费用管理业务模型案例分享.pdf

破解费用管理迷局破解费用管理迷局控制策略业务单据审批流程业务模型备注备注1.借款-报销-还款1.业务全生命周期2.业务环节控制点设置OA系统、HR系统、固定资产管理系统、合同管理系统、影像系统、资金系统、ERP/核算系统、报表系统、BI系统、业务流程涉及系统易用性后期运维系统性能2.申请-借款-报销-还款3.采购申请-采购订单-预付款-收货-支付货款-支付质保金4.1.各系统范围、边界；2.系统间数据流转的触发条件、触发时点、触发规则逻辑；3.各系统控制点。便于理解、易于操作变动频率、运维工作量系统性能上讲回顾上讲回顾-费用业务模型设计考虑因素费用业务模型设计考虑因素因素点因素分析因素点因素分析模型一：直接报销类业务模型模型四：补录类业务模型模型二：事前申请类业务模型模型五：回写类业务模型模型七：预算调整业务模型业务模型控制策略业务单据审批流程模型三：资产采购类业务模型模型六：实际数调整业务模型上讲回顾上讲回顾-常见的基本费用业务模型常见的基本费用业务模型业务模型控制策略业务单据审批流程【案例】【案例】A公司是一家生产制造企业，每年的销售额约20亿元人民币，公司员工约1500人。为加强公司对各项费用的管理，规范员工的费用报销行为，公司制定了相应的费用报销管理制度。制度规定，公司员工每人每月可凭电信发票报销个人的通讯费，各员工依据员工职级和所在部门的性质，执行相应的费用报销标准：部门类别部门类别销售部门非销售部门员工职级员工职级公司总裁/副总裁部门经理普通员工部门经理普通员工报销限额报销限额实报实销500元/月300元/月300元/月100元/月案例一案例一业务模型控制策略业务单据审批流程借款报销还款【案例分析】【案例分析】A公司员工的通讯费每个月由员工个人按照报销标准凭票报销，无需做事前申请。因此本案例适用“直接报销类业务模型”。案例一案例一业务模型控制策略业务单据审批流程【案例】【案例】A公司的办公用品由行政部统一采购，然后再由各个部门申请领用。行政部张三本月计划购买一批办公用品，向公司借款2000元。之后张三购买了签字笔、打印纸、文件夹等办公用品工花费1800元，取得了相应发票。张三回公司后归还了剩余的200元，并填写了1800元的费用报销单，申请报销。案例二案例二业务模型控制策略业务单据审批流程借款报销还款【案例分析】【案例分析】A公司的办公用品按照公司需要进行采购，采购后员工凭发票和购货清单报销，无需做事前申请。员工在采购前可以向公司申请借款，后可以凭报销冲抵借款。因此本案例适用“直接报销类业务模型”。【常见问题：借款与备用金】【常见问题：借款与备用金】借借 款款：通常“一事一借”，不同事情之间的借款一般不能混用。业务处理完毕后，通常要求在一定期限内报销或者归还。备用金备用金：是预备企业零星开支的，并不针对某件具体的事情。备用金通常年初预借，年末归还即可。因此，企业日常报销的费用无需冲销备用金，正常报销支付即可。案例二案例二业务模型控制策略业务单据审批流程借款报销还款审批流程（暂略）审批流程（暂略）借款业务流程示例借款业务流程示例业务模型控制策略业务单据审批流程借款报销还款可关联冲销借款审批流程（暂略）报销业务流程示例报销业务流程示例业务模型控制策略业务单据审批流程借款报销还款可关联冲销借款可关联冲销借款还款业务流程示例还款业务流程示例业务模型控制策略业务单据审批流程系统应用示例系统应用示例-办公用品采购办公用品采购业务模型控制策略业务单据审批流程系统应用示例系统应用示例-办公用品采购办公用品采购业务模型控制策略业务单据审批流程系统应用示例系统应用示例-办公用品采购办公用品采购业务模型控制策略业务单据审批流程系统应用示例系统应用示例-自动生成凭证自动生成凭证业务模型控制策略业务单据审批流程系统应用示例系统应用示例-自动生成凭证自动生成凭证业务模型控制策略业务单据审批流程【案例】【案例】A公司之前已经建设了人力资源管理系统，每个月由人力资源管理部依据出勤及部门考核情况，计算每位员工的应发工资、五险一金及个税等数据。