学校档案管理制度汇编.pdf

学校档案管理制度学校档案管理制度档案是学校工作和教育教学活档案是学校工作和教育教学活动动的真的真实记录实记录和和历历史反史反映，学校各部映，学校各部门门在教育教学及其它各在教育教学及其它各项项工作中形成的各工作中形成的各类类档档案，案，应应由学校档案室集中由学校档案室集中统统一管理。加一管理。加强强学校档案的科学管学校档案的科学管理，逐步理，逐步实现实现档案管理工作的档案管理工作的标标准化、准化、规规范化、科学化和制范化、科学化和制度化。度化。学校档案室是学校的内学校档案室是学校的内设设机构，由学校行政校机构，由学校行政校长长分管，分管，日常工作由校日常工作由校长办长办公室、教公室、教务处务处具体具体领导领导。档案室。档案室负责统负责统一一管理全校的党群管理全校的党群类类、行政、行政类类、教育教学、教育教学类类、基建、基建类类、声象、声象类类、设备类设备类、荣誉、荣誉实实物物类类的所有档案。的所有档案。一、学校档案室的基本任一、学校档案室的基本任务务1、结结合学校合学校实际实际，建立健全学校档案管理制度和各，建立健全学校档案管理制度和各类类材材料及料及时归时归档制度。档制度。2、及、及时时收集、整理、保管和收集、整理、保管和统计统计学校的全部档案，学校的全部档案，编编制制检检索工具，提供校内网上索工具，提供校内网上查寻查寻，并，并积积极提供档案利用，极提供档案利用，为为学校学校管理和教育教学等各管理和教育教学等各项项工作服工作服务务。3、负责对负责对全校各全校各处处室的档案收集、室的档案收集、归类归类整理、上交档案整理、上交档案室等工作室等工作进进行指行指导导、监监督、督、检查检查，并，并纳纳入学校入学校对对各各处处室考核室考核检查检查的内容。的内容。4、维护维护档案的完整与安全。档案的完整与安全。二、档案室立卷二、档案室立卷归归档范档范围围、原、原则则和注意事和注意事项项 1所有学校档案必所有学校档案必须须集中集中统统一管理，确保真一管理，确保真实实、完整、完整、准确、系准确、系统统和安全。学校各和安全。学校各处处室要室要积积极极负责负责本本处处室档案室档案资资料料的收集、的收集、积积累、累、归类归类、整理、上交工作，保、整理、上交工作，保证归证归档文件材料收档文件材料收集完整集完整齐齐全，并按全，并按时时移交到学校档案室。任何移交到学校档案室。任何单单位和个人不位和个人不得把档案材料据得把档案材料据为为己有。如一己有。如一项项工作、一次活工作、一次活动动由几个由几个处处室室联联合合组织组织的，涉及多个部的，涉及多个部门门的，文件材料由的，文件材料由牵头牵头主主办办的的处处室室负责归负责归档，其他档，其他处处室室协协助提供相关材料。助提供相关材料。2 严严格格执执行文件、材料的形成行文件、材料的形成单单位及教科研位及教科研课题组课题组立卷立卷归归档制度，档制度，坚坚持做到持做到“三三纳纳入入”、“四同步四同步”：即将立卷：即将立卷归归档工作档工作纳纳入学校及各入学校及各处处室、各部室、各部门门、课题组课题组的工作的工作计计划和划和规规划，划，纳纳入管理制度，入管理制度，纳纳入有关人入有关人员员的工作的工作职责职责范范围围；在布置、；在布置、检查检查、总结总结、考核各、考核各项项工作的同工作的同时时，布置、，布置、检查检查、总结总结、考核档案工、考核档案工作。作。3任何任何单单位和个人不得保存已位和个人不得保存已办办理完理完毕毕的文件、材料，的文件、材料，不得擅自不得擅自销毁销毁文件、材料。如确需要文件、材料。如确需要销毁销毁的文件、材料要由的文件、材料要由档案室登档案室登记记造册，造册，经经校校长长批准后批准后专专人人监销监销。