第5章表格处理软件.pptx

5.1Excel 2003概述概述5.1.1Excel2003 的启动与退出的启动与退出5.1.2Excel 2003的操作界面的操作界面5.1.3Excel 2003的基本元素的基本元素5.1.1Excel2003 的启动与退出的启动与退出启动Excel 2003的方法：1、从开始菜单启动，单击“开始”单击“程序”单击“Excel 2003”；2、双击桌面上已有的Excel 2003的快捷方式图标来启动Excel 2003；3、单击任务栏快速启动区已有的Excel 2003的快捷方式图标来启动Excel 2003；4、打开已有的Excel文件（扩展名为.els)进入Excel 2003。退出Excel 2003的方法：1、单击标题栏右测的关闭铵钮退出Excel 2003；2、单击“文件”菜单项单击“退出”命令退出Excel 2003；3、单击标题栏左侧的控制图标在弹出的控制菜单中单击关闭退出Excel 2003；4、双击标题栏左侧的控制图标退出Excel 2003；5、按组合键Alt+F4退出Excel 2003。5.1.2Excel 2003的操作界面的操作界面1标题栏标题栏 标题栏位于窗口顶部，用来显示应用软件名称Microsoft Excel及当前工作簿文件名，标题栏右侧的3个按钮分别为最小化、最大化/还原、关闭窗口按钮。标题栏的最左端是窗口的控制图标，单击控制图标，会弹出一个控制菜单，其中有还原、移动、大小、关闭等命令。2菜单栏菜单栏l菜单栏通常位于标题栏下面，包含文件、编辑等9组下拉菜单。l如按住Alt键的同时按下菜单后的字母键，也可以弹出相应的菜单。l菜单中某些命令后有执行该命令的快捷键，如文件菜单中的打开命令后标有Ctrl+O，表示按下Ctrl+O组合键就可以打开已有的Excel文件。3工具栏工具栏 工具栏由许多工具按钮组成，每个工具按钮分别代表不同的常用操作命令，利用它们可方便、快捷地完成某些常用操作。这些工具按钮按功能分组，如“常用”、“格式”、“绘图”等工具栏，工具栏的按钮也可以根据需要有选择地显示。4名称框名称框 名称框位于工作表的左上端，用来显示当前活动单元格的名称或地址。单个单元格的地址由其所在的行和列的标识共同表示，如B8表示第八行第二列的单元格。5编辑栏编辑栏 编辑栏位于工作表的上端，名称框的右边，如图所示，用来输入或编辑当前单元格的值或公式，其左边有按钮，点击它便会弹出插入函数的对话框，并会显示“”、“”和“”按钮，用于对输入数据的确认、取消和公式的编辑。6状态栏状态栏 状态栏位于窗口的底部，如图所示，用于显示当前工作表命令或操作的有关状态信息。通过单击“视图”“状态栏”，可以将状态栏设置为显示或隐藏状态。7任务窗格任务窗格 任务窗格工作表区的右侧。单击任务窗格右上角的关闭按钮，可以关闭任务窗格，通过“视图”“任务窗格”命令可以显示任务窗格。它将各种命令集成在一个统一的窗口中，可以使用户直接进行各种操作，从而提高工作效率，简化工作方式。8智能标记智能标记 在Excel 2003中执行某些特定的操作时，将会有不同的智能标记显示，单击智能标记可以为用户提供一个包含常用功能的快捷，帮助用户快速选择正确的操作。5.1.3Excel 2003的基本元素的基本元素p工作簿工作簿 工作薄是指在工作薄是指在Excel中用于保存数据信息的文件，中用于保存数据信息的文件，一个工作簿就是一个一个工作簿就是一个Excel文件文件(其扩展名为其扩展名为.xls)，工作，工作簿名就是存档的文件名，簿名就是存档的文件名，Excel启动后会自动新建一个启动后会自动新建一个名称为名称为“Book1”的工作簿。