文件和记录控制程序.doc

重庆怡快电梯有限公司致力于建设平安都市生活电梯安装改造修理质量保证体系程序文件文件号：YK-CU-2016版次：A/0分发号：01受控状态：编制/日期：审核/日期：批准/日期：重庆怡快电梯有限公司CHONGQINGYIKUAIELEVATORCOMPANYLED1序号文件编号文件名称1YK-CU-01-2016文件和记录控制程序2YK-CU-02-2016合同控制程序5YK-CU-05-2016设计控制程序4YK-CU-04-2016材料、零部件控制程序5YK-CU-05-2016作业(工艺)控制程序6YK-CU-06-2016焊接控制程序7YK-CU-07-2016检验与试验控制程序8YK-CU-08-2016设备和检验与试验装置控制程序9YK-CU-09-2016不合格品(项)控制程序10YK-CU-10-2016质量改进与服务控制程序员11YK-CU-11-2016人员培训、考核及其管理程序12YK-CU-12-2016其它过程控制程序13YK-CU-15-2016执行特种设备许可制度控制程序14YK-CU-14-2016作业(工艺)文件、质量控制表卡控制程序2重庆怡快电梯有限公司致力于建设平安都市生活2016年3月16日发布2016年3月16日实施地址:重庆市渝北区龙塔街道龙越路16号电话:[phone]传真：[phone]程序文件目录重庆怡快电梯有限公司章节号YK-CU-012016文件和记录控制程序版次A/0页次1/6重庆怡快电梯有限公司致力于建设平安都市生活15YK-CU-15-2016管理评审程序3重庆怡快电梯有限公司致力于建设平安都市生活1.文件和记录控制1.1文件控制1.1.1目的规定与质量保证体系有关的所有文件的编制、会签、审批、标示、修改、回收，包括外来文件控制的管理、购买和接收作出规定，确保在使用场合能够得到适用文件的有效版本，防止使用无效、过期、作废文件。1.1.2范围本程序适用管理和与质量保证体系有关的文件。1.1.3职责质安部负责：（1）组织编制、会签和审核、更改质量手册、程序文件、质量和安全控制文件。（2）指导各部门按文件和记录控制程序的按规定对文件和记录进行编号；（3）负责对所有监视和测量设备技术资料，检测报告和所有检验记录的归口管理。行政部负责：（1）组织编制、会签、审核公司行政、人事类管理文件；（2）负责外来文件的接收，并分发给相关责任部门；（3）负责与电梯安装改造维修有关法律法规、安全技术规范、标准的收集，确保收集最后先版本。（4）负责所有文件的发放，回收，销毁和归档管理。（5）采购计划的编制和审核；（6）分供方资质资料的管理；技术部负责：（1）编制电梯安装、改造、维修作业所需技术文件、工艺文件的编制和审核，总工程师负责该文件的审批。（2）负责审核所有操作规程、作业指导书，总工负责批准操作规程、作业指导书；工程部负责：（1）编制与安装有关的操作规程、作业指导书；（2）负责安装所需设备技术资料的保管；4重庆怡快电梯有限公司致力于建设平安都市生活章节号YK-CU-012016重庆怡快电梯有限公司文件和记录控制程序版次A/0页次2/6维保部负责：（1）编制与维保有关的操作规程、作业指导书；（2）所有改造、维修技术工艺文件、图纸、标准的编制和审核；（3）型式实验报告、监督检验报告和在维保过程中与甲方和技术技术监督部门的相关信息联络归口管理；销售部负责：（1）销售合同及相关销售资料的归口管理，将销售合同原件交财务归档。财务部负责：财务文件制度的编制、审核。1.1.4工作程序及控制要求1.1.4.1体系文件分类内部文件：（1）质量手册（第一层次文件）；（2）程序文件（第二层次文件）；（3）作业工艺文件（第三层次文件）；（4）质量记录（第四层次文件）；外部文件：（1）法律法规、安全技术规范、标准；（2）设计文件，设计文件鉴定报告，型式试验报告，监督检验报告；（3）分供方产品质量证明文件、资格证明文件等。1.1.4.2程序文件的内容程序文件内容主要包括：程序文件名称、目的、适用范围、职责、工作程序及控制要求、相关文件、记录。