企业业务支持部工作流程汇总样本.doc

业务支持部工作步骤汇编目 录传真发送步骤图1会议室、洽谈室工作步骤2电话接听工作步骤6发送信件工作步骤1传真件收取步骤图2贵宾接待工作步骤4名片制作步骤图6生日礼品发放步骤7信函收取工作步骤2卫生、保洁管理步骤8办公家俱维修调整步骤9办公区调整步骤（办公区及公位）10电话维修步骤11电力设施维护维修步骤12职员午餐管理步骤13安全保卫工作步骤14购置步骤15临时培训、开发环境搭建步骤16绿化、饮水管理工作步骤17外埠职员、用户住宿申办步骤18办公家俱申购步骤19携物物出门审查步骤20用电设施维护步骤21传真发送步骤图开始急件！机密！CEO！传真发送工作规 定 确定、分类确定后先发送 市内 长途按来件次序发送登记长途登记发送签字、确定原件是否保留 Y N保留/归还当事人归还当事人/销毁费用汇总、分摊、上报结束传真件收取步骤图开始 传真收件工作要求 可依据内容判定收到传真，判定是否有收件人名。 N Y Y N盖章、登记 送各部门判别 Y 急件 分部门放置于文件分类架中 机密件 CEO 立即！ 每15分钟一次 N送相关部门接口人或当事人签收费用统计、分摊、汇总上报结束登记、编号说明情况存档分部门放置于暂放加发送信件工作步骤发送结束N需求发生办剪发送登记需求分类发送登记本1、 EMS2、 市内速递3、 挂号函4、 平信5、 包裹1、 本市件2、 外埠件3、 国际件需求人确定需求有误重新填写分检封装检验无误联络发送补充封装材料费用统计报费用查对员每个月分摊表留档查看1、 部门确定2、 每个月25号汇总3、 负责分摊表Y信件收发管理要求信函收取工作步骤收取信件发生分 检收发信件管理要求1、 EMS2、 市内速递3、 挂号函4、 包裹单5、 汇款单核 对1、 收件地址2、 收件人 Y办理退信手续有 误 N检验无误分类登记投 送接收人签字收件登记本收取结束电话接听工作步骤 NY 快速转接二次转接转接完成恢复待命礼貌拒绝1、 职员语音信箱2、 代为转达联络方法来电发生结束前台接听分辨需求是否正当被访问人暂离座位位前台接听程序规范无人接听电话统计 贵宾接待工作步骤来访需求问明需求是否正当，作出反应贵宾接待程序规范保卫人员帮助阻拦 N Y 电话联络被访问者礼貌请其离去 需在休息区会见参观拍照需求 N 请示领导同意放行 Y需要进入办公区 办理登记发放贵宾卡保卫人员视卡放行访问结束 请贵宾在休息区等候会见完成目送客人离去访问结束办理登记发放贵宾卡保卫人员视卡放行相关部门职员全程跟随贵宾登记本会议室、洽谈室工作步骤开始 通知申请部门临时无法满足，提议重新安排部门申请、预定 N 会务登记：部门、时间、人数、所需服务部署会场，服务准备在会务情况一览板上标出“已预定”“使用 时间未延长 时间延长在会务情况一览表上标出“使用”提前30分钟通知会务人员通知会务人员更改会务记录表通知卫生人员清扫在会务情况一览表上标出“空闲”会务人员通知下一个单位重新安排会议预定结束名片制作步骤图 职员将人名及相关信息交至部门秘书秘书检验是否正确 正确有误 退回更 改 N Y秘书将人名及相关信息交至行政管理员 管理员检验是否有误退回更 改 YN传真至印刷厂 N电话问询及确定时间底样分部门存档电告相关部门查收名片检验是否有误印方有误 供稿有误退回重印通知部门更改送达部门签收 N电告相关部门送达职员手中（科贸及希格玛）登记职员生日结束签字登记统计意见领导签字撰写生日卡生日礼品发放步骤帮助购置或补充更改卫生、保洁管理步骤开始每日检验有统计发觉问题现场纠正当初处理不能现场处理问题立即通知保洁企业协商处理常常出现问题，数次协商不能处理更换保洁员更换保洁企业每个月工作情况同保洁企业责任人交换意见使办公区保洁用具带到企业整体要求结束检验统计办公家俱维修调整步骤开始接到维修、调整申请现场检验并对问题进行判定小修立即处理问题较大需专业修理回应处理方案及承诺时间部门确定方案和费用认可不认可联络厂家或维修人员维修、调整到位部门验收结果费用分摊至使用部门追踪结果征求用户意见满意不满意结束办公区调整步骤（办公区及公位）开始部门提出需求，填写需求汇报事业部总经理同意物业支持部提出方案能够处理临时无法处理使用部门确定方案部门验收所发