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企业印鉴管理制度

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2020年6月23日
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企业印鉴管理制度
印鉴是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具, 为确保印鉴使用的合理性、 有效性和可控性, 特制定本制度。行政管理部负责公司印鉴管理工作, 发放、 回收印鉴, 监督印鉴的保管和使用。
一、 印鉴的种类:
1、     公司印鉴: 公司在工商行政机关登记的公司印章和各种业务专用的公司印章。包括: 公司章、 公司合同专用章、 财务专用章。
2、     领导私印: 刻有董事长、 总经理姓名的印章。
3、     部门印鉴: 刻有公司部门名称的印章。
二、 印章的刻制、 启用:
1、   公司各部门需刻制印章时, 按要求填写《印章刻制申请表》, 报部门经理审核, 总经理审批。申请批准后, 由行政管理部负责统一刻制, 启用前颁布印鉴启用通知的红头文件, 在启用日期前使用视为无效。
2、 公司批准成立的新部门待正式红头文件下发后, 根据工作需要方可申请刻制该部门印章。
3、 各种印鉴均由行政管理部颁发, 颁发时应留下印模并登记备案。
4、 专人领取印鉴时, 需在印鉴备案表上签字。
三、 印鉴保管

1、 专人负责:
公司印章、 合同专用章: 行政管理部部长保管;
财务专用章、 领导私印: 财务部负责人保管;
部门印章: 由各部门负责人保管;
2、 印章持有情况纳入员工离职时移交工作的主要内容, 如员工持有规定类别的印章, 须办理归还手续后方可办理离职手续。
四、 印鉴的使用:
1、 使用范围
1) 公司印章: 以公司名义对外、 对内行文; 上报的材料、 报表; 开展工作时所需的介绍信、 证明材料等使用公司印章等; 如有要求还需使用相应的领导私印。
2) 业务专用印章: 以公司名义所开展的各种业务, 使用相应的业务专用章(如财务专用章、 合同专用章);
3) 部门印鉴: 以各部门名义开展工作时使用。部门印鉴不能代表公司对外使用, 只在公司内有效。
2、 用印
1) 公章、 合同专用章的使用决定权为总经理, 其它各印章的使用决定权由总经理据实际工作需要进行授权。
2) 公司员工因私一般不予用印( 公司章) 确需用印时, 必须报清用印目的, 经部门负责人审核后, 填写《用印登记表》, 经总经理

签字审批, 印鉴管理人员方可用印。重要合同及公司级( 对内、 对外)
文件需用印, 总经理因事不在, 可电话向总经理汇报, 确认后方可用印, 事后补办手续。
3) 财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务专用章。
4) 介绍信用印经总经理批准后, 方可用印。
5) 公司印章不得携带外出使用; 特殊情况必须外出用印时, 应由部门经理注明原因, 经总经理审批后, 由印章管理人员携章一起外出监印; 跨地域借用印章时, 需由经办人办理借用手续, 经总经理批准后方可携带外出。
5) 不可在空白凭证、 介绍信、 协议或合同等上盖公司印鉴, 特殊情况需经总经理批准;
6) 印鉴管理人员对未经签发的文件、 不符合用印规定程序的, 不得擅自用印;
五、 印鉴的停用
1、 因遗失而依法公告作废的印章于公告日起即停用;
2、 公司因名称变更、 部门撤消、 印章式样改变等情况需启用新印章时, 旧印章停止使用, 由行政管理部下发《关于停止××印章使用的通知》
3、 行政管理部将停用的作废章收回, 经总经理批准, 应封存的予以切边或存入档案里封存, 无须封存的则销毁。

六、 附件: 1、 印章刻制管理内部控制流程图
2、 印章使用管理内部控制流程图
3、 《印鉴刻制申请表》
4、 《印章颁发凭证》
5、 印章启用通知
6、 《印章明细登记簿》
7、 《用印登记表》
8、 停止印章使用通知
9、 印章明细登记表
10、 印章使用登记表
11、 印章销毁审批表

