商务英语邮件培训.pptx

商务英语电子邮件写作培训 Leo.li目录前言 商务英语电子邮件以其方便快捷，在现商务英语电子邮件以其方便快捷，在现代商务活动中起着重要作用。商务往来中的代商务活动中起着重要作用。商务往来中的电子邮件代表着公司的形象，显示着公司的电子邮件代表着公司的形象，显示着公司的水平和实力，直接影响到客户对公司的评估。水平和实力，直接影响到客户对公司的评估。所以，商务电子邮件的写作在业务往来中占所以，商务电子邮件的写作在业务往来中占据着举足轻重的地位。据着举足轻重的地位。据调查，约有据调查，约有88%的互联网用户使用电的互联网用户使用电子邮件，而在商务领域中约有子邮件，而在商务领域中约有90%的员工通的员工通过电子邮件的形式来联系公务。随着全球经过电子邮件的形式来联系公务。随着全球经济一体化的发展，商务英语电子邮件的写作济一体化的发展，商务英语电子邮件的写作越来越受到重视。本次培训将着重探讨商务越来越受到重视。本次培训将着重探讨商务英语电子邮件写作的格式、应遵循的相关原英语电子邮件写作的格式、应遵循的相关原则以及相应的写作技巧。则以及相应的写作技巧。商务英语电子邮件的商务英语电子邮件的基本基本格式格式Dear Mr.xx/Mrs.xx/Sir/Madam/all，正文正文Best Regards,/Yours Sincerely,XXX常见的商务英语电子邮件包括以下五部分：常见的商务英语电子邮件包括以下五部分：写信人、收信人、抄送收信人、密送收信人的写信人、收信人、抄送收信人、密送收信人的Email地址。地址。标题。标题。称呼、开头、正文、称呼、开头、正文、结尾句。结尾句。礼貌结束语。礼貌结束语。写信人全名、写信人职务及所属部门、地址、电话号码、传真等。写信人全名、写信人职务及所属部门、地址、电话号码、传真等。商务信件中要特别注意商务信件中要特别注意称呼称呼的礼貌得体。如不知对方姓名只知头衔，可用的礼貌得体。如不知对方姓名只知头衔，可用 Dear+Title作为称呼或作为称呼或Dear Sir/Sirs,Dear Madam/Madams,Dear Sir or Madam；如只知对方姓名不知性别，可用；如只知对方姓名不知性别，可用Dear+全名；如邮件为一封通函，则用全名；如邮件为一封通函，则用Dear All作为邮件称呼。作为邮件称呼。正文正文应结构清楚，便于阅读，如内容较长，可使用小标题、小段落、星号、下划线等方式使邮应结构清楚，便于阅读，如内容较长，可使用小标题、小段落、星号、下划线等方式使邮件眉目清楚、一目了然。一般包括三部分：件眉目清楚、一目了然。一般包括三部分：第一部分是开头，需要开门见山地说明写信的原因和目的。如果是回信，还要说明何时收到对第一部分是开头，需要开门见山地说明写信的原因和目的。如果是回信，还要说明何时收到对方关于什么内容的信。方关于什么内容的信。第二部分是信的核心和主要内容，把开头提出的问题进行充分的说明和解释。第二部分是信的核心和主要内容，把开头提出的问题进行充分的说明和解释。第三部分是信的结尾，通常以礼貌的祝福或者愿望来结束。第三部分是信的结尾，通常以礼貌的祝福或者愿望来结束。注：齐头式结构，在商务英语中比较流行。因此注：齐头式结构，在商务英语中比较流行。因此整篇邮件顶头写，前端不需空格。整篇邮件顶头写，前端不需空格。=Im sorry about this.Now,we have been clear about the problem about our system.There is a new colleague joining our team,and he will arrange for checking the system.Because he is busy with another requirement now,he will give us the optimal plan after finishing that one.Regards!Dear Mr.XXX,Im sorry about the problem of our system.I sincerely apologize for it and well try our best to solve the problem in a week.（此处可加上具体的（此处可加上具体的解决方案）解决方案）Please contact me if you have any question.Best Regards，XXX原原文文修修改改稿稿问问题题点点整片邮件的格式（称呼、落款等）不规范，整片邮件的格式（称呼、落款等）不规范，英文书信中标点后面必须空一格英文书信中标点后面必须空一格。语句不完整，语句不完整，this指什么？指什么？