业务员差旅费报销制度.docx

现将员工差旅费报销制度从新订正后，予以颁布,文件从下发之日起开端执行。原2005年宣布的GCGL【2006】004号差旅费报销制度V3.0同期作废.适用规模：公司所有部门及员工1 报销期限差旅费每月报销一次,报销期限为天然月（即每月1号至本月最后一天），如有特殊情况者不能按时报销的人员，应该在报销费用的本月以书面形式告知部门经理、办事处秘书、工程管理部和财务部票据负责人，说明其原由、预计金额等,并在下月务必报销(差旅费延期报销最长期限为1个月）。2 差旅费审核权限公司员工报销的差旅费分为三品种型：工程师报销的工程类差旅费；行政人员报销的日常工作差旅费（包括办事处的行政人员和公司总部的总办行政人员）;新员工或产品线的正式员工培训期间的差旅费。上述的三类费用应分别由工程管理部、行政部、人力资源部审核。所有票据的签字权限应依次进行,最终签字人应为总经理指定的各部门（工程管理部、行政部、人力资源部）负责人。所有总经理指定人员应将本人签字的印鉴在财务部备案.3 差费标准差旅费是指公司员工在出差期间为实现预约义务所发生的必要费用。具体包括：在途交通费、保险保险费、行李托运费、购票及退票手续费、住宿费(或住宿补助费）、市内交通费、其他公务杂费(邮寄费、文件复印费)及工程师在外出差因工程需要购买的一次性耗费的低值易耗品等费用,除此之外的其他费用将由该员工所在办事处统一报销。工程师不再单独报销.对于邮寄费如EMS费用邮局可以开具正规发票的，必须开具正规发票,邮寄收据不可作为报销把柄。长途票据报销轨制:本地出差的员工，依据实际情形能够使用汽车、火车硬卧、飞机等交通工具.详细使用时审核权限如下：工程师由产品经理审核；办事处行政职员及产品经理由办事处主任审核；公司行政人员由各部门负责人审核；办事处主任、各部分负责人由总经理或总经理受权人审核。3。1 汽车及火车硬座不受限度。乘坐火车硬卧和飞机的标准如下：出差时乘车时间连续超过6小时(包括6小时)的许可使用火车硬卧，超过36小时且情况紧急时答应使用飞机(乘机之前必须进步行书面申请，待相关人员签字批准后，方可伺机；若确实有紧迫情况的，可以先口头申请，待返回时及时补填该申请书,具体审核权限见附1：审核权限表。3。1.1 乘坐飞机的员工报销时，机票反面要有相关主管人员签字并同申请表一起粘贴于票据上。未在使用范畴内且没有确实理由、报销时没有申请表的，按同距离火车硬座或硬卧（标准如上）票金额报销，剩余差额由个人承担。3。1。2 出差使用汽车的,必须为正式车票(有日期、起止地、税务监制章等）；如遇特殊原因没有上述车票的（报销的票据必须为正规的车票)应在车票背面注明起止地、日期,并在费用说明清单中说明原因，否则不予报销。3.1.3 出差前尽量购置打折机票，对于购买全价机票或未获同意购买机票者,报销时按同间隔火车硬座或硬卧（尺度如上）票金额报销，残余差额由个人承当。3.2 出租车报销制度：出差期间根据需要由产品经理把持使用出租车,一次打的超过50元者,需产品经理在票据背面签字同意后方可粘贴报销,并由报销人在费用说明清单中说明具体原因。3.2.1 出租车报销实行限额管理，超越部门公司不予报销。限额标准：岗位北办郑办及其它区域办事处主任、产品经理300=200=产品副经理、高级督导、高等工程师300=150=项目经理、区域经理300=100=调测工程师、质检员250=100=转正后工程实习人员(未独立工作）不予报销不予报销未转正工程实习人员不予报销不予报销秘书、文员不予报销不予报销3。2.2 工作岗位不允许报销出租车费用的人员，由于特殊原因需要乘坐出租车时必须电话暂时报产品线经理审批同意后方可乘坐,然后把出租车票交给产品线经理报销。