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ICS 01.120 CCS A20 DB 42 湖北省地方标准 DB42/T 17972022 机关事务标准化工作指南 Guidelines for standardization of government affairs 2022-01-20 发布 2022-03-20 实施 湖北省市场监督管理局 发 布 目次 前言.III 1 范围.1 2 规范性引用文件.1 3 术语和定义.1 4 基本原则.1 5 基本要求.2 6 标准体系创建.2 7 标准制（修）订.3 8 标准实施与评价.5 9 档案管理.6 附录 A（资料性）机关事务标准体系文件模板.7 附录 B（资料性）标准制修订流程图.10 附录 C（资料性）标准征求意见样表.11 参考文献.13 前言 本文件按照GB/T 1.12020标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则的规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由湖北省机关事务管理局提出并归口。本文件起草单位：湖北省机关事务管理局、湖北省标准化与质量研究院。本文件主要起草人：王三木、杜芳新、黄尧琼、刘玉玲、李倩、丁凡。本文件实施应用中的疑问，可咨询湖北省机关事务管理局，联系电话：[phone]，邮箱：。在执行过程中如有意见和建议请反馈至湖北省标准化与质量研究院，联系电话：[phone]，邮箱：。机关事务标准化工作指南 1 范围 本文件规定了机关事务标准化工作基本原则、基本要求、标准体系创建、标准制（修）订、标准实施与评价及档案管理等内容。本文件适用于湖北省机关事务标准化工作。2 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T 1.1 标准化工作导则 第1部分:标准的结构和编写 GB/T 13016 标准体系构建原则和要求 GB/T 20000.1 标准化工作指南 第1部分：标准化和相关活动的通用术语 3 术语和定义 GB/T 20000.1、GB/T 13016界定的以及下列术语和定义适用于本文件。机关事务标准 standards for government affairs 通过机关事务标准化活动，按照规定的程序经协商一致制定，为机关事务工作提供规则、指南或特性，供共同使用和重复使用的文件。包括国家标准、地方标准、标准类规范性文件、组织内部标准等。标准类规范性文件 normative documents of standards 对机关事务工作中因共同使用、重复使用而需要统一的要求、流程等，制定的具有标准属性的规范性文件。组织内部标准 internal standards of organizations 在机关事务管理部门内部使用，用于规范内部工作，具有统一要求、流程等内容的内部文件。4 基本原则 突出重点 适应湖北机关事务工作改革创新发展需要，重点研究基础的、通用的、重点领域的、基础薄弱的或有地方特色的标准项目。统筹兼顾 统筹安排各类标准布局与优先次序，关注国家标准和地方标准的衔接，注重机关事务标准和其他行业、部门间标准的协调一致。三化协同 坚持规范化、标准化、信息化三化协同、联动实施，积极稳妥推进机关事务标准化建设。务求实效 注重机关事务标准的宣传贯彻、应用实施和监督管理，提升标准的科学性、规范性与实用性。5 基本要求 组织要求 成立标准化组织领导机构，负责顶层设计，指派专人承担标准化工作具体实施、统筹协调。人员要求 具备行业领域专业知识和标准化理论知识，鼓励一线职工参与标准编制工作。制度要求 建立与标准化工作相适应的工作制度、规划或方案。