DB54_T 0205-202013-1养老机构档案管理规范-（高清版）.pdf

ICS 03.080.99A 16DB54西藏自治区地方标准DB 54/T 02052020养老机构档案管理规范2020-07-21 发布2020-08-19 实施西藏自治区市场监督管理局发 布DB54/T 02052020I目次前言.II1范围.12术语和定义.13基本要求.14档案分类.25档案管理.2附录 A（资料性附录）档案归档登记记录.7附录 B（资料性附录）档案借阅登记记录.8参考文献.9DB54/T 02052020II前言本标准按照GB/T 1.1-2009给出的规则起草。本标准由西藏自治区民政厅提出并归口。本标准起草单位：西藏自治区民政厅、拉萨市民政局、山南市民政局、中国标准化研究院、西藏自治区标准化研究所。本标准主要起草人：魏利伟、白玛玉珍、李宏、刘文红、李彦鹏、次仁德吉、达娃次仁、刘守华、张莺、张剑、李坤威、李文武、石维彬、扎西央宗、贡桑卓玛。DB54/T 020520201养老机构档案管理规范1范围本标准规定了养老机构档案管理的基本要求，以及档案的分类、收集、整理、立卷、归档、保管、鉴定、销毁和利用等管理要求。本标准适用于养老机构的档案管理。2术语和定义下列术语和定义适用于本文件。2.1档案 archives国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。DA/T 1-2000，定义2.12.2档案管理 archives management档案的收集、整理、保管、借阅和提供利用等活动。3基本要求3.1养老机构应按照国家有关政策要求建立档案的管理制度、审批授权制度、监督检查制度、人员管理培训制度等，具体要求如下：a)明确工作流程，编制技术操作手册和管理要求等；b)明确审批授权的范围、权限内容、方式和程序等；c)明确监督检查的内容、方式、频率和责任人等；d)明确人员岗位职责和要求，以及人员培训的内容、方式、对象和频率等。3.2养老机构应对本机构形成的业务材料做好收集、整理、立卷、归档、保管、鉴定、销毁、统计、利用和移交等工作。档案应真实、完整、安全和有效。3.3档案应由机构集中保存。3.4养老机构应对档案中记载的信息负有保密责任。3.5档案同时存在纸质和电子两种载体形式的，在内容、相关说明及描述上应保持一致。不一致时应以纸质档案记载信息为准。3.6养老机构应设置档案室和配备档案管理人员。3.7养老机构应对所有档案进行分类管理，且每份档案应有唯一的档案号，即唯一的编码。DB54/T 0205202023.8档案管理人员应遵守保密守则和保密纪律，无关人员不应随意浏览档案柜或翻阅档案资料，不应在私人通信、电话、公共场所或与无关人员谈论工作中透露档案内容和档案机密，不携带任何档案外出。绝密档案应存入保险柜，借出或归还的档案应仔细清点登记，不应擅自提供或复制保密档案。3.9档案应进行定期或不定期检查，注意查看永久保存的档案，发现破损、字迹模糊应及时加以修补和复制。3.10档案记录应满足如下要求：a)记录应及时、准确、完整，内容简明扼要、实用，医用、安全等专用术语应准确。b)字迹清楚、端正。出现错字时，应当用双线划在错字上，保留原记录清楚、可辨，并注明修改时间，修改人签名。不得采用刮、粘、涂等方法掩盖或去除原来的字迹。c)眉栏、页码填写完整，记录者签全名。d)宜使用钢笔、签字笔，颜色为蓝黑色或黑色。4档案分类4.1档案按类别分为：a)老年人档案：包括入院档案、健康档案、院期档案和后事档案；b)文书档案：包括行政管理档案、服务档案和党务档案；c)科技档案：包括工程建设档案和设施设备档案；d)人事档案：包括入职档案、培训档案、职位档案、薪酬考核档案和其他档案。e)会计档案：指会计凭证、会计账簿、财务报表、账簿备份数据及单位经济活动相关的其他资料。f)声像实物档案：指照片、磁性载体、电子文件、电子邮件及实物等。4.2档案按材质分为纸制档案和电子档案。4.3档案保管期限按时间分为永久、长期、中期和短期，具体保管时限如下：永久保管；长期保管：30 年；中期保管：10 年；短期保管：5 年。5档案管理5.1收集5.1.1范围档案材料收集范围见表1。