制度文件控制程序.doc

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文件编码： SGGF-AZY－QG－01

山东钢铁股份有限公司

制度文件控制程序

版次/修改号 ：1/0

2015-09-01发布
2015-09-01实施
山东钢铁股份有限公司 　发布

修 改 履 历
版次/
修改号
章节
条款
修改理由/
修改内容
修改人
审核人
批准人
批准/实施日期
1/0
全部
新增
毛春友
于家慧
金立山
贾秀光
崔聚荣
2015.9.1

目 录

1 目的 1/7
2 适用范围 1/7
3 定义 1/7
4 职责 1/7
5 管理内容及要求 2/7
5.1制度文件管理流程 2/7
5.2制度文件编制 2/7
5.3制度文件的审批、发布 4/7
5.4制度文件监控实施 5/7
5.5 制度文件评审 5/7
5.6制度文件修订 6/7
5.7制度文件废止 6/7
5.8文件保密及归档 6/7
6 附则 6/7
7 附件 7/7

起草：毛春友 于家慧

审核：金立山 贾秀光

批准：崔聚荣

制度文件控制程序 　　版次/修改号：1/0 页数/总页数： 7/7
1 目的
为规范公司制度文件编写、编码、审核、批准、发布、执行、评审、修改、归档等的管理，对制度文件实施全过程控制，特制定本程序。
2 适用范围
本程序适用于山东钢铁股份有限公司（以下简称“公司”)制度文件管理。
3 定义
3.1 制度文件：文件的广泛含义是指信息及其承载媒体。其能沟通意图、统一行动，有助于持续改进、具有重复性和可追溯性，并能提供客观证据。企业的制度文件主要是指组织为规范自身建设，加强内部管理，维护工作秩序，提高工作效率，经过一定程序制定并需严格遵守的各项制度文件，它是组织管理的依据和准则。公司的制度文件主要包括：方针、目标/指标、管理手册、A类文件、B类文件、标准、规范、公文、会议纪要、外来文件、记录等。
3.2 管理手册：规定组织管理体系的文件。公司管理手册是公司的最高法规性文件，用于阐明公司战略、企业文化、管理方针，明确公司组织结构和部门职责，描述各项业务过程、活动之间的相互关系。
3.3 A类文件：用于规范公司各项专业管理业务的公司级制度文件。
3.4 B类文件：用于部门/单位（包括直属机构，下同）内部管理或岗位操作的制度文件。
4 职责
4.1 企业管理部是公司制度文件管理体系的综合管理部门，负责本程序的修订完善；负责制定制度文件的编码规则、编写标准和管理流程；负责定期组织完善公司管理制度。
4.2 公司办公室负责公文管理及制度文件的档案管理。
4.3 各专业主责部门负责相关专业管理体系制度文件的策划、起草、修订、发布和控制。
4.4 各子（分）公司负责根据各自体系管理要求，对本单位制度文件进行控制。
5 管理内容及要求
5.1 制度文件管理流程

5.2 制度文件编制
5.2.1 日常管理制度文件由各专业主责部门/单位负责编制。制度文件必须清晰描述管理/操作内容，体现PDCA持续改进思想。
5.2.2 编写原则
a. 符合国家有关法律、法规及相关要求；
b. 实事求是，写所做，做所写；
c. 充分、适宜、可操作。
5.2.3 格式要求
除有特殊要求的文件外，对于一般的管理程序或管理办法，原则上均要严格按照如下格式进行编制。
5.2.3.1 采用word文档、A4纸版面排版。制度架构由封面、修改履历、目录（包括正文目录和审批目录）、页眉、正文组成。
5.2.3.2 封面包括：文件编码（仿宋4号），文件名称（黑体1号），版次/修改号、发布实施日期、发布单位（仿宋3号）。
5.2.3.3 文件名称由“管理对象和“业务特性”两部分组成。如《设备管理办法》，管理对象是“设备”，业务特性是“管理”。
5.2.3.4 页眉（小4号黑体）中注明文件编码、文件名称、版次/修改号、页数/总页数，用眉线和正文分开。
5.2.3.5 正文（仿宋3号，特殊要求除外，图表中文字的字体字号依图表需要设计）。主要内容结构包括：目的、适用范围、引用（或相关）文件、定义、职责、管理内容及要求、记录等。
5.2.4 制度文件编码
5.2.4.1 为便于检索和管理，对公司日常管理制度文件进行统一编码，具体规则方法如下：
a.管理手册编码方法：
SGGF - SC — 2015
公司代号 管理手册 生效年号
b.公司级A类作业文件的编码方法：
SGGF - AZY － × × － ××
公司代号 A类作业文件代码 部门代码 作业文件顺序号
c. 部门B类作业文件的编码方法：
SGGF - BZY － × × － ××
公司代号 B类作业文件代码 部门代码 作业文件顺序号
（注：以上部门代码见附件）
5.2.4.2 文件修改换版时仍执行原编码；文件作废时，原编码作为空码保留并根据需要用于标识新增文件。
5.2.4.3 各子（分）公司制度文件编码由各单位按照各专业体系要求自行编制，不适用于此规则。
5.2.4.4 管理制度文件所附带的记录是制度的重要组成部分，其编码规则按照其所属制度编码进行相应编号。即在相应制度编码前加记录代码“JL”，后加上记录顺序号即可。例如：公司级（A类）管理制度的记录编码方法是：
JL ××××-×××-××-××—××
文件中记录序号
相应作业文件编码
记录代码

