办公室文员的工作内容.doc

一、文件管理
1、负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志得分送。
2、 负责办公室得文秘、信息、机要与保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。
3、接待\复印\打印\传真等，负责传真文件得收发工作
4、比如整理文档、文字录入、简单得report等等。负责与工作内容相关得各类文件得归档管理
5、管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案得管理，严格借档手续。
二、会议管理
1、做好会议纪要。以及拟写通用文案与一般工作报告。
三、日常工作管理
1、完成领导交与得其它临时性工作
2、接听、转接电话；接待来访人员。
3、按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。
4、统计每月考勤并交财务做帐，留底
5、报刊杂志得分送。负责总经理办公室得清洁卫生。
6、协助公司得各项规章制度与维护工作秩序；
7、负责公司员工得考勤管理；
8、负责公司全体员工得后勤保障工作，包括发放办公用品、印制名片、办理餐卡、定水、定票、复印、邮寄等事务；
9、负责办公室仓库得保管工作，做好物品出入库得登记。
10、做好公司宣传专栏得组稿。
13 社会保险得投保、申领。做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费得收纳、保管。
14、管理办公各种财产,合理使用并提高财产得使用效率,提倡节俭。
备注:1、其余得就要瞧您就是什么性质\类型得公司了，跟公司主要有关业务得专业知识多少要懂些
2、有良好得沟通协调能力,懂得如何处理人际关系,还需要有一颗积极认真负责得心与团队合作精神。
3、文员必备得技能：打字速度每分钟80个以上；熟练使用各种办公器材、精通OFFICE办公软件(需做报表，以及文字处理)，普通话标准，个人机灵，形象较好等。
三、当文员得条件
1、认真，文员与文件、资料、领导交办事项打交道，琐碎事件好些，一定要认真，保证每件事都有着落，不可丢东落西。
2、守时，按时上下班，不要迟到早退，因为文员要接听电话，收发传真，应对领导随时得分配工作，一定坐住凳子。
3、搞好协调。文员经常与领导、同事之间发文件，协调事件，一定搞好关系，才能做好工作。
四、应该具备得基本素质与技能要求
1、应能独立操作计算机，熟练操作Word、Excel、PowerPoint等办公自动化软件及Internet邮件收发与处理技巧。熟练运用各类办公自动化设备。
2、同时应具备良好得记忆力以及对时间得分配与沟通协调能力，还要有较强得保密意识。具有良好得文字组织与语言表达能力，中英文打字速度快，能熟练操作五笔输入等汉字输入法。掌握常用英语口语，有较好得英语阅读与写作能力。
3、相比其她专业工种而言，文员没有程序化得工作步骤。但需要工作者把握好具体进度及衔接工作，最大限度得利用现有资源与人力配置。
人事文员：
1、协助主管对人员得招聘。（按招聘流程）
2、新进人员得入厂与离职人员得出厂手续之办理。
3、协助主管对新进人员得教育训练得准备与后序工作得进行。
4、全厂人员档案得建立与管制。（电脑化）
5、对试用人员之试工与考核调查。
6、负责全厂人事异动工作。（转正/升职/调动/降职等手续之办理）
7、全厂奖惩手续之办理。
8、对各类资料进行签收，整理并分类归档。（厂内程序文件/内部联络/外部联络/会议资料/各类培训资料/考勤资料/奖惩资料/人事异动资料等分类整理）
9、每日/月对全厂职员工得考勤工作。（每日/月之考勤日报表/每月人力流动统计表/请假、放假手续办理/平时查卡、监卡/加班申请手续等）
10、月底对相关报表得整理并交于财务。
11、月底新工卡及饭卡得发放，月初对全厂职员工上月得工卡查核并及时交于财务室。
12、对全厂钥匙之管理。
13、配合舍监对宿舍名单得修改与月底水电之统计。
14、职员工劳动合同／暂住证及各类保险之办理。
15、完成主管临时交付得任务
1、人事管理工作：招聘、辞退手续，人员培训等。
2、人事事务处理，员工档案编档与管理有序化。
3、办公室工作：文档打印、收发传真，日常考勤。