经费要求 提供或申请专项经费，为标准化工作提供资金支持。技术要求 兼顾标准的可操作性，适时采用成熟先进的管理方法和科技成果。培训要求 积极组织各类标准化培训，开设机关事务标准化讲堂，形成长效培训机制。6 标准体系创建 总则 6.1.1 根据机关事务职能职责要求，围绕相关政务活动的需要，构建结构合理、内容全面，系统配套、层次分明、重点突出、切合实际、科学适用、职能全覆盖的标准体系。6.1.2 标准体系内的标准应优先采用国家标准。6.1.3 标准体系是根据机关事务工作实际情况不断优化完善的，体系内标准应定期修订，并符合国家对标准的分类和编写要求。资料收集 6.2.1 梳理现有的法律法规、规章制度、国家和地方标准、工作程序及经验总结等，理清各事项关系，初步确定标准边界范围。6.2.2 开展面向相关单位或部门的调研，了解业务领域重点，充分挖掘工作中已积累的经验和急需解决的问题。6.2.3 充分了解并分解工作需求，识别工作需求和期望的关键过程、资源和要素，确定标准化要素。标准体系结构搭建 6.3.1 机关事务标准体系结构图是机关事务标准体系的基本组成部分，可由总体系结构图和若干分体系结构图构成。6.3.2 机关事务标准体系总框架可分为基础标准、管理标准、服务标准和内部支撑标准四个部分，标准体系结构参见图 A.1。可依据资料收集及梳理情况，结合工作实际在标准体系总框架下细化体系结构。标准明细表 6.4.1 机关事务标准明细表主要给出该体系中所有标准的相关信息，并按照标准体系结构图中的构图方式一一对应、依次罗列。6.4.2 标准明细表通常由标准体系名称、标准编号、标准名称、标准级别、标准性质、标准状态等项目构成，标准明细表的编制要求和原则应符合 GB/T 13016 的相关规定。机关事务标准明细表格式参见表 A.1。组织内部标准编号规则参见图 A.2。标准统计表 6.5.1 标准统计表可选择性编制。6.5.2 在编制标准统计表时，应对机关事务标准明细表中的标准进行梳理，统计出不同类型标准的数量，需要编制的标准数量。标准统计表的格式可根据具体统计项的不同来设计。统计表示例见表 A.2。标准体系编制说明 机关事务标准体系编制说明包括以下内容：标准体系编制的目的和依据；标准体系结构图的思路，例如层级和类别划分依据和情况；标准分析及结论；与其他体系的关系及需要协调配套的意见。7 标准制（修）订 标准制（修）订要求 7.1.1 没有国家标准，需要在全国范围内统一的要求，可申请制定国家标准；对没有推荐性国家标准、需要在机关事务领域内统一技术要求，可申请制定标准类规范性文件。7.1.2 地方标准制（修）订程序应按照地方标准管理相关要求执行。地方标准分为省级地方标准和市级地方标准，起草单位一般不少于 2 个。地方标准制定基础流程包括但不限于以下内容：省级地方标准一般在省级地方标准公开征集期间，可通过省机关事务局、机关事务标准化工作组申报，也可征求省机关事务局意见后，自行申报。市州标准化行政主管部门申报的项目，需征求省机关事务局或标准化工作组意见以后再提交申请立项。市级地方标准应报送市级标准化行政主管部门申报立项。7.1.3 国家标准、标准类规范性文件、地方标准制（修）订一般包括预研究、立项、起草、征求意见、审查、批准发布、复审、废止几个阶段，组织内部标准可根据实际情况省略部分阶段，但至少包括起草阶段、征求意见阶段、审查阶段、批准阶段和复审阶段。标准制（修）订流程图参见附录 B。标准制（修）订流程 7.2.1 立项 7.2.1.1 根据标准化发展规划和业务发展需要，可提出国家标准、地方标准立项申请，提交项目立项建议书、编制说明、标准草案等资料。标准立项申请要求应按照每年度标准化主管部门发布的立项指南执行。7.2.1.2 组织内部标准立项申请由本单位根据标准体系及工作需要拟定制修订计划，并依据相应的工作程序立项。