物流管理规定.docx

物流管理方胜为提高公司的基础管理工作水平,进一步规范物流和货品流通,维护公司资产的安全完整,保证销售部门业务需求、合理储存、加速周转；使物流个环节透明化、规范化，各部门、各环节做到有据可依,进而提升工作效率，制定本制度。一、定货1、定货分类我司订货分为新款定货、常规订货（或叫补货)与紧急订货；1）新款定货:：按照来年春夏或秋冬季节进行分类，一般无货品实物进行参照,仅凭借产品图册或图片（一般为电子版)进行预订；预定时间一般在销售时间基础上提前68个月，订单到货周期多为3-6个月。2）常规定货:通常指对于正在销售的商品进行库存增补，一般针对缺货或库存不足商品；常规定货多为1月或2月一次,一般到货周期为1-2月,少量产品(总部无库存商品）需要现行生产，到货周期多为3个月以上。3）紧急定货：因客户预订、大宗团购等特殊情况需要在订货周期外额外进行订货视为紧急订货,紧急定货需要产生常规费用以外的费用，因此不鼓励紧急定货,客户实有需求方可进行紧急定货(因黄金制品需要额外办理“金证”因此零售金额低于RMB15000元不进行紧急定货)。2、定货流程：1）如需订货，各需求部门负责人须在每月20日-25日之间将订单提交至分管领导处。2）分管领导对订单金额、数量、订货合理化进行审核，审核无误后将订单转至物流部负责人处;如需调整，分管领导将调整意见告知需求部门，需求部门根据调整意见进行调整后再提交至分管领导处进行2次审核。3）物流部将订单提交至品牌对应负责人处；要求品牌对应负责人对订单货品情况进行确认核查，并出具订单确认单，然后直接确认下单；如需要进行货品调整,物流部将需要调整部分进行标注,并说明具体情况，然后提交分管领导处请分管领导进行调整确认;分管领导调整确认后,物流部再次与品牌方进行确认,品牌方确认无误后出具订单确认单，物流部进行订单确认并下单，下单后通知各销售部门订单变更情况.4）物流部下单确认后，根据订单确认单完成“未到货品情况登记”，并将“未到货情况登记进行网络共享,以便各部门进行查看。附：定货流程图3、报关流程物流部根据品牌方提供的“货品订单确认单”上的计划发货时间进行跟踪货品到港情况，并要求发货方提前提供该批货品的“货品箱单明细”、“形式发票”、运单号码、承运人名称、原产地证原件及扫描件电子版、发票原件等相关资料。物流部接物流承运人通知后，根据物流承运人提供的货品信息(一般为形式发票和箱单明细的扫描件）完成报关资料准备，一般包括：中文报关明细、订单合同(订单）、发票、报关委托书、报检委托书（如有报检)、报检产品质量合格申明（如有报检），如有黄金制品需要办理金证(我司委托“上海外高桥”或者“中国黄金进出口公司”代为办理）.物流部将完成无误的中文报关明细、订单合同(订单)、发票等资料邮件至报关人员或报关行指定邮箱，同时将中文报关明细、订单合同(订单）、发票、报关委托书、报检委托书(如有报检）、报检产品质量合格申明（如有报检）等准备好的资料加盖公司鲜章快递至物流承运人指定的报关人员或报关行，以便进行报关处理。报关行或报关员接收到报关资料后，将对报关资料进行检查；检查无误后将进行报关申请,海关接收到申请后将进行审单,如有需要报检商品报关行进行报检申请；海关审单完成后将提交现场商品检验科，由商品检验科进行货品检验。海关检验完毕后将开具关税、增值税发票，物流部根据关税及增值税金额填写费用报销单进行付款流程，并跟进财务交款情况;财务交款完成后将交款回单提供给物流部，物流部将交款回单扫描或传真至报关行，并要求报关行进行清关提货。报关行清关完成后将通知物流承运人进行提货（至此报关工作完成)，物流承运人提货后将安排货品派送。如有报检商品,库管收货后通知物流部，由物流部联系检验局进行检验；对于报检商品检验局检验完成后库管方能对报检商品进行出货。待该批次报关单返回我司时，将对应的供货方发票、箱单明细等附在报关单后一起交纳到财务部归档,并做好签收记录工作.附:报关流程图二、验收入库管理1、验收的重要性:产品及物料入库时仓储的开始，是品牌方、合作方和公司权益责任的分界线。也是采购工作和仓库工作的分界线。产品和物料一经入库，在出库（包括调拨、发货等形式的出库)或使用前，存储于仓库的一切产品和物料的数量和质量问题，均由库房负责。2、验收环节工作要求:验收人员要有高度的责任心和事业心，在验收时切不可粗枝大叶或草率从事,要严格按照验收制度和流程操作，对入库的产品、物料品种、规格、数量、质量必须同随货凭证或供货合同认真进行能够逐一核对，确保货和单据相符。对验收入库的产品、物料要负全部责任。