文书学笔记和历年试卷.doc

文书学笔记
第一章
1、文书：是人们在社会活动中为处理各种事务而形成的、具有特定效用的信息记录
2、文书的形成条件（１）文字的形成是文书产生的必要条件（２）社会组织的形成是文书产生的充分条件
3、文书发展和进化的表现形式：（１）文书的制成材料（２）文书的用途和格式
4、文书同公文、文件的区别与联系：（１）文书和文件是两个十分相近的概念，它们的形成主要源于历史和习惯两个因素。但文书还可指从事此项工作的职业和人，而文件则不具备。（２）公文是文书的一种类型。公文是指在公务活动中形成的文书或文件。
5、文书的特点：（１）文书的记录性：是文书内容对社会现象的反映状态，它是由文书的形成过程及其结果决定的（２）文书的传递性：是文书实体作为信息形式的运行状态，它是由文书的制作目的决定的
6、文书的作用：（１）传播信息作用　　　　（２）凭证依据作用
7、文书工作的形成与确立的时期：（１）形成时期的主要标志：Ａ、有了专门负责文书工作的人员　　Ｂ、出现了文书工作的制度（２）确立时期的主要标志：Ａ、文书工作的组织逐步完备　　　　Ｂ、形成了一套文书处理制度
8、文书工作的变革与发展的时期（１）变革时期主要表现：Ａ、颁布和修订了公文程式条例Ｂ、对文书工作进行改革（２）发展时期主要表现Ａ、完善文书管理制度Ｂ、组建文书工作体系Ｃ、研究文书工作规律
9、文书学的酝酿阶段：自文书及文书工作的形成到20世纪初，体现三个方面：（１）汇集文书的资料　（２）研究文书的撰制（３）制定文书工作规则
10、文书学的形成阶段：从20世纪初至40年代末
11、文书学的发展阶段：从20世纪50年代开始
主要标志：（１）设立专门的文书学研究机构　（２）出版大量的文书学学术专著
12、文书学的基本特征：（１）应用性与理论性的统一（２）综合性与独立性的统一
13、学习文书学的意义：（１）有利于继承优秀的文化遗产（２）有利于总结管理活动的经验（３）有利于提高公务人员的技能
第二章
1、公务文书：简称公文，是社会组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的信息记录
2、公务文书的特点：（１）是由法定作者制发的（２）具有法定的权威性（３）具有现行效用（４）具有规范的体式（５）具有特定的处理程序
3、法定作者：是依法成立并能以自己的名义行使权利、承担义务的社会组织及其领导人
4、公文现行效用：是公文在其内容所针对的现行公务活动中直接发挥实际效力，具有依据和凭证功能
5、公文不同于图书、情报、档案等其他文献形式的主要特征：
公文的特点，是公文区别其他文书，乃至图书、情报、档案等其他文献形式的基本属性
公文的具体特点如题２。
6、公文的基本功能：（１）公文是公务管理的工具（２）公文是社会沟通的手段
7、公文的具体作用：（１）策令作用（２）规范作用 （3）宣传作用 （4）联系作用 （5）凭证作用
8、公务文书的分类：（1）从物质载体的角度分类：纸质文书、感光介质文件、磁介质文件、电子文件
（2）从公文内容性质的角度分类：规范类文书、领导指导类文书、报请类文书、知照类文书、契约类文书、会议文书（3）从公文涉密程度分类：绝密级文书、机密级文书、秘密级文书、内部文书、限国内公开的文书、对外公开的文书（4）从公文办理时限分类：特急件、急件、平件（5）从行文方向分类：上行文：下级机关向所属上级领导、指导机关报送的公文 平行文：同级机关或不相隶属的机关之间往来的公文
下行文：上级领导、指导机关向所属下级机关发送的公文
（6）从机关授受公文的角度分类：发文：本机关制发的公文 收文：本机关收到的其他机关制发的公文
