专门档案的管理与利用.pptx

第十一章 专门档案的管理与利用 学习目标主要内容知识框架图本章点睛了解音像档案的管理。熟悉人事档案的管理、会计档案的管理、声像档案的管理。知道专门档案的种类、作用及管理方法。掌握人事档案、会计档案分类的基本方法。4 43 32 21 1 专门档案在社会生活中具有十分重要的作用。保守人事档案机密，维护人事档案材料完整。会计档案是记录经济业务的重要史料和证据，是国家档案的重要组成部分。第二节会计档案的管理与利用 第三节声像档案的管理与利用 第一节人事档案的管理与利用 第一节 人事档案的管理与利用 一、人事档案的收集与鉴别 二、人事档案的整理 三、人事档案的利用 本节点睛雪莱 他人的经验，传达到我们的经验中，那就属于程度最低的一种。人事档案一般产生于单位组织的人事管理活动，主要包括个人基本材料、主要经历、相关考核和评价等几大部分，根据条例又可分为正本和副本两大类。一、人事档案的收集与鉴别 人事档案正本是全面反映一个干部的历史和现实情况的材料，分为10大类，是一个干部的全部原始材料的总和，见图11-1。（一）人事档案正本 图图11-1 11-1 人事档案正本的分类人事档案正本的分类 人事档案的副本是概括反映一个干部历史和现实人事档案的副本是概括反映一个干部历史和现实情况的材料，由情况的材料，由干部人事档案正干部人事档案正本主要材料的复本主要材料的复制件构成，包括制件构成，包括以下八部分，见以下八部分，见图图11-211-2。（二）人事档案副本 图图11-2 11-2 人事档案的副本的主要内容人事档案的副本的主要内容 在收集中必要的鉴定甄别工作也必不可少，鉴别归档材料的具体做法，见图11-3。图图11-3 11-3 鉴别归档材料的具体做法鉴别归档材料的具体做法（二）人事档案副本 类目类目 人事档案材料人事档案材料 非人事档案材料非人事档案材料 履历、自传、鉴定履历、自传、鉴定 履历表、简历表、履历表、简历表、登记表、鉴定材料登记表、鉴定材料 传记、年谱传记、年谱 入党、团材料入党、团材料 入党、团志愿书，入党、团志愿书，转正申请书，政治历史、转正申请书，政治历史、社会关系调查材料社会关系调查材料 思思想想汇汇报报、讨讨论论记记录录、申申请请书书、未未批批准准的的志志愿书愿书对人事档案的鉴定，如表11-1所示。表表11-1 11-1 人事档案鉴定参考表人事档案鉴定参考表 （二）人事档案副本 类目类目 人事档案材料人事档案材料 非人事档案材料非人事档案材料 政治历史审查材料政治历史审查材料 审查结论、复查结论、审查结论、复查结论、甄别与平反结论、本人交甄别与平反结论、本人交代材料代材料 审审查查过过程程中中的的请请示示、报告，往来函件报告，往来函件纪检、监察材料纪检、监察材料 复查、甄别与平反决复查、甄别与平反决定，处分决定，本人检讨，定，处分决定，本人检讨，申述材料申述材料 检举、旁证、揭发检举、旁证、揭发材料，调查报告，办案材料，调查报告，办案过程中形成的材料过程中形成的材料 任免、工资、福任免、工资、福利材料、职称晋升材利材料、职称晋升材料料 任任免免呈呈报报表表、调调动动登登记记表表、调调级级审审批批表表、晋晋升升技术职称和学位审批表技术职称和学位审批表 任免调动通知令、任免调动通知令、请示、批复、来信函件请示、批复、来信函件 业务考核材料业务考核材料 考试成绩表、考核登考试成绩表、考核登记表、创造发明著作目录记表、创造发明著作目录 著作、论文、译文、著作、论文、译文、创造发明、总结创造发明、总结 离、退休材料离、退休材料 本人申请、审批表本人申请、审批表 办理离、退休的批办理离、退休的批示、批复示、批复 续续 表表（二）人事档案副本 二、人事档案的整理 干部档案的整理工作，是将收集起来的每个干部的档案材料，进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订成卷，并在此基础上，不断对档案内容进行补充的工作。