的工作簿。Excel中文件的存储是以工作簿为单位，Excel工作簿文件名的扩展名是 .xls。一个工作薄可以包含多个不同类型的工作表，但一个工作薄可以包含多个不同类型的工作表，但至少应该包含一张工作表，默认情况下有至少应该包含一张工作表，默认情况下有3个工作表，个工作表，最多可有最多可有255个工作表。个工作表。p工作表工作表 l 工作表是显示在工作簿窗口中的表格。一个工作簿最多可以包含有255张工作表，一个新工作簿默认有3张工作表，分别命名为Sheet1、Sheet2、Sheet3，用户可以根据需要添加工作表。l 工作表名显示在工作表标签上，白色的工作表标签表示该工作表为活动工作表。在工作簿窗口中单击某个工作表标签，可以使该工作表激活成为活动工作表，可以对它进行编辑，双击工作表标签则可更改工作表的名称。l 工作表标签左侧有四个用于工作表管理的控制按钮，分别表示：第一个工作表、上一个工作表、下一个工作表、最后一个工作表 p单元格单元格l 工作表由单元格组成，工作表中行列交汇处的区域称为工作表由单元格组成，工作表中行列交汇处的区域称为单元格。单元格。l 一个工作表最多可有一个工作表最多可有256列，列，65536行。行标号用行。行标号用1，2，3数字表示，列标号用数字表示，列标号用A，B，C，Z；AA，AB，AZ；BA，BB，BZ，IA，IV表示。表示。l 每个工作表中有且仅有一个活动单元格，活动单元格的每个工作表中有且仅有一个活动单元格，活动单元格的地址会显示在名称框中，而活动单元格的内容会同时显示地址会显示在名称框中，而活动单元格的内容会同时显示在活动单元格和编辑栏中，其内容可以为数字、字符、表在活动单元格和编辑栏中，其内容可以为数字、字符、表达式、日期及公式等。达式、日期及公式等。p单元格区域单元格区域 单元格区域是指一组被选中的单元格，它们可以单元格区域是指一组被选中的单元格，它们可以是相邻的，也可以是分散的，对一个单元格区域的操是相邻的，也可以是分散的，对一个单元格区域的操作就是对该区域中所有单元格执行相同的操作。如果作就是对该区域中所有单元格执行相同的操作。如果是连续的矩形单元格区域，其地址表示为左上角单元是连续的矩形单元格区域，其地址表示为左上角单元格名称格名称:右下角单元格名称。右下角单元格名称。5.2 Excel 2003的基本操作的基本操作5.2.1工作簿的创建和保存工作簿的创建和保存5.2.2工作表中数据的输入工作表中数据的输入5.2.3选择操作对象选择操作对象 当当启启动动Excel 2003时时，系系统统会会自自动动新新建建一一个个名名为为“Book1”的的空空工工作作簿簿，默默认认情情况况下下，Excel 2003为为每每个个新新 工工 作作 簿簿 创创 建建 三三 个个 工工 作作 表表，分分 别别 为为“Sheet1”、“Sheet2”、“Sheet3”。如果希望在如果希望在Excel编辑窗口中新建一个工作簿，可编辑窗口中新建一个工作簿，可以按如下步骤进行操作：选择以按如下步骤进行操作：选择“文件文件”菜单中的菜单中的“新建新建”菜单项，会在工作表的右侧出现新建工作簿任务窗格。菜单项，会在工作表的右侧出现新建工作簿任务窗格。可以创建新的空白工作簿或者根据现有工作簿来创建，可以创建新的空白工作簿或者根据现有工作簿来创建，如果要创建基于模板的工作簿，则选用本机上的模板或如果要创建基于模板的工作簿，则选用本机上的模板或网站上的模板。此外，还可以直接使用常用工具栏中的网站上的模板。此外，还可以直接使用常用工具栏中的“新建新建”按钮或使用组合键按钮或使用组合键Ctrl+N来创建新的工作簿。来创建新的工作簿。