哈药医药公司调研研究报告.doc

哈药医药企业调研汇报调研概述调研关键工作: 1， 了解用户业务, 分析同我们产品差异2， 向用户介绍我们企业管理思想、 我们产品和所提供服务 哈药医药企业是一家以药品零售和批发为关键业务药品销售企业, 商品限于西药和中成药, 企业有职员近两千人, 年销售额六亿, 其下属有五十余家药品连锁商店（药品超市）, 是哈尔滨市药品销售行业中较著名一家。 抵达哈尔滨后, 根据计划我开始在医药企业调研。医药企业自从1998年6月份以来, 一直在使用北京英克管理系统（哈医药医药企业是英克经典用户）, 使用部门包含采配中心、 仓库、 批发总部、 零售总部和财务中心等（医药企业部门设置情况见）, 包含整个企业采购、 仓储、 配送、 销售（批发和零售）和财务业务, 现在使用还较满意。但英克软件早期版本功效有限, 操作也不方便, 软件维护量也较大, 医药企业有专门信息部作系统正常运行维护工作。到现在为止, 信息部维护人员已经针对该系统作了一百多个外挂程序来满足查询等使用需要。因为系统使用历史较长, 接触软件较多, 所以企业整体计算机应用水平较高, 通常都能熟练使用WORD、 EXCEL等工具软件。 依据被调研单位和我们软件实际情况, 在调研中我们支队不一样情况采取了不一样方法, 因为用户是药品流通行业, 包含药品管理和连锁店配送业务较多, 而我以前所接触都是药品制造企业, 我们进销存C2系统不适合企业业务, 所以在调研过程中, 没有依据产品背景, 而是就不一样对象, 采取不一样方法: 对财务部门以我们成熟产品为根本, 调研业务包含应收/应付、 总帐、 报表、 工资、 固定资产等, 在调研中邀请相关财务人员参与, 就其关心业务具体讨论介绍我们做财务软件历史和成功经验, 尤其是我们产品成功之处, 如灵活凭证处理方法, 往来帐帐龄分析、 核销, 报表, 工资, 固定资产等, 这些都是用户现在所使用英克软件所不含有。在财务部门调研应该说是比较成功, 经过我们工作, 财务人员对我们软件还是比较认可, 在调研结束时, 形成了用户部分演示数据。 对用户财务以外业务调研以了解用户业务为主, 用户药品采购、 仓储、 配送、 批发、 零售、 药店零售、 价格调整等业务情况都得到了了解。另外, 在向用户调研、 了解用户业务同时, 还侧重问询了用户部分特殊需求, 对使用英克软件见解。在调研中, 一直落实一个思想: 在了解用户业务同时, 重视同用户各个阶层人员交流, 以我们在很多制药企业实施管理信息系统成功经验影响用户, 并进而向用户灌输我们管理思想, 就我们软件成功之处于用户心目中形成先入为主概念, 让用户明白我们产品是面向制药行业专门开发, 以区分于其它软件, 如用友等。向用户介绍了我们进销存系统在其她制药企业使用情况和用户认为我们软件表现制药特色优点, 如药品使用期、 批号跟踪, 仓库物料分析, 销售处理方面业务员/用户资信限额, 库存量控制销售发货等, 这些都是我们从用户业务管理中得到很好管理经验和方法。另外, 还深入向用户介绍了我们系统业务数据和财务数据共享以及物流、 信息流、 资金流统一设计思想（这些都是在英克软件中所表现不显著）, 此次对医药企业调研结果在哈尔滨时已经向商业事业部路前途经理进行过汇报。 不过在上一阶段调研过程中, 也有不太理想地方, 关键表现在同用户没很好协调, 在工作中得不到全力配合, 了解用户业务不够具体; 开始调研计划做不具体, 用户没有全员参与等。 下阶段任务计划: 为调研哈药制药总厂和世一堂做准备1， 总结上阶段工作, 整理调研汇报2， 制订具体调研计划充实调研内容, 准备问卷调研表 哈药医药企业组织结构图医 药 公 司1，批发总部零售总部采配中心企业部室仓库综合部信息部管理部财务中心分拨室核实室计划室核实部新药经销中心新产品推广中心药品企业 其中, 零售总部负责管理医药企业在哈尔滨市内六十余家零售药店, 比较经典零售药店有: 中央大药房、 泰华西药店、 奋斗医药商店、 进出口医药商品经营部等。由以上图示可基础显示医药企业部门设置情况, 也可简单了解各职能部门大致业务。企业部室包含总经理办公室、 人事部、 后勤部等, 负责企业经营策划、 人事管理、 后勤供给等, 总经理办公室现在配有计算机, 以供领导查询等用。