公司行政文件管理办法.docx

喜利达食品有限公司
行文流程及管理办法

为规范公司各种文件的起草、签发和管理流程，做到政令畅通，令行禁止，正确指导公司的各项工作，特制定本规定:

一、行文管理主要内容：外部函、电、来文，本公司内部下发的各种文件、资料、收发的各种传真及邮递快件等。
1、内部发文管理
公司内部发文分为一般事务性文件、公司各项规章制度和公务文书。一般事务性文件包括：通知、说明、各种统计表格等；公司各项规章制度是公司在管理中的各项规定、办法、措施等；公务文书包括：请示、报告、指示、布告、公告、通告、批复、通知、通报、决议、函、会议纪要等；
公司下发的公文由总经办统筹管理，各部门、下属一律不得自行向上、向下发送公文。公文字号由总经办统一编制。涉及公司各项规章制度以及对外宣传、联络的文字材料，由总经办以公司名义发文。
2、外部文件的管理
外部文件为公司以外来文，包括信函、公文、传真等。
3、公司文件的种类及范围
（1）、公司的文件种类主要有：公告、通知、通报、制度。
（2）、各类公司文件使用范围：
（3）、 公告：主要运用于公司的各类人事变动，如：任命、岗位变动等。
（4）、通知：适用于发布临时事件和措施；传达公司高层有关指示；要求
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下级部门办理或者需要知晓的事项等，例如：放假通知等。
（5）、通报：适用于公司采取重大或强制性措施、或人事嘉奖与惩罚，例如：撤销各办事处或部门内部不适当的决定或规定；对做出突出贡献优秀员工的奖励或对于严重违反公司规章制度员工的处罚等。
（6）、制度：主要运用于公司各项政策的实施细则及各项工作流程的解 释、补充和完善。
4、公司文件处理的定义及原则
（1）、公司文件处理指公司文件的编号、下发、宣贯、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
（2）、公司文件处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、规范。公司文件由总经办统一收发、传递、立卷、归档和销毁。
（3）、公司各类发文在有效期内均实行受控管理。所谓受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在执行的指导和安排公司工作的文件。明确文件的有效性并通过受控的方式管理公司文件，是防止各部门出现执行无效文件的主要措施。
（4）、对于公司以邮件形式下发的文件，以当次接收到的文件为有效执行文件，收件人不得转发，因转发造成的邮件执行错误问题，由执行人负责。
（5）、对于公司以文本打印的形式下发的文件，只有盖有受控章的文件在受控范围内，签收人不得复印，如因复印导致的执行非受控有效文件，造成的问题由执行人负责。
5、公司公文的分类及操作
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（1）、公司文件按机密程度，可分为：绝秘、秘密、一般；
（2）、公司文件按紧急程度，可分为：特急、紧急、一般；
（3）、公司文件按内容分类，可分为：公告、通知、通报、制度。
（4）、公司文件的机密等级划分的规定与操作
根据文件涉及的业务秘密程度划分为“绝密”、“秘密”及“一般”。即使是“一般”文件因为也同时是业务文件、所以不允许无限制地向公司外部宣传。
公司使用文件的机密等级的具体划分：
a) 公司使用文件中，大部分属于“秘密”及“一般”。
b) 对于公司绝密及秘密文件，还应当标明份数序号。
c) 公司文件是否设定为绝秘或秘密文件由拟稿部门和总经办根据文件内容共同确认。
d) 文件的秘密等级不是按所示的文件种类进行划分的，而按其内容来判断。下述为一般分类规则：
e) 公司经营计划、发展规划、开发项目资料等属于“绝密”文件。 f) 技术文件、质量文件、商务文件、项目清单、业绩考核标准、佣金计算标准、产品价格、公司经营管理政策以及相应的培训课件等属于“秘密”。
g) 管理制度、业务通知、临时销售政策、工作标准、培训关于工作流程方面的资料等通常属于“一般”文件。但其内容若与公司的经营管理有联系、含有特殊技术信息及管理思想等时，属于“秘密”。
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（5）、对文件的处理权限的规定：

a) 对于被列为公司“绝密”类文件，下发对像为部门级以上人员，及相关关键责任工作人员。其它需了解相关内容方能开展工作的人员，需在总经办的主导下对于工作相关内容予以学习了解。
b) 对于被列为公司“秘密”类文件，下发对像为部门级人员及部门文件管理员，其它人员需在部门经理或培训人员的主导下对于工作相关的内容予以学习了解。
（6）、公司紧急文件的规定与操作
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（7）、公司文件的编号规则
文件编号模版如下：
（8）、发文部门：按公司文件分类标准编制，发文部门按拟文部门，即若管理总部拟订“管理”；
（9）、内容分类：按照文件内容的归属种类，即通知、公告、制度等。
（10）、文件编号：按发文部门编号，即喜利达食品有限公司管理总部第一次发文，即编号为“01”；若管理总部第二次发文“02”等。
（11）、文件年份及流水号：即按当年发文的第X次发文编号，不分发文 部门，依次编号。