通过整理，使原来零乱的档案材料转化为能反映干部情况的系统、条理的专门案卷。干部人事档案的利用必须按照干部管理权限确定干部人事档案的利用必须按照干部管理权限确定的范围进行，对查阅、借阅不同层次干部的档案，国的范围进行，对查阅、借阅不同层次干部的档案，国家规定了相应的审批制度，见图家规定了相应的审批制度，见图11-411-4。三、人事档案的利用 图图11-4 11-4 干部人事档案的利用必须遵守的规定干部人事档案的利用必须遵守的规定 第二节 会计档案的管理与利用 本节点睛一、会计档案的收集 二、会计档案的整理与鉴定 三、会计档案的提供利用列宁从失败的经验中学习。会计档案是在会计工作中形成的，记录和反映一定组织和单位经济业务的专业材料，包括三种，见图11-5。图图11-5 11-5 会计档案的内容会计档案的内容一、会计档案的收集 根据我国会计档案管理办法的规定会计档案的收集工作应明确以下三个问题，见图11-6。图图11-6 11-6 档案的收集工作注意的问题档案的收集工作注意的问题 一、会计档案的收集二、会计档案的整理与鉴定（一）会计档案的分类整理一）会计档案的分类整理 根据会计档案的类别和特点，具体可分为以下根据会计档案的类别和特点，具体可分为以下类别，见图类别，见图11-711-7。图图11-7 11-7 会计档案具体的分类会计档案具体的分类 图图11-8 11-8 会计档案的整理步骤会计档案的整理步骤会计档案的整理步骤，见图11-8。二、会计档案的整理与鉴定 会计档案的鉴定工作和保管期限，见图11-9。（二）会计档案的鉴定 图图11-9 11-9 会计档案的鉴定工作和保管期限会计档案的鉴定工作和保管期限 对于经鉴定确无保存利用价值的会计档案可以进对于经鉴定确无保存利用价值的会计档案可以进行销毁，但由于会计档案的重要性和机密性，销毁必行销毁，但由于会计档案的重要性和机密性，销毁必须严格按有关规定程序进行，见图须严格按有关规定程序进行，见图11-1011-10。图图11-10 11-10 销毁的程序销毁的程序 （二）会计档案的鉴定 会计档案保管期限的分类特征，如表会计档案保管期限的分类特征，如表11-211-2所示。所示。表表11-2 11-2 会计档案保管期限表会计档案保管期限表 （企业和其他组织会计档案保管期限表）（企业和其他组织会计档案保管期限表）序号序号 档案名称档案名称 保管期限保管期限 备注备注一一 会计凭证类会计凭证类 1 1 原始凭证原始凭证 15 15年年 2 2 记账凭证记账凭证 15 15年年 3 3 汇总凭证汇总凭证 15 15年年 二二 会计账簿类会计账簿类 4 4总账总账 15 15年年 包括日记总账包括日记总账 5 5 明细账明细账 15 15年年 现金和银行存款日记账保管现金和银行存款日记账保管2525年年 6 6 日记账日记账 15 15年年 7 7固定资产卡片固定资产卡片 固定资产报废清理后保管固定资产报废清理后保管5 5年年 8 8辅助账簿辅助账簿 15 15年年 序号序号 档案名称档案名称 保管期限保管期限 备注备注 三三 财务报告类财务报告类 包括各级主管部包括各级主管部门汇总财务报告门汇总财务报告 9 9 月、季度财务报告月、季度财务报告 5 5年年 包括文字分析续表包括文字分析续表 1010 年度财务报告年度财务报告（决算）（决算）永久永久 包括文字分析包括文字分析 四四 其他类其他类 1111 会计移交清册会计移交清册 15 15年年 1212会计档案保管清册会计档案保管清册 永久永久 1313会计档案销毁清册会计档案销毁清册永久永久 1414银行余额调节表银行余额调节表 5 5年年 1515银行对账单银行对账单 5 5年年 续续 表表（二）会计档案的鉴定 会计档案的作用和有效的利用方式，见图会计档案的作用和有效的利用方式，见图11-1111-11。