（7）从公文稿本的角度分类：1草稿：又称草案、征求意见稿、送审稿、初稿，是公文撰拟过程中最初期的原始稿件，供讨论、修改、审批之用。2定稿：又称原稿，是经领导人审阅签发或经会议讨论通过的最后完成稿，是缮印正本的依据 3草稿经领导人签发便成为定稿4正本：根据定稿缮印的、用于向外发出的正式文本（试行本：指发文机关认为规范类文书的内容尚不成熟，日后需根据实践的检验情况予以修订时，先行发暂行本：指发文机关一时来不及制定供长期执行的内容完善的规范类文书时，暂且制发的文本，暂行期内，具有法定效力。5修订本：指对已发布生效的规范类文书，经实践检验重新予以修改补充后再行发布的文本）6副本：指正本的复份或复制本，在形式上与正本完全或部分相同，供抄送、传阅、存档备查之用7不同文字的稿本
9、结合实际掌握各类公文的划分方法和实际意义：
10、判定公文密级的标准：
绝密级文书：涉及党和国家最核心的机密的文书，一旦泄露，会使国家的安全和利益遭受特点严重的损害
机密级文书：涉及党和国家重要机密的文书，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受较大的损害
秘密级文书：涉及党和国家一般机密的文书，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定的损害
内部文书：限于党和国家机关内部或专业系统范围内使用的文书，内容虽不涉密但不宜或不必对社会公开
限国内公开的文书：内容虽不涉密，但不宜向国外公布而仅在国内公布的文书
对外公开的文书：内容不涉及任何秘密，可直接对国内外公开发布的文书
11、特急件、急件与平件的时限要求：
特急件：必须在最短时间内以最快的速度优选传递
急件：要求打破工作常规迅速传递、处理或在规定的时限内输完毕的文书
平件：按工作常规传递、处理的公文
12、公文各稿本之间的联系与区别：同题8（7）
13、文种：为便于人们识别和使用每一种文书而赋予它们的固定名称
14、通用文种：指机关、团体、企事业单位等各级各类社会组织在行政管理活动中普遍使用的文种
专用文种：指特定的、具有专门职能的社会组织在各自的业务范围内根据专业的特殊需要而使用的具有特定内容和格式的文种
区别：通用文种是伴随着所有社会组织的各项活动、为各行各业在日常工作中共同使用，使用范围较为普遍。专用文种只限用于特定的组织机构及其特定的业务范围之内，不具备通用性
15、文种选用规则的具体内容：（1）根据发文目的选择文种 （2）根据行文关系选择文种（3）根据发文机关的权限选择文种 （4）根据国家的有关规定选择文种
16、正确选用文种的意义：（1）不同的文种具有不同的写作特点和写作要求，正确地选择文种，有助于促进公文写作的规范化（2）不同的文种揭示了不同的发文意图和不同的处理方式，正确地选择文种，有助于使文件得到及时妥善的处理（3）不同的文种具有不同的性质和功效，正确选择文种，有利于维护公文的严肃性、权威性和有效性。总之，文种选用是否得当有可能影响该文件的整个生命周期，影响相差的行政管理活动或业务活动的开展，因此，文种的选择不容忽视。区别：通用文种是伴随着所有社会组织的各项活动、为各行各业在日常工作中共同使用，使用范围较为普遍
专用文种只限用于特定的组织机构及其特定的业务范围之内，不具备通用性
17、通用文种种类：（1）规范类文书1条例：用于对某一方面的工作作比较全面、系统的规定2规定：用于对某一方面的工作作比较具体的规定3办法：用于对某项工作作具体的规定
（2）领导指导类文书1命令：用于依照有关法律规定发布行政法规和规章2决定：用于对重要事项或者重大行动作出安排3指示：用于对下级机关布置工作、阐明工作活动的指导原则4批复：用于答复下级机关的请示事项
（3）报请类文书 议案：用于各级人民代表按法律程序向同级人民政府或其常务委员会提请审议事项
（4）知照类文书1公告：用于向国内外宣布重要事项或法定事项2通告：用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项3通知：用于批转下级机关的公文； 转发上级机关和不相隶属机关的公文； 发布规章；传达要求下级机关输和有关单位需要周知或者共同招待的事项； 任免和聘用干部4通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况5公函：用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准