表 1档案材料收集范围序号档案分类收集范围保管期限归档时间1老年 人档案入院档案基本情况登记表（包括家属信息），入住申请书，特困供养证（五保供养证），身份证和户口本复印件（包括亲属身份证和户口本复印件），入住合同（供养协议）。长期第二年第一季度完成DB54/T 020520203健康档案入住评估结果，初次入住体检结果，每年体检表，医务室诊疗记录，重大疾病住院记录。院期档案老年人在院期间形成的具有一定保存价值的各种材料。后事档案遗嘱、财产处置记录等。2文书档案行政管理档案外来文件、内部文件、法律法规、产权产籍、资质、合同协议、质量管理体系文件、标准化建设文件等。中期第二年第一季度完成服务档案为老年人提供服务或相关支撑保障过程中所形成的材料，例如清洁卫生服务记录、洗涤服务记录、膳食服务记录、能源统计记录和消防巡视演练记录等。短期党务档案党务工作中形成的文件材料。中期3科技档案工程建设档案工程申请、设计、施工、验收等过程中形成的基础性的文件材料。长期验收完成后即时登记归档设施设备档案说明书，采购、安装、调试和验收过程中的技术性与凭证性文件材料，运行、维修记录、设备改进、改装和报废的文件材料等。4人事档案入职档案个人简历、员工登记表、身份证、学历学位证书、英语等级证书、计算机等级证书、各类资格证书复印件等个人入职基本信息，劳动合同、劳务合同、保密协议、补充协议等实习协议等。永久三个月内培训档案入职培训试卷、培训总结或结业证、培训登记表、培训申请表。职位档案职务任命书、职务变动申请表、职位职务变更记录表。薪酬考核档案试用期考核、年度考核、调薪申请。其他档案个人党团相关资料、各类奖励和处罚记录，离职申请、离职交接表、离职证明存根、补偿金协议等。5会计档案会计凭证、会计账簿、财务报表、账簿备份数据及单位经济活动相关的其他资料。长期第二年第一季度完成6声像实物档案处以上领导检查指导工作等重大活动、本院重大会议活动所拍摄的照片、录像，奖旗、奖状、奖杯、奖章、证书等材料。长期第二年第一季度完成5.1.2要求5.1.2.1各部门应定期收集应归档的材料，按照档案分类结合办结时间进行归集。5.1.2.2收集材料时应按照“业务用表在前、审核凭证在后，重要凭证在前、次要凭证在后”的原则顺序排列。业务审核凭证排列顺序应与业务报表名册中人员顺序保持一致。5.1.2.3材料的字迹、印章和日期应完整、清晰、准确。5.1.2.4各部门档案管理人员应对收集的材料进行检验，经检验合格后与经办人员办理交接手续，做到账物相符。5.2整理DB54/T 0205202045.2.1各部门档案管理人员应按照档案分类对收集的材料进行整理。5.2.2归档材料所使用的载体应符合档案保管及保护的要求。5.2.3纸质材料宜采用国际标准 A4 幅面，表头方向应向上或向左。5.2.4材料应剔除影响档案保管保护的附着物。5.3立卷5.3.1组卷5.3.1.1经收集整理的材料应及时组卷，视情况可按月、季或年度组卷，不应跨年组卷。材料以办结日期确定形成时间。5.3.1.2案卷内材料应按照案卷封面、卷内文件目录、材料、卷内备考表的顺序依次排列。5.3.2编号5.3.2.1档案的案卷档号包括：年度、保管期限代码、档案类别、案卷类别、案卷号。5.3.2.2档案的文件档号包括：年度、保管期限代码、档案类别代码、案卷类别代码、案卷号、件号。5.3.2.3档号编制要求为：年度：以四位阿拉伯数字表示；保管期限：以中文表示；档案类别：以中文表示；案卷号：在分类的最低一级案卷类别内从“0001”开始依次标注；件号：在案卷内从“001”开始依次标注。5.3.2.4案卷内材料应编制页码，以三位阿拉伯数字表示，在案卷内从“001”开始依次标注。页码位置在材料右上角处，背面有正文的位置在左上角相同位置。5.3.2.5案卷内以“件”为单位组卷的，应在卷内文件目录中标注材料的页数。5.3.3编目5.3.3.1案卷封面项目应包括：全宗名称、档案类别、案卷题名、案卷档号、材料形成起止年月、保管期限、材料件数、材料页数。5.3.3.2卷内文件目录项目应包括：件号、单位名称（姓名）、文件题名、材料形成年月、页号（页数）。5.3.3.3卷内备考表项目应包括：本卷情况说明（卷内材料缺损、修改、补充、移出、销毁等情况的说明，由档案管理人员注明发生或发现问题的时间、人员）、立卷人、立卷日期、检查人、检查日期。5.3.3.4案卷目录项目应包括：全宗名称、年度、保管期限、档案类别、案卷题名、案卷号、材料件数、材料页数、存放位置、备注。