国内采购工作规程.doc

1．常规品种采购
1.1采购员根据协议或依据库存及销售情况确定需采购品种数量, 立刻与供给厂商联络, 确定品名、 规格、 数量、 发货方法及付款期限等, 根据通例, 能够是电话协议、 传真协议或正式文本协议。
1.2采购员在业务系统中录入协议内容, 系统自动生成到货通知单, 通知储运部收货。
2．首营品种、 首营企业
2.1采购员应根据企业相关制度要求向供货方索要审核所需全部资料: 包含企业资质审核需要提供企业一证一照; 销售人员资格审查需提供由企业法人签署销售人员委托书原件及身份证复印件和岗位证书复印件; 产品资料包含生产批件、 质量标准、 说明书、 药检汇报、 物价文件及样品。另外还须与供方签定《质量确保协议书》。
2.2资料齐全后须在一个工作日内填好《首营企业审批表》、 《首次经营药品审批表》, 先交物价员审核价格。
2.3物价员须在一个工作日内完成价格审核并签字, 然后将表格及全部资料报部门经理。
2.4部门经理签署意见后, 报送质管部审批。审批合格后, 由质管部进行药品基础数据系统维护。
2.5采购员按常规进货程序与供货方联络具体发货事宜。
3．货物抵达后由质管部进行验收。
3.1收货员和验收员须与采购员保持直接联络, 立刻反应到货情况, 如发生质量不合格或到货破损等情况, 采购员应立即联络供货方立刻处理, 以免影响销售。
3.2到货验收合格后, 储运部系统操作员录入收货单通知采购部。采购员见到收货单后应在半个工作日内进行确定生成入库单并打印交财务部。
4．付款
4.1采购员收到增值税发票应先交财务部到税务局认证, 认证合格发票方可安排付款。
4.2每个月25日前采购员提出付款提议, 经汇总审核后采购部向财务部上报下月付款计划, 财务部审核后报总经理同意。
4.3采购员在业务系统中做结算单并录入发票信息。将结算单及对应发票一同报部门经理审批。
4.4计划内款项经部门经理同意后即可交财务部安排付款。如需付货款不在当月付款计划中, 则部门经理同意后, 还需财务部主任及总经理同意后方可付款。
5．退、 换货
5.1采购员应常常检验在库商品情况, 对于滞销药品及医院退回近效期、 破损等情况药品, 采购员应定时与供货方联络退换货, 及早处理, 以免造成无须要损失。
5.2退换货应在业务系统开出对应单据传到储运部。
5.3换货后再进货, 按正式进货程序办理。