报销费用单据规范及流程.doc

费用支出报销单据流程规范第一条 报销单据1. 借支单：1) 员工个人需借支,均需填写借支单；2) 借支人必须在借支单详细注明借支人姓名、所在部门（岗位)、借款金额、借款事由、还款日期等；由直属领导签批意见后交总经理审批.审批通过后交出纳领款；3) 因公借支，借支人在公事办理完毕后的3日内,在行政综合部办理费用报销、填写报销单,写清用途和金额;交出纳核销借支，如果有余款须退回，如超出借支部分出纳按实际报销金额报销。2. 费用报销单:1) 费用报销科目包含：客户招待费、办公用品、公司团队活动、通讯费、交通费等;2) 单据填写必须备注清楚相关费用明细，例如：某某客户,某某项目，附相关费用明细证明单;3) 若有借支单,应备注清楚借支费用金额,及退回或补领金额。3. 差旅费费用报销单:1) 要求单人单报,例如:多人一起出差,车票一人买多人,可以私下相互结清,填写差旅报销单时必须是单人完整的行程，包含来回相关交通费，住宿费；2) 单据填写必须备注清楚出差时间起始时间及地点、出差补贴、出差项目、及相关费用明细,例如：交通费需有完整的来回票据，市内交通须提供详细行程证明；3) 若有借支单,应备注清楚借支费用金额，及退回或补领金额.4. 支出证明单：1) 支出证明单科目大指公司业务上开支的费用，例如：合同款、房租、财务审计费、顾问费；2) 单据填写须备注清楚相关费用明细，例如：合同款,需填写合同款项对应的具体项目及项目总费用，收款人相关信息等；第二条 流程规范1. 原始凭证粘贴单:1) 发票或原始单据从右到左,先小张后大张粘贴，粘贴时请切勿使用双面胶；2) 粘贴的票据与粘贴单上下、左右对齐,不可超过贴贴单上下及左右边界，每张票据约错开1厘米左右的距离，票据呈鱼鳞状分布；3) 每张粘贴单粘贴票据1015张左右（餐费和车费可适当增加到1520张），粘贴发票或原始单据总的要求是分类粘贴，粘贴单整齐、平整、均匀；4) 当遇到发票面积较大，超过粘贴单上下限或左右限,则以可见发票内容明细的情况下以粘贴单的上下右边为基准,超出部分，请将超出粘贴单的部分折叠好。2. 填写要求：1) 填写报销凭证要求字迹工整、不得涂改,凡需填写大小写金额的单据，大小金额必须相符，大写前加：币，小写加：，相关内容填写完整；2) 所有单据必须用蓝、黑钢笔或签字笔书写，不可使用圆珠笔或铅笔书写；3) 填写费用报销所属部门,如采购部、行政部、技术部等4) 如实填写当日日期;5) 单据及附件共几页，此处页数应填写与粘贴单一致的页数；6) 报销项目及摘要，按不同项目分行填写，摘要须写详细内容,项目若不清楚可空白,摘要必写.注意事项：所有报销金额必须附带正规发票,并相对应类别,例如，餐饮费，必须是餐饮类发票,交通费须是正规车票。若原发票丢失，或无发票的，须找相对应类别及金额发票抵充，抵充发票金额须大于或等于报销金额。正确填写模板如下：借支单：借支单：支出证明单：差旅费报销单：