服装展现场管理计划.doc

首届漳州服装展现场管理计划一、展会目的服装展现场管理对首届漳州服装展至关重要,现场管理做的好不好会影响专业观众和参展商多服装展的满意程度，直至影响整个服装展的品质。为了使本次服装展有组织、有次序的、有计划的、有目的的进行。尽量减少展会期间带来了不必要的麻烦，特订制本策划方案。二、开幕现场策划与管理会场布置主题：首届漳州服装展地点：2016年3月26日时间:10 ：00 a 。m 10 : 45 a。m主办单位：漳州华阳体育馆协办单位：漳州WONDER服装有限公司（一)会场布置1、迎宾区设计:迎宾区域由气球拱门,横幅，地毯构成，由礼仪或行为艺术表演者担任，红色的地毯配合着白色的灯光，在到场嘉宾走过气球拱门时,给到场来宾一种受人尊敬或耳目一新的感觉。2、舞会会场设计：舞会会场是整个活动中的主体,会场将用白色的小灯缠绕在舞池中的4颗椰子树上，会场中还将用500个乳白色的气球和彩带进行舞池外围地面、休息区、以及植物上的排布,给每一个宾客营造一个犹如身在云端的感觉。3、舞池设计:舞池周边将用白色的灯光从四周打出，再用乳白色的气球配合灯光营造出中如在云端的视觉效果。在舞池的尽头(即7号区域处)将安置一个小型舞台。4、舞台:长3米，宽2米,高0。3米；舞台后面是一块由蓝色和白色拼凑而成的背景墙，舞台上将放置1个具有半山半岛特色的易拉宝，舞台周边将用12台泛光灯打亮舞台,再加上气球条环绕，将舞台打造出云朵般的效果。舞台下方将放置部分甜点鲜花等装饰，在舞池周边的椰子树后将分成冷餐区和酒水区两个区域，区域周边靠近舞台的地方可放置少量宣传用品。让各参展商提供最有特色的衣服给模特，让舞台中的模特把衣服穿的大方得体，成为全场焦点。5、休息区设计：在2个休息区内分别放置6张桌子，每张桌子配34把椅子共40个座位。休息区内桌子需适度密集，在休息区内需用少量白色彩灯布置照亮道路，区域内备上一些蜡烛灯，在来宾聊天休息之余可以点燃，以营造一种安逸，温馨的氛围.6、会场整体设计：当晚舞池外工作人员着统一正装,舞池内工作人员需着统一白色正装打领带（礼仪除外（二)、道具汇总1、3m2m红色舞台地毯2、白色气球条3、蓝色气球条4、白色小彩灯5、蓝色小彩灯6、迎宾红地毯7、透明塑料板8、蓝色透明贴纸9、音响设备、灯光设备10、12张桌子，40把椅子不包括（酒水区和冷餐区)11、主持台12、横幅0。6m5m13、彩带（三）展会开幕管理计划开幕仪式:07：30活动现场最后清洁，各项布置落实到位,确保活动按时进行08：00活动组主要联络人通话，落实各项工作08：30所有工作人员落实到位，准备迎宾（音响师调试音响,礼仪小姐更换服装)09：00播放迎宾曲，礼仪小姐为各来宾佩带胸花，签到正式迎宾。09：30主持人宣布首届漳州市服装展开幕庆典仪式现在开始！09：30主持人依次介绍出席今天仪式的贵宾领导及重要祝贺单位并对他们的到来表示热烈的欢迎和由衷的感谢09：40有请政府领导 (先生/女士)致词09：45有请商户代表 （先生/女士)致词09：50主持人有请特邀嘉宾 （先生/女士）致词10:00请现场来宾欣赏代表每个服装公司的模特精彩的走秀表演10：30主持人宣布首届漳州市服装展开幕剪彩仪式开始，礼花从天而降,掌声、动漫音乐响起各剪彩嘉宾执剪刀剪彩把此次活动推向高潮10：35主持人宣布首届漳州市服装展开幕式正式结束，有请来宾进入展馆参观11：30 开幕式结束，展览正式开始21：40后勤负责清场工作，影机现场拍摄（四）展会现场管理计划1。