三、会计档案的提供利用 图图11-11 11-11 会计档案的提供利用会计档案的提供利用 第三节 声像档案的管理与利用 二、照片档案的管理 本节点睛一、声像档案的作用与特点 三、录音、录像档案的管理 人变得聪明，并不是凭藉经验，而是对待经验的能力。萧伯纳 声像档案是指在社会活动中产生的具有保存利用价值，以声音、图像为记录手段的各种载体形的原始记录。一、声像档案的作用与特点 1.历史凭证作用 声像档案一方面是人类社会活动客观、真实的记录，是最原始、最直接的历史凭证；另一方面由于声像档案能够提供多种媒体传输途径，其信息量和现场感都是文字材料所不及的。（一）声像档案的作用声像档案就是当时历史最有说服力的证据。南京大屠杀中的照片南京大屠杀中的照片 淞沪抗战的记录片淞沪抗战的记录片 2.科学研究作用 声像档案能使人产生身临其境的感觉，能够帮助人们在不同的时间和空间观察和研究同一对象。这给科学研究带来了极大的便利，研究者们可以突破时空限制，在更加广阔的领域开展研究。（一）声像档案的作用利用声像档案记录科研成果、提供科研素材，已经成为现代科学研究的重要手段。声声 像像 档档 案案3.广泛交流作用 声像档案容量大，并具有直观、多维等优势，能够使人们的交流变得更加容易，更加方便，交流效果也大大超过了文字，而且同一件声像档案对于不同的利用者，或同一利用者从不同角度都能得到不同的信息。（一）声像档案的作用 一段录像资料，我们既可以从其内容方面加以研一段录像资料，我们既可以从其内容方面加以研究，也可以从每一个人物的角度进行探讨，同时还可究，也可以从每一个人物的角度进行探讨，同时还可以研究其拍摄技巧或艺术水平。档案部门应该重视声以研究其拍摄技巧或艺术水平。档案部门应该重视声像档案的这种作用，充分利用它进行各种信息交流工像档案的这种作用，充分利用它进行各种信息交流工作。作。录录 像像 资资 料料 4.宣传教育作用 利用声像档案进行宣传教育不仅形象生动，而且效果明显，具有极强的说服力和感染力。（一）声像档案的作用现代教育学的实验证明：学生在获取知识时仅靠现代教育学的实验证明：学生在获取知识时仅靠听觉，三个小时后能保持听觉，三个小时后能保持70%70%，三天后仅能保持，三天后仅能保持10%10%；若依靠视觉，则三个小时后能保持若依靠视觉，则三个小时后能保持72%72%，三天后能保，三天后能保持持20%20%；如果综合依靠视觉和听觉，三个小时后可保；如果综合依靠视觉和听觉，三个小时后可保持持85%85%，三天后仍可保持，三天后仍可保持65%65%。看听结合看听结合 听听 看看 （二）声像档案的特点 不同的声像档案的特点也不相同，这里我们综合不同的声像档案从六个方面加以讨论，见图11-12。图图11-12 11-12 影响声像档案的特点的六个方面影响声像档案的特点的六个方面 二、照片档案的管理 照片档案是声像档案的一种。根据我照片档案管理规范（GB/T11892-89）的规定，照片档案是指：“国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的，以感光材料为载体，以影像为要反映方式的历史录。”1.1.