5.2.1工作簿的创建和保存工作簿的创建和保存 在完成工作簿的编辑工作后，应该保存工作簿文件并退出Excel环境，保存的方法有以下几种：l执行“文件”菜单中的“保存”命令，如果是第一次保存文件，会弹出“另存为”对话框，并且默认的工作簿文件名为“Book1.xls”。l除了第一次保存文件弹出“另存为”对话框外，其余情况需要保存文件时，还可以单击常用工具栏上的“保存”按钮。5.2.2 工作表中数据的输入工作表中数据的输入1输入数据 输入数据前，首先应该选择某单元格，使之成为活动单元格，然后再输入数据。选择单元格。输入数据。输入数据完毕。如果要确认输入的数据，可以按回车键、在其他任意单元格单击鼠标或单击编辑栏左侧的输入按钮。如果要取消输入，则可以按Esc键或单击编辑栏左侧的取消按钮。按Tab键，光标将定位在下一列，按Enter键光标将定位在下一行2输入与对齐方式输入汉字与字符时，默认左对齐。输入数值时，默认形式为常规表示法，右对齐。有些数值不需要参加运算，如电话号码、学号等，只要在输入的时候，在数值前面加一个英文方式下的单引号，便可以让数值变成字符格式，并且靠左对齐。分数的输入应先输入“0”和空格，然后再输入分数。输入日期时用“/”或“”分隔，默认右对齐。输入当前日期的快捷键为Ctrl；，输入当前的时间快捷键为CtrlShift；按AltEnter键，可将单元格的内容分段。3自动填充自动填充(1)填充相同数据填充相同数据(2)填充已定义的序列数据填充已定义的序列数据(3)填充自定义序列填充自定义序列(4)智能填充智能填充5.2.3选择操作对象选择操作对象1单个单元格、行、列的选择单个单元格、行、列的选择2连续区域的选择连续区域的选择 光标定位法、鼠标拖动选择法、或者按住Shift键单击对角线的2个顶点。3非连续区域的选择非连续区域的选择 按住Ctrl键，用鼠标选择单元格或者单元格区域。4选择全部单元格选择全部单元格 单击工作表左上角行列交叉处的“全选”按钮，或者使用快捷键CtrlA。5取消选择取消选择 在选定状态下，用鼠标单击任意单元格，或按键盘上的任一光标键，即可取消选择。5.2.4工作表的编辑工作表的编辑1单元格内容的修改2单元格部分内容的移动、复制、删除3单元格内容的移动、复制、清除、删除4单元格的插入和删除5行、列的插入和删除6工作表的插入、移动、复制、删除和重命名5.2.5格式化表格格式化表格1改变行高和列宽改变行高和列宽鼠标方式：鼠标指针指向目标行(列)的行(列)号的边线上，指针呈上下(左右)双向箭头，然后按住鼠标左键上下(左右)拖动，即可改变行高(列宽)。菜单方式：选定目标行(列)，单击“格式”菜单“行”(“列”)命令的“行高”(“列宽”)项，出现“行高”对话框(“列宽”对话框)，输入行高(列宽)值，并单击“确定”按钮。2格式化数字格式化数字Excel提供了多种数字格式，如小数、百分比、货币、分数等。设置了数字的格式后，单元格中显示的是格式化后的效果，而原始数据出现在编辑栏中。(1)使用“格式”菜单下的“单元格”(2)使用“格式”工具栏上图对应5个按钮为：货币样式按钮，百分比样式按钮，千位分隔样式按钮，增加小数位数按钮，减少小数位数按钮。3设置对齐方式设置对齐方式选中要设置对齐方式的单元格，单击“格式”菜单下的“单元格”命令，选择“对齐”选项卡，可以设置文本的水平对齐和垂直对齐方式、文字的方向、自动换行、合并单元格等内容。4设置字符的格式设置字符的格式选中要设置字体的单元格，单击“格式”菜单下的“单元格”命令，选择“字体”选项卡，然后设置字体、字形、字号、颜色等。5设置边框和底纹设置边框和底纹选中要设置边框或底纹的单元格，单击“格式”菜单下的“单元格”命令，选择“边框”选项卡，依次选择线条、颜色、单击需要的框线，查看预览，然后按“确定”按钮。