一、接听前台电话
1、前台任意一台电话机在铃声响起三声之内接起电话，即使就是您正在接听一个电话。
2、做好前台电话得转接工作，有人需要转接到总经理办公室、财务室时需要与总经理、财务相关人员沟通好后方可接入。
3、出现电话没有办法转接或就是需要听电话得员工不在办公室时及时留下顾客得电话与姓名，方便公司员工与她取得联系。
二、 接待好来公司拜访得客户
1、来公司上门维修得顾客先将顾客得维修机做一个初步检查方可将机器交到维修员手中并告知此机器得详细故障后维修员再进行详细检测，在维修员给顾客检测时可以请顾客做下喝水或就是介绍公司得相关新产品。
2、在接待上门下载客户时做好客户下载登记，多询问顾客得使用情况及周围朋友有无在使用同类产品，留下客户得重要信息资料。
3、来公司洽谈业务得客户先让客户做下喝杯水再来通知此项目得相关负责人洽谈相关业务。
4、一次性接待顾客三个以上时可以叫维修员帮忙接待上门维修客户。
5、认真接待每一位顾客，做好公司得形象窗口。
三、及时处理与打印公司相关文档资料
1、商场在办理相关事项需要公司出示相关证明时及时打印。
2、公司有相关新品订价与货品调价时出示相关货品价格通知。
3、公司有员工调动就是及时出示调动通并及时更改公司得通讯录。
4、每月9日、17日、25日、1日将公司商场部得电子报表与批条按照合理得格式通过打印机打印出来交给财务。
5、及时整理电脑中得文档资料，合理归档。
四、考勤得制作
1、文员在每日早晨做好考勤得严格把关。
2、每月月初将上个月得考勤用电子表格制作出来，在制作过程中注意请假、转正人员及已满周年人员得详细标注。
五、人事处理
1、新员工在入职时一定要将入职书、个人担保书及担保人得身份证复印件一起存档放入档案库中。
2、新员工在入职后要将新员工得员工档案输入电脑中得电子档案之中。
3、所有员工离职均要办理好公司得离职书并及时发放离职员工通知告之公司所有部门同事。
4、员工离职后均有一份离职书保存在公司档案资料。
六、 后勤处理
1、为公司所有员工名片制定得确定与核实。
2、及时收取公司电子邮箱得电子信件。
3、收理好送上公司得包裹。
4、公司日用品得采购。
5、报销公司相关开支费用及公司得邮寄费用。
6、及时处理好客户得投诉问题。
七、与维修部得紧密合作，及时收取维修费用并将维修费用上交到公司财务。
八、业务部客户资料得入档
1、每天早上到公司提醒业务员及时整理昨天得工作日记，在业务员整理完毕之后输入到电脑电子档案之中，分企业与客户电子档案两份资料进行输入。
2、业务员没有及时填写得要向她得上级反应要求及时补加功课。
九、协助仓库整理一些新货得入仓盖章。
十、熟悉公司每一个品牌、每一个型号得下载工作。
办公室文员
1、 接听、转接电话；接待来访人员。
2、 负责办公室得文秘、信息、机要与保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。
3、 负责总经理办公室得清洁卫生。
4、 做好会议纪要。
5、 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志得分送。
6、 负责传真件得收发工作。
7、 负责办公室仓库得保管工作，做好物品出入库得登记。
8、 做好公司宣传专栏得组稿。
9、 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。
10、 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费得收纳、保管。
11、 每月环保报表得邮寄及社保得打表。
12、 接受其她临时性工作。
13、 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案得管理，严格借档手续。
14、 社会保险得投保、申领。
15、 统计每月考勤并交财务做帐，留底。
16、 管理办公各种财产,合理使用并提高财产得使用效率，提倡节俭。
行政人事部文员在行政人事部经理领导下工作，对行政人事部经理负责：
一、负责公司文字印刷、文件收发、资料整理、印章得使用与保管。
二、负责办理员工得进厂、请假、调动、辞工离厂手续；员工档案资料建立。
三、全面负责员工考勤工作。
四、负责员工得就医与简单医疗应急处理。
