文件编号管理规定.doc

文件编号管理规定一、目得为了规范各部门与各管理体系文件得编号及文件得日常管理工作,使文件在使用过程中不发生内容重复、遗留,便于文件得检索与存档,特制定本办法。二、适用范围适用于君霖纺织所有文件&制度得编号。三、术语根据文件性质分为体系文件、技术文件、合同文件、文书文件四类。1、体系文件指质量手册、程序文件、管理文件、管理通知、质量记录等与质量体系有关得文件。2、技术文件指产品技术文件、工艺技术文件、检验技术文件、外来技术文件与其它技术文件五大类。3、合同文件指中标通知书、专用合同条款、通用合同条款、经合同双方确认进入合同得其她文件。4、文书文件指公司行政文件、行政规章、各种请示、一次性得通知等其它与质量体系无直接关联得文件。四、职责1、办公室负责体系文件、技术文件得编号与归口管理。2、人力资源部负责文书文件得编号与归口管理。3、财务部负责合同文件得编号与归口管理。五、正文1、文件编号规则1、1外来文件执行原编号。1、2体系文件根据体系文件编号规则进行编号,例:JLFZ-QM-1701。1、3技术文件根据技术文件编号规则进行编号,例:JLFZ-JS-1701。1、4合同文件根据合同文件编号规则进行编号,例:JLFZ-RZ-1701。1、5文书文件根据文书文件编号规则进行编号,例:JLFZ-CW-1701。2、文件编写规范2、1文件分为标题编号目得适用范围术语职责正文接口文件记录附则等十部分(严格执行以上编写顺序),可依据文件性质进行适当删减。2、2体系文件编写规范(见附件一)2、3技术文件根据技术文件编写规范进行编写。2、4合同文件根据合同文件编写规范进行编写。2、5文书文件编写规范2、5、1红头文件编写规范(见附件二)2、5、2报告/请示编写规范(见附件三)2、5、3会议纪要编写规范(见附件四)2、5、4一般性通知编写规范(见附件五)2、5、5通报编写规范(见附件六)六、附则6、1本办法从2017年4月10日开始执行。6、2本办法得解释权归办公室。附件一:体系文件编写规范页边距:上、下、左、右各2CM文件标题黑体、二号、加粗、居中(文件编号)楷体_GB2312、Arial、小四、加粗、居中1、目得黑体、Arial、小四、加粗、左对齐文书楷体_GB2312、Arial、小四、首行缩进2字符1、1文书楷体_GB2312、Arial、小四、左对齐2、适用范围文书2、1文书3、术语文书3、1文书4、职责附件二:红头文件编写规范代码份号XXXXX有限公司文件【】号文件标题黑体、二号、加粗、居中发文对象:黑体、Arial、四号、加粗、左对齐文书楷体_GB2312、Arial、小四、首行缩进2字符特此通知君霖纺织人力资源部年月日主题词: 报: 送: 发: 附件三:报告/请示编写规范领导批示:报告标题黑体、二号、加粗、居中(报告编号)楷体_GB2312、Arial、小四、加粗、居中黑体、Arial、四号、加粗、左对齐报告对象:文书楷体_GB2312、Arial、小四、首行缩进2字符请批复/指示君霖纺织人力资源部年月日附件四:会议纪要编写规范会议纪要(纪要编号)签发:时 间:年月日地 点:主 持 人:与会人员: 主 题:文书主题词: 报: 送: 发: 附件五:一般性通知编写规范一般性通知标题楷体_GB2312、Arial、小四、加粗、居中楷体_GB2312、Arial、小四、首行缩进2字符黑体、Arial、四号、加粗、左对齐黑体、二号、加粗、居中(纪要编号)发文对象:文书特此通知君霖纺织人力资源部年月日主题词: 报: 送: 发: 附件六:通报编写规范通 报(通报编号)通报主题黑体、二号、加粗、居中黑体、Arial、四号、加粗、左对齐发文对象:文书楷体_GB2312、Arial、小四、首行缩进2字符特此通报君霖纺织人力资源部年月日主题词: 报: 送: 发: