用友T6-采购管理业务操作手册.doc

采购管理业务操作手册
一、 登 陆
图1
1、选择进入企业门户，进入注册登录界面.
2、选择服务器：在客户端登录，则选择服务端的服务器名称，一般用户不用此功能。
3、输入本次需要登录的操作员名称或代码和密码，操作员就可以直接登录账套。如要修改密码，录入原密码,再单击”更改密码"按钮。
4、选择要进行业务处理的会计年度。按“…”可参照会计日历查看账套指定会计年度与自然时间之间的关系.
5、在”操作日期”组合框内键入操作时间，一般是当前时间。根据需要可自行输入,格式为yyyy-mm-dd。也可点“＞”参照选择一个自然时间。
6、按“确定"登陆系统。
二、 进入采购管理模块
单击“供应链”出现以上界面.再双击“采购管理”进入采购管理系统菜单。（见图2）
图2
设置(采购选项、采购期初记账）
图3
（一）请购
1、单击“业务”出现“请购”，再单击“请购”，选择“请购单”,出现“采购请购单显示模板”.(见图4）
（1)在“请购单模板下"，单击“增加”，出现新的请购单显示摸板。
图4
（2）部门,采购类型、存货编码、存货名称、规格型号、计量单位均可点击“放大镜”参照基础数据生成，也可手工录入；数量根据相关领导审批后的请购数量录入，不用录入价格。录好单后，点击“保存".如保存后，发现录入有误,则点击“修改”，修改后再次保存。最后点击“审核",如审核后又发现有误,则点击“弃审”再次进行修改、保存、审核,输入完毕后点击“退出”。
2、单击“请购单列表”.请购单列表是对之前已经填制的请购单进行查询和进行批量处理，操作时，选择“供应商编码、部门编号、业务员编号、货物名称”等条件进行过滤。在“过滤条件"中，只能选择一个条件，如在“高级条件”则可选一个或多个条件进行过滤。（见图5)
图5
3、单击“请购单执行统计表”，可以查询符合条件的请购单记录的执行情况。（见图6）
图6
（二)订货
1、单击“订货"，选择“采购订单”(见图7）。采购订单是企业与供应商之间签订的采购合同、购销协议等，主要内容包括采购什么货物、采购多少、由谁供货，什么时间到货、到货地点、运输方式、价格、运费等。它可以是采购合同中关于货物的明细内容，也可以是一种订货的口头协议.
具体操作如下：点击“增加”后出现新的采购订单打印模板，必须在表体内单击右键，选择“拷贝采购请购单”生成订单。另外，在此单中,必须手工录入商品单价、合同号或审批表编号。录好单后，点击“保存”。如保存后，发现录入有误，则点击“修改"，修改后再次保存。最后点击“审核”，如审核后又发现有误，则点击“弃审”再次进行修改、保存、审核，输入完毕后点击“退出”.采购订单执行完毕后,点击“关闭”。
图7
2、“计划批量生单”是业务员根据自己习惯，对业务进行批量生成采购订单。只是与“采购订单"的处理方式不一样，平常不常用此方式。
3、“请购比价生单”是根据请购单的待购数量,可结合供应商存货价格表,进行比价采购,参照最低价格生成采购订单。一般适用于办公用品等数量较少的商品采购业务中。(见图8)
图8
4、“采购定单列表”是将符合过滤条件的采购订单记录以列表的格式显示，便于用户快速查询和操作单据。（见图9）
图9
5、“订单执行统计表”可以查询符合条件的订单记录的执行情况，用户可以查询某张订单或某个采购员的订单执行情况，还可以查询某个供应商的订单执行情况。(见图10)
图10
6、“采购订单预警和报警表"根据需要设置，主要是对订单数量提前或逾期进行报警提示.（图见设置中的选项设置→采购预警和报警）
（三）到货
1、单击“到货"，选择“到货单”， 到货单就相当于暂收单，一般是先到货，点收，检验，然后合格的入库存（此时才增加库存），不合格验退.
具体操作如下:点击“增加”后出现新的采购到货单打印模板，必须在表体内单击右键，选择“拷贝采购订单”生成到货单。录好单后，点击“保存”。如保存后，发现录入有误，则点击“修改"，修改后再次保存。输入完毕后点击“退出"。(见图11)
图11
2、到货退回单，是采购到货单的红字单据，到货退回单可以参照生成红字入库单（如图12)
图12
3、到货单列表，可以查询采购到货明细（见图13)。
图13
（四）发票
1、单击“发票”进入发票流程，根据需要选择“专用发票”或“普通发票”。
2、“采购专用发票”即增值税专用发票,单价是无税单价、金额是无税金额。（见图14)
具体操作如下：点击“增加”出现新的“采购专用发票模板”，在表体内点击右键，选择“拷贝采购订单”或“拷贝采购入库单”。根据需要输入条件进行过滤，过滤后出现“生单选单列表”，在“选择"一栏列表内双击所需生成发票的单据，当出现“Y"时,点“确定”，生成所需的新的采购专用发票。检查无误后保存.如果客户是现付，则直接点“现付"键，如现付完需在此结算则点“结算”键。
图14
3、“普通发票”，它包括普通发票、废旧物资收购凭证、农副产品收购凭证、其他收据，这些发票的单价、金额都是含税的。普通发票的默认税率为0，可修改.具体操作：同“采购专用发票”.（见图15)
图15
4、“运费发票”，是记录在采购货物过程中发生的运杂费、装卸费、入库整理费等费用的单据。必须根据实际运费金额手工录入，而不能参照生成.运费发票记录可以在手工结算时进行费用分摊，也可以单独进行费用结算。（见图16）
图16
当“供货单位”和“代垫单位”不一致的时候,就要分别手工录入。
（四）采购结算
当采购报帐时，首先打开采购管理系统，对发票及入库单进行采购结算。（见图17）
采购结算

图17
（1）自动结算:
自动结算的条件：当采购入库单与采购发票（无劳务费）的供应商、存货品种、存货数量相等时可自动结算。自动结算可进行入库单与发票结算、红蓝入库单结算、红蓝发票结算。（见图18)
过滤条件

图18
（2）手工结算
手工结算的条件：所有入库单、发票都可以通过手工结算完成结算工作;在入库单与发票结算的同时又有费用分摊业务的,需要进行手工结算（见图19).
选单

图19
进入手工结算后,单击“选单”按钮（见图19)，进入入库单、发票选择界面（见图20）。
过滤

图20
单击“过滤”，录入过滤条件（见图21)
图21
确认过滤条件后再把符合过滤条件的入库单、发票刷新出来（见图22）
刷入
刷票

图22
刷入：显示出符合过滤条件的入库单
刷票：显示出符合过滤条件的发票
进行刷入、刷票操作后再选择相应的单据
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