（11）、联合发文
联合发文的定义是指：下发文件涉及到两个或两个以上的部门，需跨部门联合确定内容方可执行的文件。如总经办发文，但文件相关内容涉及到“财务部”或其它部门的配合支持方能执行，视为联合发文。 需要联合发文的部门，需由拟文部门确认文件内容，交由拟联合部门审核确认后，逐级审批到董事长后方可发文，否则不得发文。 （11）、文件下发
公司所有文件的下发，不分机密等级及紧急程度，均需填写《发文申请审
核表》附件一并逐级审批同意后，方可发文。

▢部门初审 ■联合部门审议（只针对需联合下发的文件） ★上级主管复审/决审 ●总经理决审
新文件的下发如涉及到原有文件的作废，应在新文件下发后立即废 止，且废止的旧文件须按废止的相关程序予以保管或销毁。
涉及相关制度及政策的文件，如需培训，须在培训课件制作完成并经 过总经办培训组审核通过后方可下发文件。
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二、收、发文处理程序与要求 1、发文处理程序
一般事务性文件的发文，应事先向相关领导提出口头申请。 公文及各种规章制度的发文，应事先向总经理提出口头申请。 各类文件拟稿承办部门：
①. 公司总部对外文件由总经办负责拟稿； ②. 各下属公司对外文件由下属公司负责拟稿；
③. 各部门（含下属公司）间的往来文件由本部门负责人拟稿； ④. 职能部门各种一般事务性文件，由发文部门拟稿。 ⑤. 公司各项规章制度由相关管理部门负责拟稿。
各类文书拟稿要求观点明确、陈述清楚、条理清晰，标点符号使用正确。规章制度类要符合国家相关的政策、法律，符合公司的实际情况。各项规定要明确具体、切实可行。要做到观点明确，文字精练，条理清楚、层次分明，标点符号正确，篇幅力求简短。人、地、物名、引文及时间要具体准确等。章节的排序为第一层“一”，第二层“（一）”，第三层“1”，第四层“①”。文稿拟就后，拟搞人应填《拟稿审核表》办理审核手续。
各类文件拟稿后进行审核签发，首先送总经办初审。经总经办审查修改后的文稿，送公司主管领导核稿。以总公司名义对外文件由分管领导核稿下级公司对外文件由下级公司总经理核稿；公司各部门（含下属公司）间的往来文件由分管领导核稿；公司各种一般事务性文件，由下发部门负责人核稿；公司各种规章制度由各部门负责人、总经办、总经理会审。
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其次进行会签、发送。文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送相关领导审定批准签发。公司行政公文、规章制度，在分管领导、总经理署意见后，由董事长签发；公司一般事务性文件由分管领导签发，重要文件由总经理以上领导签发。
经各位领导审阅签发的文件承办部门将发文原稿（含拟稿审核表）送总经办存档，并由总经办负责打印、校对、登记并下发至相关部门。行政公文、规章制度签发后，承办部门将发文原稿（含拟稿审核表）送总经办存档，并由总经办负责打印、盖章、装订、登记、分发。发文日期以领导签发日期为准。发文编号由总经办收发文管理员按年份依流水号码一文一号编列。
2、收文的处理
收文一般为公司的外部来寄送的信函、电邮、快递、单据、通知、传真、报刊资料等，文。公司外部来文，有指名收件人的为部门的由总经办收发员负责登记、签收、直接交给收件人。如系公文，统一由收发员处理。为避免文件积压误事，应在收文当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
公司内部文件的收文，以部门或下属公司为单位，指定专人负责收文工作。公司内部文件收文处理程序：登记、填写《部门收文阅办单》部门或下属公司负责人批示、传阅、归档。
凡是收到公司内部的单据（包括：发票、帐簿、凭证、报表、税票等）收文员应做好详细记录根据文件规定的传阅范围或领导指示，由接收人签字接收后为办结。传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密
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级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
经办人如未能如期按要求办妥交办事宜，应于处理期限届满前，请示相关领导同意后，以口头方式通知公司或部门收文员更改处理期限以保证文件的及时传阅。
公司外来文件和内部文的收文编号，由总经办收发员和部门收文员按年份依流水号一文一号编制。
三、关于收、发传真及快件的管理
1、发传真时必须标明传真内容、收发单位、发件单位、收件人、发件人、传真电话、传真页数、传真日期、接收人的电话等事项，发送传真后须确认传真是否收到。
2、收传真时不得随意丢弃、扣压拖延传真内容，有接收人及时送达收件人并核实传真页数、收件单位、发件单位、发件人、收件人等事项。
3、总部发送、接收快件及挂号信一律在总经办登记，由总经办通知收件人签收，凡收到的快件要当面打开，由总经办登记邮件资料明细方可交给收件人。收件人收到后务必将需转交他人资料及时交与应收人。 4、公司内部各下属公司传给总部和各下属公司之间的收、发快件双方必须记录所邮寄资料明细，由直接收发人记录，以便查询。
5、流程图如下：
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发文管理流程

