word2013操作培训课件.docx

Word2013操作指南Word201321 Word2013的工作界面21.1标题栏21.2功能区31.3导航窗格41.4文档编辑区51.5状态栏52 Word2013基础操作52.1创建文档52.2保存文档62.3输入和删除文本62.4选择文本72.5复制与移动文本92.6查找与替换文本93 规范编排文档113.1通过设置文本格式美化字体113.2通过段落格式美化段落123.3页面美化和打印134制作图文并茂的文档154.1用图形让文档更加生动154.2用图片增强文档表现力174.3用SmartArt图形修饰文档184.4用表格直观显示数据195编排与审阅文档205.1使用目录205.2文档的修订215.3保护文档23Word2013标题栏功能区1 Word2013的工作界面文档编辑区导航窗格状态栏1.1标题栏标题栏位于Word2013的左上方，从左到右依次为控制菜单图标、快速访问工具栏、操作的文档名称、程序名称和窗口控制按钮。控制菜单图标：通过该菜单可对窗口执行还原、最小化和关闭等操作。快速访问工具栏：用于显示常用的工具按钮，默认显示的按钮从左到右分别为“保存”、“撤销”和“恢复”，点击右边下拉按钮可添加或删除显示的快捷图标，如图已增加打印预览和快速打印图标，单击这些按钮可执行相应操作。窗口控制按钮：从左到右依次为“最小化”按钮、“最大化”按钮、“向下还原”按钮和“关闭”按钮，单击他们可执行相应的操作。在窗口控制按钮左边多了一个“功能区显示选项”按钮，单击该按钮，弹出的快捷菜单中有“自动隐藏功能区”、“显示选项卡”和“显示选项卡和命令”3个命令，单击不同命令可呈现不同的功能区效果。1.2功能区功能区位于标题栏下方，默认情况下包含“文件”、“开始”、“插入”、“设计”、“页面布局”、“引用”、“邮件”、“审阅”和“视图”9个选项卡，每个选项卡由多个组组成。例如“开始”选项卡由“剪贴板”、“字体”、“段落”、“样式”和“编辑”5个组组成，有些组的右下角有个小图标，我们将其称为功能扩展按钮。将鼠标指针指向该按钮，可预览对应的对话框或窗格，单击该按钮，会弹出对应的对话框或窗格。此外，当文档中选中图片、艺术字或文本框等对象时，功能区中会显示“图片工具/格式”选项卡。1.3导航窗格在导航窗格的搜索框中输入内容，程序会自动迅速搜索。如果文档中设置了多级标题格式，还可以在此窗格中拖动文档标题以重新组织文档内容。如果不小心将导航窗格关闭，按下“Ctrl+F”组合键可显示导航窗格。此外，在Word操作环境下按“Ctrl+H”组合键，可打开“查找和替换”对话框来查找和替换内容。1.4文档编辑区文档编辑区位于窗口中央，以白色显示，是输入文字、编辑文本和处理图片的工作区域，也是向用户显示文档内容的显示区域。在早期的Word版本中，再次打开文档时，可通过“Shift+F5”组合键将光标定位于上次文档关闭时的位置。而在Word2013中，再次打开文档时，在滚动条上将显示自动创建的标签，单击即可快速定位到该处。1.5状态栏状态栏位于窗口的底端，用于显示当前文档的页数/总页数、字数、输入语言及输入状态等信息。状态栏的右端有两栏功能按钮，其中视图切换按钮用于切换文档的显示视图，显示比例调节工具用于调整文档的显示比例。2 Word2013基础操作2.1创建文档 在Word操作环境下切换到“文件”选项卡，在左侧窗格中单击“新建”命令，在右侧窗格中单击“空白文档”选项。 在Word操作环境下按下“Ctrl+N”组合键，可直接创捷一个空白文档。 鼠标右键单击桌面空白处直接新建空白文档。2.2保存文档 单击快速访问工具栏“保存”按钮或切换到“文件”选项卡，单击左侧窗格中的“保存”选项。如果是在Word操作环境下新建的文档，此时将默认切换到“另存为”选项卡，在窗格中选择需要保存的位置。 在“另存为”对话框的“保存类型”下拉列表中，若选择“Word97-2003文档”选项，可将高版本的Office版本另存为低版本的兼容模式，从而可以使用早期版本的Office程序打开并编辑该文档。2.3输入和删除文本启动Word2013后，在编辑区中不停闪动的光标“|”便为光标插入点，所在位置是输入文本的位置。定位光标插入点后输入相应的文本内容即可。