采配中心是医药企业中规模较大结构, 关键负责全企业商品采购和配送, 寻求药品适宜供给商, 在稳定供货渠道、 确保供给同时, 降低商品采购成本。下属计划室、 核实室、 分拨室、 仓库等多个部室。其中计划室有采购计划员和采购员, 负责药品采购计划制订和实施; 核实室负责药品采购成本核实和商品价格调整; 分拨室负责零售药店药品需求信息搜集和配送, 并向计划室提交缺货情况汇总; 医药企业仓库也隶属于采配中心, 是商品存放和保留处所, 物理仓库有七个, 每个仓库有最少一个责任人, 七个仓库有一个仓库主管。负责仓库药品保管和收发, 盘点统计等。零售总部是医药企业连锁药店管理机构, 对零售药店设置、 计划、 人员、 经营项目进行监督和管理。（医药企业零售药店多为医药超市, 分布在哈尔滨市内, 有六十余家, 连锁药店实施统一经营管理, 统一名称标示“哈医药”、 统一广告宣传、 统一配套设备、 统一店员服装、 统一资金安排、 统一定价核实、 统一配送进货等。）这种连锁管理将企业集零为整, 采销分工深入细化, 药品流转过程中进货、 送货、 销售、 库存及决议等分别由专业化职能部门来完成, 从而能够大幅度地降低商品进价, 合理调整药品结构, 集中配送, 降低库存积压, 加速资金周转, 从整体上提升商业企业经济效益。连锁管理同时使资金、 商品在总体上有明确流向, 流转各步骤运作能够逐步规范化、 标准化、 多个步骤形成一个流水化作业活动。医药企业以前药品批发业务分散在各个零售药店, 实施连锁后把这部分业务集中到了批发总部, 原有两个专门销售机构: 新药推广中心和新药经销中心也都归属到了批发总部, 不过现在批发总部这三各部门之间业务已经没有区分, 都还处理批发业务, 只是用户仍然是原有老用户。医药企业批发用户多为医院或其她药品经营商。财务中心是医药企业核实机构, 在统计企业经营情况, 完成财务报表同时, 还要对多种业务、 各零售药店效绩进行考评, 以供领导依据经营情况制订对应决议。另外, 财务中心还要核实单品毛利, 进行资金统一管理等。信息部是隶属于财务中心一个部门, 负责英克系统维护, 培训连锁药店系统管理人员和操作人员。医药企业业务描述: 医药企业业务大致可分为药品采购业务、 仓储业务、 批发销售业务、 总部零售业务、 总部配送业务、 药店超市业务、 调价业务、 财务等几部分, 下面分别描述。零售要货表（连锁药店）采购业务步骤满足？配送发货库存数据 是 （依据库存量判定） 商品缺货表（分拨室）采购计划（计划员）（依据可用资金情况）采购协议（比质比价）供给商供货历史情况审核协议药品采购/销售价格 是否 N 适宜 Y 存档正式协议文本供给商供给商供货医药企业采配中心负责全部药品采购业务, 在满足药品销售同时, 建立并稳定同药厂或药商关系, 确保药品质量, 降低采购成本。 制订采购协议 各零售药店（每七天）报送药品需求计划, 采配中心分拨室依据商品库存（包含在其她零售药店）情况填制商品缺货表报采购计划员, 后者制订采购计划, 签署同供货商采购协议报协议审查员审核, 后者本着比质比价标准对协议进行审核（关键审核价格）, 经过审核协议才能购正式签署。 进货 药品采购入库时, 质检人员对药品进行两证一照检验, 合格后检收确定药品批号和保质期, 形成药品采购质检单, 仓库保管员验收确定商品数量, 采配中心依据采购质检单制作商品采购入库单, 依据采购发票确定药品采购成本, 无发票按协议暂估定价; 付款 采购计划员填付款申请表, 财务中心定本周付款计划额, 付款员依据采购协议和欠款帐龄参考计划付款总额制订付款计划报采配中心经理审批后付款。（付款同销售发票联络不亲密）。 采配中心工作量较大业务关键是暂估量太大, 天天采购入库单大约有400500张, 且大部分都没有发票, 需要作估价入库, 现在采配中心处理暂估使用是收到发票回冲, 这是现行软件处理暂估唯一方法, 针对用户这种情况, 可提议使用收到每个月回冲方法处理暂估。 