（5）会议文书 会议纪要：用于记载和传达会议情况和议定事项
第三章
1、文书工作：是围绕文书的撰制、传递、处理和管理而展开的一系列活动的总称
2、文书工作的基本内容：撰制、传递、办理和处置、管理
3、文书工作的特性：政治性、技术性、服务性、时效性
文书工作的技术性：
文书工作的时效性：是指文书工作的具体活动过程是有时间界限和要求的
4、文书工作的作用：助手作用、纽带作用、积累作用
5、文书工作的基本原则：是由党和国家统一规定的文书工作的准则
6、文书工作的基本原则内容：准确、及时、安全
7、行文方式：指文件传递运行的方式
8、多级行文的必要条件：
（1）用于下行文时，只限于有明确的具体规定而不需下级机关根据各自的情况作补充规定的文件（2）用于上行文时，只限于问题重大需直接上级机关和更高层次的机关同时了解情况，制定决策的文件
9、越级行文的必要条件：（1）情况特殊紧急（2）上级领导交办并指定越级上报的具体事项（3）需直接询问、答复或联系具体事项（4）虽多次请示直属上级机关但问题长期未予解决，或与直属上级有争议而该问题又急需解决（5）揭发、检举、控告直属上级机关
10、行文规则：旨在控制行文方向、行文方式和行文数量的有关规定
11、行文规则的内容：（1）根据机关之间的工作关系确立行文方向（2）选择适宜的行文方式，一般不和越级行文（3）正确选择主送机关与抄送机关（4）坚持党政文件分开的原则（5）联合行文时作者应是“同级”机关，并在行文前就有关问题协议一致（6）严格控制公文数量，简化行文手续
12、遵守行文规则的意义（1）有效控制行文方向，保证公文传递做到准确、快捷（2）有效控制行文方式，维护正常的工作秩序和公文的有效运转（3）有效控制行文数量，合理精简公文，简化手续，反对文牍主义
13、中心机构：指各级各类办公厅，它是社会组织内部文书工作的总枢纽
14、专门机构：指在社会组织内部专门从事文书工作的部门
15、分支机构：指社会组织内部的各个职能部门
16、集中式：指一个社会组织的全部文书工作，除部分的撰拟与承办由有关职能部门承担外，其他文书工作的活动程序都集中于中心机构，即办公厅进行
17、分散式：指一个社会组织的文书工作，分别由其办公厅与各职能部门及其专兼职文书人员承担
18、复合式：批在一个社会组织中同时采用集中与分散两种组织形式
19确定文书工作组织形式的依据：主要取决于中心机构能否直接控制各专门机构和分支机构文书工作状况
20、文书工作的控制层：指在社会组织中对文书工作承担领导责任的中心机构的负责人
执行层：指在社会组织中对文书处理程序各环节承担组织和管理责任的专门机构负责人
操作层：指在社会组织中直接承担文书工作具体任务的人员
21、文书工作人员的素质要求：（1）思想品德要求：思想觉悟、职业道德
（2）知识能力要求：系统的知识、全面的能力（观察分析能力、表达能力、操作能力）
22、文书工作人员的群体结构优化的具体内容及其必要性：
只有形成一个结构合理、配合良好、工作协调的文书人员群体，才能发挥文书工作的整体效能，并为文书人员个体的发展创造良好的人文环境。（1）合理的技能结构（2）互补的性格结构
第四章
1、文书工作标准化：指对文书工作中反复使用的概念、循环往复的处理程序及其他规律性的管理活动，通过制定、实施标准，以获得文书工作的最佳交通的活动过程
2、文书工作标准化的意义：（1）可以简化和减少文书，节省人力、物力，消除混乱，是提高机关工作水平和效率的重要措施（2）是科学管理文书、提高文书质量的技术保证（3）是实现人－机结合，机－机交换的基础，是实现办公自动化的必要条件（4）有利于引进国际和国内先进标准以迅速提高我国的文书工作水平（5）便于提高文书立卷归档质量，为档案工作奠定良好的基础