生费用分摊至部门一周内询查征求意见有意见无意见调整修改结束电话维修步骤定时检验巡视，天天一次职员报修发觉问题立即修理当日给回复，小修当日处理设备报废转资产管理部办理结果通知部门开始通讯维护通讯系统维护管理措施一天不能处理问题须做出书面汇报提交汇报申请费用未同意领导同意实施维修费用，公共部分摊入所在区域部门，部门区域内摊入所在部门作分摊表部门签字确定询查维修后效果结束验收部门需求二十四小时内给予回复大修当日提出处理方案急修二十四小时处理小修当日处理查找问题、确定方案每日巡检，发觉问题或部门报修开始电力设施维护维修步骤合格不合格通知相关人员验收、使用费用分摊至使用部门小修当月分摊、部门专题费用一次记入部门、公共费用按所在办公区分摊检验结果，跟踪使用情况结束参考电力设施设备维修措施职员午餐管理步骤NYY开始科贸办公区是否是新职员报道时到业务支持部领取饭卡午餐时到前台领取餐卷到地下餐厅用餐到北图食堂就餐每个月底业务支持部为职员办理续卡工作每个月初对食堂费用审核结算每个月底将下月费用打入卡内费用依据登记分摊至使用部门结束希格玛办公区领用餐卡领用餐卷填写领用申请并领用早7：30开门，准备好打卡机切断电源，保留消防电源及照明发觉问题立即处理，重大问题快速向主管上报门、窗检验关闭；财务室检验；电源、火源检验巡查：下班后1小时加班需要签字立案，不得留宿任何人员每小时巡查一次门口须有些人值班门口须有些人值班作好巡查统计，携物得有出门条工作时间8小时以外安全保卫工作步骤保安员开始保安员岗位职责NY天天巡查外部两次，立即发觉问题午餐时办公区巡视，加强防范工作下班前准备好打卡机18：00时前开始检验各处死角、纸篓，杜绝非正常火源用户进入办公区须签字符合要求向贵宾介绍签字要求结束资产购置步骤参考IT类个人固定资产领用标准参考部门剩下额度开 始配置是否符合要求填写采购申请单修改设备配置是否有采购额度YNYN提交额度增补汇报企划办审批N结 束Y业务支持部按申请采购责任人：林鹏时间：3个工作日申请部门办理领用手续1、 填写固定资产收货单2、 资产卡片上签字确定。结 束调整部门剩下额度完成时间费用标准配套设施不符合要求结束追踪使用效果，统计反馈意见符合要求，投入使用配套方案交部门接口人确定后实施。1、 不带装修一周完成2、 简易装修两周完成3、 整体装修30-40天完成4、 （电力增容及外部原因具体商议）支付部门验收数量、品质时间、费用接口人面积家俱设备电力网络交通落实需求物业部接收申请查对需求部门报汽化办总经理同意经部门总经理审核签字同意申请部门提交需求汇报开始临时培训、开发环境搭建步骤参与办公区装修申请实施管理措施结束对合理要求，进行调整补充每七天征求职员意见参考绿化管理措施饮水管理措施厂家按时提供水源验证证实水制检验：每六个月一次，达成用水标准饮水断水一次后更换供给商饮水：不停水、不空桶绿化处理不了提出警告三次后更换供给商绿化问题：发觉后一周内处理。出现问题绿化、饮水管理工作步骤绿化天天检验一次饮水每小时巡查一次开始结束企业同意支付费用，用户退房后统一办理总经理审批电话、传真通知协议单位符合条件，2小时内反馈住宿管理措施核查费用标准填写住宿申请表部门提出申请开始外埠职员、用户住宿申办步骤确定住宿饭店时间、天数不符合条件职员入住费用自理企业支付费用用户是否符合条件开始办公家俱申购步骤提出需求申请申请部门总经理审批是否有采购额度参考部门剩下额度神州集团相关部门审批企划办审批资产管理员核查归属范围固定资产低值易耗办理固资申购手续提出正规书面申请资产管理员立案、采购通知申请部门签字提货，办理领用手续费用分摊至使用部门结束放行作好统计发觉情况要求填写出门条开始携物物出门审查步骤保安员二十四小时值班无故不填写劝阻不得出门核查物品、数量数量、物品不符重新填写出门条问题不清重新核查经过结束结束修理完成立即反馈处理结果3日内修复（无配件情况另仪）较大故障争取当日处理小问题当初处理和维修人员联络空调系统照明、办公用电发觉问题和科贸物业联络发觉问题科贸办公区希格玛办公区保安员每小时巡查一次和希格玛物业联络小问题当初处理较大故障争取当日处理巡检统计每日对办公区进行巡检，作好统计开始用电设施维护步骤1、 照明设施2、 办公用电3、 管道空调