干部、。干部、职职工在工在调调动动离开原工作离开原工作岗岗位位时时，要，要彻彻底清理文件、材料，及底清理文件、材料，及时办时办理文理文档材料的交接手档材料的交接手续续。4、凡是反映本校重大工作与活、凡是反映本校重大工作与活动动，具有考，具有考查查利用价利用价值值的的文字、声像制品、文字、声像制品、图图片等片等资资料均属料均属归归档范档范围围。凡属。凡属归归档的各档的各种文字材料，必种文字材料，必须须要求字迹、要求字迹、图图象清晰、象清晰、书书写工整，所有会写工整，所有会议议记录记录和文字材料均禁止使用和文字材料均禁止使用圆圆珠笔、珠笔、铅铅笔、笔、纯蓝纯蓝墨水墨水书书写。写。立卷立卷单单位位应负责应负责将材料收集将材料收集齐齐全，核全，核对对准确，按文件的自然准确，按文件的自然 形成形成规规律，系律，系统统整理，并在封面上填写档案名称，整理，并在封面上填写档案名称，编编写卷内写卷内目目录录。根据档案的保存价。根据档案的保存价值值和档案保管期限的和档案保管期限的规规定，准确划定，准确划分保存期限。凡反映学校重大活分保存期限。凡反映学校重大活动动和基本和基本历历史面貌，有史面貌，有长长期期利用价利用价值值的档案，列的档案，列为为永久保管；凡是反映学校一般工作活永久保管；凡是反映学校一般工作活动动，在，在较长时间较长时间内有参考利用价内有参考利用价值值的文件，列的文件，列为长为长期保管；凡期保管；凡是在短是在短时间时间内内对对本校有参考利用价本校有参考利用价值值的，列的，列为为短期保存。短期保存。5、文件、文件类类的的归归档材料档材料实实行以件行以件为单为单位位归归档。校内档。校内发发文要文要附文件正本、底稿、附文件正本、底稿、发发文文单单、附件等。底稿及、附件等。底稿及发发文文单单均不得使均不得使用用圆圆珠笔、珠笔、铅铅笔、笔、纯蓝纯蓝墨水、墨水、红红墨水，墨水，发发文文单单上必上必须须在在签发栏签发栏内由内由领导签领导签字，正文上的公章字，正文上的公章应应盖在盖在发发文文单单位和日期位和日期处处。6、请请示示类类文件要附相关批复材料。上文件要附相关批复材料。上级级来文需要来文需要办办理并理并上上报报相关材料的，要求将上相关材料的，要求将上报报的相关材料附上。各的相关材料附上。各处处室如室如报报表、名册、学生素表、名册、学生素质报质报告存根、告存根、图图册等已装册等已装订订并符合装并符合装订订要要求的材料，以册（本）求的材料，以册（本）为单为单位移交档案室。位移交档案室。7、德育、德育、师师德教育活德教育活动动、教学、科研、基建、校内小、教学、科研、基建、校内小报报、设备设备、学校撤并校舍置、学校撤并校舍置换换、教育、教育现现代化代化验验收收资资料等料等专题专题性的性的归归档材料档材料,仍以卷仍以卷为单为单位位进进行整理、立卷，需装行整理、立卷，需装订订的案卷材料的案卷材料归归档部档部门门要装要装订订后方可移交。后方可移交。8、立卷、立卷归归档的材料必档的材料必须须是原件，复印件不得是原件，复印件不得归归档。凡不档。凡不符合档案符合档案归归档要求的文件材料档要求的文件材料,必必须须按要求按要求进进行整理后方可行整理后方可移交。移交的文件材料要求字迹清楚、用移交。移交的文件材料要求字迹清楚、用纸规纸规范（范（A4 纸纸）。）。9、归归档材料必档材料必须须完整，兼完整，兼职职档案档案员员在整理在整理过过程中要逐卷程中要逐卷 （件）（件）检查检查，不要缺，不要缺项项、漏、漏项项,不要把属于一个内容的档案材料不要把属于一个内容的档案材料人人为为地分割开或地分割开或遗遗漏。漏。10、移交的、移交的归归档材料左档材料左边边装装订处订处要要预预留留 25mm 左右的装左右的装订线订线。