采配中心相关数据: 采购计划员6人, 采购协议审查员1人, 基础数据（商品、 往来单位）编码维护1人, 商品入库单录入2人, 暂估入库冲销1人, 付款员1人, 采购员11人, 仓储业务步骤 医药企业仓库负责全部药品收发和存放, 因为医药企业连锁经营实施统一经营、 统一进货、 统一配送、 统一核实, 且药品都实施批号管理, 所以仓库业务量较多, 包含药品7000余种, 现在物理仓库有片剂库、 酊酚库、 针剂库、 中成库、 进口库、 小商品库等六个仓库。仓库业务关键是入/出库业务和盘点业务等。采购入库时, 以采配中心送来“商品采购入库单”和“质检单”验货入库; 销售出库时, 凭经过财务收款盖章批发或零售部门开具“商品销售票”发货出库, 药品分拨时根据采配中心分拨室送来“商品内部分拨票”发货给配送员。因为商品较多, 所以仓库仅每季度盘点一次, 形成盘点表, 报采配中心经理审批后交财务。销售（批发/零售）业务步骤 批发/零售业务是医药企业总部销售业务, 批发销售用户关键是医院和药商。批发销售时, 用户到批发开票大厅（一楼）开一式五联“商品销售票”, 到财务交款后, 开正式销售发票（增值税发票）, （也可能记应收帐款）, 凭经过财务盖章后“商品销售票”到仓库提货, 财务凭此记销售收入或应收账款, 仓库作销售出库纪录。批发业务应收帐款管理较复杂, 需要分析帐龄等。 总部零售业务, 同批发业务步骤基础相同, 用户到零售大厅（一楼）开一式五联“商品销售票”, 交现款后, 不用到仓库而是直接在零售大厅提货, 这类销售对象通常是零星用户, 都是现款交易, 类似于商店零售。假如用户要求, 还会开具销售小票, 即一般发票。连锁药品超市配送步骤零售药店要货计划表分拨室报采配中心缺货需求采购系统药品库存量是否满足 否 商品内部分拨票 是 送财务做帐务处理配送员仓库零售药店带回欠据, 做结算用。分拨室情况: 开票员3人, 日开票量10001300张, 配送员10人, 价格调整作为药品流通企业, 医药企业对药品价格管理较严格完善, 医药企业采配中心由专员负责药品价格调整, 商品采购价格, 成本价格, 批发价格, 零售价都实施统一管理, 有专门价格管理员负责, 价格调整时, 依据物价管理部门调价文件或药品供给厂家调价通知制作调价通知单, 调整药品价格, 各零售药店或药品批发部门据此确定销售价格, 价格调整通知单显示调整前后不一样价格, 有调价说明以供查询或者商业检验。药品超市（泰华西药店）业务中行账户存款单现金医药企业总部用户用户泰华西药店 存款单 销售小票 商品销货清单 现金 商品内部分拨票 医药企业下属连锁药店六十余家, 其中规模较大有中央大药房、 泰华西药店、 奋斗药店等, 在调研中, 则重到泰华西了解了一下业务。泰华西药店是一间医药超市, 有职员20人, 月销售额1020万元, 所需药品都是从医药企业配送来, 药店只负责销售。销售时, 使用POS机开销售提货小票, 交款后取药。药店天天拨号向医药企业总部上报销售数据和药品库存情况。财务中心核实零售药店销售成本和毛利: 以每次向药店配送药品时开具并向财务报送“商品内部分拨票”计算药店销售成本; 由医药企业在中国银行开设一个帐户供全部连锁零售药店使用, 连锁药店天天把销售得到现金存入中行账户, 每个月向总部财务送交本期该店“销售累计票”和收入存款单, 总部财务以此确定该店销售收入; 经过以上程序, 即可核实零售药店收入毛利, 总部向零售药店送“内部核实指标表”通知核实结果。总部单独就某一个药品进行单品核实毛利、 成本等。财务中心业务财务中心负责整个企业财务核实, 前后使用过金龙、 吉联等财务软件, 现在也在使用英克财务系统, 工资、 固定资产、 帐务、 报表等业务都经过计算机处理, 使用效果还较满意。财务人员分工较明确, 工作较规范, 业务同我们软件步骤相吻合, 现在工作量较大是对连锁药店毛利核实。资金管理部进行资金凑措和管理, 关键确保采购计划、 采购付款等按需进行, 人职员资正常发放等工作。核实部利用会计手段对经济业务进行统计, 依据记账凭证复核、 记账, 向税务和其她机构提交财务报表, 并对哈医药集团总部报送资产负债表, 利润分配表, 销售收入明细表, 和成本表。对主营业务收入、 主营业务成本、 管理费用进行部门核实, 具体核实各零售药店相关数据。现在财务中心对软件最大需求是业务数据能转化为财务数据, 减轻财务人职员作量, 英克系统正在做这方面改善。