执行计划及工作板块.doc

2018天府国际骨科论坛执行方案序号阶段板块具体工作细项负责人起始时间时间周期说明1筹备阶段协议签署合作协议与学会签署合作协议会前90天4天2会议设计主KV设计大会主画面设计会前90天5天3物料延展设计大会日程单页设计会前75天2天4大会网站、微信公众号、微站设计（包含大会流程、大会介绍、交通导航等等)会前75天5天5邀请函底页设计（纸质+线上)会前75天3天6PPT模板设计会前75天4天7注册系统、电子水牌等电子物料会前75天3天8Vi设计(会议手册、桌卡、胸卡、手提袋、房卡、等等）会前75天3天9文稿攥写大会主题大会slogan会前60天3天10短信大会报名、会议通知内容攥写会前55天3天11邀请函模板撰写国外专家纸质邀请函模板会前55天3天12撰写国内专家纸质邀请函模板会前55天3天13撰写普通参会者线上邀请函模板会前55天3天14预算拟定会议暂定要求制定会议预算所有涉及物料确定3天15执行手册会议执行文件包括 Check List、物料表、rundown、人员分工等会前50天5天16网站、微站信息更新根据最新信息更新内容会前10天5天17串场PPT专家简介会前10天5天18邀请国内专家邀请通过电话、邮件、短信方式跟进讲者，修正日程会前40天15天19国外专家邀请通过电话、邮件等其他方式跟进讲者，修正日程会前60天15天20大型医疗企业代表邀请通过电话、邮件、短信方式跟进讲者,修正日程会前40天15天21日程日程拟定与专家沟通日程会前30天3天22日程确认与专家确认日程会前15天3天23招生线上预热网站、微站搭建，设立报名窗口，根据大会要求设置不同注册,并发送报名短信会前90天天24通过短信发送会议通知会前60天会前15天4天25论文论文征集征集论坛投稿论文会前40天15天26论文审核审核论坛投稿论文会前25天10天27媒体广泛传递会议信息通过线上、线下双渠道在医疗界内传递大会举办信息,扩大会议影响力28邀请函制作发送邀请函对国内外专家发送纸质邀请函会前30天5天29对普通参与者发送线上邀请函会前30天5天30会场签订合同议价会前80天10天31签署合同会前80天10天32付款会前1笔付款会前20天10天33用餐保底会前确定用餐人数会前7天5天34住宿签订合同确认住宿保底会前25天8天35议价会前25天9天36签署合同会前20天10天37付款会前两笔付款需付所有保底数会前7天7天38供应商数码打印签订合同会前30天7天39喷绘签订合同会前30天7天40搭建、AV签订合同会前30天7天41摄影摄像签订合同会前30天7天42礼品签订合同会前30天7天43接送车签订合同会前30天7天44机票签订合同会前30天7天45出票会前30天7天46物料制作喷绘物料小样会前15天2天47背景板画面展架会前10天2天48数码物料小样会前20天2天49会议手册、桌卡、胸卡、手提袋等会前5天2天50采购物料小样会前15天2天51礼品会前5天2天52现场搭建物料小样会前15天2天53导视、异性框等会前5天2天54志愿者志愿者招募发布招募信息会前30天15天55志愿者培训培训出优质服务会前10天2天56执行阶段物料物料分配并落实到位会中3天57住宿分配房间会中3天酒店协助58机票根据专家行程退改签机票会中5天59交通接送嘉宾接送会中3天60摄影摄像摄影摄像摄影摄像到场会中3天61搭建会场布置台型、音视频设备、同传设备等现场布置搭建会中3天62会务工作会场摆放桌卡、递送麦克风、ppt以及视频播放等会中2天63现场注册签到会中注册签到交付参会费,领取胸牌和会议资料会中2天64提前注册签到会前注册签到，领取胸牌和会议资料会中2天65发送劳务、证书等VIP 劳务及代表的证书发放会中2天66直播、转播会议直播手术以及手术转播会中2天67电子壁报会议日程以电子壁报展示会中2天68用餐安排与会人员有在酒店安排的，午餐晚餐在就酒店就餐会中3天69工作人员盒饭发送会中3天70收尾阶段费用结算各项费用结算并报销会后5个工作日5天71资料文档资料整理将会议现场资料按照相关类别整理会后5个工作日5天72物料回收整理将可再利用的物料整理并带会后5个工作日5天73总结项目总结对次会议做出总结，并汇报 会后5个工作日5天