会议组织安排.doc

会议组织安排
一、前期准备阶段(5-6月份)
(一)工作内容
1、接受任务,拟定方案:确定会议方式、时间地点、参加人员、会议内容、日程、筹备组织分工、抽调工作人员、经费预算。
2、宣传与推广:对本次培训活动得得整体安排、调度制定宣传工作方案与宣传提纲,利用首都及部各大媒体做好宣传工作;负责制定宣传内容及宣传口号,并以海报、宣传折页等多种形式发放至各培训单位;准备宣传物资。
3、制发通知:通知包括会议内容、参加人员、开会时间地点、会期、报到时间地点、往返车船、飞机时间以及参加培训人员得确认回执。
4、收集名单:对回执进行回收,具体内容包括单位、职务、姓名、性别、民族、人数、到达车次时间、返程车次时间等信息,对该信息进行分组统计(可根据地方、单位等进行)
5、联络及统计协调:根据初步日程安排及名单,对人员食宿及会议人员安排进行草拟划分。
6、会议资料准备:培训资料、培训指南、打印校对装订,制作证件:讲师证、学员证、工作证等;
7、确定最终培训日程安排,再次进行通知、回执及协调工作。
(二)工作分配
根据会议工作量及具体实施安排,拟定将工作人员划分为组织协调与行政宣传两个工作小组,将工作内容及职责细化,同时开展进行,必要时还可根据现实情况进行工作交叉及协调分配。
具体小组人员分配及工作范畴如下表:
工作小组工作分配表(拟定)
组别
负责人
(数量)
工作人员
(数量)
主要工作
具体工作
前期工作
会议期间
行政
宣传
1-2人
5人
宣传统筹
会场准备
宣传与推广工作;制作会议讲师证、培训人员代表证、工作人员证、会议通知等;做好人员统计、日程安排工作。

安排会场设备音响等,协助讲师准备教务资料及工具,散发会议宣传材料,做好会议笔录,对会议临时文件进行装订、分发等。
组织
协调
1-2人
5人
生活安排
组织协调
配合行政宣传组进行会议人员得联络及分配协调工作。
通知注意事项、食宿、医疗、车辆、会场、文娱活动等,组织协调各人员生活需求,为培训提供综合服务。

二、进入会议阶段(7-8月份)
(一)餐饮食宿安排
1、接待报到、登记:
根据会议名单统筹以及人员划分情况进行接待及报道流程,具体包括:安排接待人员进行接待;专职工作人员进行报道签到及房间划分;发放餐饮券及前期培训资料;统计车辆状况,发放车证;协调安排领导及专家人员得住宿、餐饮及出行,搞好服务;对突发情况及培训人员得特殊要求进行及时得处理等。
2、就餐:
提前安排确定好三餐得时间、地点等,做好通知工作。根据参会人员得级别、身份、民族等因素,还要做好特殊安排协调。
(二)会务现场安排工作
1、接待指引:安排专人进行现场组织工作,负责将培训人员及时指引安排进入会场。
2、统计签到:根据会场设置安排工作人员进行签到工作,做好每日统计。
3、资料发放:提前根据培训人员数量进行培训资料得发放与整理。
4、教务协助:工作人员协助讲师进行现场协调工作,及时安排好教务工具(包括投影、影音资料、教务仪器等)。
5、现场协调:应对突发情况,及时对培训现场进行协调组织,提前检查安排好音响、桌椅等。
6、茶饮毛巾:根据培训情况及时安排工作人员进行茶饮与毛巾得更换。
7、根据会议培训情况写出会议培训纪要
(三)会务其她服务
1、车辆:做好前期统筹工作,提前确定停放地点、时间、周边环境等信息,制作发放车辆停放证
2、文娱:提前了解住宿周边环境,安排会议人员课余时间得文娱活动。
3、票务预定:在培训报道初期做好预定统筹工作,提前统计出人数、地点、时间等信息,做好与会人员得票务预定工作。
三、会议收尾阶段(9月)
(一)退房及送宾:及时回收房卡与车证等,集体办理退房收手续;搞好送宾活动。
(二)根据会务工作,撰写会议总结。