公司接待实施细则样本.doc

接待实施细则
第一条 为使企业接待工作步骤化、标准化，提升企业接待工作水平，特制订本细则。
第二条 企业合作伙伴、重大用户、政府领导和其它关键客
人适用本细则。
第三条 实施细则责任部门为总部总裁办。
第四条 接待准备
（一）总部领导邀请关键客人需接待，可书面或口头提前通知总部总裁办。
（二）各企业、总部各部门邀请关键客人需接待，须填写《接待审批表》（见附件）并提前一天通知总部总裁办。
（三）各部门分工
1、 总部总裁办制订接待方案。
2 、总部总裁办：总协调、车辆调度、接待用餐安排、住宿安排、会议室、纸、笔、企业资料、饮料、水果、花卉、音响、欢迎牌（口号）、摄影、摄像、投影。
3 、各相关部门：演示用材料、宣传材料、专题讨论议题、展示厅演示和讲解
（四）参与接待人员确定
1、 主陪人员：每次接待应明确企业主陪人员，主陪人员职位标准上应和到访人员中职位最高者相当，主陪人员负责全程陪同，如有特殊情况，应委托职位相当领导陪同。
2 、其它陪同人员：各相关人员。
3、 接待保障人员：由总部总裁办依据需要统一调配。
（五）着装及礼仪、通讯要求
1、 全部参与接待人员必需着装整齐：男士着衬衣、西服、着正装皮鞋、打领带，不留长发、胡须；女士着职业套装、画淡妆，不佩带尤其首饰；司机、保安、清洁工按要求着工装。
2、 全部参与接待人员必需按要求佩带工作牌（在企业范围内）。
3、 全部参与接待人员必需确保通讯联络通畅、立即，随时到位。
第五条 演示厅、会议室部署及调试
（一）展厅由熟悉展厅演示设备专职人员进行调试；由熟悉演示设备专兼职人员进行现场演示及讲解；陪同企业领导和相关部门副总经理以上人员负责解答客人现场提问。
（二）依据实际情况可选择播放企业VCD宣传片（若有，限时5分钟左右）或由副总以上人员介绍企业宣传幻灯片（若有，限时10分钟左右）
第六条 企业参观应由企业主陪人员陪同并介绍企业情况，相关责任人陪同，除部分保障人员外，其它人员无须跟随。
第七条 会议演示和讲解人员应由熟悉企业情况部门副总经理以上人员演示和讲解。
第八条 正式邀请关键客人必需时应在大楼门口、企业大厅门口悬挂欢迎口号或放置迎宾牌。
迎宾牌（口号）分为通用型和专用型，由总部总裁办制作和部署，样式及内容由各相关企业、部门确定。
第九条 关键客人由主陪人员到机场或住宿地或客人出发地迎接，企业陪同人员到办公楼门口迎候（人数控制3人左右）。
通常客人由指定人员到机场（码头、车站）迎接并引领到企业，按到访人员职位、关键程度等安排对应车辆。
第十条 视实际情况安排客人参观游览，由主陪人员和相关责任人陪同（人数控制在5人以内）。
第十一条 专题介绍
（一）会议室内演示和讲解由主陪人员主持，陪同人员和相关部门责任人参与。
（二）依据实际情况由部门副总经理以上人员介绍专题宣传幻灯片（限时10分钟左右）
（三）会议茶水保障由总部总裁办前台人員负责，演示和讲解过程中无关人员不得随意进出展示厅或会议室。
（四）演示和讲解完成后，能够就客人感爱好话题进行讨论，以主陪人员为主回复客人提出问题，其它人员应由主陪人员提议才能回复问题。
（五）会议纪要由相关部门指定专员负责，必需时进行录音。
第十二条 用餐
（一）接待用餐分为午餐和晚餐，标准上用餐安排在企业指定餐厅用餐，视客人关键程度和人数安排用餐。
（二）由主陪人员陪同用餐，企业相关部门责任人参与，参与人数视客人人数而定。
第十三条 为给企业留下珍贵资料，客人来访全程可安排专员摄影，必需时亦可摄像。为不影响客人参观和讨论，摄影和摄像人员应抓住时机，抢拍经典镜头，而不应长时间跟踪摄影和摄像。客人离开企业前应视情况组织企业关键领导和客人进行合影纪念。
第十四条 客人离开企业，企业全部陪同人员应送至企业门口，关键陪同人员应送至大楼门口，主陪人员必需时还应送客人至住宿地或机场或客人要求目标地。
总裁办应常备部分企业纪念品，依据不一样客人有选择给予赠予。
第十五条 总结
（一）当次接待工作结束后，应立即组织相关人员就接待工作中出现问题进行讨论，并做出总结，取长补短，再接再厉，不停汲取经验，不停完善接待工作。
（二）当次接待工作中文字资料（会议纪要、技术文档、商务协议、宣传资料、软盘）及图片资料（照片、录音带、录象带）等均需作为企业关键资料由专员进行整理、存档。
第十六条 本要求自公布之日起实施，解释权归总裁办公室全部。

二OO四年二月

附件：
接待审批单

年 月 日
贵宾单位

关键贵宾姓名、职务

随行人员人数

公务内容

就餐时间
□早 □中 □晚
桌数

就餐总金额

就餐地点

经办人

接待部门
责任人意见

财务部门
审核意见

企业领导
审批意见

备注

接待审批单

年 月 日
贵宾单位

关键贵宾姓名、职务

随行人员人数

公务内容

就餐时间
□早 □中 □晚
桌数

就餐总金额

就餐地点

经办人

接待部门
责任人意见

财务部门
审核意见

企业领导
审批意见

备注

工作餐审批单

年 月 日
用餐部门

用餐人员姓名

人数

用餐事由

就餐时间
□早 □中 □晚
就餐总金额

就餐地点

经办人

用餐部门
责任人意见

财务部门
审核意见

企业领导
审批意见

备注
每人每餐15元标准

工作餐审批单

年 月 日
用餐部门

用餐人员姓名

人数

用餐事由

就餐时间
□早 □中 □晚
就餐总金额

就餐地点

经办人

用餐部门
责任人意见

财务部门
审核意见

企业领导
审批意见

备注
每人每餐15元标准