如果选择“图案”选项卡，单击底纹颜色或图案，查看预览，然后弹出“确定”按钮即可。6自动套用格式自动套用格式可以套用系统定义的各种格式来美化表格，设置方法为：选择要套用格式的单元格区域，单击“格式”菜单下的“自动套用格式”命令，出现“自动套用格式”对话框，选择一种格式并单击“确定”按钮。7设置条件格式设置条件格式 可以根据某种条件来决定数值的显示格式。例如学生成绩表，小于60的成绩用红色加粗斜体显示，大于等于90的成绩用蓝色加粗斜体显示。5.3 Excel 2003的数据处理的数据处理5.3.1公式与函数公式与函数5.3.2图表的使用图表的使用5.3.3数据管理数据管理5.3.1 公式与函数公式与函数 Excel除了一般的表格处理外，最主要的还是它的数据计算功能，它允许使用公式和函数对数据进行计算和分析。1.运算符和优先级别运算符和优先级别2.公式公式公式是对工作表中的数据进行分析与计算的等式。它以“”开始，后面跟表达式。输入的公式形式为表达式其中表达式由运算符、常量、单元格地址、函数及括号等组成。例如求工资表中的实发工资：选择要输入公式的单元格。(本例选择G3单元格)在单元格或编辑栏的输入框中输入等号“”，然后后面跟表达式。(本例输入“B3C3D3E3F3”)直接按回车键或者单击编辑栏左边的“确认”按钮“”就可以得到结果。G3单元格结果得到“5228”，输入公式的效果如图所示。3.函数函数函数是预先定义好的公式，它由函数名、括号及括号内的参数组成，即函数名(参数1，参数2，参数3，)其中参数可以是单元格、单元格区域、常数等。多个参数之间用逗号“,”分隔。例如使用公式“A1A2A3A4A5”，可以简化为函数“SUM(A1:A5)”，作用一样而且减少了输入的工作量和出错率。常用函数常用函数SUM(number1,number2,)AVERAGE(number1,number2,)MAX(number1,number2,)MIN(number1,number2,)ABS(number)INT(number)输入函数输入函数l手工输入选择要输入函数的单元格。在单元格或编辑栏的输入框中输入等号“”，然后后面跟函数。直接按Enter键或者单击编辑栏左边的“确认”按钮“”就可以得到结果。l使用公式选项板输入选择要输入函数的单元格。在编辑栏的输入框中输入等号“”。单击左边的函数下拉列表框。选择需要的函数，随之打开“函数向导”对话框。在“函数向导”对话框中，根据要求输入参数，或单击number1右边的红色按钮然后选择需要计算的单元格区域。单击“确定”按钮，完成函数输入。(3)其他方式还可以利用编辑栏左侧的按钮或“插入”菜单中的“函数”命令，弹出“插入函数”的对话框，根据提示向导操作即可。4自动求和自动求和 Excel具有自动求和功能，即利用“常用”工具栏的“自动求和”按钮。选择要存放结果的单元格。或者把要计算的数据区一起选中。单击“常用”工具栏的“自动求和”按钮，Excel自动计算并把结果放在结果单元格中。5.复制公式工作表中经常有许多单元格采用相同的公式或函数进行计算，Excel提供的公式复制功能可方便、快捷地解决上述问题。复制公式选择含有要复制公式的单元格。鼠标指针移至单元格边框的右下角，当鼠标变成黑色十字。按所需复制公式的单元格方向拖曳填充柄，虚框会随鼠标的拖动而扩大，松开左键，拖曳过的单元格便填入复制的结果。公式中的地址引用公式中的地址引用 相对地址 相对地址又叫相对引用，随公式复制的单元格位置变化的单元格地址称为相对地址。绝对地址绝对地址又叫绝对引用。