档案整理分类方案.doc

档案整理分类方案
为加强本公司档案管理，实现档案分类、整理、编目、检索得标准化与规范化，便于档案信息资源得开发利用，更好地为领导决策与各项工作服务，根据国家档案管理得有关规定，结合本公司档案整理实际情况，特制定本方案。
第一条 本方案规定了档案分类得原则与方法、档号标识及归档范围与保管期限。
第二条 档案分类原则就是以公司所有在工作活动中形成得各种门类与载体得全部档案为对象，依据工作职能、结合档案内容与载体形式特点，进行科学分类。 本方案适用于本办公室档案实体得分类、整理与排架管理。缥鏘敗婁奪键嘘。
第三条 本方案共设置9个一级类目，并以两位阿拉伯数字作为一级类目代号。 1、公司文件（代号：01） 2、办证管理（代号：02） 3、合同管理（代号：03） 4、基本建设（代号：04） 5、检验报告（代号：05） 6、行政管理（代号：06） 7、人事档案（代号：07） 8、体系文件（代号：08） 9、声像实物档案（代号：09） 蒼宽头釤飙铆吗。
第四条 二级类目得设置方法如下： 1、公司文件、办证管理、合同管理类得二级类目，按职能部门设置； 2、基本建设类得二级类目，按厂区或基建项目设置； 3、检验报告类得二级类目，按产品种类或型号设置； 4、行政管理类得二级类目，按类别、部门/厂区、财务报告、其她设置； 5、人事档案类得二级类目，按部门/人名设置；6、体系文件类二级类目按厂区、类别与年限设置； 7、声像档案类得二级类目，按照片、底片、录音带/录像带、光盘/磁盘等载体特征设置，照片类得三级类目按领导类、荣誉类、业务活动类、文体活动类设置；实物档案类得二级类目，按荣誉品、纪念品、其她设置； 8、专业档案类得二级类目根据实际情况进行设置。怂獪謙臉聍凿绢。
第五条 归档文件 1、本部门在其职能活动中形成得、办理完毕、应作为文书档案保存得文件材料，包括纸质与电子文件材料。铮檜馬謾屆艙诶。
2、整理：将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化得过程。釕瓊谇虑嘜闈諄。
3. 归档：在归档文件整理过程中赋予其得一组字符代码，以体现归档文件得类别与排列顺序。
3、1 归档文件整理应遵循文件得形成规律，保持文件之间得有机联系。
3、2 归档文件整理应区分不同价值，便于保管与利用。
3、3 归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。
3、4 归档文件整理应保证纸质文件与电子文件整理协调统一。
4. 组件（件得组织）
4、1 件得构成 归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件得历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本得，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸得，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。嵐贰譎绦铁愾氽。
4、2 件内文件排序 归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字得文本，无特殊规定得，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸得，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸与定稿在后。淀沤厩嵘極遙滲。
第六条 分类
1、办公室应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案得一致性与稳定性。
2. 归档文件一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）等方法进行三级分类。 a）按年度分类 将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度得文件，统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成得会议文件归入闭幕年。跨年度办理得文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。 b）按机构分类 将文件按其形成分类。采用机构分类得，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成得归档文件，归入文件主办部门。采用问题分类得，应按照文件内容所反映得问题对归档文件进行分类。 c）按保管期限分类 将文件按划定得保管期限分类。谈諭獵军鹤攜繩。
3. 排列 a)归档文件应在分类方案得最低一级类目内，按时间结合事由排列。 b)同一事由中得文件，按文件形成先后顺序排列。 c) 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。飙報黃嘩鐲鹼躪。
4. 编号 a)归档文件应依分类方案与排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。 档号得结构宜为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。 上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“·”隔开。如“DX-01·2017-Y-XZ-0001”。 5、4、3 档号按照以下要求编制： a）全宗号：DX。 b）档案门类代码·年度：归档文件档案门类代码由。年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2017”。 c）保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。 d）机构（问题）代码：机构（问题）代码采用2位汉语拼音字母，如行政办公室代码“XZ”等。归档文件未按照机构（问题）分类得，应省略机构（问题）代码。 e）件号：件号就是单件归档文件在分类方案最低一级类目内得排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位得，前面用“0”补足，如“0026”。 f) 归档文件应在首页上端得空白位置加盖归档章并填写相关内容。电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其她形式在归档文件上进行标识。 g) 归档章应将档号得组成部分，即全宗号、年度、保管期限、件号，以及页数作为必备项，机构（问题）可以作为选择项。归档章中全宗号、年度、保管期限、件号、机构按照5、4、3编制，页数用阿拉伯数字标识。为便于识记，归档章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”简称标识，机构（问题）也可以用“办公室”等规范化简称标识。帶誤骈缭傩訓脉。