然后将需要实际发放的工资数额提交给财务，由财务统一安排支付。A公司依据业务需要，在全国各重点城市设立了分支机构，分支机构主要承担当地市场的拓展和销售任务。由于各分支机构并无太多财务事务，所以A公司在各分支机构并没有配置专职的财务人员，也没有在当地开立银行账户。分支机构对外的资金收付由总公司统一处理，并从总公司账户统一对外收支，各分支机构职员的薪资也由总公司统一支付。因此A公司要求人力资源管理系统中的薪资数据能够自动对接到费用报销系统，并在费用报销系统中按照公司制度规定审批。案例三案例三业务模型控制策略业务单据审批流程【案例分析】【案例分析】A公司的薪酬费用在日常处理的流程中，虽然需要先由人力资源管理部门计算，然后再交由财务部门发放。薪酬费用无需经过事前的其他审批，与其他费用的区别在于，一般费用是凭发票报销-走流程-付款，而薪酬费用是凭人力资源管理部门的工资表申请-走流程-付款。因此本案例适用“直接报销类业务模型”。借款报销还款案例三案例三业务模型控制策略业务单据审批流程借款计算薪酬报销自动创建还款薪酬费用报销业务流程示例薪酬费用报销业务流程示例-模式模式1业务模型控制策略业务单据审批流程借款报销还款实现线上审批实现线上审批薪酬费用报销业务流程示例薪酬费用报销业务流程示例-模式模式2业务模型控制策略业务单据审批流程【案例】【案例】A公司费用报销管理制度规定，公司员工出差必须事先报部门经理审批，部门经理审批同意后，方可出差。案例四案例四业务模型控制策略业务单据审批流程借款报销还款【案例分析】【案例分析】A公司的员工在出差前必须先向部门经理申请，部门经理审批同意后方可出差。因此本案例适用“事前申请类业务模型”申请案例四案例四【与【与“直接报销类业务直接报销类业务”的区别】的区别】是否需要“事前申请”业务模型控制策略业务单据审批流程申请借款报销还款事前申请业务流程示例事前申请业务流程示例业务模型控制策略业务单据审批流程申请借款（略）必须关联事前申请必须关联事前申请报销还款（略）报销业务流程示例报销业务流程示例业务模型控制策略业务单据审批流程系统应用示例系统应用示例-出差申请出差申请业务模型控制策略业务单据审批流程系统应用示例系统应用示例-出差申请出差申请业务模型控制策略业务单据审批流程系统应用示例系统应用示例-出差申请出差申请业务模型控制策略业务单据审批流程系统应用示例系统应用示例-出差申请出差申请业务模型控制策略业务单据审批流程系统应用示例系统应用示例-消费记录消费记录业务模型控制策略业务单据审批流程系统应用示例系统应用示例-消费记录消费记录业务模型控制策略业务单据审批流程系统应用示例系统应用示例-消费记录消费记录业务模型控制策略业务单据审批流程【案例】【案例】A公司管理制度规定，公司的电脑等电子设备由信息技术部统一管理，各部门如需购买电脑需要先向信息技术部提出申请，经信息技术部及公司领导审批同意后，再由信息技术部对外采购。信息技术部通过招标比价与M公司签订了电脑采购合作协议，协议约定，A公司采购电脑时需要向M公司下采购订单，并支付电脑价款的30%作为预付款。M公司收到订单及预付款后，安排发货并开具全额货款发票。A公司收到电脑，且验收通过后，向M公司支付60%的货款。剩余10%的货款作为质保金，待A公司验收3个月后，如购买的电脑无质量问题，再予以支付。案例五案例五业务模型控制策略业务单据审批流程【案例分析】【案例分析】电脑从价值及使用年限判断，符合固定资产的标准。另外，A公司的电脑由信息技术部统一采购，且与M公司签署了相关的采购协议，协议明确约定了相应的工作流程。因此，本案例适用“资产采购类业务模型”。收货支付货款支付尾款预付款采购订单采购申请【与费用的区别】【与费用的区别】1.费用通过凭证入账，而资产通常通过资产卡片入账。2.费用通常在发生（或支付）时按照当次发生的金额入账，而资产在达到预定可使用状态前需要先挂账，在达到预定可使用状态时一次全额入账。同时资产类采购业务通常存在后续支付质保金的情况。