办公用品领用管理规定.doc

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办公用品管理规定
一、 目的和内容
为了加强办公用品管理，规范办公用品的申请、采购、发放、领用流程，特制定本规定。
本规定包括管理职责与权限、办公用品的分类、办公用品的采购、办公用品的保管和统计、办公用品的配置和领用、办公用品供应商的管理、办公用品的使用要求等。
二、 管理职责与权限
1. 前台专员：建立和登记办公用品手工台账，定期核查领用物品登记，做好办公用品的发放和库存管理，防止办公用品受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公用品的功用和性能。
2. 行政助理：建立办公用品库台账，负责办公用品的采购、支出统计、协助入库、验收和定期盘点，保证账实相符。根据办公用品的消耗和领用情况，确定和保证合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。
3. 行政经理：负责部门专用办公用品采购的审批与监督。
三、 办公用品的分类
办公用品按使用部门和频率分成以下两类：
1消耗品：签字笔、圆珠笔、铅笔、胶水、大头针、曲别针、笔记本、、名片夹，复写纸、订书钉、笔芯、修正液、皮筋、双面胶、商务贴、收据、凭证等。
2管理品：剪刀、美工刀、软盘、白板笔、荧光笔、票据夹、文件托、文件盒、钉书器、打孔器、计算器、打码机、打印台、文件夹等。
四、 办公用品的采购、出入库管理流程
一、 常用办公用品：每月月底行政专员和前台专员进行办公用品盘库，完成《办公用品统计表》（见附件一），依余据剩库存量和最低库存量确定下月需要采购的办公用品的品种和数量，行政专员制定《办公用品申请购置计划表》（见附件二）交于行政经理审批，采购申请审批通过后，行政专员向办公用品供应商进行购买。
二、 专用办公用品：各部门如需采购专用办公用品，需填写《办公用品申请购置计划单
》（见附件二）交由前台专员。前台专员交由行政经理审批，行政经理审批后安排行政专员进行购买。对专业性办公用品的采购，由所需部门协助行政部共同进行采购。
三、 对任何办公用品的采购，都应先进行询价、比价、议价，方可实施采购任务。
四、 办公用品采购后应及时入库，由行政专员根据实际送货的情况列出清单，与前台专员根据清单清点物品办理入库并签字确认。
五、 实行定期盘存制。盘存频率为一月/次，人事部将于每月的25号至31号内抽取时间进行办公用品的盘存。盘存内容包括检查相应的办公用品的存在情况，问题情况，以便及时地发现问题，处理问题。更新《办公用品统计表》。
五、 办公用品的配置和领用
一、 办公用品的领用
（1） 公司公用办公用品：
a) 为方便员工办公，公司配置公用办公用品（如计算器、尺、大头针、胶水、订书机、修正带等），放置在前台处，员工如需使用，可到前台处取用。
b) 公共办公用品由行办公用品前台专员定期补充和更换，由前台在《办公用品领用登记表》（见附件三）上签字，员工使用可采用借用的方式。
（2） 个人领用办公用品
a) 公司根据各职位性质设置了《办公用品配置标准》，在员工入职时领用。新员工入职每人按标准配置签字笔一支、皮面笔记本一本、计算器一个、文件架二至三个、铅笔一支、橡皮一个、便签一本。
b) 个人办公用品损耗，每人每三个月领用不超过一支笔，3支笔芯，如发生书写不通畅情况，将旧笔退回领取新笔。计算器、订书机的领用采取“以旧换新”的方式，笔记本、文件夹的领取采用“见旧换新”的方式。
c) 员工领用办公用品由本人在《办公用品领用登记表》上签字。
d) 员工离职时，非易耗型办公用品应交回前台，如有遗失，则应由个人进行照价赔偿。
（3） 部门与区域公用办公用品：
a) 部门办公用品按照如下配置：
（1） 设计部每人增配直尺一把。
（2） 财务部每两人增配直尺一把、胶水一个、复写纸一盒、信封一打、回形针一盒、大头针一盒、橡皮筋一袋、夹子若干。
b) 剪刀、胶带、修正带、胶水、橡皮擦、回形针、直尺、订书器、涂改液、裁纸刀，按区域分配，各区域制定区域负责人。
c) 区域公用办公用品由区域负责人领用，领用人在《办公用品领用登记表》上签字。
（4）会议期间办公用品的领用，由公司指派会务组组长按部门办公用品发放领用规定办理。会议结束后，将领用物品交还前台办理入库、移交手续。
六、 借用办公用品的管理
（一） 借用范围借用办公用品主要是指公司会议或活动必需的专用设施设备，主要包括数码相机、IPD、摄像机、扩音器、激光笔、会议专用笔记本电脑等。
（二）借用规范
1、上述专用设施设备仅限本公司员工本人借用，不得代他人借用，不得借用后转借他人。
2、使用人对所借用的上述专用设施设备负有完全保管责任，如发生意外丢失或人为破损，均由使用人承担全部责任。
（三）借用程序
借用人在前台处填写《专用设施设备借用登记表》，借用物品必须当日或者次日归还，借用物品采取谁借用谁负责原则。
七、 办公用品的使用要求
1、办公用品只限于在办公室或外出工作时使用，不准转借非公司人员或带回家中。
2、公司每位员工须本着俭朴、节约、有效的原则领用办公用品，注意维护，勤于保管，避免浪
费，节流开源。
3、对于一些使用期限较长的物品，若在很短的时间内又重复领用时，行政部有权拒绝申领，但有特殊情况者除外。
八、 附件
一、 办公用品统计表
二、 办公用品申请购置计划单
三、 办公用品领用登记表
四、 专用设施设备借用登记表

附件一：
常用办公文具统计表
统计日期：

办公用品编码
品名
规格
单位
最低库存量
最小单次采购数量
上月结余数量
本月应采购数量
采购后的库存数量
本月使用数量
本月结余数量
A0001
笔记本
皮质A5

20
10
3
20
23
20
3
A0002
笔记本
塑皮B5

A0003
签字笔
k-35黑色

A0004
签字笔
红色

A0005
圆珠笔
蓝色

A0006
铅笔
HB

A0007
签字笔芯
k-35黑色

A0008
签字笔芯
红色

A0009
胶棒
15g

A0010
信封
大（9号白）

A0011
信封
小（6号/白）

备注:
1、最低库存量=月安全使用量
2、上月结余数量=月盘库所得剩余数量
3、本月应采购数量=最低库存量-上月结余数量（本月应采购数量须是最小单次采购数量的倍数，且大于或等于最低库存数量）

附件二：
办公用品申请购置计划单
序号
申购用品
规格
单位
数量
预算额度
实际金额
备注

行政主管审核

总经理/董事长审批

附件三：
办公用品领用记录
领取时间
领用物品
规格
单位
数量
单价
总金额
备注

附件四：
专用设施设备借用登记表
部门：
借用日期
归还时间
物品名称
领用数量
借用人签字
经办人
备注

此文件的解释权归人力行政部；
此文件每年度修订一版