内部控制手册73票据管理.docx

7.3 票据管理1.1 概述规定了XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有关票据管理方面的具体要求，旨在完善公司票据管理工作，提高资金管理水平，加强财务监督，防范潜在风险。1.2 适用范围适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。1.3 相关制度资金管理与控制制度资金管理操作规范。1.4 职责分工下属单位出纳：根据需要提出票据购买申请，票据购买，并对票据进行登记保管；使用票据，设立票据使用台账。下属单位资金主管：对票据购买申请进行审核，进行票据盘点。下属单位财务负责人：审批票据购买申请。下属单位资金会计：进行票据业务账务处理。1.5 流程图1.6 控制目标序号内控手册唯一具体控制目标编号控制目标目标类别17.3-CT1确保票据管理环节中不相容职务分离资产保全目标27.3-CT2确保对票据采取安全保管措施资产保全目标37.3-CT3确保票据账实相符资产保全目标47.3-CT4确保票据开立经过审批资产保全目标57.3-CT5确保作废票据得到适当处理资产保全目标67.3-CT6确保票据转让得到审批资产保全目标77.3-CT7确保票据转让程序合法合规合法合规目标87.3-CT8确保票据接收过程中不发生遗失资产保全目标97.3-CT9确保票据贴现得到审批资产保全目标107.3-CT10确保票据到期前得到及时处置经营效率目标1.7 控制矩阵风险编号风险描述对应控制目标编号关键控制措施编号关键控制措施不相容职务控制活动类型对应制度控制痕迹会计报表认定会计报表项目1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露123457.3-R1票据的购买申请、审批、检查等不相容职责没有分离，导致票据被盗用和丢失，造成公司资产损失，影响公司资产保全目标7.3-CT17.3-CA1合理设置各岗位职责，对票据管理环节中的购买申请、审批、检查等不相容职务进行分离申请/审批/检查预防性资金管理与控制制度资金管理与控制制度银行存款7.3-R2票据保管不善，没有视同现金专门保管，造成丢失或被盗用，造成公司资金损失，影响公司资产保全目标7.3-CT27.3-CA2出纳将未使用的票据存放在保险柜内保管预防性资金管理与控制制度 第十四条票据保管情况银行存款7.3-CT27.3-CA3票据管理人员建立票据专用登记簿，在每天下班前对保险柜内存放的票据进行清点并详细记录发现性资金管理与控制制度 第十四条票据清点记录银行存款7.3-R3票据管理台账设立不合理，导致票据使用记录不全，造成票据管理混乱，影响公司经营目标7.3-CT27.3-CA4出纳人员负责建立票据专用登记簿，登记、领用、保管与使用相关的票据，内容包括购买日期、领用日期、核销日期、票号、金额、用途、领用人、经办人等预防性资金管理与控制制度 第十四条票据专用登记簿银行存款7.3-R4未定期进行票据盘点会导致票据数量与账实不符、开票记录存在问题未能及时发现、影响公司财务信息真实性目标7.3-CT37.3-CA5资金主管不定期（不少于 1 次/ 季）抽查票据保管使用情况盘点/监盘发现性资金管理与控制制度 第十四条票据盘点表银行存款7.3-CT37.3-CA6如有短缺，必须第一时间报告总会计师和财务负责人，并立即进行挂失，预防损失。