1.1.4.3文件标示所有文件必须标识，内部文件以编号为标识，编号规则如下：（1）质量手册编号Q/SC-年代号（该文件批准实施的年份，下同）手册代号（用汉语拼音字母表示）本公司质量（用英语首写字母表示）5重庆怡快电梯有限公司致力于建设平安都市生活章节号YK-CU-012016重庆怡快电梯有限公司文件和记录控制程序(2）程序文件编号YK-CU-XX-版次A/0页次3/6年代号程序文件序号程序代号（用汉语拼音字母表示）本公司名称（用汉语拼音首大写字母表示）(5）作业工艺文件编号YK-ZY-XX-年代号作业文件序号作业文件汉语拼音缩写本公司名称（用汉语拼音首大写字母表示（4）记录编号（A）程序文件所属记录编号CU-XX-XX记录序号程序文件序号程序文件的汉语拼音缩写（B）作业文件所属记录编号ZY-XX-XX记录序号作业文件序号作业文件的汉语拼音缩写（5）部门代号见附录A（6）外来文件按原文件编号为标识。1.1.4.4体系文件的批准（1）质量手册由总经理批准；（2）程序文件由质量保证工程师批准；（3）工艺文件、技术文件、作业指导书等由技术负责人批准；（4）合同更改的审批。6重庆怡快电梯有限公司致力于建设平安都市生活章节号YK-CU-012016重庆怡快电梯有限公司文件和记录控制程序版次A/0页次4/61.1.4.5文件的发放范围由质量保证工程师控制文件发放范围。1.1.4.6文件发放和回收所有文件发放和回收由行政部负责，并做好文件发放与回收控制清单1.1.4.7文件的修改（1）体系文件在运行中发行文件不适宜或不符合最先的法律法规、标准、安全技术规范等要求时各部门人员都有提出文件修改的义务和责任，文件更改见文件更改申请表，由质量保证工程师负责组织修改，修改后的审核和批准和发放按原文件的审核和批准和发放执行。（2）文件更改以划改或换页或换版方式进行。1.4.8受控文件的管理（1）受控文件分为纸字档和电子档，纸字档在封面上加盖“受控”鲜章为标识，电子版在OA上发面的文件，发布电子版文件以扫描件为准。（2）受控文件包括：质量手册、程序文件、产品图纸、标准、工艺文件/操作规程/作业指导、检验规程、检验标准、电梯法律法规、安全技术规范、标准、型式试验报告、监督检验报告。1.4.9外来文件管理（1）公司各部门向行政部提供所需外来文件信息；（2）行政部负责收集适用的法律法规、安全技术规范、标准及与质量安全管理、行政管理等有关的外来文件，确保收集的外来文件是最新版本。并建立外来文件发入台帐，见外来文件清单。（3）各责任部门负责对文件进行宣贯和培训。（4）质量保证工程师负责确定外来文件的发放范围。1.4.10作废文件的管理（1）作废文件以在文件上划“”或写“作废”或盖“作废”章为标识；（2）公司各部门每年对作废纸质文件和电子档文件进行一次清理、销毁。销毁文件以部门为单位，报质安部，由质安部统一申请审核销毁，见文件销毁审批表和文件作废/销毁登记表7重庆怡快电梯有限公司致力于建设平安都市生活章节号YK-CU-012016重庆怡快电梯有限公司版次A/0文件和记录控制程序页次5/62.记录控制要求2.1目的为规定质量保证体系有关记录格式、填写、收集、归档、贮存要求，制定本要求。2.2适用范围本记录控制适用于质量保证体系有关记录的控制。2.5职责质安部负责：（1）记录总体格式的策划，指导监控记录填写、收集、归档、贮存等。（2）组织规定记录的保存期限和保管部门。公司各部门：按程序文件或作业工艺文件规定填写质量记录，对填写记录的真实性负责，按职责规定填写和存档贮存。2.4控制要求2.4.1质量记录可以是书面的、实物，也可以是电子媒体的。2.4.2记录包括公司体系运行记录、拱方提供的有关产品控制方面的记录、合格证明、样品，监督检验报告、型式试验报告等。2.4.5记录填写要求2.4.5.1质量体系程序文件和作业规程等应按已规定的统一格式编制和编号；2.4.5.2各部门为控制过程控制和质量目标需要自行增加所需记录，其格式、填写、管理由部门负责人审定。2.4.5.5记录填写要求字迹清晰、易于识别。2.4.5.4用计算机存盘或拷贝形式的记录应有备份以防丢失。2.4.5.5每年对记录进行一次清理，对过期或失效的质量记录按本程序规定销毁。2.4.5.6质量体系记录必须有台帐，见记录一览表5.