大宗材料采购管理办法.doc

大宗材料采购管理办法 版本:1.0大宗材料采购管理办法第一章 总则第一条、目的为了更好地规范公司大宗材料、设备的采购行为，满足工程施工需要，确保采购物资的质量、降低采购成本，加强对采购工作的管理,特制定本办法.第二条、原则一、该办法实施时务必使所有流程包括询价、比价、议价、谈判情况对所有相关参与人员公开透明.二、材料议价及谈判必须遵循群策群力的原则，相关人员集体参与.第三条、适用范围一、本办法所指大宗材料是指单批单次采购总金额在5万（包括5万）以上的材料， 二、有下列情况之一的,即使满足第一款条件,可不参照本办法:1、以设备销售为主要目的材料采购;2、 钢材、铜材等原材料的采购； 3、业主指定品牌。第四条、材料的分类根据材料的特性,将材料分为常用材料和非常用材料：一、 常用材料:是指在工程中经常使用的材料,如风口风阀、保温材料、电线电缆、线槽配件、开关面板插座、灯具、保温软管、墙地砖、地毯、轻钢龙骨及石膏板、吊顶材料、各类板材、油漆、乳胶漆、玻璃及工程所需零星辅助材料及配件。二、非常用材料:除上述以外的材料。第五条、适用程序一、材料、设备单次单批总价在5万以上20万以下及20万以上但不适合公开招投标的，将采用议价程序。二、材料、设备总价在20万以上，采用公开招投标程序。第六条、供应商选择一、在公司材料供应商名录中认定为合格及以上的。二、由招标小组成员集体推荐的.三、从其它渠道收集到的供应商。第二章 大宗材料议价程序第一条：组织机构一、材料、设备单次单批总价在5万以上10万以下,由工程部经理、成本控制科主管、项目经理、采购管理科主管、项目采购员组成议价小组（以下简称小组）。由工程部经理任组长，议价结果报请公司总经理批准。 二、材料、设备总价在10万以上20万以下或20万以上不适合公开招投标的材料除上述人员外,公司总经理参与，由公司总经理任组长，工程部经理任副组长.第二条、职责一、相关采购经办职责：负责收集采购资料,进行议价准备。二、采购管理科主管职责:组织整个材料议价、谈判过程.三、成本控制科主管职责：参与和供应商的谈判,结合项目目标成本，对采购价格进行控制。四、项目经理职责:参与材料价格的谈判，并结合项目的实际施工环境提出材料的质量、规格型号的要求。五、小组组长职责:1、监督整个采购过程；2、综合小组各成员意见，确定供应商；3、及时把整个采购过程及确认结果报告权限主管。第三条、程序一、议价准备1、根据材料申购单，确认需采购材料、设备的规格、型号、数量及相关技术参数，如项目部尚未成立,可根据投标时设备、材料型号，但务必确保准确无误。2、向相关供应商发出询价单,及时跟踪报价情况，对供应商在报价时提出的问题,经和相关技术员或项目经理沟通后，进行及时答复。3、收集报价资料，并对各供应商的报价进行初步分析，对供应商报价中明显重大失误要求供应商更正后重新报价。4、根据供应商的报价进行的初步压价，根据初步谈判结果填写大宗材料采购比价单。5、由成本控制科对所需要采购的材料结合标单价及目标成本,确认目标成交价。二、和供应商的谈判1、材料、设备单次单批总价在5万以上10万以下的材料由采购管理科主管、成本控制科主管和项目经理共同和供应商就材料、设备的质量、价格、付款方式等条款进行首轮谈判,谈判结束后，由工程部经理进行谈判和最终确认。2、材料、设备总价在10万以上20万以下或20万以上不适合公开招投标的材料由采购管理科主管、成本控制科主管和项目经理、工程部经理共同和供应商结合成本控制科制定的目标成交价进行首轮谈判，谈判结束后,由公司总经理进行谈判和最终确认。3、谈判结束后，由采购经办填写大宗材料议价情况一览表，由相关成员进行签字确认，并报请权限主管签字确认后作为和供应商签订合同的依据.三、签订合同谈判结束后,采购经办人和供应商就合同的其它细节进行磋商，并根据采购管理制度启动采购会签、采购合同会签,通过后和供应商签订合同。第四条、相关说明1、和供应商谈判时，小组成员因故不能参加的,必须向小组组长请假,并且小组成员必须有2人或以上和供应商进行谈判,谈判方为有效。2、根据实际情况，供应商数量可选择1至3家.相关表单:大宗材料采购比价单大宗材料议价情况一览表第三章 大宗材料公开招投标程序第一节 常规材料第一条、组织机构由公司总经理、工程部经理、成本控制科主管、项目经理、采购管理科主管、项目采购员组成公司招投标小组，由公司总经理任组长. 第二条、职责一、采购管理科主管职责：负责组织整个招投标过程，负责编制招标文件、评标办法二、项目经理职责：对招标材料的规格、型号、数量进行确认三、招投标小组组长职责：监督整个招投标过程综合招投标小组各成员意见，确定予中标供应商及中标供应商，及时把整个招投标过程及招投标结果报告公司总经理。第三条、程序一、招标准备：由采购科主管进行以下投标准备（一）资料收集：对所需采购物资的规格、型号、数量，现场需满足的技术条件，供货周期、付款方式等资料进行收集.（二)供应商选择：必须准备3家以上供应商资料以备选择.（三）招标文件的制定制定招标文件时，必须套用公司制定的招标文件模板（常规材料）。(四）评标办法的制定 制定评分须知：在制订评标办法的同时，必须套用公司制定的评标办法模板（常规材料）对每一评分项目评分方法作出规定.(五）由成本控制部制定拦标价，以供评分时使用.相关标单：招标文件模板(常规材料) 评标办法模板(常规材料)二、发放招标文件 给予供应商发放招标通知书及招标文件。三、评标根据供应商递交的投标文件，招标小组成员召开评标会议,填写评分表，评分时必须参照评分需知,根据评分结果及各成员意见,选定一至二家予中标供应商。四、议价 选定予中标供应商后，由招标小组组织和该供应商就合同重要条款进行进一步的谈判,谈判结束后，由招标小组组长确认中标供应商,并向上一级权限主管汇报。五、发放中标通知书 确定中标供应商后，向该单位发放中标通知书。 相关表单：招标通知书中标通知书六、合约签订 发放中标通知书后,按照公司采购管理制度由采购管理部办理相关采购事宜,由于中标单位的原因未能签订合约的，由招标小组组织和第二家（综合排名第二)的投标人进行谈判。第四条、投标纪律 招标小组成员有以下行为的，将根据有关规定予以处罚：不遵循本制度，无故缺席各种会议、向供应商透露其它投标人标底的、接受投标人贿赂的。10