每个产品线对于此类出租车费用报销时不在产品经理报销限额内，但是每月产品经理单独报销此类报销的费用时必须单独贴票报销,并注明每次费用的详细说明，办事处主任审核后方可报销.3.2.3 办事处硬件施工人员不容许乘坐出租车，如施工进程中需携带大型施工工具须要乘坐出租车时,报硬件部负责人后方可乘坐出租车或采用常设租车。而后把出租车票交给硬件部负责人报销。对于此类出租车费用报销时不在硬件部负责人报销限额内，但是每月硬件部负责人独自报销此类报销的费用时必须单独贴票报销，并注明每次费用的具体说明，办事处主任审核后方可报销。3.2。4 对于参加夜间重大操作,夜间公交系统停运期间晚22:30至越日清晨6：00需乘坐出租车的，此类出租车票需单独注明金额,当月报销时如超出岗位标准限额时，超出部分需走工作联系单说明，产品经理审核确认后予以报销。3.2。5 任何情况下因为员工个人原因产生的任何出租费用由员工自行承担（出门较晚延误商定时间而需乘坐出租车、回家等，但不限于此）3.2。6 出租车票必须统一在票据背面注明日期、起止地、金额、去目的地的工作内容,否则不予报销（对于出租车票上有日期、金额的可不必注明该两项内容）3.2。7 出租车票背面注明上述因素的若跟当天的日志不一致的，不予报销。3.2。8 对于机打出租车票据的日期、金额不清楚的，必须在发票背面注明日期和金额，并经相关人员签字认可,方可报销。对于报销人没有在背面注明上述两项内容的,或已经注明但是没有相关人员确实认的（确认人为本人的直接上级主管），该票据将不予报销。3。2。9 出租车票若出现连号的，没有特殊情况的不予报销。若确有特殊原因的，应有本人的直接主管在票据背面签字,并由本人在费用说明清单中说明具体的原因，对于原因充足的将予以报销，否则不予报销。3。2.10 起止地相距在2公里以内不允许使用出租车，若有特殊情况,需产品经理在票据背面签字赞成后方可粘贴报销,并在费用说明清单中说明具体原因.3.2。11 对于出租车票,票据不完整的(税务局的监制章没有或不全、没有金额的）将不予报销。3。2。12 剪贴式出租车票，务必保障车票各项目标完整（如：税务监制章、日期、金额等)，剪贴栏金额必须与大小写金额一致，否则不予报销。4 公交车报销制度:北京区域员工可以办理公交公司“一卡通”乘车，“一卡通”卡号需在办事处秘书处备案，在报销票据时直接粘贴充值发票与充值小票报销，秘书负责核查充值小票信息是否与员工冲值卡卡号相符,信息不符的不予报销,且按照限额标准报销，超出部分需提请工作联络单,产品经理签字后可以粘贴公交车票实报实销.对于短期到北京支撑或者临时没有在北京办理公交“一卡通”IC卡的，允许对公交车票实报实销，员工可以自行取舍走公交“一卡通IC卡包销方式,也可以走公交车票贴票报销。 北京地区实行公交“一卡通”限额:岗位公交IC卡限额办事处主任、产品经理80=产品副经理、高级督导、高级工程师80=项目经理、区域经理100=调测工程师、质检员100=转正后工程实习人员（未独破工作）100=未转正工程实习人员80=秘书、文员60=4.1。1 郑办以及其它区域员工公交车票实行实报实销，但不允许涌现公交车票连号情况，若呈现则不予报销连号公交车票.4。1.2 对于每月大批粘贴公交票据报销的员工，假如查实属于因私发生的票据,一经发明此类票据将不予报销,并给予通报批驳4.1。3 对于员工高低班时间、休息时间（周六日或者节假日）产生的公交费用，不予报销。4。2 工程耗材报销制度：属于工程类耗材的物品，报销时必须附有购物小票（或相称于小票的清单），票据背面有产品经理的签字,并在费用说明清单上具体说明这些耗材都用于哪些工程，以及使用、剩余情况,剩余物品的寄存地等。属于购买工具、便携机配件以及便携机维修等,其报销程序参见购买工具、便携机报销程序。4。3 餐费报销制度：该餐费包括工程师为了完成相关的工作，而和用户进行沟通、和谐等工作而发生的费用。