3、文书工作标准化特性的具体内容及其含义：（1）管理性：（2）广泛性：指文书工作标准化分布面极广，参与人员众多（3）一定的强制性：文书工作标准虽然主要是推荐性标准，但执行中不应各行其是
4、文书工作标准化不同于其他领域标准化的特殊属性：同3
5、文书工作标准化的原理：1简化原理：指适当地精简文书的内容、格式、种类、发文数量，简化工作环节，将文书与文书工作的各要素限定在必要的范围之内2统一原理：指在一定时期、一定条件下，将文书与文书工作中具有多样性、相差性的诸种概念、事物合而为一或限定在一定范围内的措施3协调原理：指在一定条件下，使文书工作的内外相差因素达到相对稳定和相对平衡，以便实现文书工作系统整体功能的最佳效果4优化原理：指按照特定的目标，在一定条件下，以科学技术和实践经验的综合成果为基础，对文书工作标准系统的构成要素及相互间的关系进行选择、设计或调整，使之达到最佳的效果
6、文书工作中需要简化的范畴：简化文书种类、简化文书格式、简化文书处理程序
7、文书工作中需要统一的范畴：统一概念、 统一文书格式、 统一文书数据元的名称及表达规则统一文书管理制度、 统一文书的载体材料及设备用具
8、文书工作中协调的范畴：标准内部诸要素的协调、 标准之间的协调、文书工作标准和文献工作等相差领域标准之间的协调
9、实施优化原理的程序：确定目标、明确限制条件、分析和决策
10、文书工作标准体系：指将在文书工作中形成和使用的标准按其内在联系形成的科学有机整体
11、我国文书工作标准化管理系统的组成：由标准化行政管理部门、标准化研究机构、文书工作标准化技术组织及文书工作主管部门组成
12、ISO/TC154的中文全称：数据元标准化技术委员会
13、建立文书工作标准体系的基本原则：（1）全面、配套 （2）传统方法与现代方法的结合 （3）相对稳定与不断完善
14、文书工作标准化实施策略的具体内容：（1）增强标准化意识，做好文书工作标准化的宣传普及工作（2）建立文书工作标准体系，明确文书工作标准化的发展方向（3）积极采用国际和国外先进标准（4）建立、健全文书工作标准化的管理系统
15、文书工作现代化：指将处于领先地位的科学管理方法和技术手段应用于文书工作，使文书工作达到先进的科学技术水平。
16、文件、档案一体化管理：指基于文件生命周期理论，利用计算机及网络技术，从系统论的角度出发，对文书工作和档案工作统筹规划、科学管理，使之系统化、规范化，以期发挥各自及总体最大效能，从而提高各类机构管理效能的现代化管理模式。
全程管理模式：强调将文件工作与档案工作统筹兼顾，协调管理
17、透过文书工作现代化的动因充分认识实现文书工作现代化的必要性：（1）文书工作现代化是信息社会新技术革命的必然产物（2）文书工作现代化是提高文书工作效能的必由之路（3）文书工作现代化是现代办公环境中实现文件、档案一体化管理的必要条件
18、前端控制模式：侧重于将档案工作的某些环节前移至文书工作
19、全程管理模式：强调将文件工作与档案工作统筹兼顾，协调管理
20、信息共享模式：信息资源共享
21、文书工作现代化的三个相关要素的具体内容及相互关系
文书工作现代化的相关要素是：管理机制、技术设备和人员素质
管理机制是文书工作的管理体制、方法、手段等构成要素及其功能与相互关系
技术设备是实现文书工作现代化的“硬件”，科学的管理机制必须辅以现代化的技术手段与设备
人员素质包括具有信息意识、效率意识、法律意识、参与意识及掌握多种技能
关系：在实现文书工作现代化的过程中，上述三方面要素相互制约、缺一不可（1）没有科学的管理机制，就无法充分、有效地利用现代技术设备与人力资源（2）没有先进的技术设备，文书工作只能仍然停留在手工阶段（3）没有高素质的文书工作人员，就无从建立科学的管理机制，现代化的技术、设备也只能成为“摆设”，这三个要素也是实现文书工作现代化的必要前提条件，解决得好，必定加速文书工作现代化的进程。反之，则会成为阻碍文书工作现代化的制约因素