案例五案例五业务模型控制策略业务单据审批流程采购申请采购订单预付款收货支付货款支付尾款模式一模式二模式一模式二资产采购业务流程示例资产采购业务流程示例业务模型控制策略业务单据审批流程【案例】【案例】A公司与水电公司及银行签署了三方协议，协议约定A公司每个月的水电费通过银行委托代扣的模式进行缴纳。每个月水电公司上门抄表，然后将扣款金额提交给银行，银行依据协议进行扣款。之后，A公司的财务人员前往银行领取银行回单，并依据回单入账。案例六案例六业务模型控制策略业务单据审批流程【案例分析】【案例分析】A公司的水电费不是由公司员工发起报销及付款，而是在银行扣款后，取得银行回单，然后再入账。因此，本案例适用“补录类业务模型”。【与【与“直接报销类业务直接报销类业务”费用的区别】费用的区别】1.“直接报销类业务”：先报销，后付款。2.“补录类业务”：先付款，后报销。银行扣款领取回单报销入账案例六案例六业务模型控制策略业务单据审批流程银行扣款领取回单报销入账补录类业务流程示例补录类业务流程示例业务模型控制策略业务单据审批流程【案例】【案例】A公司已上线ERP系统固定资产管理模块，公司所有的固定资产均在该模块进行记录，每个月由系统自动依据固定资产卡片信息提取固定资产累计折旧。A公司计划建设费用报销系统，希望系统能够提供实时的费用使用情况、预算执行情况等数据报表给公司管理层，以便公司管理层更加科学的做出管理决策。案例七案例七业务模型控制策略业务单据审批流程【案例分析】【案例分析】A公司的固定资产折旧无需填写报销单、也无需走审批流程，而是每个月通过ERP系统的固定资产管理模块自动计提。所以，费用报销系统中没有与折旧相关的费用数据。为在数据统计、展示及做后续分析时，能让管理层直观的看到全口径的报表数据，需要将ERP系统中的固定资产折旧数据回写到费用报销系统。因此，本案例适用“回写类业务模型”。费用发生ERP/核算系统记账回写费用报销系统案例七案例七业务模型控制策略业务单据审批流程费用发生记账回写回写类业务流程示例回写类业务流程示例业务模型控制策略业务单据审批流程【案例】【案例】A公司经营管理的场所非自有物业，按照租赁合同约定，每月需要支付10万元的房屋租赁费。A公司行政管理部每个月收到对方的租赁费发票后，依据公司各部门办公区域面积对租赁费进行分摊。之后，行政部填写租赁费报销单，同时将发票和费用分摊表作为附件提交到财务部进行审批付款。2017年1月份公司对各部门办公区域进行了调整，但调整情况未及时告知行政部，导致行政部在申请2017年1月份的租赁费时，仍然使用之前的办公区域面积做的费用分摊。造成了财务入账的错误。2017年2月份行政部发现了此错误，立即向财务部做出说明，但此时1月份的房屋租赁费已经支付，财务已经入账，并且2017年1月份已结账。案例八案例八业务模型控制策略业务单据审批流程【案例分析】【案例分析】因为1月份的费用已经支付、财务已经入账，且1月份已经关账，所以无法撤销，只能在2月份的账务中进行调账。因此，本案例适用“实际数调整类业务模型”。案例八案例八业务模型控制策略业务单据审批流程申请记账实际数调整类业务流程示例实际数调整类业务流程示例业务模型控制策略业务单据审批流程【案例】【案例】A公司2016年年初下达了100万的广告费预算，用于公司的市场推广及宣传。2016年10月份由于市场环境的变化，A公司希望抢占更多的市场份额，因此决定加大各地市场的宣传力度。经过市场部测算，新的营销计划需要20万的广告费用，但该费用在年初的预算中并未列示。因此，向公司管理层申请了20万的广告费来执行此次营销计划。案例九案例九业务模型控制策略业务单据审批流程【案例分析】【案例分析】A公司此次营销计划在年初计划之外，且年初未下达该部分预算。因此，本案例适用“预算调整业务模型”。【备注】【备注】1.预算调整有定期调整（季度、半年度等）和临时性调整。2.定期调整通常调整量比较大，而且需要遵循预算编制的逻辑，所以定期调整相当于重新做一次预算编制。3.预算总额不变，只在部门、科目或其他维度上进行调剂。案例九案例九业务模型控制策略业务单据审批流程申请调整预算调整类业务流程示例预算调整类业务流程示例谢谢观看谢谢观看