若需创建新的段落，按下“Enter”键换行。 按下“End”键，光标插入点移至当前行行末；按下“Home”键，光标插入点移至当前行行首。 按下“Ctrl+End”组合键，光标插入点移至文档末尾；按下“Ctrl+Home”组合键，光标插入点移至文档开头。 按下“Page Up”键，光标插入点向上移动一页；按下“Page Down”键，光标插入点向下移动一页。在输入文档内容的过程中，除了普通的文字、数字外，还可以输入符号。常用的符号可由键盘直接输入，对于不常见的符号，将光标插入点定位在需要插入符号的位置，切换到“插入”选项卡，单击“符号”组，在弹出的下拉列表中若没有需要的符号，则单击“其他符号”命令，选中需要的符号，单击“插入”按钮或双击符号即可将符号插入文档，点击关闭。当输入了错误或多余的内容时，按下“Backspace”键可删除光标插入点前的一个字符，按下“Delete”键可删除光标插入点后的一个字符。选中需删除文本，按下“Backspace”键或“Delete”键可快速将其删除。2.4选择文本对文本进行复制、移动或设置格式操作时，要先将其选中，从而确定编辑的对象。 选择任意文本：将光标插入点定位到需要选择的文本起始处，然后按住鼠标左键并拖动，直至需要选择的文本结尾处释放即可选中文本，选中的文本将以灰色背景显示。 选择词组：双击要选择的词组。 选择一行：将指针指向某行左边的空白处，当指针呈“”形状时，单击鼠标左键即可选中该行全部文本。如果要选择多行文本按住鼠标左键向上或向下拖动鼠标，到目标文本处释放即可。 选择句子：按住“Ctrl”键不放，同时用鼠标左键单击需要选中句子中的任意位置即可。 选择一段：将指针指向段落左边的空白处，当指针呈“”形状时，双击鼠标左键即可选中当前段落。还可将光标插入点定位到某个段落的任意位置，然后连续单击鼠标左键3次也可选中该段落。 选择分散文本：先拖动鼠标选中第一个文本区域，然后按住“Ctrl”键不放，拖动鼠标选中其他不相邻的文本，选择完后释放“Ctrl”键即可。 选择垂直文本：按住“Alt”键不放，然后按住鼠标左键拖出一块矩形区域，选择完成后释放“Alt”键即可。 选择整篇文档：将指针指向编辑区左边的空白处，当指针呈“”形状时，连续单击鼠标左键3次或按住“Ctrl”键不放单击鼠标左键可选中整篇文档。“Ctrl+A”组合键为选择整篇文档的快捷键。2.5复制与移动文本选中文本后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击“复制”命令，可执行复制操作（快捷键：“Ctrl+C”）。复制文本后，使用鼠标右键单击光标插入点所需要插入位置，在弹出的快捷菜单中单击“粘贴”命令，在弹出的下拉列表中选择粘贴方式可执行粘贴操作（快捷键：“Ctrl+V”）。在编辑文档过程中，如果需要将某个词组、句子或段落移动到其他位置，可通过剪切和粘贴操作来完成，选中文本后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击“剪切”命令，将光标定位到要移动的目标位置后执行“粘贴”命令即可。选中文本后按住鼠标左键，拖动至目标位置后释放，可快速实现文本的移动操作。在拖动过程中按住“Ctrl”键，可实现对文本的复制操作。2.6查找与替换文本除了可通过“导航”窗格查找文本，还可以通过“查找和替换”对话框进行查找。在“开始”选项卡中，单击“编辑”组“查找”按钮右侧的下拉按钮单击“高级查找”命令，输入要查找的文本内容，单击“查找下一处”按钮，此时Word自动从光标插入点位置开始查找。当发现某个字或词错了，在“查找与替换”对话框中定位到“替换”选项卡，在“查找内容”文本框中输入查找内容，在“替换”文本框中输入替换内容，单击“替换”或“全部替换”按钮可替换当前查找位置内容或全部文档包含内容。若单击“查找下一处”按钮，Word将先进行查找，查找内容以灰色背景显示。如果单击“替换”按钮，可替换当前内容，同时自动查找指定内容的下一个位置；如果单击“查找下一处”按钮，Word会忽略当前位置，并继续查找指定内容的下一个位置。3 规范编排文档3.1通过设置文本格式美化字体Word默认显示字体为“宋体”，字号为“五号”，字体颜色为黑色，根据实际需要可通过“开始”选项卡的“字体”组对这些格式进行更改。