5.3.4装订5.3.4.1材料装订时应使用对纸张无害的装订工具及耗材。5.3.4.2具有电子文件形式的纸质材料可不装订，采取封装方式保管。5.4归档5.4.1档案形成后应按表 1 中归档时间要求归集到本机构档案管理部门集中保管。5.4.2实物档案应原件归档。DB54/T 0205202055.4.3档案归档时，档案管理员应对档案进行检验，根据档案目录，查收档案，合格后与各部门办理归档交接手续，做到账物相符。5.4.4交接时，双方应在档案交接清单上（一式两份）签字，双方各自保存 1 份。5.4.5档案管理员按类将拟归档的档案存放于档案室中，填写档案归档登记记录（参见附录 A）5.5保管5.5.1要求5.5.1.1档案实体应避免受到人为因素和自然因素的损害，在保管和利用过程中应始终有序。5.5.1.2养老机构应设置专门的档案室，采取防护设备和管理措施，维护档案实体的完整与安全。5.5.1.3档案室宜按照保管期限（见表 1）、档案类别和年度划分区域，入库档案应按统一规则定位。5.5.1.4档案管理人员应定期清点库存档案，检查受损情况，并对受损档案采取措施进行抢救和修复。5.5.1.5有条件的养老机构宜采用档案室安全保护智能化综合管理、物联网等技术提高库房管理水平。5.5.2档案室管理5.5.2.1档案室面积不少于 15 平方米。5.5.2.2档案室应指定专（兼）职的档案管理人员管理，其他人员未经批准不应进入。进入时，应由专职档案管理人员陪同并登记进入人员、进入事由和进出时间。5.5.2.3档案室应配备必要的防火、防盗、防水、防潮、防光、防紫外线、防尘、防高温、防有害生物以及照明等设备。5.5.2.4档案室内温、湿度应符合相关要求，设备应定期进行保养和维护。5.5.3应急预案档案管理部门应对可能发生的突发事件和自然灾害制定应急预案，提高对各种险情的应急抢险能力，最大限度地防止灾害对档案可能造成的损害。5.6鉴定、销毁5.6.1养老机构应由相关负责人、档案管理人员和经办人员组成档案鉴定小组，负责鉴定材料的归档范围和保管期限，并对到期档案进行销毁鉴定。5.6.2档案保管时间自形成之日的次年 1 月 1 日开始计算。5.6.3对达到或超过保管期限的档案应定期组织鉴定。鉴定时，应对照材料归档范围和保管期限的条款从档案的内容、来源、产生时间和利用价值等方面综合分析判断档案的保存价值，提出销毁或延长保管期限的意见。5.6.4对经过鉴定可以销毁的档案应编制销毁清册，报机构主要负责人批准。5.6.5销毁档案时，应由两人或两人以上监销，在档案行政管理部门指定地点实施销毁。5.6.6销毁人员和监销人员应在销毁清册上签字确认。销毁清册应永久保存。5.7利用5.7.1档案利用包括阅览、复制、摘录、外借、编研等方式。5.7.2养老机构应按相关规定提供检索和查询服务。5.7.3查阅、借阅档案应填写档案借阅登记记录（参见附录 B）表，履行审批手续，采取保护措施，避免造成档案损害和遗失。5.7.4查阅人员对借用的档案应妥善保管和爱护，不得涂改、转借、拆散、毁损、复印。DB54/T 0205202065.7.5确因工作需要外带、借走，应写情况说明，经相关负责人批准后方可外带。外带时间一般不超过 3 个工作日。外带时应保管好档案，确保档案的安全。5.7.6凡使用、借阅档案时，应注意档案安全、保密，不得自行转借、涂改、拆散、抽取，未经负责人批准不得复印。5.7.7档案室管理人员对借阅、外带归还的档案应检查、确认档案无差错、无短缺、无破损后办理归还手续。5.7.8借阅、外带的档案发生丢失、损坏、泄密时，档案管理人员应立即报告，并采取措施妥善处理，撰写处理情况说明。DB54/T 020520207AA附录A（资料性附录）档案归档登记记录A.1档案归档登记记录档案归档登记记录见表A.1。表 A.1档案归档登记记录序号档案类别归档范围档案编号保管期限归档时间归档人DB54/T 020520208BB附录B（资料性附录）档案借阅登记记录B.1档案借阅登记记录档案借阅登记记录见表B.1。表 B.1档案借阅登记记录序号借阅日期文件名目的期限文件编号借阅人签字归还日期备注DB54/T 020520209参考文献1中华人民共和国档案法2中华人民共和国档案法实施办法3财会字199832号 会计档案管理办法_