凡有质量问题，规格、型号、数量不清的产品、物料,严禁进行入库处理，并应及时与相关负责人员联系处理，待处理结果完成后再按照处理结果进行操作.3、验收流程：验收前做好准备工作：根据到库的产品的性能、性质、特点、数量确定存放场地，调整货架和保管方法；通知主管到货时间，并安排好所需的搬运、装卸工具,申请协助人员（如有需要)等；收集整理和熟悉验收凭证及相关资料（由物流部提供此次到货明细情况）,验收时要核对凭证。验收入库工作:验收时必须要有发货方提供的货品清单、箱单或供货方开具的发票，承运方提供的运单等凭证(适用于品牌方供货），并作为与实物进行核对的依据；验收时首先将运单号（事先由物流提供运单号）与实际货物包装上的运单号进行核对,确保运单号码吻合；并确认外包装无残损及重大污染情况,若有残损或污染严重，立即进行照相处理（照片成像的要求：2张照片，第1张必须显示出最明显的破损状况，第2张必须显示出外包装上的运单号及残损)并在收货单据上注明残损情况，由送货人员和收货人员共同进行确认签字，并复印留底。根据验收凭证对来货明细进行一一核对，核对无误后在货品清单上进行签字确认,并完成入库工作；产品、物料到库但必要的凭证未到,应临时妥善保管，对物品总价值超过RMB1000元的货品及时验收，待凭证到达后再补办手续，完成入库；凡是规格、质量不合要求，数量短缺或错到的货品，应分别核实记录,及时向有关人员反馈,以便与供货方交涉。对于有质量问题或瑕疵的商品，在到货的3个工作日内（以运单签收时间为准）完成残损报告，完成后将残损报告提交给相应负责人，并跟进后续进展情况直到处理完成该残损报告.收货完成后，将签字确认的货品验收凭证复印留档,并将原件提交至财务部归档；在提交确认的验货凭证时要求财务部接收人在签收单上进行签字验收。验收工作结束后，按照先进先出原则对来货进行分类存放；并做好防尘、防虫、防潮、防鼠处理.附：验收流程图三、货品出库管理货品出库分为:店铺调拨、经销商购买或商务销售出库、借用以及其它非正常出库模式。1、货品出库要求：严格审批制度，公司货品任何形式出库都必须由公司授权主管签字认可后方可出库；库房管理人员必须核实出库单据上有效签字凭证后方能出货，如未能核实有效签字或无有效签字进行出库,库管将对此负全部责任。发货依据必须保持完整，库房出货，必须有公司规定的相关凭证，不接受内容不全、涂改、非正式凭证。产品出库要做到用途不明不出库,手续不全不出库，空白领条不出库；如有违反由库房管理人员负全责库房发货时必须对出货凭证上名称货号(编码）、规格、数量、金额进行逐一核对，避免出货发生差错。2、物品出库、发货管理：店铺需要从公司调货或补货时，由零售部门提交需调拨产品明细（包括商品名称、货号、数量、金额等）至库房，库房接到零售部门调拨需求后开具货品调拨单,由分管领导签字确认后进行出库调拨；店铺在验收完毕调拨货品后进行签字确认，并返还调拨单至送货人员或库房,调拨单一式三份,店铺、库房、财务各一份。业务部门销售出库(包括电子商务销售、经销商购买、合作伙伴代销、团购、内部购买等形式）需开具货品出库单,财务需在货品出库单上进行签字注明货款收取情况（货款或保证金是否到账，并核实到账金额），如不需提前支付货款及保证金须由总经理或权限主管在出库单上进行特别批示;将财务签字确认或通过特别批示的出库单交至分管领导处进行签批,再由库管核实出库单有效性并安排出库工作;销售出库单一式三份，库管、财务、销售部门各一份。因工作需求需要临时借用商品的人员，需要填写商品借用单交由分管领导签批;库管出库时需仔细检查商品情况，并在借用单上对产品进行描述，在借用人归还时仔细检查商品情况，如与借用单上描述不符时严禁收货,须立即报批处理；借用单一式两份,借用人、库管各一份.非正常出库是指公司赠礼、调用、费用冲抵等非销售形势出库；非正常出库由需求部门出具情况说明及出库货品明细信息，由总经理批示后交至权限领导签批；库管根据签批货品明细进行出库，非正常出库单一式两份，财务、库房各一份。仓库管理人员人员须于出库当日将相关资料准确录入电脑台账，不得隔日作业，以利于物品存量的精确。3、包装管理规定仓库管理人员根据出库单上数据取货、发货并确认,包装前由仓库管理人员及出货需求相关人员再次检查确认。 无特殊情况当日的出库单必须当日完成取货及发货；在出货量大时需求部门需提前1-2天向库房管理人员提供出货需求信息，以便于库房管理人员提前安排整理好出库产品，避免包装时间过晚导致物流公司不能配合出货；但出货需求人员必须完善出货手续后,由库房管理人员再次核对出库商品信息后方可封箱装运。