人事行政部工作规划方案.doc

人事行政部工作规划方案一、 人事管理1、 人事档案 人事档案的整理:a检查公司原有人事档案的缺漏 b将人事档案按以下顺序，并编排页码排放：员工考核表、奖惩表、职位调动表、薪金调整申请、薪金调整表、入职申请表、学历证明、个人证件、其他资料 c 将已离职的员工资料调出，归入人才库 人事档案的增补及装订a 上述资料如有缺漏，应催促员工补上,例如学历证明、个人证明（户口簿、未婚证等）b 用纸文件夹按顺序装订,并用胶片标识员工的名字 人事档案的归类a 将公司员工先按部门划分，每个部门的档案放置一个区域b 将每个部门离的档案按职位高低排列，职位高的放置最前2、 劳动合同 现有劳动合同整理a 区分合同的种类,将三间公司（泰尔、泰施、泰尔分公司）的人员分区放置b 每间公司的合同分两个区域放，一个是跟员工签订的，员工手上有一份,用作劳动年审等工商证照办理之用；第二是用作资质申报之用c 将所有合同整理好，资料输入电脑保存 签订新劳动合同a 员工过试用期后,根据其主管和人事行政部对之作考核后，向总经理申请其薪金和劳动年限,经三方确认后，与其签订劳动合同b 劳动合同一式两份，并制作合同申请表，签订后员工和人事行政部在该表上签名确认 老员工续签劳动合同a 老员工于合同期满前一个月,人事行政部应对其进行考核及评估，及对其进行谈话,了解其意愿b 人事行政部将考核结果和谈话内容记录在合同申请表中，并由该员工主管的意见，上报给总经理批示，总经理同意后进行续签3、 社保医保 统计每月新增人数和购买金额a 根据每个月转正的员工人数，统计数量，制作花名册，集中一次于每月25日前到社保中心办理b 每年七月调整社保基数，故每年七月应调整购买金额 统计每月减少人数及劳动年审a 根据每个月离职的员工（或身故）人数，统计数量，制作花名册,集中一次于每月25日前到社保中心办理b 每年6月办理劳动年审，准备好合同原件、复印件，填写表格并盖公章到社保中心办理4、 人事制度 制度拟写及修订a 每半年将人事制度修订一次，根据当时公司内所存在的问题及漏洞，以纪律性为主拟写b 拟写后的人事制度应上报总经理及企划总监审批，获批准后公布 人事制度下发a 将已修订好的人事制度，制作成一本小册子，末页为“确认回执”b 将每本人事制度下发给各员工，并要求其签订“确认回执”，承诺遵守每一条的员工守则，否则愿意接受公司的人事处罚5、 证照年检 各类培训证件年审a 将公司内各员工的培训证件归类入档,并标识年审时间b 在年审时限前做好准备,并安排好相关人员到培训机构学习上课 营业执照、组织机构代码证、社保、残联年检a 在年审时限前做好准备，准备好相关资料材料，填写表格加盖公章b 将年审资料复印留低6、 员工手册与第4点相同二、 招聘管理1、 需求分析 每月根据各部门的用人要求进行统计，并要求部门主管提供该职位的详细职位要求 每月公司人事架构调整，统计职位人数空缺 根据市场现况做分析，统计特种人才紧缺程度，统计储备人次需求人数2、 招聘组织 通过网站上的人才库,先由人事行政部对应某个职位进行刷选，将刷选后的结果转交给部门主管 如果主管审批后，或经面试后认为不合适的，则将该人才归入人才库,待以后其他岗位空缺再为考虑3、 人员测评对面试人员进行性格、业务能力等各方面的评估.形式可以以面谈、笔试、机试、游戏互动等进行4、 数据分析 招聘人数统计：统计各部门的招聘人数，分析其必要性、招聘效果 招聘途径统计:从各招聘途径的经费、效果、实效进行统计,分析最优方案 现有人员缺少统计5、 离职管理 制定离职制度a 根据现有离职制度，进行修订b 正式员工离职必须提早一个月提出离职申请,人事行政马上调配其他人员接手，或新招聘人员接替该员工工作c 员工离职当天,人事行政部清点该员工物品，财务部核算该员工罚款或奖励等欠款 规范离职制度a 人事行政部应对提出离职的员工进行监督管理b 特别对新入职的同事，要进行监管，不能再出现新员工擅自离开,没有提出离职,没有交接好工作和公司物资三、 员工关系1、 员工沟通 制定部门内员工沟通机制a 人事行政部日常要对各部门员工进行观察，包括工作氛围，工作情绪、态度等b 人事行政部根据各部门主管的意见，组织培训或活动增强员工沟通c 此沟通机制应当列入人事制度中 制定部门间沟通机制a 定期举行部门主管会议，协调部门间的问题，提出各部门的意见b 可举行活动或者比赛增强沟通程度c 部门间的联系不应是口头商定，而应该严格走公司流程，填写工作联系单，或者发电子邮件以示确认，落实责任制,如果工作中出现差错则按流程记录处罚失职人员 召开骨干员工会议a 在每月初应举行骨干员工会议,将未来一个月的工作难点、重点任务分配好，以及总结之前的经验教训，给其他员工做榜样b 做好会议记录或文字公告,登记好2、 满意度更新公司论坛，安排35人作为管理者通知员工可以在论坛中以不记名的形式发表意见，但要遵守论坛的言论制度部门主管应每星期或定期查看论坛贴,收集员工意见部门主管收集好意见之后,在自己解决能力范围内的，应及时整理及批复，作出相应处理措施;若非自身解决范围内,应将意见收集好,与企划总监或总经理商议解决3、 企业文化 制定企业文化发展方向,每一季度或者每一个月制定一个宣传主题（例如环保、团结、外语学习、自我增值等等) 