同时查明原因，追究保管人的责任发现性资金管理与控制制度 第十四条盘点差异分析报告银行存款7.3-R5开票时没有按票号顺序使用，导致票据存在被盗用和遗失的风险，造成公司资金损失7.3-CT47.3-CA7出纳人员必须按照票据的序号签发票据，不得换本或跳号签发，否则后果由出纳人员承担预防性资金管理与控制制度 第十四条银行存款7.3-R6开票人员开票后没有复核和检查，导致开票金额出现错误，造成公司资金损失，影响公司资产保全目标7.3-CT47.3-CA8出纳人员签发票据时要逐项审核票据上的内容与相关支付凭据的内容是否一致，审核无误后盖章签发开具/审核发现性资金管理与控制制度 第十四条银行存款7.3-R7违规办理空白票据业务或开具空头票据，造成公司资金损失，影响公司合法合规目标7.3-CT47.3-CA9空白票据不得加盖财务印鉴章，出纳人员凭审核无误的记账凭证开具票据，必须逐栏填写票据内容，不能留有空白栏记账/审核预防性资金管理与控制制度 第十四条资金管理与控制制度银行存款7.3-R8票据领用人在领取票据时未进行信息登记，发生资金损失时无法及时查找相关责任人，影响公司资产保全目标7.3-CT47.3-CA10票据领用人必须在票据专用登记簿中的领用人栏中签字。公司外人员必须出示委托书和本人身份证，在票据专用登记簿上签字后，留下委托书和本人身份证复印件，方可领取票据，防止冒领、滥用票据现象发生预防性资金管理与控制制度 第十四条票据专用登记簿银行存款7.3-R9票据开具时，开票人员未仔细核对领用用途及金额数量，导致公司资金损失，影响公司资产保全目标7.3-CT47.3-CA8出纳人员签发票据时要逐项审核票据上的内容与相关支付凭据的内容是否一致，审核无误后盖章签发开具/审核发现性资金管理与控制制度 第十四条票据专用登记簿银行存款7.3-R10作废票据处理不当，导致票据被修改盗用，造成公司资金损失，影响公司资产保全目标7.3-CT57.3-CA11票据领用登记簿中要明确作废票据的票据号码、作废日期及作废原因并由财务负责人签字确认经办/审批预防性资金管理与控制制度 尚未明确规定票据专用登记簿银行存款7.3-CT57.3-CA12出纳人员对填写错误的票据要加盖“作废”戳记并与存根一起保存预防性资金管理与控制制度 第十四条作废票据银行存款7.3-R11背书转让未按权限审批，导致票据被盗用或非法挪用，影响公司资产保全目标7.3-CT67.3-CA13票据管理人员只有在获得财务负责人授权批准后才能办理票据背书转让手续申请/审批预防性资金管理与控制制度 尚未明确规定财务负责人授权审批单据银行存款7.3-R12未按国家票据规定办理对外背书转让手续，导致公司资金损失，影响公司合法合规目标7.3-CT77.3-CA14票据背书必须遵守国家相关法律规定预防性资金管理与控制制度背书票据银行存款7.3-R13收取票据时，交接手续不齐全，导致误收错收假票据、票据遗失、被盗或非法挪用，影响公司资产保全目标7.3-CT87.3-CA15业务中使用票据结算时，经手人必须审核票据的内容，确认其为有效票据。具体的审核内容包括：1）票据填写是否清楚；2）票面要素是否齐全、背书是否连续；3）是否在签发单位处加盖单位印鉴；4) 票据上的金额及收款人是否有涂改迹象;5) 票据是否在有效期内;6) 有背书的票据其背书是否正确预防性资金管理与控制制度 第十五条票据交接记录银行存款7.3-R14票据收取后，对于票据的传递和处理程序规定不清，增加票据遗失、被盗和非法挪用的风险，影响公司的资产保全目标7.3-CT87.3-CA16收取票据时，必须检查无误后方可收取。托收、 转让票据时，必须准确填写被背书人的名称，财务审核岗位审核无误后盖章方可办理。若银行退票，票据业务经手人须立即到签发单位进行更换，同时公司将对经手人或出纳的工作过失进行严肃处理预防性资金管理与控制制度 第十五条票据交接记录银行存款7.3-R15会计人员办理承兑汇票贴现业务未经审批，导致资金截留风险，影响公司资产保全目标7.3-CT97.3-CA17办理承兑汇票贴现时，由经过授权人员审批后方可办理申请/审批发现性资金管理操作规范 尚未明确规定审批权限承兑汇票贴现申请银行存款7.3-R16未定期核对票据到期期限，导致超过承兑期限无法进行承兑，造成公司资金损失，资产保全目标7.3-CT107.3-CA18财务部定期核对票据到期期限，并及时去银行办理承兑手续发现性资金管理操作规范 尚未明确规定银行存款