公司外部来文处理流程
总经办收发员：可由总经办秘书兼任

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公司内部发文处理流程

四、文件的宣贯 （一）、公司所有下发的规章制度、通知及公告等，如文件的内容需向公司全体员工传达，均需在公司公告栏张贴（各办事处需在办事处公告栏张贴）。
（二）、对于公司制度类文件，涉及到与工作相关的流程操作与执行的，须由发文部门联合人事行政部培训组，在受文范围内组织培训，并针对特定人员予以考核。具体培训方式以人事行政部培训组要求为准。
（三）、对于公司除制度以外的通知公告等类型文件由各部门经理负责在部门内部宣贯。
（四）、文件张贴的时间限制
a) 公告：需公司内部张贴1周；
b) 通知：通常需公司内部张贴一周，具体视当次下发文件的要求。
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c) 通报：通常需公司内部张贴两周，具体视当次下发文件的要求。 d) 制度：通常需公司内部张贴一周，具体视当次下发文件的要求；以水印文本方式下发的文件，不得在公司内部张贴，但受文人需在部门内部按文件下发要求的范围内组织宣贯。
五、文件的保管与存档
（一）、文件的保管分为：有效期内文件的保管与过期文件的保管。
（二）、对于有效期内的文件，须按“发文部门—机密程度--文件编号”进行有序存档管理。如总部发文，文件编号为：喜利达食品有限公司总部【制度】字【2014】第01号文件，机密程度为：秘密，应分放在管理总部机密类文件中，按编号有序排列。
（三）、公司文件在下发后两周内需进行存档管理
（四）、总经办需建立公司在用文件的电子目录《公司在用文件目录表》每月15日及月底（遇节假日顺延）将公司在用文件的电子目录进行更新。
（五）、文件的借阅
1、公司所有已存档文件，只能予以查看，不得带出、复制或拷背。
2、公司文件的借阅，可以整个文件借阅，或借阅文件的某一部分内容。借阅的要求或内容需要在《公司文件调阅单》中明确说明，文件管理员视借阅内容予以发放文件。
3、公司文件的借阅，原则上均需当天返回。
4、公司所有文件借阅，均需办理借阅手续
（1）、对于部门内部文件的查阅，需经过部门经理的同意后，进行查看。
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（2）、对于公司跨部门文件的查看，需由部门主管填写《公司文件调阅单》 明确说明借阅理由及工作需要，并按流程审核后予以查看：
对于秘密等级为“一般”的文件需经过直属主管的批准后交总经办 同意后进行查看；
对于秘密等级为“秘密”或“绝密”类文件，必须逐级审批至总经 理后至总经办进行查看。
公司文件的调阅原则上不得一次调阅多个文件，对于一次借阅两个 或以上的文件，必须附件明确说明原因，否则不予批准。
5、文件的废止及销毁
文件的废止是指：新文件的发布涉及到原有文件的作废；或是由于公司的经营模式或组织架构变动，相关政策及文件已无实际可执行价值和依据，而涉及到的相关文件的作废；或是公司出台的具有实效性的文件，而已过其时效期而自动废止。
文件的销毁是指：对于已作废或废止的文件，在一定存放期后，由人事行政部对其进行销毁处理。
对于机秘等级为“一般”的文件由各部门在新文件下发后自主销毁，对于机秘等级为“秘密”或“绝秘”的文件，在文件废止后必须退还至总经办。由总经办统一对其销毁。
6、相关处罚规定
各部门必须按公司在用文件目录，对于下发至本部门的文件进行存档保管，文件柜必须加锁，由部门文件管理员统一保管。公司会定期对各部
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门文件的宣导情况及存档情况进行检查。在检查过程中发现未按公司规定执行的，将作一定处罚：
对于公司“秘密”及“绝密”文件在签收后保管不当，泄密或丢失的： 机密程度为“秘密”的文件，对于直接责任人，即文件的保管者处以100元/次/份的罚款；部门经理负连带责任，同处以100元/次/份的罚款。 机密程度为“绝密”的文件，对一直接责任人，即文件的保管者处以200元/次/份的罚款；部门经理负连带责任，同处以200元/次/份的罚款。 对于公司文件下发后，部门内部未按要求进行宣贯，在相关工作的执行中出现问题的，将对部门负责人处以50元/次的罚款。
六、公司文件格式与行文标准
（1）、公司文件格式
a) 公司文件一般由文件编号、标题、机秘等级、受文部门、正文、附件说明、成文日期、发文部门等部分组成。
b) 公司文件标题应当准确简要地概括公司文件主要内容并标明公司文件种类。
c) 主送部门指公司文件的主要受文部门，应当使用全称或者规范化简称、统称。制度类文件必须注明主送部门，并将主送部门置于标题之下、正文之上，居中排列。有些不便于在首页列出受文部门的公司文件，如公告、通知、通报等文件，受文部门可以不在公司文件中体现，但需在《发文申请审核表》中明确。受文部门一律用全称或规范的简称。 d) 公司文件如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和
名称。
e) 公司文件成文日期以总经理签发批准日期为准。 （2）、行文标准 七、相关附件
1、附件一：《发文申请审核表》
2、附件二：《公司文件发文签收表》及其相关表格 3、附件三：《公司文件调阅单》
4、附件四：《公司文件书写格式》（通知、公告、通报） 5、附件五：《公司文件书写格式》（制度） 附件一：
拟稿审核表