相关的出货需求人员或部门须在货品或物料进行包装前，再次核对出库货品的准确性，避免出现差异、错误，有出货错误的需要查核出货错误的原因和责任人。 在装箱过程中对产品采取严格保护处理,避免压坏产品；包装完成后的产品不要堆积过高以防产品积压损坏、倾倒。无论何种情况下配送货品必须要有装单封存在货箱内，包装过程产生的垃圾及废料在包装完成后立即进行清理或整理,顺时保持场地的干净整洁。附：货品出库流程四、库房管理规定任何人员有出库需求时必须提供相对应的出库凭证(出库单、借用单等出库单）,库房管理人员必须做到依据出库,严禁任何无单出库。借用品返还时借方需将货品完整归还清洁干净，并消借条，借方如所借样品售出应及时补开公司发货单,库管应在每月盘点前及时督察；库房管理人员应保存好每张借条，做到有据可查,避免因丢失单据引起损失。库房管理人员必须建立库存物资台帐、总帐、明细帐、库存卡系统。应做到帐实相符、帐帐相符。及时做好日常帐簿登记（进、出、调拨等）、整理、保管工作；品牌赠品、物料、工服、店铺帐本、包装盒、提袋等均需登记入帐。月末定期对库房所有货品、物料进行盘点，盘点结果提交财务人员审核；财务部对每月公司盘点安排监盘人员，盘点完成后库房管理人员、监盘人员共同在盘点表上签字确认；财务部不定期对公司库房进行随机抽盘；盘点如有差异（包括盘亏、盘盈）必须上报公司，并由库管承担责任；凡是与货物有关的一切凭证，库房管理人员应保管妥当，有帐可查，不得随意丢弃；每月3日前将上月所有凭证进行分类装订、整理、保存。确保各品牌产品存放期间无损耗，货品存放要有利于收发和盘点方便，做好仓库的维护保管工作，防潮、防湿、防火、防盗等安全措施。库房应留有方便的进出通道,存放货品要有利于提高仓库面积利用率;各类货品要分区域、分类存放，货品按款、色、号分类码放,并在货架上张贴货品明细表，按照货品明细表做好进出货填写记录，做到一目了然，便于出货。每件商品必须要有防尘袋或塑料袋进行包装存放，严禁裸露存放;用纸箱存货的货品，箱内必须放入货品明细单，注明箱内所存入货品的种类、明细，同时纸箱左上角的显眼位置也必须张贴货品明细单，并需在外箱上标明:1/箱内物品名称、2/数量、3/封箱日期。对残损货品、物品单独存放,在残损货品残损处张贴标示,并在包装上注明残损情况，统一封存于纸箱内； 对残损物品进行独立建账（建账时需注明残损报告提交时间、处理结果等信息),独立管理，每月向公司通报残损情况。库房严禁烟火，严禁出现食品、饮料等物品；非仓库人员未经库房管理人员许可，不得无故进入仓库；进入仓库的一切行为，听从库房管理人员的安排。空纸箱、废弃纸箱一律拆散、打扁存放，以备不时之需；填充保护物（泡沫、充气袋等）归类封存于纸箱内，并归类存放。库房管理人员每月定期整理库房，做到库容整齐、摆放整齐,不准在库房内乱堆、乱放；库房内只可存储货品，如有额外物品要短时间存放，需征得公司许可并明确存放时间。五、奖惩规定 1、工作评估 部门将定期根据“绩效考核表对员工的表现和业绩进行评估，以便于： 肯定员工的工作成果，鼓励员工继续为公司作出更大的贡献； 检查工作表现是否符合岗位的要求； 衡量是否能按所制定的工作要求完成工作； 工作评估将以一定方式与员工沟通，以鼓励员工与管理人员之间就工作的要求和工作成绩进行讨论和交流，以提高工作效率； 创造互相理解的气氛，以鼓励员工团结一心地工作，以实现公司的经营宗旨及经营目标。 对未达到工作表现要求的员工，公司将视该员工不能正常工作，并对其提供进一步的培训或调整岗位。 2、奖惩奖励 通报表扬： 对于日常工作表现优良按照仓库管理规定执行的给予记“书面表扬”，并予以通告。嘉奖：对于日常工作表现突出的按照仓库管理规定执行的给予记“表扬,并予以通告，奖励50元.小功：对于在工作上有特殊贡献的给予记“小功”，并予以通告,奖励100元。 大功：对于在工作上有特大贡献的按照仓库管理规定执行的给予“小功”，并予以通告,奖励150元。 2）惩罚 通报批评：对于日常工作表不好的不按照仓库管理规定执行的给予记“书面警告”处分，并予以通告，不予以罚款。 警告:对于日常工作表现差的不按照仓库管理规定执行的给予记“警告”处分。并予以通告，罚款50元。 小过：对于违反仓库管理规定且损害到公司利益的给予记“小过”处分，并予以通告,罚款100元。 大过：对于严重违反仓库管理规定且损害到公司很大利益的给予记“大过”处分，并予以通告，罚款150元，数额巨大的根据公司财产损失的20予以罚款，并提交公安机关追究法律责任。 3、奖惩原则 仓库奖惩规定本着公平、合理、公正、有效的原则进行处理，起到激励、惩罚、指导、纠正的作用。