收集范围收集范围 按照按照照片档案管理规范照片档案管理规范的规定，照片档案的的规定，照片档案的收集范围应该包括，见图收集范围应该包括，见图11-1311-13。（一）照片档案的收集 图图11-13 11-13 照片档案的收集范围照片档案的收集范围 2.归档要求要求主要包括五项，见图11-14。图图11-14 11-14 照片档案的归档制度照片档案的归档制度（一）照片档案的收集 照片档案的鉴定是确保所藏照片档案价值的重要照片档案的鉴定是确保所藏照片档案价值的重要环节，档案部门必须对照片档案进行认真鉴定，验收环节，档案部门必须对照片档案进行认真鉴定，验收合格后才能整理组卷。照片档案的鉴定主要包括三个合格后才能整理组卷。照片档案的鉴定主要包括三个方面，见图方面，见图11-1511-15。（二）照片档案的鉴定 图图11-15 11-15 照片档案的鉴定内容照片档案的鉴定内容 冲洗器冲洗器底片和照片在冲洗过程中如果水洗不彻底，定底片和照片在冲洗过程中如果水洗不彻底，定影液中的硫代硫酸钠全残留在其中，这将直接导致影液中的硫代硫酸钠全残留在其中，这将直接导致底片和照片发黄和褪色。底片和照片入库前的技术底片和照片发黄和褪色。底片和照片入库前的技术处理可以采用直接水洗，也可以采用药水清洗，其处理可以采用直接水洗，也可以采用药水清洗，其配方为：配方为：水水 750750毫升毫升过氧化氢（过氧化氢（3%3%）150150毫升毫升氢氧化铵（氢氧化铵（3%3%）100100毫升毫升加水至加水至 10001000毫升毫升（三）照片档案的整理 1.照片档案的分类 由于保管的要求不同，照片档案中底片与照片应分别整理分类。底片底片 照片照片2.照片文字说明的编写 文字说明是照片档案不可缺少的一部分。如果没有文字说明，许多照片连出处、事件、人物都无法分辨，更无法判断其价值，而同一张照片可能因其文字说明不同，内容大相径庭。（三）照片档案的整理 文字说明应包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素。要求文字简洁、语言通顺，一般不超过 200 字。文字说明的几个部分要分段编写，格式如下：照片号底片号 拍摄时间文字说明参见号 摄影者照片文字说明照片文字说明（四）照片档案的保护 按国家有关规定，照片档案的保护的内容，见图11-16。图图11-16 11-16 照片档案的保护的内容照片档案的保护的内容 具体保管时可将底片和照片分别用不同的装具存放：底片装具有底片袋、底片册和底片盒。底片袋底片袋底片册底片册照片装具可分为簿册式、插袋式、粘贴式、压膜式等种类。无论哪一种都应该选用透明的无有害物质污染的优质薄膜，既不易磨损照片，又避免了外界因素的影响。插袋式相册插袋式相册 粘贴式相册粘贴式相册照片档案的利用方式很多，其中较常用的有四种。1.借阅服务 即利用档案部门的阅览室向利用者提供照片档案的借阅，满足利用者的各种需要，这是照片档案利用的主要渠道。（五）照片档案的利用档案部门的阅览室档案部门的阅览室缩微缩微 2.复制服务 根据利用者的需要提供照片复制件，是一种既有利于提高利用率，又宜于保护原始照片的有效利用方式。照片复制的方法很多。刻录光盘刻录光盘 （五）照片档案的利用3.编辑出版照片画册 档案部门还可以根据社会的需要组织编辑出版大型照片画册。照片画册能够围绕某一主题将各个不同时代、不同来源的照片档案集中在一起，通过公开出版发行的方式向社会广泛传播档案信息，方便利用者利用档案资源。照片画册照片画册（五）照片档案的利用4.照片档案展览 利用照片档案举办各种展览也是一种行之有效的利用方式。照片展览形象生动、形式活泼、影响面广，对发挥照片档案的社会作用有较大的帮助。