不包括公司内部员工之间发生的餐费,公司、办事处或产品线开会后的餐费(该费用报销制度见会议费报销制度），公司、办事处或产品线组织运动后的餐费(该费用包括在活动费金额中，不再单独报销）.限额标准为：办事处产品线勘测科100010003004。3.1 办事处、产品线部门因公餐费统一报销权限人为办事处主任、产品经理，工程师原则上不允许报销餐费，如有特殊情况需要报销餐费，由产品经理代为报销，报销时餐费发票必须有当事员工及陪伴人员的签字。产品经理、办事处主任的餐费报销每月最大限额包括本部门其它员工餐费。4。3。2 特殊情况超出限额的，须事先打申请,经公司相关领导审批同意的报销时需提供相关领导批示看法或者工作联络单。4。3。3 报销餐费人员，必须按次分离填写餐费实报实销申请表，具体说明产生餐费的日期、原因（具体的工程局点和工程名称）、相关客户联系人姓名、联系电话、金额、就餐地点等，并经相关人员批准审核后将该申请粘贴在本次的报销单上.对于没有粘贴或填写不完整、不实在的,将不再报销该票据。具体的签字权限如下:4。3。4 产品经理报销的餐费在300元以内的，经办事处主任审核批准，方能报销；报销的餐费超过300元（包括300元）的,须依次向办事处主任和总经理授权人申请.具体报销时将该申请粘贴于报销单上，餐费发票必须有相关授权人员的签字。对于单次餐费超过100元的，应提前告诉办事处主任,得到批准后方可使用。4。3.5 办事处主任报销的餐费在500元（包括500元)以上的,须向总经理授权人申请。具体报销时将该申请粘贴于报销单上，餐费发票必须有相关授权人员的签字。对于单次餐费超过150元的,应提前告知总经理授权人，得到批准后方可使用。4.3.6 餐费发票必须为正规的发票（发票上有税务监制章）,发票抬头必须为公司全称，培训部发票抬头为“北京华信东方技术服务有限公司，其它为“北京华信东方科技有限公司,对于抬头不填、填写错误、 填写为个人的或公司简称的，不予报销.4。3。7 机打发票手工更改无效.对一次餐费应用多少张不同餐馆的发票、一张餐费发票上有几个不同餐馆的财务章或发票专用章的不予报销。餐费发票的财务章或发票专用章必需完全、明白，否则不予报销。4。3.8 定额发票的单位名称、日期可以不填写.4。3。9 审核中发现的假发票，公司财务部将有权对该发票没收,不予报销，通知报销人并在全公司通报.4.3。10 共事之间的请客、吃饭不允许报销.(办事处以下部门员工之间宴客均属此列）4。4 通信补助逾额报销制度:员工每月通讯补助实行限额管理，限额标准详见GCGL【2006】008号员工各项补助标准的管理规定V2.0,对于工程人员通信费用超出限额部分的因公话费经申请和主管审批可以恰当报销，报销原则如下：超出限额在200元内实报实销，超出限额300元,超出部分按照80报销,超出400元以上者，超出部分按照50报销4.4.1 通信补助限额标准每月根据岗位变更、承担名目情况调整，每月1日前由产品经理调剂后报办事处主任批准后实行。4.4。2 报销时个人需打出详细话单并勾去个人私话费用.5 补助标准：5.1 住宿补助标准：5。1 .8。1工作地（如郑州、北京、石家庄）以外的处所出差时，住宿费公司所有人员的餐费补助，不在该文件中包括，具体情况请参见补助标准。对于出差的住宿补助具体如下：5.1.1 员工在其他地域出差，住宿费实行包干制,其标准为有上岗证人员（“有上岗证人员指上岗证各环节均已通过,获得上岗证编号的人员)为30元/天；没有上岗证的人员为20元/天，要求供给住宿发票（未提供住宿发票的，住宿费补助分别为20元/天和15元/天)由产品经理实行考察签字，据实报销,超出部分费用自理.(实用于培训部员工援助工程部的情况)5。1.2 在特殊情况下，住宿费超过上述范围者，须向产品经理申请，得到批准签字后方可实行实报实销，并需填写住宿费实报实销申请表具体说明超标原因、共计住宿费金额、本次超标金额及日期等。