22、现代办公环境中文书工作的模式与传统的文书工作模式的区别：文书工作现代化这场变革当中，传统文书工作的管理方法与技术、手段中的精华将得以延续并发扬光大；面对新的社会需求和信息时代的特征，现代办公环境中的文书工作必须“脱胎”于传统模式而形成具有时代特色的新型模式。主要体现在三个方面：前端控制模式：文书工作现代化侧重于将档案工作的某些环节前移至文书工作
信息共享模式：信息资源共享，达到社会价值的最大化
报告：用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关的询问
请示：用于向上级机关请求指示、批准
第五章
1、公务文书的体式：文体和格式
文体：文章的体裁 公文的格式：公文的数据项目的构成及其编排规范
2、公务文书的文体特征：（1）公文被规定以现代汉语的书面形式作为必须使用的符号系统（2）兼用说明、叙述、议论三种表达方式
3、公文的三种基本表达方式：（1）说明：指对人物、事项或客观事物进行介绍、解说的一种表达方式（定义、举例、比较、分类、引用、数字、图表）（2）叙述：指以记载和陈述人物、事件以及事物的状况与变化过程的一种表达方式（通知、通报、请示、报告、会议纪要等）（3）议论：指运用事实材料和逻辑推理的思维形式反映客观事物，分析其内在联系，揭示本质与规律，直接阐明作者主张的一种表达方式（嘉奖令、通报、调查报告、会议纪要等）
4、指定性数据项目：指所有通用文种均必须具备的项目，包括发文机关标识，标题，正文，生效标识，成文日期等。
5、选择性数据项目：指视每份文件的具体情况可供选择使用的数据项目，包括：发文字号、签发人标识、题注、受文者、附件说明、无正文说明、注释、主题词、印发说明、公文格式分类代码、份号、密级标识，紧急程度标识等。
6、公文格式特点：规范性、相对的固定性、稳定性
7、规范公文格式的意义：（1）方便公文的撰拟和制作 （2）便于对公文进行处理、管理，（3）有利于公文的立卷归档和提供查阅，更重要的是将公文格式纳入标准化的轨道，以适应现代化管理的需要，为计算机等现代办公设备的应用奠定基础
8、主送机关：指对公文负办理或答复责任的机关1抄送机关：指只需了解公文内容而不承担输或答复责任的机关2附件：指附属于公文正件的其他公文或材料3签署：指签发公文的领导人亲笔在公文正本的落款处签名
9、确定成文日期的原则：(1)联合行文时，以最后签发机关的领导人签发的日期为准(2)经会议讨论通过的公文以会议通过的日期为准 (3)电报以发出日期为准
第六章
1、公文撰拟的基本要求：（1）公文的内容要准确无误、讲求实效 （2）公文的语言要严谨周密、简明精练、庄重得体（3）公文的文面要符合规范、整齐划一 （4）公文撰拟的步骤要严谨有序
2、公文语言的庄重得体：指公文中的用语必须符合作者的身份、地位和发文目的，并做到通俗、庄严、郑重。所谓符合作者的身份和地位，是指公文语言要准确地反映发文者与受文者之间的社会关系及工作关系。
所谓符合发文目的，是指公文的用语必须与发文的意图及文种相吻合。此外，公文语言的庄重得体，还应当包括正确地使用书面语言，忌用口语、方言、不规范的简称与“行话”等，确保公文的权威性和准确性。
3、公文撰拟步骤的环节：明确要求、确定文种、撰写提纲、选择材料、草拟文稿、修改润色
4、公文的主旨：指公文撰拟主体在文件中所要表达的基本观点或中心思想，它贯穿于文件的全部内容，集中地表现了对客观事物的感受、认识和理解 确立要求：公文的主旨必须正确、集中、鲜明
5、公文主旨的作用：（1）决定着公文的价值 （2）影响着公文的材料 （3）制约着公文的表达
6、公文主旨的表达过程：包括从主旨确定后，直到公文撰拟结束的全部工作，如确定公文的标题、谋划公文的结构、选择公文的材料和语言等内容
7、公文主旨的表达形式：一段式、两段式和三段式
8、公文开头的主要方式：概述式、结论式、引叙式、说明式、目的式、提问式
结尾的主要方式：总结式、强调式、祈使式、号召式、说明式、分析式
发文处 理