照片档案展览照片档案展览（五）照片档案的利用（六）照片档案的数字化管理1.数字化照片档案的收集数字化照片档案的收集的方式有两种，见图11-17。图图11-17 11-17 数字化照片档案的收集的方式数字化照片档案的收集的方式（六）照片档案的数字化管理2.数字化照片档案的分类照片分类是建立数字档案的重要环节。可以利用WINDOWS的文件夹功能为照片建立三级目录。一级目录为年份；二级目录为照片类别；三级目录为照片编号。3.数字化照片档案的存放为保证安全，通常可将数字照片档案拷贝到独立硬盘存储器、光盘等耐久性强的载体上存放。将鉴定过的数字档案照片拷贝到光盘上至少要求一式两套，一套封存保管，一套供查阅利用。录音、录像档案是声像档案的另一种常见形式。目前的录音录像档案大多是采用磁性物质来保留声音和图像，所以又称为磁记录档案磁记录档案是指通过电磁转化原理和磁性物质的磁现象记录信息的档案形式。三、录音、录像档案的管理 磁记录档案包括的种类，见图11-18。三、录音、录像档案的管理 图图11-18 11-18 磁记录档案的种类磁记录档案的种类图图11-19 11-19 录音、录像档案的收集应注意的问题录音、录像档案的收集应注意的问题 录音、录像档案的收集应注意以下两个面，见图11-19。（一）录音、录像档案的收集在收集过程中要注意加强对录音、录像档案的鉴在收集过程中要注意加强对录音、录像档案的鉴定，保证其真实可靠、定，保证其真实可靠、具有保存利用价值。具有保存利用价值。录音录像档案的鉴定录音录像档案的鉴定可以从四个方面来进可以从四个方面来进行，见图行，见图11-2011-20。（二）录音、录像档案的鉴定 图图11-20 11-20 录音录像档案的鉴定工作录音录像档案的鉴定工作 录音磁带和录像磁带尽管结构、原理相似，但由录音磁带和录像磁带尽管结构、原理相似，但由于记录的内容、频率范围有较大区别，所以应该分别于记录的内容、频率范围有较大区别，所以应该分别进行归类，见图进行归类，见图11-2111-21。（三）录音、录像档案的分类 图图11-21 11-21 录音、录像档案的分类录音、录像档案的分类 录音录像档案保存时间有限，而且受外界环境的录音录像档案保存时间有限，而且受外界环境的影响较大，所以其保护应影响较大，所以其保护应严格按有关规定的标准进严格按有关规定的标准进行，尽可能提供一个良好行，尽可能提供一个良好的保存环境，以延长磁记的保存环境，以延长磁记录材料的寿命，注意的问录材料的寿命，注意的问题有六方面，见图题有六方面，见图11-2211-22。（四）录音、录像档案的保护 图图11-22 11-22 录音、录像档案的保护要注意的问题录音、录像档案的保护要注意的问题 （四）录音、录像档案的保护 1.视听服务 有条件的档案部门应该建立专门的声像档案视听室，提供必要的设备供利用者利用录音、录像档案。视听室的设备一般包括录音机、录像机、电唱机、功率放大器、耳机、扬声器等。（五）录音、录像档案的利用 录音机录音机 录像机录像机 电唱机电唱机 耳机耳机 扬声器扬声器 功率放大器功率放大器 2.复制服务 提供录音、录像带的复制件也是一种常用的利用方法。录音录像带复制容易，效果也较好，而且可以同时满足众多利用者的需要，还可以利用网络进行远程服务，很受利用者的欢迎。录音录像带的复制件录音录像带的复制件（五）录音、录像档案的利用 3.编辑出版 档案部门可以将保存的录音、录像档案按一定的专题编辑成声像制品，对外公开出版发行。这种利用方法能够充分发挥声像档案的作用，扩大社会影响，也有利于长久地保护和传播档案信息。声像制品声像制品（五）录音、录像档案的利用