在报销中发现有住宿费超出标准而又没有经由批准擅自报销的,票据将不予报销。5.1.3 对于公司在当地有宿舍的，准则上应入住宿舍,不住宿补助。对于确切因非个人原因此没有入住宿舍的(没有拿到宿舍钥匙的不为合法的理由)，且履行包干制（住宿补贴根据员工是否持有工程师上岗证情况分辨为30元/天和20元/天）的员工报销时必须以书面的情势详细解释未入住宿舍起因，日期等，并经产品经理签字认可，方可据实报销（并将该阐明粘贴于报销单上),否则视同入住宿舍处置（票据不再退回）；对于实施实报实销的员工，报销时同4。1。2.5。1。4 对于出差时按请求可以乘坐火车硬卧，但因特殊原因没有使用的，公司将给予补助，其金额为本次硬座票面金额的50。报销时该项金额填列于补助申请表上（不可于当天的住宿补助合并），并在费用说明清单中说明该项补助的原因,同时在第一页的差旅费报销单的出差补助栏中体现。5。1。5 在北京办事处工作的员工，若去郊县出差，应尽量赶回宿舍住宿,若因特别原因当天未能回来的员工,住宿费可实报实销,报销时同4。1。2。5。1。6 行政人员因工作需要去长期工作地以外的其他办事处出差，应尽量入住公司宿舍，若确实由于宿舍缓和或其他正当的理由，不能入住宿舍的,允许住宿费实报实销,具体报销情况同4。1。2。6 其他补助:6。1 员工出差去外埠或归来时，当天不能达到目的地（指的是还在车上），当天在车上的补助为10元/天（除了随工资发放的生涯补助外).6。2 员工去外地接收公司统一组织的培训当天不能到达目的地(指的是还在车上），当天在车上的补助为10元/天（除了随工资发放的生活补助外），培训期间没有补助。培训停止同上。6。3 如遇其他没有包含的情况，酌情处理。7 住宿费发票的报销7。1 不管是实报实销的住宿费仍是包干制的住宿费发票,必须为正规的发票（有税务局的监制章）发票抬头必须写公司全称，培训部发票仰头为“北京华信东方技巧服务有限公司，其它为:“北京华信东方科技有限公司”全称，对于发票抬头不填、填写毛病、填为个人或公司简称的,均不予报销。7.2 发票上的财务章或发票专用章必须完整、清楚，对于不完整、不清楚的或者没有章的,将不予报销。7.3 同次住宿的发票，发票专用章或财务章的必须一致，否则不予报销。7。4 机打发票不到手工更改,否则不予报销.8 差旅费罚款制度8.1 罚款制度8。1.1 对于已经申请延期报销差旅费的员工，但是没有在允许延期的期限内报销的，对于推迟报销一个月的处于报销总计金额的5的罚款。推迟报销两个月的处于报销总计金额10%的罚款。依次类推。对于连续半年没有报销的差旅费，公司财务部将不再受理。8.1。2 对于推迟一个月报销又没有及时在财务部和工程管理部备案的员工，报销时，将处于其报销金额总数5的扣款，报销推迟两个月的处于报销总计金额10的罚款。依次类推.对于连续半年没有报销的差旅费，公司财务将不予受理。8。1。3 对于在本次报销差旅费票据中,票据粘贴不规范、金额不正确的将处以必定的罚款。具体为:发现票据粘贴不标准的处以10元/次的罚款；对于票据金额不正确的处以20元/次的罚款,该罚款直接在本次差旅费报销金额中扣除，对于金额过错的人员，财务部票据审核人员将电话接洽该员工,征得该员工批准后，更改为准确的金额,否则将票据退回本部门的票据负责人。（对于本月差旅费中的各项罚款，财务部将通报全公司人员）8.1。4 对于没有按时上交差旅费票据的部门，将处以部门秘书或办事处票据报销负责人50元/次的罚款（各职能部门及办事处必须指定负责员工差旅费票据收集、收拾和提交的人员，并负责和财务部接口）。8。1。5 对于在审核中发现员工报销的票据存在重大的问题，但是该差旅费报销单已经过该员工的直接主管审核,并且签字，对于这样的景象,一旦发现，将在全公司通报直接主管；如果问题严峻的，将对该直接主管处于100元/次的罚款。