含义
作用

重点

类型

方式

方法
发文稿生成
拟稿

会商
当文书内容涉及其他不相隶属组织或部门的职权范围时，发文机关应依法同其协商并征得同意或配合的活动

核稿
公文草稿在签发之前由部门负责人或秘书人员进行全面核查与修正的活动
控制公文数量，保证公文质量；
为各级领导人审阅批改公文做好准备；
节省时间和精力的重要工作；

行文关、内容关、形式关

签发
由对公文负有法定责任的领导人或被授以专门权限的部门负责人对经审核后的文稿进行终审，批注发出意见并签署姓名及日期的活动
是绝大多数公文生效的法定程序；
是各级领导人履行自身职责的重要工作环节

据签发人的身份、地位及文书处理程序、方式的不同：

分正签、代签、核签和会签
发文制作
注发
在签发之后由文书人员在定稿上批注缮印制发要求的活动

缮印

手工缮写、机械誊写、印刷

校对

对校法、折校法、读校法
传递、公布、督促实施
公布
将公文公之于众，使国内或国内外广大公众和有关方面周知或遵行的活动

查办
核查重要公文的实际执行情况，督促并协助承办单位全面落实文件精神，解决有关问题的控制性活动

1、分层签发制的内容：（1）单位名义的发文由单位领导人签发，内容重要或涉及面广的公文由正职或主持日常工作的副职签发，部分公文可授权综合办公部门负责人代签
（2）内设机构名义的发文由该机构领导人签发，其中重要的公文可由单位有关领导人核签（3）会议通过的决议以及会议纪要等由会议主持人签发（4）联合行文时，签发人级别层次应具备足够的权威，原则上主办单位由哪一级领导签发，其他单位也应对等由同一级领导会签
2、“核后签”的原则：为确保公文的有效性，避免不应有的反复签发，签发要履行正常秩序，一般应先核稿，后签发，签发后的定稿未经原签发人同意，一般不能再作改动
3、公文的主要传递渠道：普通邮寄、机要通信、机要交通、文件交换、电信传输
4、公文公布的意义：（1）有利于人民群众有效行使其在国家大事中广泛参政议政的权利
（2）有利于机关改变工作作风，提高办事效率
（3）符合建设社会主义市场经济体制的要求，对我国改革开放和经济建设起着促进作用
5、催办和查办的区别：从本质上看，催办是以具体公文的运转为对象，对其承办过程进行监督控制，侧重检查某一份具体公文是否按“时”办毕
查办是以一些催办解决不了的文书处理中的重大问题为对象，以专项查办形式解决有关问题或办理有关事项； 是以一件件“事情”为单位进行
6、文书立卷：指将输完毕，具有查考、保存价值的公文按其在形成过程中的有机联系组成案卷，以便于保管、检索和利用7、归档：指将输完毕的公务文书整理立卷，移交给档案部门保存的过程
立卷归档必要性：（1）立卷是文书运转处理程序的最后环节，是文书工作与档案工作的交接点 （2）立卷是日后查考文书材料的需要（3）立卷归档是我国各社会组织现有办公条件下整理和保存公务文书的一种好方法
8、清退：指根据有关规定和要求，将部分办毕文书经过清理，定期或不定期地退还原发文机关或由其指定的专门部门的活动
范围：（1）上级组织下发的绝密文件 （2）在公文草拟、审批过程中形成的，仅供在一定时间、范围、级别的单位内使用并要求予以退还的未定稿、讨论稿、送审稿等（3）未经本人审阅的领导人的内部讲话稿 （4）有重大错情的文书（5）上级组织或本单位制发的供内部传阅并要求退还的文书资料 （6）规定回收的会议文件 （7）其他由发文机关明文规定限期清退的公文
方法：（1）绝密文件，除由秘书部门立卷归档外，一般都应办毕及时收回，由机要秘书人员集中保存，以防泄密 （2）有重大错情的文件，一经发现即由主管单位立即全部收回（3）传阅件、征求意见稿和送审的公文，如属本单位的发文则由承办单位的承办人直接清退；外单位征求意见的公文，由本单位的文书部门统一清退（4）需清退的会议文件，一般由大会秘书组发出清退文件目录，在会议结束时找持件人予以收回 （5）工作人员在离退休、调动工作、机构撤消合并等特殊情况下，应主动清理手中文件
9、销毁：指按照有关规定，对失去留存价值或留存条件的公文做毁灭性处置的活动
范围：包括所有办理完毕、业经清理鉴定确认不具备留存价值或留存条件的文件材料
10、暂存文书的利用方式：借阅和汇编

种类
用途
特点
结构
写作要求
规范类文书

领导指导类文书
决定
用于重要事项或重大行动作出安排，是具有规定性和领导指导性的公文
（1）对某一重大问题作出部署
（2）宣布重要机构的设置或变动
（3）处理重大事故和其他突发性事件
（4）宣布人事安排或对有关人员的表彰、处分或处置

指示

作者不受限定 内容涉及范围广泛
约束作用较为明显
标题、收文机关、正文、发文机关名称与成文日期
依据明确 内容具体 措施可行
批复
（1）针对下级机关请求指示解决具体问题的请示而制发的指示型批复
（2）针对下级机关请求批准转发公文的请示而制发的审批型批复

被动性、针对性、指示性
标题、主送机关、正文、
发文机关名称与成文日期
批复意见应具有权威性
批复意见应具有针对性
批复意见应具有鲜明性
报请类
文书
请示
（1）请求指示型请示
（2）请求批准型请示

