外协外购管理规定.doc

台 州 长 城 机 械 制 造 有 限 公 司
Taizhou Greatwall Machinery Manufacturing Co. Ltd

文件编号：GWT/PE-08-14 　 版本号：A0 第 7 页 共 7 页
工装及设备外协、外购管理规定
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1．目的:
对ME部门的外协、外购过程进行规范和管控，使其衔接流畅，运作合理.
2．适用范围：
适用于本公司设备、工装夹具及其零部件、配件的采购与发外维修等。
3.参考文件或标准:
ESPBB4.8—ME 《制造工艺工程控制程序》
ESPBB4。4-MD 《制造过程控制程序》
ESPBB-ME—R02 《设备管理规定》
ESCPBB—ME—R21 《工艺技术文件管理规定》
4 术语和定义
无
5。责任部门及职责
本程序的责任部门是制造工程部（ME）。职责包括：
5。1 工程师负责提PR单、寻找合适的供应商、报价、核价，并跟进质量与进度。
5.2 仓管员负责零、部件的入库，登记，编号，入账处理。
5。3 部门助理负责PR单签字审批的传递、单据的付款申请、SAP流程导入；
6。 流程图

输入 过程 输出 责任部门 条款
一、提供需求
公司决策、PE新产品开发、设备能力测算

公司要求 ME 7。1.1
新产品开发需求7。1。2
设备能力测算 7。1.3

外协、外购需求

设备能力测算
生产部门提出需求
设备故障

输入 过程 输出 责任部门 条款

二、选择供应商报价、核价
选择供应商、报价
■报价单 ME 7。2.1
需求信息 7。2。2
图纸、清单 ■供应商信息
设备需求方案
核价并填写PR单

■合同 ME 7。2。3
■PR单

PR单审批
三、外协、外购NO

工装图纸与工程方案 ME 7。3。1
报价单 7.3。2
供应商信息 YES 7.3.3
PR单
工程师下单给供应商

■ E—mail ME 7。3.4
■ 传真Fax 7.3。5
■ 审批PR单 7.3。6

四、供应商送货
供应商送货
■产品 ME 7.4.1
送货清单7。4.2
7.4。3
7.4。5

验收
五、验收
■验收单 ME 7。5.1
工装图纸、清单7.5.2
设备方案■检验记录7。5.3
通知供应商开发票整理相关资料、准备付款
合同 7。5.4
报价单■台账 7。5。6
PR单■发票ME 7。5。7
■台账说明书相关资料 7。5。8
■备品备件清单 7。5.9

