文件编号管理规定.doc

文件编号管理规定
一、目得
为了规范各部门与各管理体系文件得编号及文件得日常管理工作,使文件在使用过程中不发生内容重复、遗留,便于文件得检索与存档,特制定本办法。
二、适用范围
适用于君霖纺织所有文件&制度得编号。
三、术语
根据文件性质分为体系文件、技术文件、合同文件、文书文件四类。
1、体系文件指质量手册、程序文件、管理文件、管理通知、质量记录等与质量体系有关得文件。
2、技术文件指产品技术文件、工艺技术文件、检验技术文件、外来技术文件与其它技术文件五大类。
3、合同文件指中标通知书、专用合同条款、通用合同条款、经合同双方确认进入合同得其她文件。
4、文书文件指公司行政文件、行政规章、各种请示、一次性得通知等其它与质量体系无直接关联得文件。
四、职责
1、办公室负责体系文件、技术文件得编号与归口管理。
2、人力资源部负责文书文件得编号与归口管理。
3、财务部负责合同文件得编号与归口管理。
五、正文
1、文件编号规则
1、1外来文件执行原编号。
1、2体系文件根据体系文件编号规则进行编号,例:JLFZ-QM-1701。
1、3技术文件根据技术文件编号规则进行编号,例:JLFZ-JS-1701。
1、4合同文件根据合同文件编号规则进行编号,例:JLFZ-RZ-1701。
1、5文书文件根据文书文件编号规则进行编号,例:JLFZ-CW-1701。
2、文件编写规范
2、1文件分为标题→编号→目得→适用范围→术语→职责→正文→接口文件→记录→附则等十部分(严格执行以上编写顺序),可依据文件性质进行适当删减。
2、2体系文件编写规范(见附件一)
2、3技术文件根据技术文件编写规范进行编写。
2、4合同文件根据合同文件编写规范进行编写。
2、5文书文件编写规范
2、5、1红头文件编写规范(见附件二)
2、5、2报告/请示编写规范(见附件三)
2、5、3会议纪要编写规范(见附件四)
2、5、4一般性通知编写规范(见附件五)
2、5、5通报编写规范(见附件六)
六、附则
6、1本办法从2017年4月10日开始执行。
6、2本办法得解释权归办公室。
附件一:体系文件编写规范
页边距:上、下、左、右各2CM
文件标题
黑体、二号、加粗、居中
(文件编号)
楷体_GB2312、Arial、小四、加粗、居中

1、目得
黑体、Arial、小四、加粗、左对齐
文书
楷体_GB2312、Arial、小四、首行缩进2字符
1、1文书
楷体_GB2312、Arial、小四、左对齐
2、适用范围
文书
2、1文书
3、术语
文书
3、1文书
4、职责
附件二:红头文件编写规范
代码
份号
XXXXX有限公司文件
【××××】×××号

文件标题
黑体、二号、加粗、居中

发文对象:
黑体、Arial、四号、加粗、左对齐
文书
楷体_GB2312、Arial、小四、首行缩进2字符

特此通知
君霖纺织人力资源部
××××年××月××日
主题词:×× ×× ××
报:×× ×× ××
送:×× ×× ××
发:×× ×× ××
附件三:报告/请示编写规范
领导批示:

报告标题
黑体、二号、加粗、居中
(报告编号)
楷体_GB2312、Arial、小四、加粗、居中

黑体、Arial、四号、加粗、左对齐
报告对象:
文书
楷体_GB2312、Arial、小四、首行缩进2字符

请批复/指示……
君霖纺织人力资源部
××××年××月××日
附件四:会议纪要编写规范
××××××会议纪要
(纪要编号)
签发:×××
时 间:××××年××月××日
地 点:××××
主 持 人:×××
与会人员:××× ××× ××× ××× ××× ×××
主 题:××××××××××××××
文书
主题词:×× ×× ××
报:×× ×× ××
送:×× ×× ××
发:×× ×× ××
附件五:一般性通知编写规范
一般性通知标题
楷体_GB2312、Arial、小四、加粗、居中
楷体_GB2312、Arial小四、首行缩进2字符
黑体、Arial、四号、加粗、左对齐
黑体、二号、加粗、居中
(纪要编号)
发文对象:
文书
特此通知
君霖纺织人力资源部
××××年××月××日
主题词:×× ×× ××
报:×× ×× ××
送:×× ×× ××
发:×× ×× ××
附件六:通报编写规范
通 报
(通报编号)

通报主题
黑体、二号、加粗、居中

黑体、Arial、四号、加粗、左对齐
发文对象:
文书
楷体_GB2312、Arial、小四、首行缩进2字符

特此通报
君霖纺织人力资源部
××××年××月××日
主题词:×× ×× ××
报:×× ×× ××
送:×× ×× ××
发:×× ×× ××