公司业务支持部工作流程汇编样本.doc

业务支持部工作步骤汇编目 录传真发送步骤图1会议室、洽谈室工作步骤2电话接听工作步骤6发送信件工作步骤1传真件收取步骤图2贵宾接待工作步骤4名片制作步骤图6生日礼品发放步骤7信函收取工作步骤2卫生、保洁管理步骤8办公家俱维修调整步骤9办公区调整步骤（办公区及公位）10电话维修步骤11电力设施维护维修步骤12职员午餐管理步骤13安全保卫工作步骤14购置步骤15临时培训、开发环境搭建步骤16绿化、饮水管理工作步骤17外埠职员、用户住宿申办步骤18办公家俱申购步骤19携物物出门审查步骤20用电设施维护步骤21传真发送步骤图开始急件！机密！CEO！传真发送工作规 定 确定、分类确定后先发送 市内 长途长途登记按来件次序发送登记发送签字、确定原件是否保留 Y N保留/归还当事人归还当事人/销毁费用汇总、分摊、上报结束传真件收取步骤图开始 传真收件工作要求 可依据内容判定收到传真，判定是否有收件人名。 N Y Y N盖章、登记 送各部门判别 Y 急件 分部门放置于文件分类架中 机密件 CEO 立即！ 每15分钟一次 N登记、编号说明情况送相关部门接口人或当事人存档签收费用统计、分摊、汇总上报结束分部门放置于暂放加发送信件工作步骤1、 部门确定2、 每个月25号汇总3、 负责分摊表每个月分摊表留档查看报费用查对员费用统计补充封装材料检验无误联络发送分检封装需求人确定需求分类办剪发送登记需求有误重新填写1、 本市件2、 外埠件3、 国际件1、 EMS2、 市内速递3、 挂号函4、 平信5、 包裹发送登记本需求发生Y信件收发管理要求N发送结束信函收取工作步骤收取信件发生1、 EMS2、 市内速递3、 挂号函4、 包裹单5、 汇款单分 检收发信件管理要求1、 收件地址2、 收件人核 对 Y办理退信手续有 误 N检验无误分类登记投 送收件登记本接收人签字收取结束电话接听工作步骤 NY 无人接听电话统计前台接听程序规范被访问人暂离座位位前台接听分辨需求是否正当结束来电发生1、 职员语音信箱2、 代为转达联络方法礼貌拒绝恢复待命转接完成二次转接快速转接 贵宾接待工作步骤来访需求贵宾接待程序规范问明需求是否正当，作出反应保卫人员帮助阻拦 N Y 电话联络被访问者礼貌请其离去 需在休息区会见参观拍照需求 N 请示领导同意放行 Y需要进入办公区 贵宾登记本请贵宾在休息区等候办理登记发放贵宾卡办理登记发放贵宾卡会见完成目送客人离去保卫人员视卡放行保卫人员视卡放行访问结束 访问结束相关部门职员全程跟随会议室、洽谈室工作步骤开始 通知申请部门临时无法满足，提议重新安排部门申请、预定 N 会务登记：部门、时间、人数、所需服务在会务情况一览板上标出“已预定”“部署会场，服务准备使用 时间未延长 时间延长在会务情况一览表上标出“使用”通知会务人员提前30分钟通知会务人员通知卫生人员清扫更改会务记录表会务人员通知下一个单位在会务情况一览表上标出“空闲”重新安排会议预定结束名片制作步骤图 职员将人名及相关信息交至部门秘书秘书检验是否正确 正确有误 退回更 改 N Y秘书将人名及相关信息交至行政管理员 管理员检验是否有误退回更 改 YN传真至印刷厂 N底样分部门存档电话问询及确定时间电告相关部门查收名片检验是否有误印方有误 供稿有误退回重印通知部门更改送达部门签收 N电告相关部门送达职员手中（科贸及希格玛）登记职员生日结束签字登记统计意见领导签字撰写生日卡生日礼品发放步骤帮助购置或补充更改卫生、保洁管理步骤开始检验统计每日检验有统计不能现场处理问题立即通知保洁企业协商处理发觉问题现场纠正当初处理每个月工作情况同保洁企业责任人交换意见常常出现问题，数次协商不能处理使办公区保洁用具带到企业整体要求更换保洁企业更换保洁员结束办公家俱维修调整步骤开始现场检验并对问题进行判定问题较大需专业修理维修、调整到位回应处理方案及承诺时间部门确定方案和费用认可联络厂家或维修人员不满意部门验收结果不认可满意费用分摊至使用部门追踪结果征求用户意见接到维修、调整申请小修立即处理结束办公区调整步骤（办公区及公位）开始部门提出需求，填写需求汇报事业部总经理同意临时无法处理物业支持部提出方案能够处理无意见有意见部门验收所发生费