5.2.4.5 对于运营管理中适用的法规、标准、图纸等的编码，按文件原有编码进行管理；公文编码按公文管理规定执行。
5.3 制度文件审批、发布
5.3.1 各专业主责部门负责起草拟定的公司级A类制度文件，经主责部门领导、公司分管副总经理审核通过后，报总经理或总经理办公会审核同意后发布；需要提交董事会或党委会的，董事会或党委会通过后发布。所有制度文件由文件专责人员，在公司OA网站“制度汇编”平台发布。制度文件审批发布流程如下：

5.3.2 对已审批发布的管理制度文件，制度编制部门要及时通知有关单位，并组织制度宣贯，确保有关单位/人员及时获悉、贯彻执行。
5.3.3 发布新版制度文件时，要对旧版制度文件予以撤销/回收、归档管理。5.3.4 办公室负责制度档案管理。如需要，已归档制度文件可以申请查阅。
5.4 制度文件监控实施

5.4.1 制度文件管理本着“谁编制、谁负责”的原则，制度文件编制部门要对所发布制度实施情况进行监控，对制度的充分性、适宜性和可操作性进行跟踪检查。
5.4.2 对于贯彻执行不力的制度文件，主责部门要分析原因，若属于制度编写问题，要及时修订制度；若属于执行问题，要强化管理、督促整改。
5.5 制度文件评审
5.5.1 对所有制度文件，要进行动态管控。公司每年组织一次针对管理制度整体运行情况的综合评审，并根据评审情况，确定管理制度是否需要修订、换版或作废等处置。
5.5.2 各专业主责部门除每年配合公司制度评审外，要根据日常管理变化需要，及时组织评审、修订相关专业管理制度，并根据评审情况，采取改进措施。制度评审、修订要保留记录。
5.5.3 制度文件评审处置方式主要有三种：
a.文件有效，继续使用；
b.需进行修订/换版；
c.文件失效，需要作废。
5.6 制度文件修订
5.6.1 经评审需要修订的制度文件，由其起草部门负责组织修订。修订后的制度文件要重新走审批流程发布、实施。
5.6.2 制度文件修改完毕后，要填写“修改履历”，标明文件修改状态。
5.7 制度文件废止
经评审失效的制度文件，经制度编制部门主管领导确认后予以废止，并及时撤离使用现场，具有保留价值的纸质管理制度加“作废保留”标识。
5.8 制度文件保密及归档
5.8.1 公司OA网“管理体系”控制平台中的电子版文件，用户须登录后方能查阅。
5.8.2 所有单位和个人不得将公司电子版或纸质体系文件对外泄露。
5.8.3 被更新后的旧版电子文件由公司办公室定期进行归档,其它文件按照公司档案管理办法由主责单位归档管理。
6 附则
6.1 各子（分）公司对本单位制度文件进行控制，文件编码可执行本单位体系文件编码规则。
6.2 本制度由企业管理部负责解释并监督执行。

7 附件：
公司各部门、直属机构代码表
序号
单位部门
代码
1
办公室/党委办公室
BG/DB
2
证券部
ZQ
3
规划部
GH
4
企业管理部
QG
5

安全环保部
AH
6
财务部
CW
7
审计部
SJ
8
资本运营部
ZB
9
人力资源部
RZ
10
法律事务部
FW
11
组织部
ZZ
12
党群部
DQ
13
纪委/监察部
JW/JC
14
销售中心
XS
15
采购中心
CG
16
运行协调中心
YX
17
钢铁研究院
GY
18
信息化中心
XX
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