7.2.2 起草 7.2.2.1 国家标准、地方标准、标准类规范性文件及组织内部标准应根据制修订计划，对收集的资料进行整理分析和必要的验证，提取相关技术内容。7.2.2.2 在标准适用范围内展开调研，提取好的经验纳入标准。7.2.2.3 组织内部标准应结合实际工作尽可能细化和量化，标准内容应具有强的可操作性，明确质量指标。7.2.3 征求意见 7.2.3.1 将标准草案发本单位外相关单位，如：供应商、服务对象等征求意见，修改后形成标准送审稿。组织内部标准可只在单位内部征求意见。征求意见反馈样表参见表 C.1。7.2.3.2 对征集的反馈意见进行处理，明确反馈意见采纳情况，对不采纳的意见应明确理由。征求意见反馈处理表可参见表 C.2。7.2.3.3 依据征求的意见修改标准文本形成送审稿。7.2.4 审核 编制的标准送审稿由标准化主管部门审核，组织内部标准提交本单位标准化工作相关领导审核。可采取会议或者函件的形式审查标准送审稿。审查内容至少包括：是否符合有关法律法规、强制性标准要求；是否符合或达到预定的目标和要求；是否可操作、可验证；与相关标准的协调情况；是否符合GB/T 1.1规定的标准编写格式。7.2.5 批准发布 国家标准和地方标准由标准化主管部门批准发布，组织内部标准经本单位标准化领导机构批准发布。7.2.6 复审 标准复审周期一般不超过5年。法律法规、政策、职能等发生变化导致标准不适用时，应对标准进行复审。8 标准实施与评价 宣传培训 8.1.1 标准实施前，应做好标准宣传培训工作，并对培训人员进行考核确认培训效果。8.1.2 利用各种渠道方式，对机关事务标准体系和分项标准开展宣传、培训、研讨和解读。8.1.3 标准宣传可采用文本解释和实操演示相结合的方式进行，包括但不限于以下方式：组织标准宣贯会议，详细解读标准内容；把标准中规定的工作程序、质量要求等以图片的形式粘贴在显眼且方便查看的地方；对标准规定的管理要求、工作质量要求、服务提供要求等应转化为各个岗位的具体工作要求，制成小册子发放给相应的工作人员；将标准内容制成动画，定时在公共显示器播放或者发送至工作人员手机，方便查看。标准实施 8.2.1 制定计划 机关事务标准应与法律法规、行政主管部门发布的政策性文件配套使用。标准实施前应制定工作计划或方案，内容包括实施标准的范围、方式、内容、步骤、负责人员、时间安排、应达到的要求和目标等。8.2.2 实施准备 8.2.2.1 机关事务标准化工作组统一指导标准实施工作。对重要标准或标准体系的实施，应建立由决策层领导者牵头、各有关单位负责人参加的领导机构和相应的工作机构，研究实施标准的具体措施，协调解决标准实施的有关问题；对单一的、较简单的标准的实施，至少应设专人或部门负责标准实施工作。8.2.2.2 实施标准涉及的关键岗位的工作人员应对标准的重要性有正确而全面的认识，并掌握标准的有关内容，了解标准实施的关键点和难点。8.2.3 实施 按计划组织标准的实施，使标准规定的各项要求在工作过程的各个环节上加以实现，对实施过程中遇到的各种问题应采取有效措施加以解决，以保证标准各项要求的贯彻落实。监督检查 对标准实施情况应定期检查、不定期抽查。应指定专人对标准实施情况进行跟踪检查，并做好检查记录。监督检查的内容一般包括以下几个方面：标准实施人员对标准的熟悉程度；工作各环节是否按标准的要求执行；执行过程中遇到问题是否及时反馈；其他。实施反馈并改进 标准在实施过程中应做好记录，并将各环节形成的数据和有关情况反馈至标准实施组织部门。当发现标准中存在不完善等问题时，应及时向标准批准发布部门反映情况，并提出改进建议。标准实施效果评价 8.5.1 内部自评 建立内审小组，开展内部评价，发现问题及时改正。标准实施效果内部评价程序、内容和要求可参照GB/T 24421.4中第4部分相关规定。