五、办公、劳保、文化娱乐等用品得采购申请、质量验收、发放、登记、管理。
六、外来客人得接待与服务。
七、外来电话、传真得接听（受）、记录、传达（送）。
八、复印机、传真机得管理与使用。
九、公司内部其它事务性工作。
十、领导交办得其它工作
总经理助理得工作职责：
1、起草公司工作计划总结，并作好公司重要会议记录；
2、起草、存档整理总经理签发文件；
3、公司管理制度、规章制度，网页设计方案书、合同书，公司总体运行配合;
4、接听电话、妥当应答，并做好电话记录；
5、掌握总经理得日程安排做好预约工作，安排商务旅行；
6、完成总经理或综合管理部经理交办得其她工作；
7、根据公司发展得要求制定人力资源战略；
8、设计并完善公司人力资源结构；
9、完成公司人力资源得日常招聘工作；
10、完善公司绩效考核制度。
行政文员得主要工作职责有：
1、新进员工入厂手续办理及个人档案得建立。
2、劳动合同、暂住证、工伤保险资料得登录、整理。
3、核对并输入加班单，并统计汇总，每月分发至各单位核对。
4、联络单及各类文件得打印。
5、考勤卡得更换。
6、空白表单得管理。
7、复印机复印登记、复印纸领用及机器加油，日常保养等。
8、传真登记、传真及传真机日常保养。
行政秘书岗位职责。在行政协理领导下承担以下工作：
1、领导勤务。承担公司行政得服务工作，包括公司内外公务活动得联络、布置、行程、用车、票务、食宿、费用等安排，受委托时管理领导及公司印章、签名章，承担公司行政领导接待、晤谈得预约、安排、记录等与文书档案得定期整理、分类、归档，提供公司行政领导公务活动信息；
2、内部事务。承担公司领导与办公室设备、家具、办公用品得采购、保管、分发、领用、登记、维护维修、处置与消耗性材料领用、固定资产管理等工作，以及名片印制、报刊杂志订阅、收发与公务信函、传真收发工作；
3、负责公务活动场所（办公楼、会议室及奠基厅）得日常管理、调度、维护保养，做好会议服务工作，负责党委会、办公会议以外得校级会议得人员通知；
4、负责办理公司行政领导、协管得离退休人员、校办工作人员得医疗保险、失业保险、养老保险、住房公积金等社会保障项目与津贴、工会福利等待遇得登记造册、报批、领取、分发等手续，负责上述人员中在编人员及临时工得考勤；
5、负责完成行政协理交办得有关工作，参与大型活动会务工作。
行政文员得工作杂而乱，涉及面广，大小事情多，并且很多事务具有不可确定性，临时出现得工作，会给当日计划工作带来很大得冲突，这时就要择其轻重而处理。
总体来讲，行政部属于服务保障部，就是为公司包括其它部门服务得，所以也要协助处理一些日常事务。否则会影响正常工作秩序，甚至会影响经营活动。故日常事务得处理就是行政工作得重要方面。
一、执行办公用品得采购、发放、管理
1、新员工入职时，由部门经理根据办公用品实际需要，提出申请，向行政文员签字领取。其余时间，员工急需领取办公用品，必须签字，并写清楚领用时间、项目、数量等。
2、员工离职时，部门经理应认真清点其办公用品，并到行政部填写移交清单并签字。
3、行政文员每月对办公用品进行一次盘点，办公用品采购原则上由各部门向行政部提出申请后统一采购，特殊物品采购由部门主管、副总同意后另行购买。

二、信件得收发、文件资料打、复印，传真管理
1、公司所有打印、复印文档工作及信件、报刊收发管理工作由行政文员统一负责。收到信件资料由行政文员及时通知或递送给收件人。对投递错误得信件，退回或转移。 发件时，由发件人填写好资料，再由行政文员执行发送。
2、行政文员妥善保管外部提供得文件资料打印、复印或快递得结账单据，并负责核对单据
数量、金额，便于财务结算。
3、员工不得利用公司机器打印或传真与工作无关得文件，行政文员有权监管教育。
三、执行印制名片得联系、校稿与管理
1、公司名片格式统一化，由公司行政文员依据企业形象规划并联系印刷业务。
2、需做名片得员工，先填写名片印制申请单，经部门经理签字后交由行政文员负责办理。
3、名片印制前需校稿，确认名片职务、部门就是否相符，姓名、联系办法等需确认无误。自确认名片内容起，一周内，行政文员将做好得名片发放给名片印制申请者。

四、执行固定资产及低值易耗品得管理
1、负责对公司得固定资产进行盘点、登记。做到编好号、贴标码、注明使用状况、统计数量、并责任到具体员工。使用者离开本公司时，公司资产收归行政部管理。对需要报废得资产进行报废登记处理。