同一个句子中连续出现同一个句子中连续出现2个个about，重复。后一个，重复。后一个应该为应该为of，表示从属关系。，表示从属关系。语句表达不合理，在发信方对于出现的问题十分语句表达不合理，在发信方对于出现的问题十分焦急的情况下应告知对方承诺解决的时间以及相应的计划等，不能用责任人不在或焦急的情况下应告知对方承诺解决的时间以及相应的计划等，不能用责任人不在或没有时间来推脱。没有时间来推脱。uUse the Right Greeting:使用正确的称呼使用正确的称呼。尽管用”Hey”作为写给朋友的电子邮件开场白没有任何问题，但最好不要用这种方式给潜在的商务伙伴写信。另一方面，使用非常正式的传统开场白。”Dear Sir”也已经过时了，最好写成最好写成Dear Mr./Ms.后跟那个人的姓氏后跟那个人的姓氏。同事之间，通常可直呼其名，如Dear John。uKeep it Short and Clear:使邮件简洁明了简洁明了。有些情况下可能需要用华丽的词藻和复杂的句式来彰显你的聪明才智。而在用英语写邮件时，清晰、有条理的方式才是最佳选择。在邮件的第一段清楚表明写信的目的，保证每段中都有代表核心观点的中心句。使用类似使用类似“first,second,next,and finally”的的词引导读者你所要表述的每一个观点。词引导读者你所要表述的每一个观点。可以用If you have any other questions please feel free to contact me.来结束邮件，可以为对方创造进一步交流的前提。uBe polite and tactful:懂得谦逊和准确传达信息的重要性。I want.之类的词之类的词能避免则避免出现，相比之下，能避免则避免出现，相比之下，I would like显得更尊重对方。显得更尊重对方。又如I am interested in是提出请求建议或寻求意见的好方法。u电子邮件正确结尾：I am looking forward to your reply,Thank you,或者Sincerely都是给收信人留下好印象的结尾方式。1.I would like to talk to you over the phone regarding issues about the XX project.我想跟你电话讨论下我想跟你电话讨论下XX项目的情况。项目的情况。I would like to hold a meeting in the afternoon about our development planning for the project A.今天下午我建议我们就今天下午我建议我们就A项目的发展计划开会讨论一下。项目的发展计划开会讨论一下。2.反馈反馈/建议：建议：Look forward to your feedbacks and suggestions soon.期待您的反馈建议！期待您的反馈建议！Please contact me if you have any question.有任何问题，欢迎和我们联系。有任何问题，欢迎和我们联系。3.附件：附件：I enclose for your reference.我附加了我附加了供您阅读。供您阅读。Please check the attached file for.请在附件里查收。请在附件里查收。4.列表：列表：Some items need your attention:12。以下方面需提请注意：。以下方面需提请注意：12。5.提议：提议：For the next step of platform implementation,I am proposing 关于平台启动的下一步计划，我有一个提议关于平台启动的下一步计划，我有一个提议6.感谢：感谢：Thank you so much for the cooperation.感谢你的合作！感谢你的合作！7.致歉：致歉：I sincerely apologize for!对对我真诚道歉！我真诚道歉！I apologize for the late replying and well ASAP(as soon as possible).很抱歉现在才回复，但我们会尽快很抱歉现在才回复，但我们会尽快。随着国际商务活动的不断扩展，商务英语电子邮件的重要性也日益明显。同时，电子商务的普及，往往会让写忽视商务英语电子邮件应有的规范和格式，难免会出现这样或那样的问题。然而准确规范的英文邮件，不仅能反应写信人的英语及业务水平，还可以体现写信人为人处事的态度和风格，有助于建立良好的商务关系，最终对达成贸易起到重要的作用。因此，有必要熟悉商务英文电子邮件应有的规范和格式，遵循邮件的写作原则。“金鳞岂为池中物，金鳞岂为池中物，一遇风云便化龙一遇风云便化龙”