附件二、
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公司收文阅办表

收文登记单

文件受理催办单

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附件三：公司文件调阅单
文件调阅单

１、使用流程：调阅填写 领导批准 调阅 归还。、
２、填写要点：（１）借出时间，为实际调阅时间；（２）归还日期，为调阅人预计归还日期，填写请与行政主管协商；（３）备注，可填写实际归还日期或填“已还”。 ３、本单装订成册使用。
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附件四：《公司文件书写格式》
一、office Word写作规范
公司所有文档应统一使用Word2003排版，若使用word2007版软件的，请务必保存为word97-2003版。页面应当设置如下：纸型为A4，页边距规格为：Word默认值。文档内容的排版格式如下（除特别情况外，中文全部用宋体，英文字体用Times New Roman）。
（一）标题
3号宋体加粗，居中，上下各空1行。文件名需使用全称，如“蒙城喜利达食品有限公司管理细则”等，不能简写为“管理细则”。第一、二层标题应加粗。
（二）正文
1、正文用小四号宋体，行距为固定值18-20磅，首行按国家汉语规范须缩进2个字符。
2、正文中层次不宜过多，顺序编号格式统一为：一，（一），1，（1），①；二，（二），2,（2），②；„„。每层次的标题由词组或短语组成，要简短明确，题末不带标点。同一层次标题在语法结构上应尽量对等。注意要易于区分层次的高低。在编辑文件时，需取消自动套用格式；顺序编号不能采用软件自动编号方式，必须手动输入。
3、word正文中插图表
（1）要先见文, 后见表, 即先在文中提到表, 再在其后见表。正文中的插图表应与文字紧密结合，文图相符。
（2）每一个表都要有表序和表题，表序和表题位于表的正上方。全文插图表统一编序，表序写在表题左方，空一格接写表题，表题要简短明确，题末不带标点。表题字体采用5号宋体加粗，表内文字采用5号，如排不下则使用6号字或更小字体。
（3）表格的绘制应遵循简洁、整齐的原则，避免使用复杂的格式。表格边框不应超出文档页面边界，每张表格应尽量排在同一页面。
（三）标点符号
文档中的标点符号应按照汉语规范正确使用标点符号，禁止使用 “; .” 等英文输入法状态下的符号。其中，顺序编号后应使用顿号，不得使用“.”，但带小括号和圆圈的序号不使用标点符号。
（四）文档署名
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发文署名应使用全称，如为物业公司，需使用全称“蒙城助友物业管理有限公司”；如是各部门文，使用“蒙城喜利达食品有限公司总经办”等全称，日期为发文当天，其格式为：201x年xx月xx日。文档署名应居正文末段的右下方，日期在发文单位的正下方。
二、office excel写作规范
（一）排放方式：所有“相同事件”都储存到同一个工作表中 建议在一个xls文件里，采用多sheet的方式，尽量将同一类表格排放在同一文件内，sheet1，sheet2„„sheetN等名字可按照需要进行修改；
（二）文字格式
文字大小按照清晰明了的原则自行选择，同一sheet内文字大小尽量相同，字体统一用宋体。
三、office powerpoint写作规范 （一）文字格式与排版
排版遵循“清晰，简洁，明了”原则，内容为演讲者提纲和重要精练内容，需简明扼要，切忌花哨复杂。字体均使用黑体加粗，标题类字体大小为36号，正文字体大小为26号。
（二）动画设置规范
允许简单动画效果，但切忌自定义复杂组合动画，避免冗繁。 （三）插入内容
其插入图、表须保持可编辑模式。
注：文档应确保表意准确，语句通顺无歧义，请严格按照上诉规范要求对文档等进行修改和校对。
喜利达食品有限公司

2014/6/14