11、移交档案、移交档案时时，交接双方，交接双方应应当面当面检查检查，按立卷，按立卷归归档要档要求求进进行行验验收收,不符合要求的要退回不符合要求的要退回归归档部档部门门返工，直至返工，直至验验收合收合格后方可格后方可办办理移交手理移交手续续。移交档案材料。移交档案材料时应时应填写档案移交清填写档案移交清单单，清，清单单一式二份一式二份,经经交接双方交接双方签签字后各留一份字后各留一份备查备查。12、档案室、档案室应坚应坚固安全，安装防盗固安全，安装防盗门门窗、窗帘，有条件可窗、窗帘，有条件可配配备备空空调调、电脑电脑。13、应绘应绘制档案柜案卷存放示意制档案柜案卷存放示意图图。14、借、借阅阅档案，必档案，必须须填写填写“借借阅阅档案档案审审批表批表”，经领导经领导同同意意签签字后，方可借字后，方可借阅阅，借，借阅阅人不得擅自拆卷抽取、拍照、复制人不得擅自拆卷抽取、拍照、复制卷内文字材料，借卷内文字材料，借阅阅人不得泄密、人不得泄密、遗遗失、涂改、失、涂改、污损污损，更不得，更不得私自私自转转借借给给他人，他人，违违反反规规定者，按有关定者，按有关规规定予以定予以严肃处严肃处理。理。15、定期、定期组织组织人人员对员对档案保管情况档案保管情况进进行全面行全面检查检查，作好，作好记录记录，发现问题发现问题及及时时向分管向分管领导汇报领导汇报。三、三、规规范分范分类类，及，及时时整理整理归归档建档档建档所有档案要及所有档案要及时时整理，整理，规规范分范分类类，登，登记归记归档。档案档。档案类类目目和基本范和基本范围围：（一）党群（一）党群类类 1、学校党、学校党组织组织的的计计划、划、总结总结、文件、批复等材料；、文件、批复等材料；2、党、党员员大会、支委会、民主生活会会大会、支委会、民主生活会会议记录议记录；改；改选选、增、增补补委委员报员报告、批复；告、批复；3、党、党员员名册、年名册、年报报表、表、发发展党展党员员和和转转正材料；正材料；组织组织建建设设、党党员员教育、宣教育、宣传传、主、主题题活活动动、纪检纪检等方面的材料；等方面的材料；4、工会、共青、工会、共青团团、少先、少先队队、学生会召开代表大会、工作会、学生会召开代表大会、工作会议议、组织组织活活动动的全套文件和材料；各群的全套文件和材料；各群团组织团组织的的计计划、划、总结总结、经验经验交流材料、会交流材料、会议记录议记录；换换届大会材料；改届大会材料；改选报选报告和批复；告和批复；5、政治思想教育、精神文明建、政治思想教育、精神文明建设设材料；材料；6、开展各、开展各项专题项专题活活动动的材料；的材料；7、出席党代会、人代会、政、出席党代会、人代会、政协协会的名会的名单单；8、表彰、表彰、处处分材料；分材料；9、综综合治理、平安建合治理、平安建设设文件、材料。文件、材料。（二）行政（二）行政类类1、学校年度、学期工作、学校年度、学期工作计计划、划、总结总结、报报表；表；2、行政会、行政会议记录议记录、教、教师师会会记录记录、政治学、政治学习记录习记录、学校召、学校召开的各种工作会开的各种工作会议议，专业专业会会议议材料；材料；3、学校、学校规规章制度、章制度、岗岗位位职责职责、奖惩办奖惩办法、考核法、考核检查资检查资料；料；4、上、上级级机关机关颁发颁发的文件，上的文件，上级级机关召开的需要机关召开的需要贯彻执贯彻执行行的会的会议议主要会主要会议议材料；材料；5、学校文件、会、学校文件、会议资议资料；教代会料；教代会资资料；料；6、专题报专题报告；学校重大事告；学校重大事项项的的调查调查、汇报汇报和和处处理情况的理情况的报报告告 ；7、人民代表、政、人民代表、政协协委委员员、上、上级级机关机关领导视领导视察、察、检查检查本校本校工作工作时时的重要指示、的重要指示、讲话讲话、题词题词、照片和有特殊保存价、照片和有特殊保存价值值的的声像材料；声像材料；8、学校的、学校的请请示与上示与上级级机关的批复文件；各机关的批复文件；各处处室的室的请请示与示与学校的批复文件；学校的批复文件；9、学校及其各、学校及其各处处室在各室在各项项工作、活工作、活动动中形成的中形成的计计划、划、总总结结、报报告和活告和活动过动过程的程的资资料；料；10、学校、学校检查检查各各处处室工作，室工作，调查调查研究形成的重要文件材研究形成的重要文件材料；料；11、学校的各种、学校的各种统计报统计报表和表和统计统计分析分析资资料（包括料（包括计计算机算机盘盘片等）；片等）；12、学校、学校领导领导人在公人在公务务活活动动中形成的重要信件、中形成的重要信件、电话记电话记录录，从外机关，从外机关带带回的与本校有关的未回的与本校有关的未经经文文书处书处理登理登记记的文件的文件材料；材料；13、本校的、本校的历历史沿革、大事史沿革、大事记记、年、年鉴鉴、反映本校重要活、反映本校重要活动动事件的剪事件的剪报报、声像材料、荣誉、声像材料、荣誉奖奖状、状、奖奖励励证书证书、有、有纪纪念意念意义义和和凭凭证证性的性的实实物以及展物以及展览览照片等材料；照片等材料；14、干部任免、干部任免、调调配、培配、培训训、专业专业技技术职务评术职务评定、聘任、定、聘任、教教职职工花名册、工花名册、报报表、各表、各类领导类领导小小组组人人员员名名单单以及以及职职工的工的录录用、用、转转正、定正、定级级、调资调资、工、工资资年年报报、退、退职职、复、复职职、退休、退休、评评残、残、抚抚恤、死亡及恤、死亡及奖惩奖惩等文件材料；等文件材料；15、本校、本校财产财产、物、物资资、档案等交接凭、档案等交接凭证证、清、清单单；16、本校、本校编编印的情况反映、印的情况反映、简报简报、校、校报报及有关刊物的定及有关刊物的定稿和印本；稿和印本；编辑编辑出版物的定稿、出版物的定稿、样样本；本；17、学校与有关、学校与有关单单位及个人位及个人签订签订的各种合同，的各种合同，协议书协议书等等文件材料；文件材料；18、各种普、各种普查查工作中形成的文字材料；工作中形成的文字材料；19、教、教师师、职职工、工、职员职员、退休人、退休人员员名册、名册、劳劳模、模、优优秀教秀教师师、先先进进班主任、特班主任、特级级教教师师、学科、学科带头带头人、骨干教人、骨干教师师名册和档案；名册和档案；教教职职工受表彰登工受表彰登记记表；受表；受处处分人分人员员的的检查检查、情况、情况调查调查、处处分决分决定或文件；定或文件；20、死亡人、死亡人员员名册和档案；名册和档案；21、会、会计计凭凭证证、会、会计帐计帐簿和会簿和会计报计报表等会表等会计计核算核算专业专业材材料（具体内容按会料（具体内容按会计计档案档案规规定）；定）；22、特困学生、特困学生“两免一两免一补补”登登记记表、表、“助学育苗助学育苗”工程登工程登记记表、表、学生助学金学生助学金发发放登放登记记表；表；23、对对行政行政经费经费民主民主审查审查的的记录记录材料；材料；24、学校、学校绿绿化、食堂管理、校化、食堂管理、校产产管理的有关材料；管理的有关材料；25、校、校办办厂厂资资料。料。