设置字体、设置字号、字体加粗、字体倾斜、添加下划线、设置字体颜色。在一些特殊情况下，需设置特大号字体，下拉列表无法满足需求，可直接在框中输入字号。单击“字体”组功能扩展按钮，切换到“高级”选项卡，可用过调整字符间距使文字排列得紧凑或松散。3.2通过段落格式美化段落在输入文本时，按下“Enter”键进行换行后会产生段落标记“”，凡是以“”结束的一段内容便为一个段落。段落的格式设置主要包括对齐方式、缩进、间距和行距等，合理设置这些格式，可使文档结构清晰、层次分明。设置段落格式时，需选中所要设置的文档内容部分左对齐、居中、右对齐、两端对齐、分散对其、行间距、编号。段落首行缩进设置可单击“段落”扩展按钮，在弹出的“缩进与间距”组中，“特殊格式”栏选择“首行缩进”选项，默认缩进量为两个字符。为了使整个文档看起来疏密有致，可对段落设置合适的间距和行距。间距指相邻两个段落之间的距离，行距指段落行与行之间的距离。设置间距：选中需要设置间距的段落，打开“段落”对话框，在“缩进与间距”组“间距”栏中，通过“段前”微调框设置段前距离，通过“段后”微调框设置段后距离，完成设置后单击“确定”按钮。设置行距：选中需要设置行距的段落，打开“段落”对话框，在“缩进与间距”组“间距”栏中单击“行距”下拉列表框，在弹出的下拉列表中选择段落行距，设置后单击“确定”按钮。3.3页面美化和打印将Word文档制作好后，可根据实际需要对页面格式进行设置，主要包括设置页面边距、纸张大小和纸张方向等。页边距：文档内容与页面边沿之间的距离，用于控制页面中文档内容的宽度和长度。单击“页边距”按钮，可在弹出的下拉列表中选择页面边距的大小。纸张方向：默认情况下，纸张方向为“纵向”。若要改变其方向，可单击“纸张方向”按钮，在下拉列表中选择。纸张大小：默认情况下，纸张大小为“A4”。若要改变其大小，可单击“纸张大小”按钮，在下拉列表中选择。若需进行更详细的设置，可通过“页面设置”扩展按钮对话框实现。“页眉”是每个页面页边距的顶部区域，通常显示书名、章节名等信息。“页脚”是每个页面页边距的底部区域，通常显示文档页码等信息。切换到“插入”选项卡，单击“页眉和页脚”组中的“页眉”按钮，在弹出的下拉列表中选择页眉样式，所选样式的页眉将添加到页面顶端，同时文档自动进入页面编辑区，单击页眉位置可输入页眉内容，在“页眉和页脚工具”“设计”选项卡中还可设置页眉顶端距离参数。完成页眉编辑后，在“页眉和页脚工具”“设计”选项卡的“导航”组中单击“转至页脚”按钮，将转至当前页页脚。此时页脚为空白样式，可在“页眉和页脚工具”“设计”选项卡的“页眉和页脚”组中单击“页脚”按钮，在弹出的下拉列表中选择所需样式。另外，双击页眉/页脚处，可直接插入空白样式的页眉/页脚，并切换到页眉/页脚编辑状态。如果一个文档有很多页，为了打印后便于排列和阅读，应为文档添加页码，在“页眉和页脚”组中单击“页码”按钮，在弹出的下拉列表中选择所需样式。将文档制作好后，就可以打印了，不过在这之前要进行打印预览，如果文档中某些地方不满意，可返回编辑状态进行修改，如图左上角返回图标。如果预览后打印范围超出纸张范围、打印页面设置等可通过“设置”进行调整。如本打算打印一页的文档打印范围超出纸张范围打印预览页数为2页，点击“边距”下拉列表进行选择或设置，使文档打印内容调整在一页上。4制作图文并茂的文档4.1用图形让文档更加生动为了使文档内容更加生动，可在文档创作过程中插入自选图形、艺术字等对象进行点缀。切换到“插入”选项卡，单击“插图”组中的“形状”按钮，在弹出的下拉列表中选择需要的绘图工具。选择后鼠标指针呈十字形状，在需要插入自选图形的位置按住鼠标左键，然后拖动鼠标进行绘制，当拖动到合适大小的时候释放即可。插入自选图形并将其选中后，功能区将显示“绘图工具/格式”选项卡，通过该选项卡可对自选图形填充颜色、添加文字、样式设置等操作。在Word中插入艺术字后，可通过“绘图工具/格式”选项卡中的“插入形状”“形状样式”等组对艺术字文本框的格式进行设置，其操作方法与自选图形的操作方法相同。若要对艺术字文本设置填充、文本效果等格式，可通过“绘图工具/格式”选项卡中的“艺术字样式”组实现；若要对艺术字文本设置文字方向等格式，可通过“文本”组实现。