行政管理制度规范.doc

行政管理制度规范

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2020年4月19日
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行 政 管 理 制 度
第一章 办公室管理
　　一、 办公室环境
　　维护公共办公区域的良好环境是每位员工的职责与义务。管理部将遵循以下三点对此工作做全面监督和管理:
　　·每位员工均应将本人工作场所的任何物品区分为有必要与没有必要的,除了有必要的留下来,其它的都清除掉。
　　·把留下来的必要用的物品依规定位置摆放,并放置整齐,加以标示。
　　·将各人工作场所内各个地方清理干净,保持整洁、亮丽的环境。
　　二、 工作纪律
　　·上班时间不准大声喧哗、不准打瞌睡,吸烟需到室外。
　　·工作时应注意提高工作效率,尽量减少私人电话及聊天。
　　·工作时间严禁看与工作内容无关的书报杂志、收发私人邮件、玩电子游戏、查阅与工作内容无关的Internet站点等。
　　·未经批准不得私自将与工作内容无关的软盘、光盘、VCD等带入公司并利用公司电脑使用,以防止公司网络感染病毒。
　　·员工应注意环保和节约,尽量不使用一次性茶具。
　　·下班前每位员工均须关闭电脑后方可离开,最后离开公司的员工应确保门、窗、灯均关闭。
　　三、 休息室
　　为营造一个良好、高效的工作氛围,公司现增开休息室一间,软件开发部人员工间可根据自己的需要(在保证工作进度的前提下)随时到休息室休息,每次以不超过半小时为限。公司所有员工均可在下班后到休息室看书报杂志或进行棋类游戏,但休息室内禁止吸烟或进行赌博性质的游戏。
　　四、 办公用品
　　·每周三下午根据各部门的办公用品申领单(须由部门主管签字)统一领取文具,其它时间如急用可根据实际情况领用。
　　·领用数量由管理部根据实际情况控制,每月月底由管理部结算出各部门费用,交至各部门主管和财务,以便核算费用成本。
　　·员工离职前必须归还所领用的全部办公用品(低值易耗品除外),并由管理部人员签字后方可办理离职手续。
　　·各部门可在下月预算中制定所需购买的办公用品,预算批准后由管理部统一购买。特殊物品管理部无法采购的,可授权有关部门代购,所购物品交管理部登记入帐。
　　·管理部有权检查各部门领用的办公用品的使用情况,如发现浪费可对有关人员进行处罚。
　　·管理部应定期检查文具用品的库存量,对日常必须品、不易采购品或用量大者应酌量库存,以备不时之需。
　　·耐用性办公用品的报废、遗失,需填写报废申请单或遗失说明,说明物品使用时间、当前使用状况、丢失过程,经公司办公会议批准后方可作报废或遗失处理。
　　·如借用办公用品,需填写借用申请单,用毕须立即归还。
　　五、 宣传品
　　公司宣传品(包括统一印制的一般业务资料、手提袋、文件夹、信封等)由管理部统一订购或向厂家索取。在使用前应填写领用申请单,在分发时应注意节约,不得将公司宣传品私自占为己有或挪作她用。
　　六、 名片
　　公司名片由管理部按固定格式统一印制,印制前须填写名片印制申请单,经部门主管和总经理签字。任何部门或个人不得擅自印刷或使用未经公司批准的名片。
　　七、 公告栏
　　·公告栏是作为公司宣传及介绍企业文化、公司动态、公司信息等的媒体,目的是促进公司内部信息的沟通。
　　·各部门员工如有信息需张贴在公告栏上,应经部门主管签字认可,交由管理部张贴。
　　·管理部统一负责张贴及到期布告的摘除。
　　·公告栏中发布的信息在张贴于公告栏之时,应同时在公司内部网站发布。
　　八、 介绍信
　　员工因工作需要开具介绍信应先填写介绍信申请单,经部门主管审核,由管理部办理。
　　　　　　　　　　　　　　第二章 前台管理
　　一、 考勤
　　1、 考勤制度:
　　·工作时间:公司实行五天工作制:周一至周五为工作日;周六、周日和国家法定节假日休息。每天工作时间为:
上午:8:30-12:00 下午:13:00-17:30
　　2、 请假:
　　·员工请假需事先填写请假申请单(急病除外),请假2日以内的报本部门主管批准,请假2日以上的报总经理批准;休年假等一周以上的假期需提前一个月申请,由部门主管和总经理批准;部门主管或项目负责人请假需由总经理批准。
　　·请假申请单在获得部门主管或总经理签字后,交前台备案并在月末统计考勤时体现。
　　3、 迟到、早退、旷工:
　　·上午8:30-9:00、下午1:00-1:30到岗的计为迟到(特殊原因或事先申请的除外);上午早于12:00、下午早于5:30离岗的计为早退(特殊原因或事先申请的除外)。每月迟到、早退超过三次(含三次)者,公司将给予书面警告,并扣发工资50元。
　　·迟到、早退超过半小时的计为旷工,连续旷工三日以上(含三日)或一年中旷工累计五日的,公司将给予除名的处理并有权拒发当月工资。
　　·旷工将按其旷工小时数以200%的比例扣发当日工资。
　　4、考勤管理:
　　·公司考勤由每月1日计至每月30日或31日。考勤员由前台兼任,由管理部管理。
　　·员工因工外出不能按照正常工作时间出勤时,需及时通知前台,前台在获得该员工部门主管证明后,可按正常出勤处理。
　　·员工在工作时间外出,需告知部门主管;下班前不能返回公司的,需提前与部门主管说明。
　　·前台应做好每日出勤的监督,每月1日将上月考勤表报各部门主管、管理部。