事前行文、强制回复
同上

报告
（1）按性质：专题报告和综合报告
（2）按制发周期：定期和不定期报告
（3）按内容：工作报告、总结报告、调查报告

使用范畴具有广泛性
内容表达具有陈述性
行文方向具有单向性

知照类文书
公函
（1）按行文目的：问函与复函
（2）按形式：正式公函与便函

仅用于不隶属的机关之间行文便捷 用语讲究礼节、简明扼要
同指示
内容单一 用语得体 行文郑重
通知

应用广泛；形式多样；时效显著；
同指示

通报
表扬性通报；批评性通报；情况通报

导向性；典型性；普发性；时效性
同指示
选材真实、典型；用语准确、恰切；
制发及时、快捷
简报
工作简报；动态简报；会议简报

快捷性；简明性；新颖性；连续性

精心选材；真实具体；简洁明快；快速及时
会议文书
会议记录

实录——录实
标题、正文
准确；详尽；清楚
会议纪要

标题、成文日期、正文
纪实、纪要、系统化、条理化

9、安排公文层次的主要方式：总分式、递进式、并列式 段落的主要方式：段旨式、条款式、阶段
10、公文的结构要求：服从主旨、反映公务活动规律、符合思维逻辑、适合不同文种
11、消极修辞：指以说明事物而使人理解为目的的修辞
积极修辞：指以表达人们的生活体验、感情而令人感受为目的的修辞
12、公文中辞格的运用：比喻、借代、排比、层递、对比
13、a公文中时间特殊要求：完整、准确、具体地表示某个确定的时间，多采用实词来表示b空间特殊要求：准确、周严，并且应尽量采用有关标准中的规范化用语，多为处所的表示c数量表达的特殊要求（1）表示减少、降低、缩小等概念时不能使用倍数表达（2）使用概数时，应尽量避免歧义
第七章
1、规范类文书总体结构的组成：文件标题、题注、章（节）标题、正文等
2、a总则涵盖的内容：制定依据；制定目的（宗旨）和任务；适用范围；主管部门b分则涵盖的内容：指接在总则之后的具体内容c附则涵盖的内容：施行程序与方式；有关说明；施行日期
3、规范类文书的写作要求：（1）讲究高度的准确性 （2）具有明确的针对性 （3）强调刻意的严密性（4）追求凝炼的简明性 （5）具有特殊的规范性
第八章
1、文书处理程序：指按照公务文书的制发、办理和管理的规律，对文书工作中一系列操作环节、工作步骤的有序组合和合理安排，反映了公务文书在各类社会组织内部有目的运动的全部过程，通常包括收文处理、发文处理和办毕文书处理
2、a收文处理的一般内容：收文的接收、收文的办理、收文的管理b发文处理的一般内容：发文文稿的形成、发文的制作、发文的传递、公布与督促实施c办毕文书处理的一般内容立卷归档、清退、销毁和暂存
3、文书处理程序的特性：稳定性、有序性、适应性、规范性
4、办毕文书的范围：（1）单向文书，即不必办复的各类周知性、执行性公文，如指示、决定、通知、通报以及调查报告（2）双向文书，如问复性质的公文，如请示和批复，问函和复函，请求批转或转发的文书
（3）各类交办文书，或已直接答复来文单位，或已按职能分工转交有关业务主管部门和相关单位办理
（4）一些需要长期贯彻执行的公文，如法律法规规章和其他规范性文书、长期计划等
8、会议记录：指对会议情况、过程和内容的原始记载，是撰写会议纪要及传达贯彻会议精神并对其实施情况进行检查的依据和凭证
1、请示的写作要求：（1）内容方面应做到：A、如内容确系本单位无权决定或难以解决的问题，不得滥用请示B、主题单一，一文一事，以便尽快得到上级机关的回复C、请示的理由应具体，充分，合情合理
D、请求上级就解决某一问题作出指示，应在请示中提出本单位的可行性建议，供上级参考
（2）行文规则方面应做到：一般情况下，不得越级行文；不应多头主送；除领导人交办者外，请示不应主送领导者个人（3）数据项目方面应做到：除上述结构中得到的一些必备数据项目外，撰写请示还应特别注意在正本上应有签发人标志
2、报告的写作要求：（1）工作报告：主旨明确；点面结合；富有新意；实事求是；
（2）总结报告：体现政策性；重视材料的积累与使用；注重条理性；有一定的理论性；
（3）调查报告：深入实际，利用多种方式展开全方位的调查，获取大量的第一手材料；
对掌握的材料进行认真的研究、筛选，去伪存真；再作进一步分析、加工，去粗取精；
写作应力求客观、全面，尊重事实，不可褒贬失当或以偏盖全；表达方式应以叙述为主，夹叙夹议，不能只罗列材料、事理分离，而应叙议结合，升华调研成果
3、报告的结构：（1）工作报告：标题、收文机关、正文、发文机关名称与成文日期（2）总结报告：标题、正文、发文机关名称与成文日期（3）调查报告：标题、制发机关名称、正文
4、请示与报告必须截然分开：请示具有强制回复性，报告不要求批复，因此不允许在报告中夹带请示事项
5、通知的写作要求：（1）指示性通知具有指示的特性（2）发布、批转、转发性通知的正文通常起介绍或推荐的作用，因而用语比较简洁、练达（3）知晓性通知的主要作用在于沟通信息，告知有关单位仅需了解而毋须直接办理的事项（4）任免通知用于宣布、知照有关人员的任免或聘用事宜，履行规定的任免程序
（5）会议通知由组织或筹办会议的单位予以制发
6、简报的格式：报头（简报名称、期数、制发单位名称、制发日期、密级）；标题；正文；报尾（发送范围、印发数量）
7、会议纪要的特点：（1）从形成时间来看，其往往形成于会议后期乃至会议结束之后，而会议记录形成于会前或会议期间（2）从实际效用来看，其具有多元性。（3）从所含内容来看，是对整个会议内容的撮要，是提炼、浓缩、系统归纳的产物。而会议记录是原始的记载，忠实地记录，不允许增删（4）从发布形式来看，是作为“通知”等文种的附件传递给受文者
收文环节

