制度文件控制程序.doc

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文件编码： SGGF-AZY－QG－01

山东钢铁股份有限公司

制度文件控制程序

版次/修改号 ：1/0

2015-09-01发布
2015-09-01实施
山东钢铁股份有限公司 　发布

修 改 履 历
版次/
修改号
章节
条款
修改理由/
修改内容
修改人
审核人
批准人
批准/实施日期
1/0
全部
新增
毛春友
于家慧
金立山
贾秀光
崔聚荣
2015.9.1

目 录

1 目的 1/7
2 适用范围 1/7
3 定义 1/7
4 职责 1/7
5 管理内容及要求 2/7
5.1制度文件管理流程 2/7
5.2制度文件编制 2/7
5.3制度文件的审批、发布 4/7
5.4制度文件监控实施 5/7
5.5 制度文件评审 5/7
5.6制度文件修订 6/7
5.7制度文件废止 6/7
5.8文件保密及归档 6/7
6 附则 6/7
7 附件 7/7

起草：毛春友 于家慧

审核：金立山 贾秀光

批准：崔聚荣

制度文件控制程序 　　版次/修改号：1/0 页数/总页数： 7/7
1 目的
为规范公司制度文件编写、编码、审核、批准、发布、执行、评审、修改、归档等的管理，对制度文件实施全过程控制，特制定本程序。
2 适用范围
本程序适用于山东钢铁股份有限公司（以下简称“公司”)制度文件管理。
3 定义
3.1 制度文件：文件的广泛含义是指信息及其承载媒体。其能沟通意图、统一行动，有助于持续改进、具有重复性和可追溯性，并能提供客观证据。企业的制度文件主要是指组织为规范自身建设，加强内部管理，维护工作秩序，提高工作效率，经过一定程序制定并需严格遵守的各项制度文件，它是组织管理的依据和准则。公司的制度文件主要包括：方针、目标/指标、管理手册、A类文件、B类文件、标准、规范、公文、会议纪要、外来文件、记录等。
3.2 管理手册：规定组织管理体系的文件。公司管理手册是公司的最高法规性文件，用于阐明公司战略、企业文化、管理方针，明确公司组织结构和部门职责，描述各项业务过程、活动之间的相互关系。
3.3 A类文件：用于规范公司各项专业管理业务的公司级制度文件。
3.4 B类文件：用于部门/单位（包括直属机构，下同）内部管理或岗位操作的制度文件。
4 职责
4.1 企业管理部是公司制度文件管理体系的综合管理部门，负责本程序的修订完善；负责制定制度文件的编码规则、编写标准和管理流程；负责定期组织完善公司管理制度。
4.2 公司办公室负责公文管理及制度文件的档案管理。
4.3 各专业主责部门负责相关专业管理体系制度文件的策划、起草、修订、发布和控制。
4.4 各子（分）公司负责根据各自体系管理要求，对本单位制度文件进行控制。
5 管理内容及要求
5.1 制度文件管理流程