　　二、 长途电话及传真
　　1、 长途电话管理
　　·员工因工作需要打长途电话,须先至前台填写长途电话登记表后方可使用。
　　·每月由前台根据长途电话清单结出费用明细,分摊至各部门。
　　2、 传真管理
　　·公司传真统一由前台发送。员工应将所发文件附填写清楚的公司统一传真封面交前台发送,发送后由前台保存其传真封面备查。
　　·每月由前台结出费用明细,分摊至各部门。
　　·收到传真后,前台用电话通知收件人取件,传真未注明收件人的,根据其内容询问有关部门,务求尽快将传真送达收件人。
　　三、 接待制度
　　1、 访客接待
　　·对于有预约的客人,在确认了公司名称姓氏之后,引领至有关部门或会议室。如所约见人不在,应告知来客详细原因,请她(她)等候或留言;如约见人此刻正开会,应及时告知,并请客人等候。
　　·对于没有预约的客人,应先确认公司名、来客姓名、职务及来意,根据实际情况请有关人员接待或请其再约时间。
　　·几批客人同时到来时,原则上公平地按到达的先后顺序来受理。对预约时间较前的客人安排见面,对其它客人讲清情况。
　　2、 电话应答
　　接听电话应首先说:"您好,博惠思华"(外线)或"您好,XXX"(内线)。如所找人未在办公室,前台或距电话最近者应代接电话,并礼貌地询问对方姓名、单位、电话、事宜,并做书面记录以便转达。
　　　　　　　　　　　　　第三章 工作餐管理
　　一、 订餐制度
　　·公司在工作日为每位员工提供标准为8元的工作午餐一顿,由管理部负责实施。
　　·管理部负责选定送餐公司,每天统计实际份数,每月统计工作餐数量及金额,于月底进行各部门费用分摊,并与送餐公司结帐。
　　·管理部根据当日考勤统计订餐份数,员工如当日不在公司用餐或外出均需提前通知管理部,以免多订或少订。
　　·员工因加班需就餐的,按工作餐标准执行,开具发票后实报实销。
　　二、 用餐时间
　　·午餐时间为12:00-13:00,中午用餐不得早于12:00,下午上班时间不得迟于13:00,否则按迟到、早退处理。
　　·用餐完毕后,管理部人员负责监督、管理用餐场所的整洁。
　　三、 误餐统计
　　·员工因工作需要未在公司用餐并事先通知管理部的(招待客户除外),误餐费可在工资中补发。
　　·员工因工作需要在外用餐,事后需填写误餐补贴申请单,经部门主管签字后交前台进行误餐统计,于月底交至管理部以便在工资中结算。
　　　　　　　　　　　　　　第四章 文档管理
　　一、文档的管理
　　·公司文档由管理部统一进行管理和保存。员工如需使用可到管理部登记借用,并做到用后及时归还。
　　二、公司文件格式的规定
　　·对公文类文件(除合同外)的格式定义如下:
　　(1)文头
　　·文件名称:发文字号由发文部门代字、年号、文件顺序号三部分组成。
　　(2)正文
　　·文件正文名称。
　　·正文:文件的内容。
　　·发文部门名称:
　　·发文日期:要求使用年月日全称。
　　(3)文尾
　　· 主题词:列出文件关键词。
　　·报送、发送及存档部门名称。
　　对事务文书类文档格式的定义:
　　·计划、总结等不需要归档,能够不设编号和格式的限制,如有必要归档的文件可在确定后再做修正。
　　·会议记录、规章制度和技术资料保持统一的格式,但要加入年号及文件编号以便统一管理。
　　·介绍信、证明信采用统一的标准格式,但也要加入文件编号以便日后查询。
　　·传真封面要有固定的格式(由管理部提供并备案),但由于不需归档,因此不用编号。
　　· 考核表有自己固定的项目、格式和编号。
　　三、文档归档保存办法
　　对于公文类文档,由管理部统一管理。包括对每一种公文类文档编号的管理和文档的整理。各部门在撰写公文类文档时,应向管理部索取编号并按照规定的格式撰写,经批准后的公文应尽快到管理部备份,以便日后查阅。
对于事务文书类文档,有如下规定:
　　·公司规章制度、公司会议记录由管理部统一编号和管理。
　　·计划、总结和传真由个人掌握,一般情况下公司不作统一保存。
　　·介绍信和证明信的出具和存档由管理部统一管理。
　　·考核表由管理部统一编号和管理。
　　·普通技术资料由管理部统一收档管理,并建立借阅制度。
　　·注意保密。
　　　　　　　　　　　　　　第五章 印鉴管理
　　一、 公司级印鉴为公司章、财务专用章、合同专用章3种共3枚。
盖章均须先填写盖章申请表,经审批后办理。
　　二、 公司公章为公司行使法定职权的印鉴凭证。公司章的使用范围为:以公司名义上报有关单位的请示、报告和其它文件;以公司名义对外发出的重要公函和重要文件;以公司名义报有关单位的重要文件;以公司名义与有关同级单位的联合发文,加盖公司印章需经总经理的审核和授权。
　　三、 财务章的使用范围为支票等财务用途。详见财务制度。
　　四、 公司合同专用章的使用范围为以公司名义签订的协议、合同。加盖合同印章需遵守下列制度:
　　·100万以下(不含100万元)的采购合同需经总经理审批并报董事会备案。
　　·100万元以上(含100万元)的采购合同需经董事会批准。
　　·20万元以下(不含20万元)的销售和技术服务合同需经总经理审批备案。
　　·20万元以上(含20万元),300万以下(不含300万元)的销售和技术服务合同需经总经理审批并报董事会备案。
　　·300万元以上(含300万元)的销售和技术服务合同需经董事会批准。
各种协议的签署均需经过总经理的审核和授权。