确定方向后，应制定相应实施计划，例如义工活动、体育比赛、公司培训拓展等等 人事行政部应按具体实施的可行性、财政预算等必要条件制定计划,并提早准备作出公告 实施同时，应记录低活动过程细节，以作总结之用 通过活动举行、总结来宣扬企业文化四、 行政管理1、 公章管理 制定公章管理，列入员工手册 制作公章管理使用表，如果由于业务或个人证件办理需要用到公章的，应按流程申请 制定外借用章协议，分为暂时和长期，例如外借公章办理证件、年审等等，长期指工程负责人或项目经理外借公章到工地使用 人事行政部应定期对用章使用表、申请书进行检查2、 行政制度拟写、修订及执行同员工手册3、 证件管理 各类证件归档管理，除了锁在相应文件柜中外，电脑还应加以记录 在证件到期年审前应做好相应准备，避免过期年审 所有证照证件办理、审核、年审等都资料都要复印留低4、 奖惩管理 透明化奖惩管理，由各员工进行监督 每次奖惩应填写奖惩申请，或者行政处罚单 奖惩文件应公示一星期 修订奖惩制度，包括条件、金额等等5、 部门内部5S及奖惩管理 个人办公区域管理：卫生管理、物品摆放管理等 制定办公环境卫生规范、办公物品摆放规范等，列入员工手册6、 员工活动组织（公益活动） 每季度组织义工活动 由公司义工轮流担任领队，由领队制定活动主题及方向,由领队秘书具体活动计划,并通知组织义工 总结每次义工活动，将义工活动的情况放进网站或者季刊7、 文件收发员及信息系统管理员 在公司的信息系统管理员未到位之前，此项应由人事行政助理担任 公司内部文件、外来文件，应同一签发文件往来登记表，登记好接收人员，接受时间等等 人事行政定期对文件往来登记表进行检查监督8、 员工及家属慰问 公司对伤亡员工、退休员工进行家属慰问 人事行政部应组织该员工的同部门同事、义工队前往慰问9、 礼品管理 人事行政部应在各大节日来临之前,准备好礼品发放数量、发放对象数量，礼品类型等 制作好发放计划、礼品预算等,并填写申请 发放时需要求员工在礼品发放单上签名确认 公司礼品，例如目录、日历等等，统一由人事行政部管理，如销售人员或工程人员需申领的，需到人事行政部申请,按实际数量发放五、 后勤管理1、 办公用品 人事行政助理应对所有办公用品（例如电脑、办公桌椅、文具、特殊纸张、工衣等）进行标识,并登记 如果同事需要申请办公用品（除电脑、价格高于100元的物品外),应先到人事行政助理填写申领申请,签名确认,方可发放 如果要申请电脑、价格高于100元的物品，应提早向主管提出申请，由主管收集申请,转交人事行政部,经企划总监或总经理审批后方可发放或购买2、 公司对外电话接听管理 公司对各员工在对外电话接听管理应加以规范,例如礼貌用语、通话时间等等，此项应列入员工手册中 前台对外电话接听应做好记录，人事行政部应定期做抽查3、 公司通讯录管理 由前台负责执行 当有新同事入职、员工电话号码或电子邮件变动等情况更改，应及时更新公司通讯录 核对员工通讯资料，由人事行政部确认后，及时发放公司通讯录4、 考勤管理 由前台负责登记 每天对门禁、考勤系统进行登记，定期通知工程人员进行维修维护 每月统计人员迟到时间，对迟到超过规定时间的员工发出警告信 对新入职的员工制作新考勤卡，并设定权限5、 传真管理 收发传真，转交给同事应填写好申请表 在电脑内应对传真做好记录6、 名片管理 员工需要印名片时，应填写名片申请表，经主管同意后交由人事行政部审批 人事行政助理应定期对名片的样式进行设计及更新 由人事行政助理负责联络印刷商，印刷后员工应在名片发放表上签名确应7、 邮件、快递管理 此项由前台负责 所有到付的邮件，员工应提早支付费用给前台,前台备用金不作非人事行政部物品到付费之用 由员工自行联络快递公司,其后需通知前台快递到公司收件时间 员工接收邮件需在前台进行登记8、 公司电话管理 前台应确保总机背景音乐长期播放,定期进行检查 员工电话故障应及时向人事行政部保障,由人事行政部直接转发维修邮件或维修申请 人事行政部应对工程人员维修速度、效果进行监督9、 前台及临时接待 对于一般客户,前台应安置其再大堂等候，如果客人太多应安排到会议室等候 如果对于特别招待，例如人数超过3人,性质重要等，该部门应提早一天通知前台，让前台做好准备 前台应用规范用语,人事行政部应定期对其进行接待礼仪、突发情况等培训10、饮用水管理 由前台负责 每月对饮用水机进行检查，有故障应及时申报 保障后若被通知需一段时间维修的，应及时通知公司各同事做好准备11、车辆管理 销售或项目人员需借用公司车辆外出，应填写好车辆申请表，由主管审批 过夜车辆应及时通知企划总监 人事行政部应每周安排通讯员对车辆进行检查，并做好登记 人事行政部负责联络汽车保险公司，对车辆进行维修及翻新六、 成本费用管理1、 日常物品购买、临时支付的其他杂项在行政备用金中支付2、 前台负责管理备用金,并及时收集各部门的支付证明,转交人事行政部3、 前台对各部门的报销费用进行核算,并做好记录，将记录交给财务4、 所有支付证明交由人事行政部后,再转交给企划总监或总经理5、 每各交接过程，需签名确认6、 规范报销流程（此项列入员工手册)7、 由人事行政部对整个过程进行监督管理5