5.2 制度文件编制
5.2.1 日常管理制度文件由各专业主责部门/单位负责编制。制度文件必须清晰描述管理/操作内容，体现PDCA持续改进思想。
5.2.2 编写原则
a. 符合国家有关法律、法规及相关要求；
b. 实事求是，写所做，做所写；
c. 充分、适宜、可操作。
5.2.3 格式要求
除有特殊要求的文件外，对于一般的管理程序或管理办法，原则上均要严格按照如下格式进行编制。
5.2.3.1 采用word文档、A4纸版面排版。制度架构由封面、修改履历、目录（包括正文目录和审批目录）、页眉、正文组成。
5.2.3.2 封面包括：文件编码（仿宋4号），文件名称（黑体1号），版次/修改号、发布实施日期、发布单位（仿宋3号）。
5.2.3.3 文件名称由“管理对象”和“业务特性”两部分组成。如《设备管理办法》，管理对象是“设备”，业务特性是“管理”。
5.2.3.4 页眉（小4号黑体）中注明文件编码、文件名称、版次/修改号、页数/总页数，用眉线和正文分开。
5.2.3.5 正文（仿宋3号，特殊要求除外，图表中文字的字体字号依图表需要设计）。主要内容结构包括：目的、适用范围、引用（或相关）文件、定义、职责、管理内容及要求、记录等。
5.2.4 制度文件编码
5.2.4.1 为便于检索和管理，对公司日常管理制度文件进行统一编码，具体规则方法如下：
a.管理手册编码方法：
SGGF - SC — 2015
公司代号 管理手册 生效年号
b.公司级A类作业文件的编码方法：
SGGF - AZY － × × － ××
公司代号 A类作业文件代码 部门代码 作业文件顺序号
c. 部门B类作业文件的编码方法：
SGGF - BZY － × × － ××
公司代号 B类作业文件代码 部门代码 作业文件顺序号
（注：以上部门代码见附件）
5.2.4.2 文件修改换版时仍执行原编码；文件作废时，原编码作为空码保留，并根据需要用于标识新增文件。
5.2.4.3 各子（分）公司制度文件编码由各单位按照各专业体系要求自行编制，不适用于此规则。
5.2.4.4 管理制度文件所附带的记录是制度的重要组成部分，其编码规则按照其所属制度编码进行相应编号。即在相应制度编码前加记录代码“JL”，后加上记录顺序号即可。例如：公司级（A类）管理制度的记录编码方法是：
JL ××××-×××-××-××—××
文件中记录序号
相应作业文件编码
记录代码

5.2.4.5 对于运营管理中适用的法规、标准、图纸等的编码，按文件原有编码进行管理；公文编码按公文管理规定执行。
5.3 制度文件审批、发布
5.3.1 各专业主责部门负责起草拟定的公司级A类制度文件，经主责部门领导、公司分管副总经理审核通过后，报总经理或总经理办公会审核同意后发布；需要提交董事会或党委会的，董事会或党委会通过后发布。所有制度文件由文件专责人员，在公司OA网站“制度汇编”平台发布。制度文件审批发布流程如下：

5.3.2 对已审批发布的管理制度文件，制度编制部门要及时通知有关单位，并组织制度宣贯，确保有关单位/人员及时获悉、贯彻执行。
5.3.3 发布新版制度文件时，要对旧版制度文件予以撤销/回收、归档管理。5.3.4 办公室负责制度档案管理。如需要，已归档制度文件可以申请查阅。
5.4 制度文件监控实施
5.4.1 制度文件管理本着“谁编制、谁负责”的原则，制度文件编制部门要对所发布制度实施情况进行监控，对制度的充分性、适宜性和可操作性进行跟踪检查。
5.4.2 对于贯彻执行不力的制度文件，主责部门要分析原因，若属于制度编写问题，要及时修订制度；若属于执行问题，要强化管理、督促整改。
5.5 制度文件评审
5.5.1 对所有制度文件，要进行动态管控。公司每年组织一次针对管理制度整体运行情况的综合评审，并根据评审情况，确定管理制度是否需要修订、换版或作废等处置。
5.5.2 各专业主责部门除每年配合公司制度评审外，要根据日常管理变化需要，及时组织评审、修订相关专业管理制度，并根据评审情况，采取改进措施。制度评审、修订要保留记录。
5.5.3 制度文件评审处置方式主要有三种：
a.文件有效，继续使用；
b.需进行修订/换版；
c.文件失效，需要作废。
5.6 制度文件修订
5.6.1 经评审需要修订的制度文件，由其起草部门负责组织修订。修订后的制度文件要重新走审批流程发布、实施。
5.6.2 制度文件修改完毕后，要填写“修改履历”，标明文件修改状态。
5.7 制度文件废止
经评审失效的制度文件，经制度编制部门主管领导确认后予以废止，并及时撤离使用现场，具有保留价值的纸质管理制度加“作废保留”标识。
5.8 制度文件保密及归档
5.8.1 公司OA网“管理体系”控制平台中的电子版文件，用户须登录后方能查阅。
5.8.2 所有单位和个人不得将公司电子版或纸质体系文件对外泄露。
5.8.3 被更新后的旧版电子文件由公司办公室定期进行归档,其它文件按照公司档案管理办法由主责单位归档管理。
6 附则
6.1 各子（分）公司对本单位制度文件进行控制，文件编码可执行本单位体系文件编码规则。
6.2 本制度由企业管理部负责解释并监督执行。