含义
作用
种类
原则
形式
要求
收文的接收
签收
指各类社会组织的专（兼）职内、外收发人员或指定的专门人员在履行规定的手续之后，接收外单位发来的公文的活动

分发
亦称分送，即文书部门对收文筛选分类后，根据规定和常规，将进入运转过程的文书分送至各有关部门阅知输的活动

优先处理主要的、重要的、紧急的、需直接办理的公文

收文的
办理
拟办
由综合办公部门或业务部门负责人及有关工作人员，对部分收文的办理提出建议性意见，供有关领导者批办时参考的活动
能发挥主观能动性
提高通观全局、处理问题的能力，辅助决策、参谋助手

批办
由组织的领导人或部门负责人对公文输提出批示意见的决策性活动
体现和实现组织领导人对办文工作的具体指导和集中领导。保证公文质量

承办

收文的
管理
登记
便于管理、便于利用、便于催办、便于统计

簿册式、卡片式、联单式、电脑登记

组织传阅

专（兼）职文书人员将公文在多部门或多位负责人之间传递，使之得到有效地阅知处理的活动

传阅应以文书人员为中心点，合理规划传阅顺序
积极利用多种传阅方式
优化传阅程序

催办
根据承办时限和内容要求对部分公文的承办情况进行督促检查，以防积压的活动

对内催办、对外催办

电话催办、文字催办、登门催办、会议催办

1、批办的范围：（1）无既定办理方案的业务性文书
（2）确需领导人行使决断权、处置权的重要文书和非常规性文书
2、批办的统一负责、合理分工制度：a统一负责：指各单位应明确规定组织的领导人和各层次、各部门负责人批办的职责与范围，对其中全局性、政策性强的文件务须由组织领导人亲自批办b合理分工：指实行分层负责制，授权组织的副职与综合办公部门的负责人按照分工，分别批办其职权范围内的有关业务性文件与行政事务性文件，不可越权批办
3、承办的范围：（1）上级组织针对本单位的指示（2）上级领导交代的事项或需要办复的公文（3）来自下级组织的请示及重要的报告（4）平行单位或其他不相隶属单位要求协作的函电、合同等（5）人大代表的建议、议案和政协委员的提案
4、注办的内容：（1）发文承办的，注明其是否办复，复文号及复文日期（2）会议承办的，注明会议名称、与会范围、决议与结果（3）电话或当面解决时，注明时间、地点、有关人员与主要内容等（4）传阅承办时，注明主要阅件人姓名和日期（5）通过现场办公解决的，应注明时间、地点、参加者、解决问题的方法、措施与结果
5、登记的范围：（1）凡机关正式来往行文，组织内部文书、会议文书等均应逐件登记（2）特别要注意对“账外文书”的登记（3）可与本单位文书立卷归档的范围结合起来考虑，将登记重点放在属于本单位立卷归档范围的公文上
数据项目
概念
作用
编排规范
发文机关标识
指公文作者的标志
表明公文的责任者，显示公文的权威性与郑重性
一作为文头，多采用大号字体套红标识于公文首页上端，由发文机关的全称加“文件”二字构成
二作为署名，用黑色字体将发文机关的全称或规范化简称标识于公文末页的落款处
发文字号
又称发文编号，是发文机关对其所制发的公文依次编排的顺序代码
（1）为引用和检索文件提供便利（2）便于对文件进行统计和管理
（1）在发文机关代字中包括文种的代字，如国办函字〔1997〕62号（2）在发文机关代字中包括承办单位的代字，如财农字〔1997〕15号
签发人标识
指代表机关最后核查并批准公文向外发出的领导人姓名，只用于上行文
表明机关发文的具体责任者

标题
指标明某一文件主要内容的概括性名称
概要揭示公文主要内容与行文目的，引导阅读
标准形式：由发文单位、事由和文种组成
特殊形式：（1）由发文机关名称和文种，或由事由与文种组成。“双项式”标题（2）由发文机关名称、“批转”字样被批转公文的标题、文种组成。“转文式”标题（3）新闻式的公文标题（4）由标准式公文标题及附加成分组成的公文标题。“附加式”标题
题注
是对标题进行注解和说明
注明规范类文件的法定形成程序和时间，使受文者对有关情况一目了然
写法：在公文标题之下标注如下字样：“×××年×月×日×××××××会议通过”
受文者
指收受公文的机关名称
（1）概括表明公文的空间效力范围，明确对公文负法定办理的机关，以保证公文效用的实现（2）明确公文的发送范