（三）教育教学（三）教育教学类类1、学校制定的各种教学制度、学校制定的各种教学制度、办办法、法、规规章、条例；有关教章、条例；有关教学工作的各学工作的各类类会会议议文件、文件、纪纪要、安排、要、安排、总结总结；2、学籍管理材料（学籍卡、新生登、学籍管理材料（学籍卡、新生登记记表、成表、成绩绩册）；学籍册）；学籍变变更材料（升更材料（升级级、留、留级级、休学、复学和退学、休学、复学和退学、转转学材料）；学生学材料）；学生 奖惩奖惩材料、招生、分配工作材料（招生材料、招生、分配工作材料（招生计计划、招生工作划、招生工作总结总结、新生名册、新生名册、毕业毕业生生鉴鉴定、登定、登记记表、表、毕业毕业生生总结总结材料、材料、毕业毕业班合班合影照、影照、毕业证书毕业证书存根）；学生素存根）；学生素质报质报告告单单存根；存根；3、总课总课程表和学校教学工作程表和学校教学工作计计划、划、总结总结；4、各教研、各教研组计组计划、划、总结总结；教科研；教科研计计划、划、总结总结、活、活动记录动记录；个人教学个人教学计计划、划、备课备课、听、听课课、政治、政治业务业务学学习习笔笔记记、校本培、校本培训记训记录录，教学大，教学大纲纲、各、各课课程学期授程学期授课计课计划，教划，教师师任任课课、任、任职职安排；安排；各各课课程考程考试题试题、成、成绩单绩单，成，成绩统计绩统计表及表及试试卷分析，教学卷分析，教学质质量量调查调查材料；教学材料；教学实习计实习计划、划、总结总结；班主任名；班主任名单单；各；各类竞赛类竞赛成成绩绩和名次；和名次；5、本校、本校编编制的制的电电化教学化教学录录音、音、录录像像带带等；等；6、有关教学、有关教学经验经验的的总结总结，教学方法的研究，教学手段的，教学方法的研究，教学手段的改改进进，教学效果的反，教学效果的反馈馈，教学改革，教学改革，课题课题研究，学研究，学术论术论文，文，专专题发题发言等原始言等原始资资料；公开料；公开课课教案、教案、评课评课材料、教学基本功材料、教学基本功竞赛竞赛材料、名次；有价材料、名次；有价值值的的课课程建程建设设的全套材料（教学的全套材料（教学计计划、教学划、教学大大纲纲、教案、教案、题库题库、试试卷、卷、习题习题集、自集、自编讲义编讲义、主、主编编、参、参编编、主、主审审、参、参审审教材、教材、实习计实习计划、划、实习讲义实习讲义、实习实习指指导书导书、教学、教学总结总结）；）；7、教、教职职工在各种工在各种报报刊刊杂杂志上志上发发表的文章、在各种学表的文章、在各种学术术会会议议上交流的文章以及各种研究成果的上交流的文章以及各种研究成果的奖奖励文件；各励文件；各级级教育科教育科研研课题课题的成果、的成果、结题报结题报告及其告及其审查鉴审查鉴定文件；教定文件；教职职工工编译编译正正式出版的各种学校式出版的各种学校专专著、教材、教学参考著、教材、教学参考资资料等；兄弟学校有料等；兄弟学校有 参考价参考价值值的教学的教学资资料；教料；教师发师发表、表、获奖获奖的的论论文和文和证书证书；8、师资师资培培训计训计划、考核、划、考核、总结总结、教、教师业务师业务档案等有关材档案等有关材料；料；9、教、教师师学学历进历进修、普通修、普通话话、现现代技代技术术、考核材料；学科、考核材料；学科带带头头人、教学能手、骨干教人、教学能手、骨干教师师、青名、青名师师工程培工程培训训的材料；的材料；10、德育工作、德育工作计计划、划、总结总结；各种活；各种活动动的材料、的材料、检查评检查评比的比的材料、先材料、先进进班班级级、三好学生、三好学生、优优秀学生干部登秀学生干部登记记表、学生表、学生奖惩奖惩的材料；的材料；11、本校学生、本校学生军训军训、入学教育、国旗下、入学教育、国旗下讲话讲话、开学典礼、开学典礼、学期学期结结束会、校会、重要集会等重要材料；束会、校会、重要集会等重要材料；12、师师生参加本校体育、文生参加本校体育、文艺艺活活动动和比和比赛赛的材料；的材料；13、本校、本校组队组队参加各参加各类类比比赛赛的运的运动员动员名名单单、成、成绩绩；本校最；本校最高高记录记录；14、体育、体育锻炼标锻炼标准达准达标标成成绩统计绩统计表；学生体表；学生体质质、保健、近、保健、近视统计视统计表。