会议组织安排.doc

会议组织安排一、前期准备阶段(5-6月份)(一)工作内容1、接受任务,拟定方案:确定会议方式、时间地点、参加人员、会议内容、日程、筹备组织分工、抽调工作人员、经费预算。2、宣传与推广:对本次培训活动得得整体安排、调度制定宣传工作方案与宣传提纲,利用首都及部各大媒体做好宣传工作;负责制定宣传内容及宣传口号,并以海报、宣传折页等多种形式发放至各培训单位;准备宣传物资。3、制发通知:通知包括会议内容、参加人员、开会时间地点、会期、报到时间地点、往返车船、飞机时间以及参加培训人员得确认回执。4、收集名单:对回执进行回收,具体内容包括单位、职务、姓名、性别、民族、人数、到达车次时间、返程车次时间等信息,对该信息进行分组统计(可根据地方、单位等进行)5、联络及统计协调:根据初步日程安排及名单,对人员食宿及会议人员安排进行草拟划分。6、会议资料准备:培训资料、培训指南、打印校对装订,制作证件:讲师证、学员证、工作证等; 7、确定最终培训日程安排,再次进行通知、回执及协调工作。(二)工作分配 根据会议工作量及具体实施安排,拟定将工作人员划分为组织协调与行政宣传两个工作小组,将工作内容及职责细化,同时开展进行,必要时还可根据现实情况进行工作交叉及协调分配。具体小组人员分配及工作范畴如下表:工作小组工作分配表(拟定)组别负责人(数量)工作人员(数量)主要工作具体工作前期工作会议期间行政宣传1-2人5人宣传统筹会场准备宣传与推广工作;制作会议讲师证、培训人员代表证、工作人员证、会议通知等;做好人员统计、日程安排工作。安排会场设备音响等,协助讲师准备教务资料及工具,散发会议宣传材料,做好会议笔录,对会议临时文件进行装订、分发等。组织协调1-2人5人生活安排组织协调配合行政宣传组进行会议人员得联络及分配协调工作。通知注意事项、食宿、医疗、车辆、会场、文娱活动等,组织协调各人员生活需求,为培训提供综合服务。二、进入会议阶段(7-8月份)(一)餐饮食宿安排1、接待报到、登记:根据会议名单统筹以及人员划分情况进行接待及报道流程,具体包括:安排接待人员进行接待;专职工作人员进行报道签到及房间划分;发放餐饮券及前期培训资料;统计车辆状况,发放车证;协调安排领导及专家人员得住宿、餐饮及出行,搞好服务;对突发情况及培训人员得特殊要求进行及时得处理等。2、就餐:提前安排确定好三餐得时间、地点等,做好通知工作。根据参会人员得级别、身份、民族等因素,还要做好特殊安排协调。 (二)会务现场安排工作1、接待指引:安排专人进行现场组织工作,负责将培训人员及时指引安排进入会场。2、统计签到:根据会场设置安排工作人员进行签到工作,做好每日统计。3、资料发放:提前根据培训人员数量进行培训资料得发放与整理。4、教务协助:工作人员协助讲师进行现场协调工作,及时安排好教务工具(包括投影、影音资料、教务仪器等)。5、现场协调:应对突发情况,及时对培训现场进行协调组织,提前检查安排好音响、桌椅等。6、茶饮毛巾:根据培训情况及时安排工作人员进行茶饮与毛巾得更换。7、根据会议培训情况写出会议培训纪要 (三)会务其她服务1、车辆:做好前期统筹工作,提前确定停放地点、时间、周边环境等信息,制作发放车辆停放证2、文娱:提前了解住宿周边环境,安排会议人员课余时间得文娱活动。 3、票务预定:在培训报道初期做好预定统筹工作,提前统计出人数、地点、时间等信息,做好与会人员得票务预定工作。三、会议收尾阶段(9月)(一)退房及送宾:及时回收房卡与车证等,集体办理退房收手续;搞好送宾活动。(二)根据会务工作,撰写会议总结。