相关记录8重庆怡快电梯有限公司致力于建设平安都市生活章节号SL-CU-012016重庆怡快电梯有限公司文件和记录控版次A/0制程序页次6/65.1CU-01-01文件发放与回收控制清单5.2CU-01-02文件更改申请表5.5CU-01-05外来文件清单5.4CU-01-04文件销毁审批表5.5CU-01-05文件作废/销毁登记表5.6CU-01-06记录一览表5.7CU-01-07文件修改记录9重庆怡快电梯有限公司章节号附录A部门代码版次A/0页次1/1序号部门名称部门代码部门编号1总经理ZJ012销售部XS025行政部XZ054维保部WB045工程部GZ056质安部ZA067技术部JS078财务部CW08重庆怡快电梯有限公司致力于建设平安都市生活10序号记录编号记录名称归口部门保存期备注1CU-01-01文件发放与回收控制清单行政52CU-01-02文件更改申请表行政55CU-01-05外来文件清单行政54CU-01-04文件销毁审批表行政55CU-01-05文件作废/销毁登记表行政56CU-01-06记录一览表质安57CU-01-07文件修改记录各部门58CU-02-01安装合同评审表工程59CU-02-02改造合同评审表工程510CU-02-05维保合同评审表维保511CU-02-04合同更改申请单各部门512CU-02-05合同更改通知单销售515CU-02-06合同登记表销售514CU-05-01电扶梯改造信息通知单技术515CU-05-02设计输入评审报告技术长久保存16CU-05-05设计输出报告技术长久保存17CU-05-04设计验证技术长久保存18CU-05-05设计确认技术长久保存19CU-05-05技术文件更改通知书技术长久保存20CU-04-01合格供方评价表采购长久保存21CU-04-02合格供方名单采购长久保存22CU-04-05采购申请单采购525CU-04-04电/扶梯材料库房入库验收单质安524CU-07-01电梯承重梁埋设隐蔽工程检查记录工程525CU-07-02电（扶）梯安装土建勘测报告书工程526CU-07-05电梯安装土建交接检验记录工程527CU-07-05安装日志暨安全会议记录工程长久保存28CU-07-06电梯施工过程检验记录质安长久保存29CU-07-07曳引驱动电梯自检报告工程长久保存50CU-07-08自动扶梯与自动人行道自检报告工程/维保长久保存51CU-07-09电梯调试报告工程长久保存52CU-07-10自动扶梯/自动人行道调试报告工程长久保存55CU-07-11施工机具检查评分表质安554CU-07-12施工用电检查评分表质安555CU-07-15施工过程安全检查表质安556CU-07-14质量安全检查信息处理反馈单质安557CU-08-01设备开箱安装调试验收记录工程5重庆怡快电梯有限公司致力于建设平安都市生活记录一览表编号：CU-01-06A/0序号：编制/日期：审核/日期：11序号记录编号记录名称归口部门保存期备注58CU-08-02施工设备台帐工程559CU-08-05年设备定期保养计划工程340CU-08-04设备修理记录工程541CU-08-05设备事故报告工程/维修542CU-08-06设备报废申请各部门345CU-08-07计量器具周检计划质安344CU-08-08监视和测量装置台账质安345CU-08-09监视和测量装置借用记录质安长久保存46WB-50-2016电梯维保记录表行政长久保存47CU-10-01持续改进项目申报各部门548CU-10-02持续改进项目实施计划各部门549CU-10-05持续改进计划跟踪表质安550CU-10-04持续改进项目实施评审表质安551CU-10-05公司持续改进计划质安152QR-8.2.2-01年度内审计划质安355QR-8.2.2-02内审实施计划质安354QR-8.2.2-05内审首（末）次会议签到表质安355QR-8.2.2-04内部质量管理体系审核报告质安356QR-8.2.2-05不合格项报告质安357QR-8.2.2-06不符合项分布表质安358ZJ-68-2015顾客满意程度调查表质安359WB-7.5.1-02急修报告维保长久保存60CU-11-01职工培训申请表行政561CU-11-02年度员工培训计划表行政362ZJ-87-2015培训记录表行政/各部门1065CU-11-05培训效果评价行政/各部门564CU-14-01工艺文件目录质安365QR-5.6-01管理评审计划行政366QR-5.6-02管理评审会议签到表行政367QR-5.6-05管理评审报告行政368QR-5.6-04管理评审实施报告行政369采购合同行政长久保存70销售合同销售长久保存71电梯安装施工组织设计工程部长久保存重庆怡快电梯有限公司致力于建设平安都市生活记录一览表编号：CU-01-06A/0序号：12文件修改记录序号更改通告单编号修改单位修改标记修改人生效日期重庆怡快电梯有限公司致力于建设平安都市生活13