XX公司公文处理办法.docx

某某公司公文处理办法

第一章 总 则
第一条 为使某某公司（简称某公司）的公文处理工作规范化、制度化，提高公文处理效率和公文质量，依据公司实际情况，制定本办法。
第二条 本办法适用于公司公文处理工作。
第三条 公司的公文是公司管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达、贯彻党和国家的方针政策，请示和答复问题，联系商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。
第四条 公文处理工作是指公文的发文办理、收文办理和立卷存档管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条 公司的公文处理实行归口管理。
行政部是公文处理的管理机构，主管公司的公文处理工作，行政部政务秘书负责公文处理；
公司各机构（党委、董事会、监事会、工会、团支部等）设专职或兼职人员负责本机构公文处理工作。
第六条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第七条 本办法涉及公文种类、公文格式等标准化内容以国家标准为准。执行中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和《党政机关公文格式》的有关规定。

第二章 公文种类
第八条 公文种类包括但不限于以下种类：
（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署。
（三）规定。适用于对特定范围内的工作和事务制度带有约束性的措施。
（四）通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（五）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（六）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级单位的询问。
（七）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。
（八）批复。适用于答复请示事项。
（九）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章 公文格式
第九条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。
（一）份号。使用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
（二）密级和保密期限。公文的秘密等级分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限，使用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
（三）紧急程度。公文紧急程度分别标注“特急”“加急”，使用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
（四）发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加 “文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办机构名称。发文单位标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，使用红色小标宋体字。
（五）发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。编排在发文单位标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位，在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文单位标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。
（七）标题。使用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，标题排列应当使用梯形或菱形。
（八）主送单位。使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个单位名称后标全角冒号。
（九）正文。使用3号仿宋体字，编排于主送单位名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
（十）特殊情况说明。当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。
（十一）附件说明。在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
（十二）发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。
（十三）成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位。
（十四）印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。有特定发文单位标志的普发性公文可以不加盖印章。
（十五）附注。居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
（十六）附件。应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
（十七）抄送单位。使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。使用4号仿宋体字，在印发单位和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送单位名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送单位名称后标句号。
如需把主送单位移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送单位。既有主送单位又有抄送单位时，应当将主送单位置于抄送单位之上一行，之间不加分隔线。
（十八）印发单位和印发日期。印发单位和印发日期使用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发单位左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位，后加“印发”二字。
（十九）页码。使用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
第十条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。
第十一条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章 行文规则
第十二条 行文要确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，要同时抄报被越过的单位。
第十四条 向上级单位行文，要遵循以下规则：
（一）原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位；
（二）某公司的请示、报告事项，原则上须以母公司某某集团名义向上级单位呈报，属公司职权范围内的事项，经母公司批准后，报送上级主管部门，同时抄报母公司；
（三）请示要一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项；
（四）除上级单位负责人直接交办事项外，不得以公司名义向上级单位负责人报送公文，不得以公司负责人名义向上级单位报送公文。
第十五条 公司内部行文，要遵循以下规则：
（一）公司有发文权的机构在各自职权范围内可以向公司所属各部门行文。
（二）涉及多个部门或者机构职权范围内的事务，部门或者机构之间未协商一致的，不得向下行文。
第十六条 公司各机构必要时可以联合行文，联合行文应明确主办机构。
属于各机构各自职权范围之内的，不得联合行文。
第十七条 除经公司授权，公司各职能部门不得以部门的名义对外行文。