表。（四）基本建（四）基本建设类设类1、有关本校区域、有关本校区域变变化、布局化、布局调调整、解决地界、征用土地整、解决地界、征用土地等文件材料或会等文件材料或会议纪议纪要、各种文件和要、各种文件和证书证书、图纸图纸（含平面（含平面图图、红线图红线图、批准、批准书书、契、契约约、合同、房、合同、房产证产证、土地、土地证证、事、事业单业单位代位代码证码证等）；等）；2、本校的土木建筑（含教学用房、生活用房、本校的土木建筑（含教学用房、生活用房、库库房等）及房等）及抗震加固工程形成的技抗震加固工程形成的技术术文件材料；文件材料；3、校舍平面、校舍平面图图和有关文件；和有关文件；4、基建、基建项项目目报报批材料、批材料、审审批文件、施工批文件、施工图纸图纸、工程、工程预预算、算、决算、决算、审计审计、竣工、竣工验验收收资资料；料；5、消防、消防、卫卫生、水生、水电设电设施的施的图纸图纸、鉴鉴定、定、检查检查的的资资料。料。（五）声象（五）声象类类录录音音带带、录录象象带带、照片、照片、计计算机磁算机磁盘盘等。等。（六）（六）设备类设备类1、各种大、中型物品、器具、各种大、中型物品、器具、设备设备、动动力机械、力机械、电电子子仪仪表、表、仪仪器、微机、器、微机、语语音音设备设备、各种、各种车辆车辆、文印、文印设备设备等；各等；各类图纸类图纸、照、照片、片、计计算算书书、说说明明书书、合格、合格证证、代、代码证码证、验验收收记录记录、测测定数据，定数据，性能性能鉴鉴定材料、运行定材料、运行记录记录、技、技术术操作操作规规程、程、检检修修记录记录、重大事、重大事故的故的调查调查分析及分析及处处理理报报告、事故告、事故记录记录、审计报审计报告、校舍告、校舍设计设计图纸图纸、工程交付、工程交付验验收收结论结论、校舍危房、校舍危房鉴鉴定定报报告、危房告、危房维维修工修工程程结结算算报报告、告、设备设备养养护维护维修和大修修和大修过过程中程中产产生的技生的技术术文件材文件材料等；料等；2、设备设备申申购报购报告和批复；合同、告和批复；合同、说说明明书书；设备设备安装、安装、调试调试、验验收、收、维护协议维护协议；使用、故障和；使用、故障和维维修修记录记录；3、本校自制或改造更新的各种、本校自制或改造更新的各种设备设备的全套的全套设计设计文件和文件和图纸图纸。（七）荣誉（七）荣誉实实物物类类各种各种奖奖品、有品、有历历史价史价值值的的证书证书、奖奖状、状、奖奖杯等杯等实实物。物。四、充分四、充分发挥发挥档案作用，档案作用，为为学校管理和教育教学服学校管理和教育教学服务务 档案的最档案的最终终目的是利用，是目的是利用，是为满为满足利用者的需求，就要足利用者的需求，就要通通过过各种方式向他各种方式向他们们提供档案材料，或提供档案材料，或进进行咨行咨询询服服务务。如学。如学生的学籍档案生的学籍档案对对招生、招工、分配、征兵等用人招生、招工、分配、征兵等用人单单位的外位的外调调，提供出有益的和高效率的服提供出有益的和高效率的服务务，使学生走上新的工作，使学生走上新的工作岗岗位之位之前，用人前，用人单单位就已掌握其在校的基本情况和特位就已掌握其在校的基本情况和特长长，有利于做，有利于做到人尽其用，各尽其才。到人尽其用，各尽其才。宝山第一中学宝山第一中学您好，欢迎您阅读我的文章，本 WORD 文档可编辑修改，也可以直接打印。阅读过后，希望您提出保贵的意见或建议。阅读和学习是一种非常好的习惯，坚持下去，让我们共同进步。