用分摊至部门一周内询查征求意见调整修改使用部门确定方案结束电话维修步骤开始通讯系统维护管理措施通讯维护职员报修定时检验巡视，天天一次当日给回复，小修当日处理发觉问题立即修理未同意提交汇报申请费用一天不能处理问题须做出书面汇报维修费用，公共部分摊入所在区域部门，部门区域内摊入所在部门领导同意作分摊表部门签字确定实施转资产管理部办理设备报废结果通知部门询查维修后效果结束验收部门需求二十四小时内给予回复大修当日提出处理方案急修二十四小时处理小修当日处理查找问题、确定方案每日巡检，发觉问题或部门报修开始电力设施维护维修步骤参考电力设施设备维修措施不合格合格通知相关人员验收、使用小修当月分摊、部门专题费用一次记入部门、公共费用按所在办公区分摊费用分摊至使用部门检验结果，跟踪使用情况结束职员午餐管理步骤YYN希格玛办公区填写领用申请并领用领用餐卷领用餐卡结束费用依据登记分摊至使用部门每个月底将下月费用打入卡内每个月初对食堂费用审核结算每个月底业务支持部为职员办理续卡工作到北图食堂就餐到地下餐厅用餐午餐时到前台领取餐卷报道时到业务支持部领取饭卡是否是新职员科贸办公区开始早7：30开门，准备好打卡机切断电源，保留消防电源及照明发觉问题立即处理，重大问题快速向主管上报门、窗检验关闭；财务室检验；电源、火源检验巡查：下班后1小时加班需要签字立案，不得留宿任何人员每小时巡查一次门口须有些人值班门口须有些人值班作好巡查统计，携物得有出门条工作时间8小时以外安全保卫工作步骤结束符合要求用户进入办公区须签字天天巡查外部两次，立即发觉问题午餐时办公区巡视，加强防范工作下班前准备好打卡机18：00时前开始检验各处死角、纸篓，杜绝非正常火源保安员岗位职责开始保安员向贵宾介绍签字要求NY资产购置步骤参考IT类个人固定资产领用标准1、 填写固定资产收货单2、 资产卡片上签字确定。申请部门办理领用手续时间：3个工作日责任人：林鹏业务支持部按申请采购调整部门剩下额度YYY参考部门剩下额度填写采购申请单结 束N企划办审批提交额度增补汇报N是否有采购额度N修改设备配置配置是否符合要求开 始结 束完成时间费用标准配套设施不符合要求结束追踪使用效果，统计反馈意见符合要求，投入使用配套方案交部门接口人确定后实施。1、 不带装修一周完成2、 简易装修两周完成3、 整体装修30-40天完成4、 （电力增容及外部原因具体商议）支付部门验收数量、品质时间、费用接口人面积家俱设备电力网络交通落实需求物业部接收申请查对需求部门报汽化办总经理同意经部门总经理审核签字同意申请部门提交需求汇报开始临时培训、开发环境搭建步骤参与办公区装修申请实施管理措施结束对合理要求，进行调整补充每七天征求职员意见参考绿化管理措施饮水管理措施厂家按时提供水源验证证实水制检验：每六个月一次，达成用水标准饮水断水一次后更换供给商饮水：不停水、不空桶绿化处理不了提出警告三次后更换供给商绿化问题：发觉后一周内处理。出现问题绿化、饮水管理工作步骤开始绿化天天检验一次饮水每小时巡查一次结束企业同意支付费用，用户退房后统一办理总经理审批电话、传真通知协议单位符合条件，2小时内反馈住宿管理措施核查费用标准填写住宿申请表部门提出申请开始外埠职员、用户住宿申办步骤确定住宿饭店时间、天数是否符合条件不符合条件职员入住费用自理企业支付费用用户开始办公家俱申购步骤提出正规书面申请提出需求申请申请部门总经理审批参考部门剩下额度是否有采购额度企划办审批神州集团相关部门审批通知申请部门签字提货，办理领用手续办理固资申购手续固定资产资产管理员核查归属范围低值易耗结束费用分摊至使用部门资产管理员立案、采购放行作好统计发觉情况要求填写出门条开始携物物出门审查步骤保安员二十四小时值班无故不填写重新填写出门条数量、物品不符核查物品、数量重新核查经过问题不清劝阻不得出门结束结束修理完成立即反馈处理结果3日内修复（无配件情况另仪）较大故障争取当日处理小问题当初处理和维修人员联络空调系统照明、办公用电发觉问题和科贸物业联络发觉问题科贸办公区希格玛办公区保安员每小时巡查一次和希格玛物业联络小问题当初处理较大故障争取当日处理巡检统计每日对办公区进行巡检，作好统计开始用电设施维护步骤1、 照明设施2、 办公用电3、 管道空调