备用金管理规定(试行).doc

xxx有限公司备用金管理规定（试行）第一章 总则第一条 为加强公司备用金管理，进一步规范备用金的使用，保证公司各部门日常工作的正常开展，确保资金安全,根据公司费用报销制度及报销流程,结合公司实际情况,特制定本规定。第二条 本规定适用于公司各部门的日常开支或专项备用金管理。第三条 公司部门申请备用金后需指定专人存管,部门负责人对本部门申请的备用金负责。第四条 部门在使用备用金时,要完整和真实的记录备用金的支出项目、时间和金额，并保留好相应的报销发票；公司财务可依规对各部门备用金的使用和报销情况进行监督、审核。第二章 备用金申请第一条 备用金实行限额管理，单笔备用金申请不超过5000元；主要用于日常工作的零星支出或专项小额物品的采买，单次购买物品费用大于2000元时，应按公司采购流程进行支付.第二条 备用金申请须由部门申请人按规定填写备用金申请表,注明备用金开支项目、借款金额(大小写须完全一致，不得涂改）。第三条 备用金审批流程:主管部门（经理）审核签字财务部门复核总经理审批(部门负责人申请时则直接填写申请单交由财务部门复核，再交总经理审批）。第五条 财务付款：申请人备凭审批后的备用金申请表到财务部出纳办理领款手续，领取备用金后，做好备用金领款登记。第三章 备用金的使用第一条 使用备用金需在备用金申请项目的范围内,不得将备用金挪做它用;未在申请项目内的费用财务可依规不给予核销。第二条 使用备用金时，要作好记录，并保留好报销凭据，以备核销.第三条 备用金作为专款由部门专人保管使用，不得转借他人;备用金申请人离职或调岗，须先到公司财部办理备用金核销手续，将备用金余额转回公司指定帐户。第四条 试用期内的员工（部门主管以上管理人员除外）不得作为备用金申请人。第五条 备用金的使用额度不得大于2000元,大于2000元的经费须从公司采购流程进行支出。第四章 备用金的报销第一条 由备用金申请人填写费用报销单，注明支出的项目、费用金额和支出时间，并将报销凭证粘贴在报销单上,将报销单交由部门主管审批，部门主管审批完成后，交由总经理审核，最后交由财务进行核销。第二条 对不真实、没有报销凭证、不符合法律规定或不违反公司相关规定的支出项目,财务部可不予核销。第三条 在备用金核销时，若备用金还有余额，则申请人应将备用金余额通过转帐形式，转入公司指定账户;核销后才可申请下一笔备用金.第四条 备用实行“前款不清后款不借的原则，同一类或同一部门的备用金在没有核销完成后，将不得申请下一笔备用金.第五条 每年12月31日前，财务部须将各部门本年度备用金结算清楚,下一年度备用金费用再重新申请。本规定自颁布之日起实施。附表一:备用金申请表附表二:备用金签收表二0一八年五月十五日附表一：备用金申请表申请部门申请金额 （人民币大写）：申请理由及用途备用金保管人保管方式申请部门付责任（签署部门意见）部门经理审批： 年 月 日财务部核准： 年 月 日总经理审批: 年 月 日备用金申请表申请部门申请金额 （人民币大写）：申请理由及用途备用金保管人保管方式申请部门付责任(签署部门意见）部门经理审批: 年 月 日财务部核准： 年 月 日总经理审批： 年 月 日附表二：备用金签收表序号收款金额收款日期收款人签字退还余额核销日期财务签字123456789101112131415161718