布展管理展台的搭建：1) 展台的设计：制作出展区的三维立体效果图,包括展区的装修、展品的摆放、各类家具、展品的摆放、照明器材、广告灯箱材料、电子视频设备、电脑等物品。 从效果图中感受战区布置的合理性、色彩搭配的效果、灯光照明的感觉、服务参展人员的便捷等.2) 背板的设计制作： 背板的设计应该体现明朗、活泼的格调和气质，运用明亮的色彩。3) 展台内的摆设：在展台内还应设置饮水机，供行人饮用，设置一些椅子供行人休息.2.展览期间的现场管理1) 组委会应设立组委会报到处（服务处)，派专人到现场值班，负责受理展商报道、咨询和处理现场事宜（包括布展、开展、撤展期间).2）施工许可证办理：展台搭建商应具有法人资格和经相关部门审核认可的资质等级，在签订展览施工安全责任书,并向展馆缴纳施工管理费、施工保证金、用电接驳费等相关费用后,方可办理施工手续,领取证件.3）现场展位改动必须经组委会同意，在办理相关手续后由展馆实施。 4）需提前进场布展的展商,需经组委会与展馆共同审核，在缴纳提前进场费后办理进场施工手续。5）需延时布展的参展商，请于提前到展馆服务台办理相关手续. 6）组委会人员和布展人员必需遵守展会、展馆统一规定的布展时间，闭馆后谢绝进入展馆.3.撤展计划1）要做好展位的拆除工作2）参展商要及时退还临时租用的展具3）参展商要做好展品的处理和回运4）主办方要做好展场的清洁和撤展安全保卫工作三、观众登记和入场管理1、设观众登记处2、预先登记的观众3、现场注册的观众；现场注册的观众分成有名片的和无名片的.详细流程：前者只需凭名片在观众登记处办好相关手续就可,后者则要在主办方人员提前做好注册登记表，然后再到登记处办理手续。为了消磨人们在登记处的等待时间，主办单位在入口处设置了展览活动议程牌，以便于人们尤其是现场注册的观众预先了解展览会的总体结构和主要活动安排。四、展览会现场广告管理在本次展览会活动中,主办单位获取广告收入的渠道很多，如展览快讯、展会会刊、户外广告牌、气球、标语等。但无论采用什么样的广告载体，展会主办单位都必须制定明确、统一的广告政策，做到对所有参展商一视同仁.即使制定有相应的优惠措施,也应该让所有参展商都了解，而不应该简单地根据参展企业的规模大小来决定是否给予其优惠。五、对参展商的行为管理主要工作依据是参展合同.在布展、开展和撤展等不同阶段，展览会主办单位都应和参展商进行有效的沟通,确保它们的行为符合参展合同尤其是场馆的使用规定。必要时主办单位可以采用强制性措施，以维护绝大多数参展商的正当利益和保证整个展览会的顺利进行。六、展会现场的安全管理1、消防管理展会开幕前后，展区内人员密集，展品众多，展会的消防安全工作十分重要。办展机构一般都要求各参展商用于展位搭建的材料是防火或耐火材料；参展商在展位搭建和展品演示时使用电力要符合要求；展位之间的通道必须有一定的宽度，一般禁止在展会内吸烟。2、人员安全办展机构对参展商在布展及布展期间有关人员的安全问题不负责任,但办展机构一般都要求为其参展人员购买“第三方责任险”和“展出人员险”等以保障其人员安全.3、展品安全展品在搬运和展出过程中都可能出现损坏、破碎和丢失等问题，如果展品出现问题，参展商就无法获得良好的展出效果，因此要注意展品的安全问题。