通过Word提供的叠放次序与组合功能，可将自选图形、艺术字、等多个对象进行组合，形成一个新的操作对象，对其进行移动、调整大小等操作时，不会改变各对象的相对位置、大小等。对齐对象：按住“Ctrl”键不放，选中多个对象，切换到“绘图工具/格式”选型卡，单击“排列”组中的“对齐”下拉按钮。在弹出的下拉列表中选择需要的对齐方式，然后用同样的方式设置其他对象；设置叠放顺序：选中要设置叠放次序的对象，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中将鼠标指向需要的命令，如“置于顶层”命令。在弹出的子菜单中选择需要的放置方式，然后用同样的方法设置其他对象。组合对象：按住“Ctrl”键不放，依次单击需要组合的对象，将其全部选中。使用鼠标右键单击其中一个对象，在弹出的快捷菜单中单击“组合”选项，在弹出的级联菜单中单击“组合”命令。4.2用图片增强文档表现力在制作产品说明书、公司宣传册等文档时，往往需要用插图配合文字解说，这就需要Word的图片编辑功能制作出图文并茂的文档，给读者带来精美、直观的视觉冲击。插入图片：将光标插入点定位到需要插入图片的位置，切换到“插入”选项卡，单击“图片”按钮，在弹出的对话框中选择需要插入的图片，单击“插入”。功能区将显示“图片工具/格式”选项卡，通过该选项卡，可对选中的图片进行调整颜色、设置样式和环绕方式等操作。插入屏幕截图：切换到“插入”选项卡，单击“插图”中的“屏幕截图”按钮，在弹出的下拉列表“可用视窗”栏中，将以缩略图的形式显示当前所有活动窗口，单击某个要插入的窗口缩略图。此时，Word2013会自动截取改窗口图片并将其插入文档。使用“屏幕截图”可自由选择所需的截取区域，被选中部分将呈高亮显示，选好截取区域后释放鼠标，Word2013会自动将截取的屏幕图像插入文档。4.3用SmartArt图形修饰文档SmartArt图形常用于各种报告、分析类的文档中，能够通过图形结构和文字说明有效地传达作者的观点和信息。在Word2013中插入的SmartArt图形默认以“简单填充”的外观方式显示，其形状的边框颜色为蓝色，前景框的填充颜色为白色，背景框为蓝色，在实际应用中，可根据需要更改SmartArt图形的整体颜色或总体的外观形式，从而让图形更加美观。更改颜色：选中SmartArt图形，切换到“SmartArt工具/设计”选项卡，单击“SmartArt样式”这样中的“更改颜色”下拉按钮，在弹出的下拉列表中单击需要的颜色选项。更改外观：选中SmartArt图形，切换到“SmartArt工具/设计”选项卡，单击“SmartArt样式”组中的“外观样式”下拉按钮，在弹出的下拉列表中单击需要的外观样式。如果需要更改SmartArt图形中某个形状的样式，切换到“SmartArt工具/格式”选项卡，在“形状”组中单击“更改形状”按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中单击需要的形状选项。形状将会自动改变，保持形状为选中状态，单击“形状样式”组中的“外观样式”下拉按钮，然后在弹出的下拉列表中选择形状的外观形式。保持形状为选中状态，单击“形状效果”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择需要设置的效果选项，在展开的子菜单中单击需要的效果。4.4用表格直观显示数据在Word2013文档中插入表格的方法为：切换到“插入”选项卡，然后单击“表格”组中的“表格”按钮，在弹出的下拉列表中单击相应的选项，通过不同的方法向文档中插入表格。插入表格：该栏下提供了一个10列8行的虚拟表格，移动鼠标可选择表格的行/列值。鼠标指针在指向的区域呈选中状态，并显示为橙色，此时文档中显示表格插入预览图。绘制表格：单击该选项，鼠标指针呈笔状，此时可根据需要“画”出表格。Excel电子表格：可在Word2013文档中调用Excel电子表格。快速表格：单击该选项，可快速在文档中插入特定类型的表格，如日历等。