有时并不希望全部采用相对地址，例如公式中某一项的值固定存放在某单元格中，在复制公式时，该项地址不能改变，这样的单元格地址称为绝对地址。其表示形式是在相对地址前加$符号，如：$E$1(绝对地址，行列均固定)，$D1(混合地址，列号固定为D，行号为相对地址)，F$l(混合地址，行号固定为1，列号为相对地址)。5.3.2 图表的使用图表的使用 图表是工作表数据的另一种表现方法，它能直观的表达出数据与数据之间的关系。图表以工作表的数据为基础，数据的变化，会立即反映到图表中。图表建立后，还可以对其进行修饰(字体、颜色、图案等)，使得图表更美观。1.创建图表创建图表 对已建立的数据工作表，有3种方法建立其图表：图表向导、自动绘图和用图表工具建立图表。图表既可以嵌入工作表，也可以单独作为一个工作表。2.图表的编辑图表的编辑(1)移动和缩放(2)修改图表数据(3)删除图表数据(4)图表修饰5.3.3 数据管理数据管理 1.数据清单数据清单 数据清单是Excel 工作表中由单元格构成的矩形区域，即一张二维表，又称为数据列表。2.数据排序 Excel中数据清单和数据区域的排序可以按行，也可以按列。用来排序的字段叫关键字，最多可同时对3个关键字进行排序。用排序工具按钮排序单击某字段名(如“总分”)，该字段为排序关键字。在“常用”工具栏中有两个排序工具按钮：“升序排序”按钮和“降序排序”按钮，单击排序工具按钮(如“降序”)。用菜单命令排序选定数据清单中待排序的区域中。单击“数据”菜单的“排序”命令，打开如图所示的“排序”对话框。在“主要关键字”栏中选择排序主关键字，并在其后选择排序顺序，在“次要关键字”栏中选择排序次关键字，并在其后选择排序顺序，在“第三关键字”栏中选择排序的第三关键字，并在其后选择排序顺序。在“我的数据区域”栏中选中“有标题行”单选框，表示标题行不参加排序，否则标题行也参加排序。单击“确定”按钮完成排序。3.数据筛选数据筛选 筛选是一种快速查找数据清单的方法，它将数据清单中满足条件的数据予以显示，不满足条件的数据暂时隐藏。当使用“数据”菜单中“筛选”下的“全部显示”时，或者取消筛选后，数据可全部恢复。筛选数据的方法有两种：自动筛选和高级筛选。(1)自动筛选选取数据清单。单击“数据”菜单中的“筛选”命令。在弹出的子菜单中执行“自动筛选”命令。单击字段名右侧的下拉筛选箭头按钮，从弹出的筛选条件列表中可选择符合的条件进行数据筛选。(2)高级筛选 对于筛选条件比较多的情况，可以使用高级筛选功能来完成。高级筛选能实现数据清单中多字段之间“逻辑或”和“逻辑与”的筛选关系。先要在数据清单以外的任何位置建立条件区域，条件区域至少是两行，且首行与数据清单相应字段精确匹配。然后单击“数据”菜单中“筛选”下的“高级筛选”命令，在其对话框内进行数据区域和条件区域的选择；筛选结果可在原数据清单位置显示，也可以在数据清单以外的位置显示。4.分类汇总分类汇总 分分类类汇汇总总是是分分析析数数据据表表的的常常用用方方法法，即即对对数数据据清清单单按按某某个个字字段段进进行行分分类类，将将字字段段值值相相同同的的连连续续记记录录作作为为一一类类，进进行行求求和和、平平均均、计计数数等等汇汇总总运运算算。针针对对同同一一个个分分类类字段，还可进行多种汇总。字段，还可进行多种汇总。5.合并计算合并计算 合合并并计计算算的的基基本本步步骤骤：建建立立几几张张格格式式相相同同的的工工作作表表录录入入数数据据选选定定需需要要的的工工作作表表中中的的区区域域数数据据菜菜单单下下的的“合合并并计计算算”选选定定“引引用用位位置置”输输入入框框，选选择择需需要要计计算算的的区区域域单单击击“添添加加”，每每增增加加一一组组数数据据单单击击一一次次“添添加加”，数数据添加完成后单击确定。