通常参展商也为展品购买相应保险。4、公共安全办展机构负责展会的公共安全保卫工作。办展机构要聘请专业的保安人员24小时巡逻会场,负责展会的公共安全工作。七、交通管理1、掌握哪些人来开会，几时到站，根据不同的级别安排不同的车辆前去接站；2、了解会议安排，根据会议进程安排车辆把与会人员从住宿点拉到会议点，从会议点拉到住宿点；3、根据会议安排，安排好外出的车辆；4、掌握一定的机动车辆，以应付突然需要。5、安排车辆送站。物流管理工作十分繁琐，哪怕是看似简单的停车场事务，也要充分考虑到展品运货司机、贵宾、参展商和专业观众的不同需要。现场交通与物流管理的负责人至少应该掌握：l 一份相关联系人名单l 场馆地图l 现场交通规划草图l 紧急情况应对计划l 现场联络点,包括安全和志愿者八、餐饮管理展览会主办单位可采取外包的方式，将展会期间餐饮区的经营权临时转让给知名酒店或连锁餐厅，并通过合同条款对其菜单、分量和价格等进行严格的约束，以确保现场餐饮服务的质量.在这一点上，有些展览公司所采取的餐饮服务公开招标的方法值得借鉴。还有一点需要强调，在展会餐饮区，餐饮人员还应该对简易饭盒等餐具进行及时清理，为参展商和专业观众营造一个良好的就餐环境。九、餐饮管理通常来说，主办单位把印刷的各种证件发给参展商、专业观众、工作人员（包括主办机构、承办机构和协办机构的相关工作人员）、筹（撤）展人员、媒体记者及与展会嘉宾(包括领导和演讲嘉宾）.为了保证参展商、专业观众和嘉宾的停车位，场馆管理方还会使用停车证。如果展览会拟出售门票，主办单位需要事先向税务部门报告，在征得同意后方可印制和出售门票。十、参展商和观众投诉处理展览会举办过程中,不可避免地会存在个别参展商和专业观众会对场馆管理、餐饮配套服务等表示不满，并向主办单位接待办公室提出投诉,有些则直接到问询处投诉，这时迫切需要有一个专门的机构来处理各种投诉.十一、新闻管理现场设立新闻中心或新闻办公室，以便参展商和主办单位能及时发布各种信息新闻中心的硬件设施和人员配备应根据展会规模等实际情况决定.另外，展览会主办单位往往会安排专门的新闻主管,负责统一发布展览会的官方信息，并接受媒体的采访;所委任的新闻主管必须善于言辞，举止落落大方，并十分熟悉展览会的相关情况。十二、知识产权保护工作1、 主办方应在现场设立专门办公室，并聘请专职律师咨询。2、 基本原则（1)坚决反对利用展览侵犯知识产权。（2)用证据讲话.（3）被告方如有异议,有申辩权利,但必须提供证据.否则暂时撤下有疑问的展品。双方应在展后诉诸法律解决。十三、现场保洁管理现场保洁分别由场馆方、主场搭建商和特装搭建商分工负责。展览场地内公共区域的清洁工作由场馆方负责，如通道、厕所、餐厅等。展台内的清洁按“谁搭建、谁负责保洁原则来负责。特装搭建商应在撤展时将展台内的装修垃圾清理带走。十四、展览会运输代理商管理1、 运前：认真挑选运输商2、 运中:紧密联系运输商3、 进馆:迅速有序搬进场4、 展后：妥善处理参展品十五、配套服务管理在布展和撤展期间，展会主办单位应该为参展商提供相关配套服务,如出门证管理、餐饮管理、保安服务和消防管理等。十六、专业观众入场管理1、 填写登记表2、 办理证件3、 检查门票4、 领取参观指南5、 免费赠送或出售会刊6、 参观引导十七、对专业观众的服务管理1、 现场咨询2、 商业搭对服务3、餐饮、休息和娱乐服务