第五章 发文办理
第十八条 公司经营层的发文办理包括拟稿、签发时限、签发、发文、存档等五个程序。
第十九条 拟稿。属于综合性的发文由行政部组织起草、审核；属于专业性较强的发文，由各专业部门起草，由行政部审核；联合发文要征求联合发文机构的意见，由主办机构负责起草，由行政部会同联合发文机构共同审核。
第二十条 签发时限。行政部应根据拟发文的缓急程度确定签发时限，将发文分为平件、急件、特急件限时办理：
（一）平件应于拟稿之日起（不包括拟稿日）2个工作日内签发，即“T+2”工作日；
（二）急件应于拟稿当日内签发，即“T+0”工作日；
（三）特急件应在拟稿完成后随报随签，即“H+1”工作小时；
（四）对于综合性较强的、需要集体研究的事关重大的拟发文件，可适当宽限，但最多不能超过5个工作日签发。
第二十一条 签发。公司文件签发由行政部填写文件签发单，履行如下签发程序：
（一）对于一般性文件，行政部负责人提出拟办意见，报行政部分管经理签发；必要时呈报总经理签发；
（二）对于重要性文件，行政部负责人提出拟办意见，经行政部分管经理审核后，呈报总经理签发；
（三）对于涉及专业性较强的文件，由有关专业部门提出意见，行政部负责人提出拟办意见，经分管经理审核，报行政部分管经理审批，呈报总经理签发；必要时呈报董事长签发；
（四）对于涉及合同、协议、对外担保、法律事务的文件，行政部负责人提出拟办意见，有关专业部门提出意见，经分管经理审核，报行政部分管经理和总经理审批，呈报董事长签发。
（五）对于联合发文文件，由各机构主要领导会签后印发。
第二十二条 发文。文件签发后，由行政部按发文规则编号、印制、用印，由文件主办机构领取分发，同时做好文件签收、登记。
联合发文由主办机构按发文规则编号、印制，联合发文各机构用印后，由文件主办机构领取分发，并同时做好文件签收、登记。
第二十三条 存档。行政部将公司发文的拟稿纸、文件的原件（一式两份）、修改稿、附件和文件发送登记表全部存档。联合发文的原件由主办机构存档。

第六章 收文办理
第二十四条 公司经营层的收文办理一般包括签收、登记、拟办（递转）、办文时限、传阅、承办、催办、答复和存档等九个程序。
第二十五条 签收和登记。行政部对签收的文件、资料等逐件清点，根据文件、资料的性质进行分类、登记；如发现问题，应及时向发文单位查询，并采取相应的处理措施。
（一）外来文件、资料、书信由行政部签收、分类、登记，分发至相关部门；
（二）公司各机构上报的材料和文件报行政部，行政部根据文件的内容、性质进行登记，履行公司文件处理程序；
（三）代表公司外出参加会议的人员，回公司后应将会议资料全部移交行政部，由行政部进行登记，履行公司文件处理程序；
（四）代表公司外出考察人员，回公司后应将考察资料、考察报告移交行政部，由行政部进行登记，履行公司文件处理程序。
第二十六条 登记。登记项目包括：收文编号、收文日期、发文单位、文号、标题、份数，并将办理结果予以登记。
第二十七条 拟办（递转）。行政部按文件内容和缓急程度填好传阅单，履行如下拟办程序：
（一）对于一般性文件，由行政部负责人提出拟办意见，报行政部分管经理阅批；必要时呈报总经理阅批；
（二）对于重要性文件，由行政部负责人提出拟办意见，经行政部分管经理审阅后，呈报总经理阅批；
（三）对于涉及有关专业内容的文件，由行政部负责人提出拟办意见，有关专业部门提出意见，经分管经理审阅后，报行政部分管经理和总经理阅批；
（四） 对于涉及各机构的公文，由行政部签收、登记后，递转至公司各机构。
第二十八条 办理时限。行政部应根据文件的缓急程度将文件分为平件、急件、特急件限时办理：
（一）平件应于文件送达之日起（不包括文件送达日）2个工作日内阅完，即“T+2”工作日；
（二）急件应于文件送达当日内阅完，即“T+0”工作日；
（三）特急件应随送随阅批，即“H+1”工作小时。
第二十九条 传阅。行政部根据批示意见，按照一定的程序将文件送达有关领导阅知或阅示。阅文人应根据文件要求，严格按“T+X”工作制度，及时签阅。行政部应随时掌握文件去向，避免漏传、误传或延误。
第三十条 承办。行政部按照批示，将文件送达有关部门办理。承办部门应认真负责，及时办理，不得延误和推诿。承办时间从承办部门收到公文之日起计算。
第三十一条 催办。行政部应在规定时间前，向承办部门询问办理结果，以保证公文及时办理完毕。
第三十二条 答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
第三十三条 存档。行政部应将领导阅批单原件和文件原件保存并存档。

第七章 附 则
第三十四条 公司各机构（党委、董事会、监事会、工会、团支部等）公文办理参照本办法执行。
第三十五条 本办法由公司行政部负责解释。
第三十六条 本办法自公司会议审议通过后执行。

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