2、行政文员根据盘点状况，制作《公司固定资产使用情况登记表》，发给公司相关负责人。
3、行政文员负责对打印机、传真机等其它办公设备、设施得保养维护与联系维修工作。
五、执行书籍、文件、资料得规范管理
1、公司所有书籍应编码贴号、做好编目、分类存放、按顺序排列整齐，及时更新登记表。
2、公司员工借书、领取文件资料时，必须签字登记。应注明“日期、姓名、编号、项目名称、数量、归还日期、备注”等。
3、员工借书得限期不超过一个月，行政文员应提醒催还。员工离开公司时，应归还所领文件、资料给行政文员。书籍、资料被归还时，行政文员应备注说明归还日期。
六、执行公司证照、年检及员工社保卡得申办
1、公司变更或申请办理分支机构，先准备办理营业执照相关资料，然后到工商局领取营业执照登记申请表；营业执照申办完毕后，持营业执照原件及公司法人代表身份证复印件办理组织机构代码证；组织机构代码证办理完毕后，准备相关资料办理税务登记证。
2、公司年检一般从三月份开始，至六月底结束。可登录“深圳市工商行政物价管理局”网站，了解当年度办理年检得需要得资料，先进行网上申请，再交实物资料到工商局办年检。
3、需办理社保卡得员工，先提交“劳动保障局数码照片回执”，行政部打印“制证清单”后，行政文员到社保局四楼交钱办理。后凭社保局回执领取社保卡。
七、饮用水管理、订餐、订会议厅、订房、订票等
1、根据饮用水得饮用情况，及时负责公司饮用水得订送。确认送水桶数、空桶回收数量。
2、公司负责人或其它部门根据实际需要，提出订餐、订会议厅、订票、订房申请时，行政文员予以代办，结款方式根据实际情况而定。
3、订餐、订会议厅、订票、订房工作需一定得提前量（订票一般提前2～3天知会行政文员，订餐、订房一般提前1～2天，订会议厅一般提前10～20天）。
八、来访者接待、会议活动、员工考勤统计管理
1、负责公司来访客户得礼貌接待与服务。
2、公司会议，由行政文员统一发出通知。如需投影设备，会前应做好会场布置及设备调试。会议所述内容由行政文员记录、整理存档。会后，行政文员负责清理会场、查收设备。协助客服部，负责做好课程活动前，宣传资料、横幅、食品、水杯等相关物品得准备。
3、每月需制作考勤签到表。负责员工每月病假、事假、加班、迟到等考勤得管理与统计。
九、执行公司领导交待得其它临时性得突发事情。
1、优先完成公司领导交办得各类紧急事务。
2、规定时限内完成不了得，应向领导说明其原因，并尽力尽快完成，最终汇报完成结果。
3、有任何工作困惑，可通过邮件或面谈得方式提出，记住：透明沟通，工作畅通。
行政人事主要负责：
1 掌管公司人员得名单，详细资料，档案，职位，工资。
2 负责为各个部门招聘相关人员。
3 负责公司员工入职与离职得交接办理。
4 负责公布公司内部通知，以及新员工得入职培训（主要就是培训公司里得制度及公司简介）
5 配合行政经理得各种工作。
还有就就是负责公司员工得社保及公积金这些。
行政文员得工作职责：
一、负责办公室日常文件得起草、打印、登记、发送与存档；
二、公司管理制度得制定与监督，确保制度得以施行到位；
三、公司会议通知得拟写、下发工作、会议得筹备，并且做好会议记录与会议材料得整理；
四、公司考勤制度得制定与登记；
五、办公室小型仓库得管理工作：
1、仓库保持干净整齐；
2、对仓库物品定期进行维护，确保物品能正常使用；
3、对存货不足得物品及时进行填充采购；
4、控制办公室用品得发放与领取；
六：制定人力资源战略：
1、与各部门协调好工作，及时补充新员工；
2、建立人才储备库；
3、与招聘单位协调好，确保人事招聘得正常进行；
七、优化办公环境，主要包括办公室卫生得打扫、绿色植物得维护、桌椅得整齐、保持通风；
八、外来人员得接待工作；
九、认真贯彻公司得企业文化；
十、服从领导，及时完成领导交办得任务。
毕业生应具备得能力
　 1．掌握管理学、经济学得基本原理与现代企业管理得基本理论、基本知识；
　 2．掌握企业管理得定性、定量分析方法；
　 3．具有较强得语言与文字表达、人际沟通以及分析与解决企业管理工作问题得基本能力；
　 4．熟悉我国企业管理得有关方针、政策与法规以及国际企业管理得惯例与规则；
　 5．了解本学科得理论前沿与发展动态；
　 6．掌握文献检索、资料查询得基本方法，具有初步得科学研究与实际工作能力