插入表格后，功能区将显示“表格工具/设计”、“表格工具/布局”两个选项卡，通过这两个选项卡，可对表格进行相应的编辑与美化操作，如调整行高与列宽，插入与删除及合并与拆分单元格、应用表格样式等操作。5编排与审阅文档5.1使用目录目录是文档中标题的列表，在编辑长篇文档时有必要编排目录。目录有两个功能，一是向读者展示文档的结构，二是指导读者进行阅读。因此，在设计目录时，我们首先需要列出各个部分的标题，然后才能针对文档的整体风格对目录进行设计。Word2013提供了几种内置样式，只需定位光标插入点，然后选择目录样式，便可自动在文档中生成目录。默认情况下，目录是以链接的形式插入的，按下“Ctrl”键，同时单击某条目录项，即可访问文档中的对应位置。此外，如果希望取消目录链接，只要按下“Ctrl+Shift+F9”组合键即可。插入目录的具体操作步骤如下：将光标插入点定位在文档开头，切换到“引用”选项卡，然后单击“目录”组中的“目录”按钮，在弹出的下拉列表中选择需要的目录样式。若文档的标题有改动，或者对应的页码发生了变化，可对目录进行更新操作，点击“目录”组中的“更新目录”按钮，在弹出的对话框中根据实际情况进行设置。5.2文档的修订在一些正式场合，文档由作者编辑完成后，一般还需要通过审阅者的审阅，在审阅文档时，通过修订和批注功能，可在原文档的基础上进行修改和添加批注。切换到“审阅”选项卡，在“修订”组中单击“修订”下拉按钮，在弹出的下拉列表中单击“修订”命令。“修订”按钮将呈高亮显示，表示文档呈修订状态，此时对文档做的所有修改都会以修订的形式清楚反映出来。若要关闭修订功能，只要再次单击“修订”下拉按钮，在弹出的下拉列表中单击“修订”命令。此外，按下“Ctrl+Shift+E”组合键，可快速关闭和启动修订功能，对于修订过的文档，作者可对修订进行接受或拒绝操作。若接受修订，文档会保存为审阅者修改后状态；若决绝修订，文档会保存为修改前状态。接受修订 逐一接受：将光标插入点定位到要接受的修订处，在“审阅”选项卡的“更改”组中，单击“接受”按钮下方的下拉按钮，在弹出的列表中选择“接受并移到下一条”或“接受此修订”选项。 全部接受：在“更改”组中，单击“接受”按钮下方的下拉按钮，在弹出的列表中选择“接受所有修订”选项。拒绝修订 逐一决绝：将光标插入点定位到要拒绝的修订处，在“审阅”选项卡的“更改”组中，单击“拒绝”按钮下方的下拉按钮，在弹出的列表中选择“拒绝并移到下一条”或“决绝更改”选项。 全部决绝：在“更改”组中，单击“拒绝”按钮下方的下拉按钮，在弹出的列表中选择“拒绝所有修订”选项。使用鼠标右键单击文档中某一条修订内容，在弹出的快捷菜单中可对其进行接受或决绝操作。5.3保护文档在办公过程中，办公人员应对重要的文档设置密码保护，以防止其他用户随意修改或查看文档，打开需要设置修改密码的文档，切换到“文件”选项卡，打开“另存为”对话框，单后单击“工具”按钮，在弹出的下拉菜单中单击“常规选项”命令，在弹出的文本框中选择所需选项输入密码即可。为了保护文档内容的安全，可以对其设置相关的权限和密码。标记为最终状态：并不是一项安全的功能，只是用来提醒其他用户该文档为最终版本。切换到“文件”选项卡，单击左侧窗格的“信息”命令，在中间窗格中单击“保护文档”按钮，在弹出的下拉列表中单击“标记为最终状态”选项，单击“确定”。此时“保护文档”按钮右侧将显示此文档已标记为最终状态的提示信息，单击左上角的“返回”按钮返回文档编辑区，相关的操作命令已被禁用或关闭，切标题栏中有“只读”字样，标明该文档为只读文档。若需要限制其他用户编辑文档，可对其设置编辑权限。设置编辑权限时，若在“仅允许在文档中进行此类编辑”复选框下方的下拉列表中选择“批注”或“修订”选项，还可设置相应的编辑权限。若选择“批注”选项，可设置批注权限，即仅允许用户在文档中插入批注。若选择“修订”选项，可设置修订权限，此后，其他用户虽然能对文档进行编辑，但都会显示修订标记，且无法对修订进行接受或拒绝操作。选择“不允许做任何更改”选项，单击“是，启动强制保护”按钮，在弹出的对话框中输入保护密码，单击“确定”按钮，此后无论对文档内容进行任何操作，状态栏中都会出现“不允许修改，因为所选内容已经被锁定”的提示信息。如果要取消该权限，可打开“限制编辑”窗格，然后单击“停止保护”按钮，在弹出的对话框中取消权限设置。