据个人印象和经验对供应商进行评价， 评价的依据比较笼统，适合采购人员在对供应商进行初评时使用。
12.2 客观法。客观法是指依据事先制定的标准或者准则对供应商情况进行量化考核、审定，包括调查表法、现场打分评比、供应商表现考评、供应商综合审核以及总体成本法等。
13 考核制度
公司对供应商实行评分分级的考核制度。供应商考核项目包括质量、交货期、服务、价格水平等。
14 考核结果处理
14.1 考核标准和考核结果应由采购专员以书面形式通知供应商。考核评分以及相应级别处理如下表所示。
供应商考核结果处理表
级别
分值
奖惩情况表
A级
90分以上
酌情增加采购，优先采购，特殊情况下可办理免检，货款优先支付
B级
80～89分
要求其对不足部分进行整改并将结果以书面形式提交，对其采购策略维持不变
C级
70～79分
对其减少采购量，并要求其对不足部分进行整改、将整改结果以书面形式提交，采购部对其纠正措施和结果进行确认后决定是否继续正常采购
D级
69分以下
从“合格供应商名单”中删除，与其终止采购供应关系
14.2 企业应对评价考核为B级和C级的供应商进行必要的辅导。D 级供应商如果想重新向本公司供货，应重新按照新供应商选择的流程接受调查评核或者参加本公司招标。
15 交期监督
采购专员应对合格供应商进行交货期监督，要求其准时交货，同时记录由供应商原因引起的分批发运而造成的超额费用。
16 质量监督
16.1 采购部应对合格供应商进行质量监督，由质量部和采购部记录合格供应商的供货质量情况，出现不合格产品时应当对供应商提出警告，连续两批产品均不合格的应暂停采购。
16.2 责令不合格供应商查明原因并提高产品质量，如果有所改进，再另行决定是否继续采购。如果供应商不能在限期内提高产品质量，则由采购部负责人报总经办批准之后，与其终止合作。
17 终止合作
17.1 对于即将终止合作的供应商，应由采购专员书面通知供应商，在供应商理解解除供应关系的基础上，和供应商明确公平的解约方案，以便将双方损失降到最低。
17.2 解除合作关系时，应明确双方的责任和合理的时间安排。双方的责任包括对已经发生费用的结算、对合约中的保密条款的遵守等。
18 互访制度
采购专员应对其负责的供应商进行维护，经常和供应商进行互访和检查，以便增强交流合作和掌握最新的市场信息和产品发展趋势。
19 互访频率
采购专员对销售规模较大的A 级供应商必须保证3次/月的互访，对B级供应商保证2次/月的互访，对C级供应商保证1次/月的互访。互访中应当沟通双方合作状况、出现问题的解决方案、各自企业信息及下一步的合作计划。
20 互访形式以及要求
20.1 电话互访，限于日常性事务沟通。
20.2 上门拜访，限于专项任务及重点问题。
20.3 大型商务会晤，限于整体策略性、方向性、规模性的洽谈。
21 互访标准
采购专员与供应商进行互访时应遵循下图所示的七条标准来进行。
21.1采购专员外出拜访供应商必须经采购部经理级别以上人员同意
21.2采购部经理、采购主管需要指导采购专员拜访供应商，并定期参加商务会谈
21.3确保与供应商进行信息沟通，包括产品信息、市场信息、销售信息等
21.4遵守公司各项规定，坚持原则，做好保密工作
21.5注意外出拜访时的个人着装
21.6高级客人来访时，采购部人员应做好接待工作，注意维护公司形象，检查桌牌、资料、幻灯片及礼品等是否布置到位
21.7采购人员与供应商进行正式商务谈判必须填写备忘录并建立档案
22 其他形式的供应商维护
22.1 公司采购、研发、生产、技术部门可对供应商进行业务指导和培训，但应注意保护公司产品核心或关键技术不扩散、不外泄。
22.2 公司可以对重要的、有发展潜力的、符合公司投资方针的供应商投资入股，建立与供应商的产权关系。
23 建立供应商档案
为了便于管理，企业必须对所有供应商建立资料档案。采购部应有专人管理供应商的档案资料。供应商档案资料主要包括下图所列的九个方面。
1．供应商调查表2．供应商产品价格登记表3．供应商企业资料4．供应商采购合同5．供应商洽谈登记表6．供应商顾客投诉登记表7．供应商顾客服务登记表8．供应商销售业绩分析表9．优秀供应商综合评估表
24 收集供应商资料
24.1 采购合同签订后，一般应在三个月内由采购专员将该供应商的材料进行收集整理。
24.2 因故不能按期整理的，应由责任人做出书面说明，由采购主管定期催办。
24.3整理的档案应包括涉及该供应商的全部文件材料和记录。采购现场监控系统录制的音像资料也应作为辅助档案资料保存。
24.1 公司采购档案不符合要求的，责任采购专员应尽快补齐相应材料，保证档案的完整、真实、有效。
25 变更供应商档案
如果供应商经营状况发生重大变化或者供应商发生重要担保、重大合同纠纷或诉讼以及信用等级和资质变化等可能影响履约能力的重大事项，责任采购专员应及时要求其向采购部提供书面报告，并及时更新供应商档案资料。
26 查阅供应商档案
相关人员在调阅供应商档案时，应先向采购部负责人提出申请，得到批准后方可进行查阅。查阅完毕后应当及时归还供应商档案。