1、2018天府国际骨科论坛执行方案
序号
阶段
板块
具体工作
细项
负责人
起始时间
时间周期
说明
1
筹
备
阶
段
协议签署
合作协议
与学会签署合
作协议
会前90天
4天
2
会议
设计
主KV设计
大会主画面设计
会前90天
5天
3
物料延展
设计
大会日程单页
设计
会前75天
2天
4
大会网站、微信公众号、微站设计（包含大会流程、大会介绍、交通导航等等)
会前75天
5天
5
邀请函底页设计（纸质+线上)
会前75天
3天
6
PPT模板设计
2、
会前75天
4天
7
注册系统、电子水牌等电子物料
会前75天
3天
8
Vi设计(会议手册、桌卡、胸卡、手提袋、房卡、等等）
会前75天
3天
9
文稿攥写
大会主题
大会slogan
会前60天
3天
10
短信
大会报名、会议通知内容攥写
会前55天
3天
11
邀请函模板
撰写国外专家
纸质邀请函模板
会前55天
3天
12
撰写国内专家
纸质邀请函模板
会前55天
3天
13
撰写普通参会者线上邀请函模板
会前55天
3天
14
预算拟定
会议暂定
3、要求
制定会议预算
所有涉及物料确定
3天
15
执行手册
会议执行文件包括 Check List、物料表、rundown、人员分工等
会前50天
5天
16
网站、微站信息更新
根据最新信息
更新内容
会前10天
5天
17
串场PPT
专家简介
会前10天
5天
18
邀请
国内专家
邀请
通过电话、邮件、短信方式跟进讲者，修正日程
会前40天
15天
19
国外专家
邀请
通过电话、邮件等其他方式跟进讲者，修正日程
会前60天
15天
20
大型医疗企业代表邀请
通过电话
4、邮件、短信方式跟进讲者,修正日程
会前40天
15天
21
日程
日程拟定
与专家沟通日程
会前30天
3天
22
日程确认
与专家确认日程
会前15天
3天
23
招生
线上预热
网站、微站搭建，设立报名窗口，根据大会要求设置不同注册,并发送报名短信
会前90天
天
24
通过短信
发送会议通知
会前60天
会前15天
4天
25
论文
论文征集
征集论坛
投稿论文
会前40天
15天
26
论文审核
审核论坛
投稿论文
会前25天
10天
27
媒体
5、广泛传递
会议信息
通过线上、线下双渠道在医疗界内传递大会举办信息,扩大会议影响力
28
邀请函
制作发送
邀请函
对国内外专家
发送纸质邀请函
会前30天
5天
29
对普通参与者
发送线上邀请函
会前30天
5天
30
会场
签订合同
议价
会前80天
10天
31
签署合同
会前80天
10天
32
付款
会前1笔付款
会前20天
10天
33
用餐保底
会前确定用餐
人数
会前7天
5天
34
住宿
签订合同
确认住宿保底
会前25天
6、8天
35
议价
会前25天
9天
36
签署合同
会前20天
10天
37
付款
会前两笔付款
需付所有保底数
会前7天
7天
38
供应商
数码打印
签订合同
会前30天
7天
39
喷绘
签订合同
会前30天
7天
40
搭建、AV
签订合同
会前30天
7天
41
摄影摄像
签订合同
会前30天
7天
42
礼品
签订合同
会前30天
7天
43
接送车
签订合同
会前30天
7天
44
机票
签订合同
7、
会前30天
7天
45
出票
会前30天
7天
46
物料制作
喷绘物料
小样
会前15天
2天
47
背景板画面
展架
会前10天
2天
48
数码物料
小样
会前20天
2天
49
会议手册、桌卡、胸卡、手提袋等
会前5天
2天
50
采购物料
小样
会前15天
2天
51
礼品
会前5天
2天
52
现场搭建
物料
小样
会前15天
2天
53
导视、异性框等
会前5天
2天
54
志愿者
志愿者招募
发布招募信息
8、
会前30天
15天
55
志愿者培训
培训出优质服务
会前10天
2天
56
执
行
阶
段
物料
物料分配
并落实到位
会中
3天
57
住宿
分配房间
会中
3天
酒店协助
58
机票
根据专家行程
退改签机票
会中
5天
59
交通
接送
嘉宾接送
会中
3天
60
摄影摄像
摄影摄像
摄影摄像到场
会中
3天
61
搭建
会场布置
台型、音视频设备、同传设备等现场布置搭建
会中
3天
62
会务工作
会场
摆放
9、桌卡、递
送麦克风、ppt以及视频播放等
会中
2天
63
现场注册
签到
会中注册签到交付参会费,领取胸牌和会议资料
会中
2天
64
提前注册
签到
会前注册签到，领取胸牌和
会议资料
会中
2天
65
发送劳务、证书等
VIP 劳务及代
表的证书发放
会中
2天
66
直播、转播
会议直播手术
以及手术转播
会中
2天
67
电子壁报
会议日程以电子壁报展示
会中
2天
68
用餐安排
与会人员
有在酒店安排的，午餐晚餐在就酒店就餐
会中
3天
69
工作人员
盒饭发送
会中
3天
70
收
尾
阶
段
费用
结算
各项费用结算并报销
会后5个
工作日
5天
71
资料
文档资料
整理
将会议现场资料按照相关类别
整理
会后5个
工作日
5天
72
物料
回收整理
将可再利用的物料整理并带
会后5个
工作日
5天
73
总结
项目总结
对次会议做出
总结，并汇报
会后5个
工作日
5天
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