输入 过程 输出 责任部门 条款

付款审批
六、SAP付款审批流程
发票 NO ■付款记录ME 7。6。1
合同7.6。2
报价单7。6。3
PR单
检验记录 YES
SAP系统付款
验收单

七、付款
发票 ■支票 ME 7.6。1
合同 ■期票 7。6。2
CO付款
报价单 ■回执
检验记录 YES
验收单

7。控制要求：
7.1 提供需求
7。1.1 ME部门根据公司决策、PE新产品开发、MD设备生产能力测算等需求进行合理分析,确需外购设备、工装夹具时，由ME部门组织相关工程师进行评审，确定设备、工装需求计划、提出外协、外购需求；
7.1.2对于外购、外协加工的工装设备零部件、配件或外协维修的设备、工装夹具由ME部门相关人员以书面形式提出外购、外协需求.
7。1.3需求信息均需经部门经理审批后,方可实施。
7.2 选择供应商、报价、核价
7.2。1ME部门工程师在确定外购、外协需求后,选择合格的供应商,原则上需要两家以上供应商提供报价.对工装及特殊制做的配件需按要求提供的报价单形式报价.
7。2.2低值易耗维修物料，由供应商每年度或由双方商定的时间提供报价,报价经审批后，在报价有效期内,下次采购时供应商不需重复报价。
7.2.3外购设备及大型工装时，需要供应商在报价时同时提供技术合同、协议等规范性文件,经双方代表签字确认后,方可有效。
7。3 外协、外购
7.3。1ME相关工程师根据工装图纸或工程方案核价,并与供应商提供的报价单比较,对价格差异较大的应与供应商进行磋商，最后选择价格较合理的供应商,如供应商报价及交期都不能达到我方预期,应考虑寻找新的供应商。
7.3.2相关工程师填写PR申请单,PR单应按规定编号并记录,同时应将较合理的供应商的报价及工程师核价单附在PR单后面，提交给ME部门经理审批,同意后,由部门助理将签批后的PR申请单交滚齿营运总监或管理总监审批。对于外购设备、大型工装等固定资产投资项目，还需与供应商签定供货合同；
7。3.3提交PR申请单被各级领导审批核准后，部门助理将批准后的申请单交给相关工程师，由工程师向供应商下单请购。对于未获批准的PR申请单，退回相关工程师重新按流程选择供应商、报价、核价等。
7。3。4工程师可以以E—mail或电话方式通知供应商,并将签字批准的PR申请单和报价单或合同传真给供应商.
7.3。5供应商只有在收到ME工程师下达的并已获批准的PR申请单后，才可以开始制作或维修。
7。3。6对于紧急维修的项目,可以先通知供应商检查维修，维修人工费用按事先审批的标准执行,对于维修备件,必须有书面或电话的报价，费用500元以上，必须经得ME部门经理的同意,并及时补交PR申请单审批。
7。4 供应商送货
7.4。1外协的设备、工装/零部件以及维修配件,其交货期、质量均由工程师随时跟进。对不能按计划交货的必须及时报部门经理。
7。4.2供应商完成制作或维修后,送货上门,同时通知仓库管理员签收，和工程师进行验收.
7.4。3对于设备、工装类，供应商一般送货到生产现场；对于零部件类、维修配件(包括电气元件），供应商必须送货到库房。
7。4.5对于紧急维修的备件价值200元以下且月结供应商不能供货时，维修工程师可以用备用金临时购买，需要提供正式发票.
7。5 验收
7。5.1设备、工装到货后，由相关工程师跟进，安排调试、检测等，根据《设备管理规定》与《工装管理规定》组织验收并提交验收报告，并附检验记录;付款时将验收报告与检验记录复印一份交财务，一份留部门存档。
7。5。2零部件以及维修配件（包括电气元件）到货验收由相关工程师负责，送货单可由仓管员签字，或相关工程师代签。零配件到货验收后应及时入账并更新备件台账
7。5.3外协维修设备或零部件到货后，由相关工程师组织验收，验收合格后重新投入使用并提供必要的维修记录或验收报告，同时更新电子档的维修记录。
7.5.4外购设备、工装其发生金额超过￥2000元，应安设备管理规定填写固定资产申请表。对于设备附件、配件,发生金额超过2000元,且使用年限在一年以上时,如折弯机的折弯模(刀具）等,外购时，先向财务部门查询原折弯机的设备账号,并将其填写于提交的PR单相应位置，以便财务部门准确入账,计提设备折旧等事宜.
7。5.5设备、工装模具验收合格后，通知相关部门投入使用.同时编号登入台账并将其编号标识于相应的设备、工装模具上；维修用零部件、配件（包括电气元件）验收合格，入库、登记,编号入账,同时通知相关人员领用.
7.5。6验收合格后,工程师通知供应商开发票，一般要求供应商开17％增值税票。设备类、大型工装类必须开具增值税专用发票，详见公司有关规定。
7.5.7在提交付款申请前，相关工程师必须及时将PR单，报价单（或合同),送货单,发票，验收单整理好,在付款申请前，注意保管好发票及注意发票的有效期。
7。5。8月结供应商,在月底时，要求供应商提供对账单，与送货单核实无误后，由仓管员通知供应商开发票,并将相关票据核实后交给部门助理，进行付款申请.
7.5.9合同付款，相关工程师按合同付款条件同时将相关PR单，合同，送货单,发票,验收单整理好交部门助理提付款申请.
7。6 付款审批
7。6。1部门助理审核付款单据无误后，在SAP、系统内提交付款申请。
7。6。2部门助理将相关单据提交财务部门，同时提醒财务付款时注意特殊情况，如:预付款与尾款支付的情况.
7.6。3部门助理将付款信息记录到W盘ME付款记录内备查。
7.7 付款
7。7.1财务部门付款给供应商
7。7.2对于有预付款或尾款支付事项的项目,注意款项的支付情况。
8。 记录
无
9。 附件
无