8.5.2 外部评价 8.5.2.1 建立管理、服务质量满意度测评制度，以问卷调查、网络测评、电话回访等形式了解服务对象对服务的满意程度。8.5.2.2 外部评价可参照 GB/T 19273 中第二方评价的相关要求。8.5.3 第三方评价 可聘请具备相应资质的第三方机构对标准体系及实施效果进行评价。评价人员要求可参见GB/T 19273中5.3的要求。9 档案管理 形成机关事务标准化工作档案，并按照标准档案管理规定的要求进行归档。A A 附录A （资料性）机关事务标准体系文件模板 A.1 标准体系结构 机关事务标准体系框架如图A.1所示。公文管理标准机关绿化服务标准公务接待服务标准综合执法应急用车保障标准机关物业服务标准行政会议服务标准人员岗位管理标准财务内控标准资产管理标准机关运行经费管理标准指导协调管理标准机关事务标准体系内部支撑标准机关党建工作标准办公管理标准基础标准事务管理标准保障服务标准公共机构节约能源资源标准生活服务标准安全与应急标准机关食堂服务标准幼教服务标准通用资产管理标准公务用车管理标准不动产管理标准驾驶员管理规范公务接待住宿标准机关住宅物业服务管理规范行政会议中心管理规范绿化种植土壤生活垃圾分类标志党组工作规范局长岗位工作职责机关预算管理规范公文种类要求会议工作规范指南、指引、导则图形、标识、符号其它标准术语、代号、缩略语设施环境标准信息化建设标准安全标志及其使用导则公共场所环境卫生管理规范节能建设与改造标准节能运行与管理标准节能评价标准 图A.1 标准体系框架图 A.2 标准明细表 机关事务标准体系体系明细表参见表A.1，内部标准编号规则参见图A.2。表A.1 标准体系明细表 序号 分体系 子体系 标准编号 标准名称 标准级别 标准性质 标准状态 责任部门 备注 注：标准级别指国家标准、地方标准、组织内部标准，标准性质指推荐性标准、强制性标准，标准状态指已发布、待修订、待制定、拟废止等。注1：组织标准代号中的“Q”是借用了“企”字拼音字母（Qi）大写的字头，其后起草单位可根据单位名确定。注2：标准分类号按拼音字母大写的字头表示，具体规定如下：例：基础标准的分类号为“JC”（“基础”汉语拼音的第一个字母）；事务管理的分类号为“GL”（“管理”汉语拼音的第一个字母）；保障服务的分类号为“FW”（“服务”汉语拼音的第一个字母）；内部支撑的分类号为“ZC”（“支撑”汉语拼音的第一个字母）。图A.2 标准编号规则 A.3 标准统计表 标准统计表根据实际需要制定，可参见表A.2。表A.2 标准统计表模板 统计项 国家标准（个）标准类规范性文件（个）地方标准（个）组织内部标准（个）合计（个）B B 附录B （资料性）标准制修订流程图 标准制修订程序参见图B.1。预研究标准起草征求意见标准审查批准发布复审废止继续有效修订立项 图B.1 标准制修订流程图 C C 附录C （资料性）标准征求意见样表 标准征求意见和意见汇总处理样表参见表C.1和表C.2。表C.1 地方标准征求意见表 标准名称 填表单位 填表人 职务或职称 联系方式 意见、建议和理由：除整体性、结构性意见外，请尽量具体到标准的章、条，例如：xx(章或条)“xxxx”修改为“xxxxx”，理由是“xxxxx”。填表单位（盖章）：填表人（签名）：年 月 日 注：填写时删除斜体的填写说明。表C.2 地方标准征求意见汇总处理表 标准名称：年 月 日 序号 标准章条号 意见内容 提出单位/个人 处理 结果 备 注 参考文献 1 GB/T 19273 企业标准化工作 评价与改进 2 GB/T 24421.3 服务业组织标准化工作指南 第3部分标准编写 3 GB/T 24421.4 服务业组织标准化工作指南 第4部分标准实施及评价 4 湖北省地方标准管理办法 5 湖北省地方标准制修订与评审管理办法（试行）6 湖北省行政规范性文件管理办法