5. 编目
5、5、1 归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细，便于检索。
5、5、2归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，对复文得编目应体现来文内容。归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。 a）序号：填写归档文件顺序号。 b）档号：档号按照5、4、2-5、4、3编制。 c）文号：文件得发文字号。没有文号得，不用标识。 d）责任者：制发文件得组织或个人，即文件得发文机关或署名者。 e）题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索得，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”。 f）日期：文件得形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如19990909。 g) 密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级得，不用标识。 h）页数：每一件归档文件得页面总数。文件中有图文得页面为一页。 i）备注：注释文件需说明得情况。鈣賄綞睑锤飙阆。
5、5、3归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面，页面宜横向设置。
5、5、4归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。装订成册得归档文件目录，应编制封面。封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构（问题），其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。归档文件目录可以按年装订成册，也可每年区分保管期限装订成册。 修整、装订、编页、装盒与排架编辑负矾餅噥鄰魇锦。
6、 修整
6、1归档文件装订前，应对不符合要求得文件材料进行修整。
6、2归档文件已破损得，应予以修复；字迹模糊或易退变得，应予复制。
6、3 归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化得金属或塑料装订用品。 6、4 对于幅面过大得文件，应在不影响其日后使用效果得前提下进行折叠。賄卫乱帏诙锼剧。
7. 装订
7、1 归档文件一般以件为单位装订。归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件得保护与管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求得，应维持不变。 諞鷚拥萝澮郐闊。
7、2 应根据归档文件保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配。为便于管理，相同期限得归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限得装订方式应相对统一。 潿约飢適钓谆輳。
7、3 用于装订得材料，不能包含或产生可能损害归档文件得物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。 7、4永久保管得归档文件，宜采取线装法装订。页数较少得，使用直角装订或缝纫机轧边装订，文件较厚得，使用“三孔一线”装订。永久保管得归档文件，使用不锈钢订书钉或浆糊装订得，装订材料应满足归档文件长期保存得需要。 腳县諼荟嘩顢澀。
7、5永久保管得归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订。
7、6定期保管得、需要向综合档案馆移交得归档文件，装订方式按照6、2、4-6、2、5执行。
8. 编页
8、1 纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。
8、2 页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角得空白位置。 8、3 文件材料已印制成册并编有页码得；拟编制页码与文件原有页码相同得，可以保持原有页码不变。 骏呖嘩諗撵脛鍤。
9. 装盒 将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同年度、机构（问题）、保管期限得归档文件不能装入同一个档案盒。黩膚饯譾語偿谨。
9、1 档案盒
9、1、1 档案盒封面应标明全宗名称。 档案盒应根据摆放方式得不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。其中，起止件号填写盒内第一件文件与最后一件文件得件号，起件号填写在上格，止件号填写在下格；盒号即档案盒得排列顺序号，按进馆要求在档案盒盒脊或底边编制。 9、1、2 档案盒应采用无酸纸制作。9、1、3备考表 备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期。 a）盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 b）整理人：负责整理归档文件得人员签名或签章。 c）整理日期：归档文件整理完成日期。 d）检查人：负责检查归档文件整理质量得人员签名或签章。 e）检查日期：归档文件检查完毕得日期。冁颚鍾灏駟毡阎。
10、排架 10、1 归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。 10、2 归档文件按年度—机构（问题）—保管期限分类得，库房排架时，每年形成得档案按机构（问题）序列依次上架，便于实体管理。 10、3 归档文件按年度—保管期限—机构（问题）分类得，库房排架时，每年形成得档案按保管期限依次上架，便于档案移交进馆。岘荤黽鴣亙曄鄒。
11. 归档电子文件得整理要求编辑
11、1 归档电子文件组件（件得组织）、分类、排列、编号、编目，应符合本《规则》“5 一般要求”得规定。 諉詔蝼码苋擠氈。
11、2 归档电子文件得格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理符合要求。
11、3归档电子文件整理，应符合实用性。
12. 归档文件目录式样
12、1(资料性附录) 归档文件目录 序号 档号 文号 责任者 题名 日期 密级 页数 备注
12、2档案归档完成同时需在电脑上同时备份档案明细，并注明存取地点，便于查询。