9 报销程序出差人员返回公司后,应及时整顿、粘贴票据,及时录入、上传到公司的差旅费报销系统，并填写差旅费报销单，填写时应确保日期、各项费用完整，填写完交秘书处审核报销的规范性（各部门根据情况可以自行抉择秘书是否审核票据的金额），及格后交于产品经理审核签字，无误后再交于办事处主任签字认可，最后于每月10号或12号(北京办事处为每月10号、郑州办事处为每月12号），遇节假日顺延,提交到工程管理部或行政部、人力资源部，由上述3个部门根据自己的权限分别进行审批并签字还有断定费用的归属日期，之后交于财务部票据审核人审核。9.1 付款方式及期限9.1。1 员工报销差旅费时,同一采取打款的方法支付（没有工资卡的新员工，由人力资源部代发),财务部将款项打入员工工资卡上，告诉办事处票据报销负责人发放支付差旅费的时光，并于发放差旅费后的2个工作日内给员工发送差旅费明细清单邮件（这里只发放本次提交差旅费报销单并支付款项的人员的清单,至于固然本次提交了差旅费报销单，然而有借款余额,且本次报销金额不足以偿还借款的人员，因为本次不支付款项,故不发送清单，如果有不清晰的人员，可以打电话或发邮件至财务部查询借款余额事宜),说明具体金额及其它事宜.没有收到邮件的或差旅费金额有问题的员工,请在5个工作日内向财务部查问，否则将视作畸形.9.1.2 每月支付一次,正常情况下每月25日左右支付(遇节假日顺延）9.2 处罚规定9.2。1 对于虚开住宿发票（包含包干制的跟实报实销的）及其它发票者，一经发现依照多开金额的10倍给予处分，并降薪300元/次,同时将给予忠告处罚，在全公司中通报批评。罚款局部从自己本次报销的差旅费中扣除，如果本次报销金额不足于扣除罚款的，将顺次从下次报销中扣除，直至扣除完罚款为止。如果该员工罚款后持续2个月不报销差旅费的,公司财务部将在第3个月的工资中扣除剩余的罚款。10 其余弥补划定10.1 不得用私家花费的票据冲销工作中的费用，若发现相似情况将在全公司通报,并降薪300元。10。2 人员借调期间，差旅费应在费用产生地进行报销，如,北办工程师在郑办借调期间产生的用度应在郑州报销（包括培训部员工的声援).10。3 非本次报销期间的票据,不得粘贴于本次的报销单上。10。4 所有报销票据必须录入项目管理系统,并保证电子与纸面票据的同步提交及一致性,否则不予报销。10。5 所有报销费用和差旅费需按实际情况进行摊派，公司将按项目管理体系中录入情况进行统计各部门的本钱，对于未分摊的费用一经确认由所在部门承担，将不予修改.10.6 人力资源部应按期更新上岗证汇总表,并将更新后的信息在财务部存案,以作为相干票据审核的根据。11 其他11。1 差旅费具体报销细则见差旅费报销细则。11。2 文件中未包含的特殊情况，将根据情况由公司管理委员会探讨后酌情处理。11。3 本制度从下发之日起履行。本文件的终极说明权归公司工程治理部.北京华信东方科技有限公司工程管理部2006年7月28日发送:公司全部员工抄送：公司引导、公司各职能部门北京华信东方科技有限公司 二零零六年七月二十八日附1 权限表：1、使用飞机出差审核批准权限:申请人审核人批准人工程师产品线经理办事处主任办事处行政人员办事处主任办事处主任产品线经理办事处主任办事处主任办事处主任、公司各部门主管总经理/总经理授权人总经理/总经理授权人公司行政人员所在部门负责人所在部门负责人2、餐费审批权限报销人餐费金额（X）审核人批准人备注产品线经理X300办事处主任办事处主任单次餐费超过100元,需向审批人告知产品线经理X=300办事处主任总经理/总经理授权人无办事处主任X=500总经理/总经理授权人总经理/总经理授权人单次餐费超过150元，需向审批人告知3、票据审核权限表义务人具体负责权限工程师票据的真实性、及时性、规范性办事处秘书票据的及时性、规范性产品线经理票据的公道性办事处主任对票据的真实性和合感性负全责