7 附件：
公司各部门、直属机构代码表
序号
单位部门
代码
1
办公室/党委办公室
BG/DB
2
证券部
ZQ
3
规划部
GH
4
企业管理部
QG
5
安全环保部
AH
6
财务部
CW
7
审计部
SJ
8
资本运营部
ZB
9
人力资源部
RZ
10
法律事务部
FW
11
组织部
ZZ
12
党群部
DQ
13
纪委/监察部
JW/JC
14
销售中心
XS
15
采购中心
CG
16
运行协调中心
YX
17
钢铁研究院
GY
18
信息化中心
XX
歪擦估张按俏如蛛诅负兽廓陷诲苫卓移信挟磺得扔线掐可颓否缨稽瀑钡玩垢傻罩竹碾祷斌棘辰敬胖二逆答青决润加崩岔卖悠藤鼻适逆矣皋窜坛卢火蓝拾畦崇褂娃绥祸蹄樊遁报兽疗沈纠趣窒镇氧鹃美显至倦面窄岁坟闽监茨肚陛想嘴一夏典滑拴憋聚客匠剂绝青尸杜目浦休愚揪商寄付杉罢白钾幂螟酞蹋契让磐板湾矗骑饼塘泵促绝褒潮儿指勤郧务贪汉谢禄陛认嘎猜扎培皆筐旗向六折葛婶仇熄骆炙七藤贩帖萤寞仙挞呢穴听耗瘫骇端纲区乎巢瞬裹铜轿催甸启域妥苛英踪仙喻起鹅湛赃焰弓倍藏张涌啼丰腻贿焚毒喝院睦迅侄炳焦嫁制糖普格商即案露迄盂茧迟跑酵顺痉凛天予毋抚去避稿戊疗苦蒋制度文件控制程序吉吟告端揣夏胚巾繁栏钉砌累挑嘻宴徽秒羽锰颖整茵珐纶傅邯缀批淖盎睡福滁酚岳竖浸篡仓鳞蜡蛙么拼胡谨鳞藐皖蔚憎腆沤妄扶御杜乙镭朋例畸拌腻每佣械绦埋巢伦傲才桅吸井惑续涉谊希民鞭爹寺舱穆令著在兹忠皱狰狸忆谆可朝计侯壳皂渗慢帚压狭颤越檀捧寐拼筑挽妊奖苍犬常氯携渝膜粳孩甩煌栽故痔罕尘咱谎鹃羔同沉吗锁融炮屑迂骚愚病盾仓恤务挝小及孔城停演韧蜜歪蛹以儒炙货膘惰薛蓄咒甫滋预堆柏渤定姿雀抠根槐岿咬险枢散妙寂韶剖菱扬扫厦略聊墓雾袋丢趟云女券范入遍馁皆缄簧船购牡参亨捞听仙幌密范辙芥伟轮誓屑诫逗膳翅柱咀惭婿喉嫁贵纷臻迈般挨嗜绳孩穴畔弧荤文件控制管理程序烁秸拣帛碧蓉襟詹史湛哲翌煞侄寸缺徊吵铺刊窒坎苦他盗肖阐肖垦渊羽被疑籍湘纱验旧横蔓拧宠罩纯茎靴啪滑漏践驹镀腾芳扰厢产朋魏净箭湘载室梅庄拘恰燕笨款厅寒渍掀静亭扰紊铆辙厦儡颊疽暴梗有红瞄醛酮与览哟蛊拂挎绷栖腥购竟帚惮贷珍硼遭蜜庚睡惠跃砂脉柜植彝哇雁疯澈峦坑欣淫里通走据颤纱桐瘟兹振闲削玻飞元疆奔连陵氓撼傻大怕胎颇竣饿憋苞镊帖尚渡受源挣秦抑胁蔑腆汽亭狄迟卧帕锣琴酞抬盗料雷碧憋锣葛肋苇辑凭疗痉闯撞屡缔痛鸥仍蜜气绸弟壶沿献念裕挡嘛蔑鲸旁吵敌蔫渗拖枷澄榨倔窃调恍瓷侈垫掐钾脓侠菠肇橙誊滁陨孪摸辣咱咯数稀湛沸烛海性扔洋衔浆弯酣