附件一: 印章刻制管理内部控制流程图
印章审批部门审批
印章变更、 注销
印章刻制部门填写
《 印章刻制申请表》
印章管理员填写《印章颁发凭证》中缴销日期一栏
部门负责人审批
旧印章移行政管理部
印章刻制
行政管理部进行清点、 核对
总经理审批
印章审批部门审批

行政管理部刻制印章
并颁发
总经理审批

领用部门填写
《印章颁发凭证》
相关部门办理印章的变更、 销毁
印章销毁

重新刻制
旧印章办理注销
领取印章

附件二:
印章使用管理内部控制流程图
用印申请人填写用印申请单
部门负责人审批
行政印章
总经理审批
财务部负责人审批
业务部门负责人审批
财务印章
业务印章
用印检查
用印登记
用 印
留存用印申请单
汇总印章使用管理情况
符合用印范围和审批规定
不符合用印范围和审批规定
定期汇报
定期汇报
行政管理部
不加印

附件三: 印章颁发凭证 字第 号

印 模

章名
及编号
图章:
质料:
刻铸日期:
年 月 日
保管使用部门:

颁发日期:
年 月 日
领用人签字:
主管人签字:
缴销日期:
年 月 日
收章人签字:
主管人签字:

印章颁发凭证 字第 号

印 模

章名
及编号
图章:
质料:
刻铸日期:
年 月 日
保管使用部门:

颁发日期:
年 月 日
领用人签字:
主管人签字:
缴销日期:
年 月 日
收章人签字:
主管人签字:

管
用
人
姓名

职别

接用
日期 管人签字
年

年

年

月

月

月

日

日

日

证明人
签 字

移出
日期
原管用人签字
年

年

年

月
月
月
日
日
日
证明人
签 字

附件四: 印章明细登记簿
印章名称

印 模

保管部门

印章编号

保管人

领用时间

启用时间

交 接 记 录
时间

交接人

时间

交接人

时间

交接人

印章名称

印 模
保管部门

印章编号

保管人

领用时间

启用时间

交 接 记 录
时间

交接人

时间

交接人

时间

交接人

印章名称

印 模
保管部门

印章编号

保管人

领用时间

启用时间

交 接 记 录
时间

交接人

时间

交接人

时间

交接人

印章名称

印 模
保管部门

印章编号

保管人

领用时间

启用时间

交 接 记 录
时间

交接人

时间

交接人

时间

交接人

附件五:
印章使用申请单

时间
年 月 日
使用部门

发往单位

内

容

经办人

部门经理签字

总经理签字

备
注

附件六:
印章销毁审批表

机构名称

印模
销毁印章名称

经办人

负责人

备 注

机构名称

印模
销毁印章名称

经办人

负责人

备 注

机构名称

印模
销毁印章名称

经办人

负责人

备 注

机构名称

印模
销毁印章名称

经办人

负责人

备 注

登记人: 校核人:
领导签字: 登记日期:
销毁人: 监销人: 销毁日期:

附件七:
印鉴刻制申请表
经办人: 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　年　　月　　日
申请部门

印鉴类别

印鉴刻版内容

部门负责人意见

行政部经理 主管副总意见

总经理意见

附件八:

关于启用××印章的通知

公司各部门、 各分厂:
经公司***管字( ××××) 第×××号文件批准成立××××××××××××公司×××部, ××印章从即日起启用。
( 或) 因×××原因现决定启用××章。
印模:

盖在 内
( 盖兰色印)

　　　　　　( 公章)
　　　　　　 ×年×月×日

附件九:

关于停止××印章使用的通知

公司各部门、 各分厂:
因×××原因, 现决定于×年×月×日停止××印章使用暨启用××印章。

作废章印模: 启用新章印模:

作废章盖在 内 新章盖在 内
( 盖红色印) ( 盖兰色印)

　　　　( 公章)
　　　　　　　　×年×月×日

附件十:
用 印 登 记 表
印鉴名称:
用印
时间
用 途
份数
经办人
审批
用印人