据添加完成后单击确定。6.数据透视表数据透视表 数数据据透透视视表表是是一一种种交交互互式式报报表表，可可以以快快速速分分类类汇汇总总和和比比较较大大量量的的数数据据，并并可可以以随随时时选选择择其其中中页页、行行和和列列中中的的不不同同元元素素，以以快快速速查查看看源源数数据据的的不不同同统统计计结结果果，同同时时还还可可以以随随意意显显示示和和打打印印出出你你所所感兴趣区域的明细数据。感兴趣区域的明细数据。5.4 显示与打印工作表显示与打印工作表5.4.1显示和隐藏工作表显示和隐藏工作表5.4.2页面设置页面设置5.4.3打印预览和打印打印预览和打印5.4.1显示和隐藏工作表显示和隐藏工作表(1)滚屏显示使用水平滚动条和垂直滚动条可滚动显示更多内容。(2)缩放控制用以改变显示比例，可使窗口内显示更多内容或突出显示某一个特定的局部内容。(3)冻结窗口可将工作表的某些区域“冻结”，使得滚屏显示时该区域不动。单击不需要冻结区的左上角单元格，在“窗口”菜单中选择“冻结窗格”项，当窗口处于冻结状态时，选择“窗口”菜单中的“取消窗口冻结”命令可以取消窗口冻结。(4)分割窗口 将一个工作表同时放在4个窗格中，每个窗格可分别浏览该工作表的不同区域。选择活动单元格，在“窗口”菜单中选“拆分”项，则在活动单元格的左边及上边出现分割线，将窗口划分为4个窗格，利用其水平、垂直滚动条可在各窗格中随意浏览各项，拖曳分割框，可以改变分割线的位置，在“窗口”菜单中选择“取消拆分”命令可以取消窗口分割。(5)隐藏操作隐藏行或列取消隐藏行或列工作表的隐藏取消工作表的隐藏5.4.2页面设置页面设置单击“文件”菜单的“页面设置”命令(或单击打印预览视图中窗口上方的“设置”按钮)，会出现“页面设置”对话框，其中有4个选项卡，如图所示。分别设置页面、页边距、页眉/页脚和工作表，其操作与Word类似。5.4.3 打印预览和打印打印预览和打印1打印预览调整调整“打印预览打印预览”功能有两种方法：功能有两种方法：单击单击“常用常用”工具栏的工具栏的“打印预览打印预览”按钮。按钮。单击单击“文件文件”菜单的菜单的“打印预览打印预览”命令。命令。单击单击“常用常用”工具栏的工具栏的“打印预览打印预览”按钮，出现按钮，出现“打印预览打印预览”窗口。窗口中以整页形式显示了工作表的首窗口。窗口中以整页形式显示了工作表的首页，其形式就是实际打印的效果。在窗口下方显示了当页，其形式就是实际打印的效果。在窗口下方显示了当前的页号和总页数。前的页号和总页数。打印预览窗口的上方有一排按钮打印预览窗口的上方有一排按钮(下一页、上一页、下一页、上一页、缩放、打印、设置、页边距、分页预览、关闭、帮助缩放、打印、设置、页边距、分页预览、关闭、帮助)，可利用这些按钮来查看或修改打印设置。可利用这些按钮来查看或修改打印设置。“打印预览打印预览”窗口窗口 2打印通过“打印预览”，如果觉得满意就可正式打印了。单击“打印预览”窗口的“打印”按钮(或单击“文件”菜单的“打印”命令)，出现“打印”对话框，如下图所示。(1)设置打印机 若配置多台打印机，单击“名称”栏的下拉按钮，在下拉列表中选择一台当前要使用的打印机。(2)设置打印范围 在“范围”栏中有两个单选按钮，单击“全部”单选按钮表示打印全部内容；而“页”单选按钮则表示打印部分页，此时应在“由”和“至”栏中分别输入起始页号和终止页号。在“打印”栏中的3个单选按钮分别表示打印当前工作表的选定区域、当前工作表和整个工作簿。(3)设置打印份数 在“打印份数”栏输入打印份数，若打印2份以上，还可以选择“逐份打印”。